Colloqui di lavoro

Come rispondere ad un’e-mail di conferma per un colloquio di lavoro

Hai ricevuto un invito per un colloquio di lavoro conoscitivo da parte di una delle aziende che ti interessa e hai qualche dubbio su come impostare la tua e-mail di risposta? Leggi questo articolo per sapere che cosa scrivere per confermare una proposta di colloquio e come comportarsi subito dopo l’incontro.

Che cosa scrivere in un’e-mail di conferma per un colloquio di lavoro

Una delle prime cose da scrivere in un’e-mail di conferma per un colloquio di lavoro sono i ringraziamenti. È infatti molto importante ringraziare il personale addetto alle risorse umane, o direttamente la persona che ti ha contattato, per l’opportunità che ti è stata data. Dimostrarsi riconoscenti non è solo un segno di gentilezza e di educazione, è anche un modo per dimostrare quanto si è interessati a ottenere proprio quel lavoro.

La frase di ringraziamento può variare a seconda della modalità con cui si è stati contattati: se, ad esempio, hai inviato tu la candidatura per quella specifica offerta di lavoro, potresti ringraziare l’azienda per aver preso in considerazione il tuo profilo.

Se invece i recruiter hanno trovato il tuo CV su una delle piattaforme online che raccolgono profili professionali e hanno scelto di contattarti perché hanno trovato interessante la tua formazione o il tuo percorso lavorativo, potresti fare subito riferimento a quanto ti faccia piacere che il tuo curriculum abbia destato il loro interesse.

Confermare la proposta

Dopo aver ringraziato per l’opportunità che ti è stata data, è il momento di passare alla conferma della proposta di colloquio. Se ti è stato già comunicato l’orario, il luogo e le modalità con cui si svolgerà l’incontro, non ti resta che dare conferma della tua presenza.

Se invece nella proposta di colloquio non è stato ancora specificato alcun dettaglio su dove, come e quando si terrà l’incontro, starà a te chiedere ulteriori dettagli, sempre dopo aver confermato la tua disponibilità a prenderne parte. Ovviamente, in questo caso dovrai dare un’ulteriore conferma anche dopo che ti saranno comunicati i dettagli precisi.

Mostrarsi aperti ad altre richieste

Per concludere la tua e-mail, potresti inserire una formula con la quale far capire ai recruiter la tua disponibilità a fornire ulteriori dati e chiarimenti su di te in vista dell’incontro. Potrebbero infatti interessati a farti ancora qualche domanda preliminare prima di incontrarti di persona.

Che sia per confermare un colloquio di lavoro o per qualunque altra esigenza di tipo lavorativo, inserire una formula finale in cui si specifica di essere disponibili a fornire chiarimenti e a rispondere a eventuali dubbi o domande è sempre molto professionale e dimostra un atteggiamento di apertura al dialogo e al confronto.

Un esempio pratico

Basandoti su questi tre consigli, ecco un modello di e-mail breve ed efficace che potresti utilizzare per rispondere a una proposta di colloquio di lavoro:

*Gentile [],

sono molto felice che il mio curriculum abbia destato il vostro interesse.

Le confermo la mia disponibilità ad un colloquio conoscitivo: il giorno e il luogo da lei indicati vanno benissimo.

Resto a disposizione per qualsiasi altra informazione.

Le auguro una buona giornata e le porgo un cordiale saluto.*

Il contenuto

Per riassumere, un’e-mail di conferma a una richiesta di colloquio di lavoro dovrebbe contenere almeno tre elementi:

  • un ringraziamento iniziale con il quale mostrare riconoscenza per l’opportunità concessa;
  • la conferma della propria disponibilità a prendere parte all’incontro per il colloquio conoscitivo;
  • una formula di chiusura per comunicare la disponibilità a rispondere a ulteriori domande o a dare maggiori informazioni.

La forma e lo stile

Oltre al contenuto, è importante curare anche la forma della tua e-mail: innanzitutto, cerca di usare frasi brevi e concise che servano a rispondere in modo chiaro alla richiesta dei recruiter. Rivolgiti dando ‘del lei’ a chi ti ha scritto

Inoltre, ricorda sempre di rileggere la tua e-mail prima di inviarla, per controllare che non ci siano errori di battitura o sviste grammaticali.

Un ultimo consiglio riguarda infine lo stile: è bene usare un linguaggio formale in circostanze come queste, ma occorre ricordarsi anche che si sta comunicando con altre persone, non con delle macchine. Non esagerare dunque con le formalità: cerca di mantenere uno stile empatico, seppur professionale.

Che cosa fare dopo il colloquio di lavoro

Saper scrivere una buona e-mail non è importante solo nella fase che precede il colloquio di lavoro, ma anche – e soprattutto – dopo. Mettiamo caso, ad esempio, che un’azienda ti abbia dato un appuntamento per un colloquio conoscitivo.

Dopo aver inviato la tua e-mail di conferma e aver sostenuto il colloquio, potresti domandarti che cosa fare a questo punto. Anche in questo caso, mandare una breve e-mail di ringraziamento potrebbe essere l’opzione migliore.

Come e perché ringraziare

Inviare un ringraziamento è sicuramente un segno di educazione e profonda gentilezza: dopo il colloquio, infatti, non è obbligatorio inviare una e-mail per ringraziare i recruiter, ma farlo può essere sicuramente il modo giusto per dimostrare di aver apprezzato l’incontro e per mettersi in evidenza rispetto alle altre persone che, come te, hanno sostenuto un’intervista.

Il modo e il tono da adottare per ringraziare le persone con cui hai tenuto il colloquio possono variare sia in base alla tua personalità sei secondo come è andato l’incontro.

Se, ad esempio, la persona con cui hai avuto modo di parlare si è rivelata piuttosto cordiale e amichevole con te, non c’è alcun bisogno di tornare su un tono distaccato e formale nella tua e-mail di ringraziamento: potrebbe farti apparire distante; mantieni un tono professionale e rispettoso, ma senza esagerare.

Il contenuto dell’e-mail post colloquio

Oltre a presentare una frase di ringraziamento iniziale, una e-mail post colloquio potrebbe anche contenere qualche riferimento ad argomenti emersi durante l’incontro. Spesso i colloqui conoscitivi sono l’occasione per parlare dei principali valori dell’azienda, del modo in cui è organizzata o dei progetti lavorativi futuri. Se qualcosa ti ha impressionato in modo positivo, potresti menzionarlo nella tua e-mail e spiegare perché.

Inoltre, se durante il colloquio non hai avuto modo di approfondire una questione che ti sta a cuore, o ti sembra di non aver risposto prontamente a una domanda, questa potrebbe essere l’occasione giusta per rimediare. Cerca di farlo nel modo più naturale possibile, senza dilungarti troppo.

Le e-mail post colloquio servono soprattutto per ringraziare i recruiter e per lasciare loro un ricordo più nitido della tua intervista. Se ne mandi una troppo lunga o piena di dettagli inutili, rischi solo di fare una cattiva impressione o – peggio ancora – di dare l’idea di essere una persona che vuole rimediare agli errori fatti quando è ormai troppo tardi.

Le conclusioni

Per concludere la tua e-mail potresti ad esempio condividere con i recruiter la speranza di ricevere un riscontro positivo e dunque di poterli incontrare nuovamente per un secondo colloquio, o di avere al più presto notizie sull’esito del vostro primo incontro.

In questa fase, però, è importante non mettere fretta ai recruiter e non pretendere di avere informazioni troppo specifiche su quando potrai avere una risposta. Limitati a esprimere il tuo desiderio di ricevere un feedback senza fare troppe domande o avanzare richieste eccessive, perché questa fase delicata.

Un esempio pratico

Vediamo con un esempio pratico come potresti strutturare la tua e-mail di ringraziamento da inviare dopo il colloquio di lavoro.

*Gentile [],

ci tengo a ringraziarla nuovamente per il colloquio di oggi. È stato un grande piacere avere l’opportunità di conoscere meglio la vostra azienda e il modo in cui lavorate. Ho apprezzato in modo particolare i valori su cui si basa la vostra realtà, perché sono fortemente in sintonia con i miei.

Ho avuto davvero una buona impressione dell’ambiente di lavoro e spero di ricevere al più presto notizie da voi per ulteriori dettagli sulla vostra offerta.

Per qualunque altra informazione o domanda, sono a disposizione.

Un cordiale saluto.*

Altri consigli pratici

Anche in questo caso, ci sono alcuni consigli pratici che è bene tenere a mente per scrivere una e-mail efficace dopo un colloquio di lavoro.

  • Manda la mail entro un tempo ragionevole: non mandare la tua e-mail di ringraziamento dieci minuti dopo il colloquio, o potrebbe essere vista dai recruiter come una mossa troppo affrettata o aggressiva. Allo stesso tempo, però, cerca di non far passare troppo tempo tra il colloquio e l’e-mail di ringraziamento. I recruiter parlano con molte persone, se ti fai risentire dopo settimane potrebbero fare fatica a ricordarsi di te.
  • Attenzione a forma e linguaggio: anche in questo caso, rileggi la tua e-mail prima di inviarla per evitare che ci siano refusi o errori grammaticali. Cerca di badare anche alla forma e allo stile che usi, fa’ in modo che siano in linea con quelli usati nelle e-mail precedenti e con il tono usato durante il colloquio.
  • Usa la vecchia conversazione: infine, per permettere a chi riceve la tua e-mail di identificarti più facilmente, rispondi direttamente all’ultima e-mail che vi siete scambiati anziché aprire una nuova conversazione.

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