L’ascolto attivo sul tuo luogo di lavoro e in azienda

La comunicazione è un aspetto fondamentale da tenere in considerazione all'interno della propria azienda o sul luogo di lavoro. Oltre alle competenze specifiche e professionali che ogni dipendente possiede, è importante che all'interno di ciascun gruppo di lavoro si creino delle dinamiche umane e relazionali positive e costruttive. Lavorare in un ambiente di questo tipo renderà più semplice la tua specifica mansione e, allo stesso tempo, ti permetterà di collaborare con i tuoi colleghi, evitando incomprensioni e stress inutili.

Per creare un contesto lavorativo propositivo e stimolante, sarà importante concentrarsi su una comunicazione interpersonale efficace. Spesso il concetto di comunicazione viene inteso soltanto in maniera parziale. Comunicare, però, non significa solo parlare a un interlocutore, ma anche saper ascoltare attentamente e in maniera completa quello che ci viene detto. Solamente in questo modo, con un ascolto attivo dell'altra persona, si potrà instaurare un rapporto di fiducia e di intesa con i propri colleghi. L'ascolto attivo è dunque una parte fondamentale della comunicazione interpersonale e di seguito vedremo come cercare di svilupparlo al meglio.

Cosa si intende per ascolto attivo

Come abbiamo già anticipato, con il termine ascolto attivo si intende la capacità di focalizzarsi del tutto sull'interlocutore, comprendendo appieno il suo messaggio e rispondendo in modo pensato e coerente. Per poter ascoltare il proprio interlocutore in maniera appropriata, è necessario evitare qualsiasi tipo di distrazione. Per questo motivo, l'ascolto attivo è estremamente importante sul luogo di lavoro. Questo tipo di ascolto si differenzia notevolmente dall'ascolto passivo, che è un modo di ascoltare la persona che ci sta parlando prestando un'attenzione superficiale al suo messaggio.

Sul luogo di lavoro, i motivi di distrazione sono infiniti: parlare con i clienti, controllare la casella di posta elettronica, lavorare su un progetto, fra gli altri. Sono dunque spesse le volte in cui si rischia di ascoltare in maniera passiva e molto generica quello che i nostri colleghi cercano di comunicarci. In questo modo, non memorizzeremo il loro messaggio e instaureremo un tipo di comunicazione molto istantaneo e poco costruttivo.

Per creare una situazione di armonia e collaborazione all'interno del proprio ufficio, è fondamentale concentrarsi attivamente mentre si parla con un collega. Questo tipo di ascolto attivo presuppone attenzione completa verso l'interlocutore, cercando di ascoltare e memorizzare attentamente quello che ci sta cercando di comunicare. Occorre quindi prestare massima attenzione alle sue parole, evitando di fare qualcos'altro durante la conversazione. In questo modo, potremo capire in maniera più completa il messaggio, facendo anche attenzione al linguaggio non verbale. Così facendo, instaureremo rapporti di fiducia e rispetto reciproci, miglioreremo le nostre prestazioni e creeremo un clima costruttivo all'interno dell' ufficio.

Attraverso l'ascolto attivo, potremo inoltre diventare un punto di riferimento per i colleghi e guadagnarci la fiducia dei nostri superiori e del datore di lavoro. Questa abilità ci servirà qualora dovessimo offrire un aiuto, dei consigli, un parere o una consulenza personale ai colleghi e, al tempo stesso, ci permetterà di chiedere dei pareri nel caso in cui si verifichi la situazione inversa e siamo noi ad aver bisogno di aiuto per determinate questioni lavorative.

Leggi anche: In un colloquio di selezione quanto pesa la comunicazione non verbale?

I benefici dell'ascolto attivo

Abbiamo già accennato nel paragrafo precedente che praticare un costante esercizio di ascolto attivo offre numerosi vantaggi, sia professionali che personali. A seguire, stileremo una lista un poco più approfondita dei benefici legati a questo tipo di ascolto.

Crea legami

Instaurare relazioni sincere sul posto di lavoro è estremamente importante. Se un collega percepisce la tua attenzione durante la comunicazione, sarà ben disposto a condividere con te pareri e informazioni su progetti lavorativi. In questo modo, potrai costruire una solida rete di legami all'interno del tuo ufficio e spianare la strada a progetti e collaborazioni future. Inoltre, ascoltare attentamente e attivamente i tuoi colleghi ti aiuterà ad assumere un ruolo di leadership, che potrà tornarti utile in svariate occasioni. Più darai importanza alle parole dei tuoi colleghi e più loro sapranno ascoltare i tuoi pareri durante riunioni, meeting e conferenze.

Accresce la fiducia

Praticare un ascolto attivo costante con i tuoi colleghi getterà le basi per una relazione solida e sincera. Se i tuoi colleghi sanno di poterti parlare liberamente, senza essere interrotti, trascurati, contraddetti o scherniti, ti vedranno come un interlocutore affidabile, con cui potersi confidare e confrontare. In caso di nuovi progetti dove avrai bisogno del supporto operativo di qualcuno, potrai contare su dei rapporti umani già consolidati con i colleghi, senza dover instaurare da zero un rapporto di fiducia che necessita tempo.

Migliora le competenze

Ascoltare in maniera attenta e curiosa i tuoi colleghi è un ottimo esercizio per migliorare alcune delle tue competenze. Se desideri lavorare sui tuoi punti deboli in vista di progetti futuri o se vuoi chiedere una promozione e sei circondato da colleghi più competenti di te, potrai trarre vantaggio dalla loro presenza tramite un dialogo costante e costruttivo. In questo modo, potrai migliorare le tue competenze specifiche senza dover spendere ulteriore tempo.

Evita distrazioni

Un altro motivo dell'importanza dell'ascolto attivo è che ti permetterà di restare sempre aggiornato sulle ultime notizie dell'azienda, riguardo riunioni, meeting aziendali, incontri con i clienti e molto altro. In questo modo, apparirai attento agli occhi dei colleghi e del tuo datore di lavoro, guadagnando così un alto livello di fiducia da parte di tutti.

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Tipi di ascolto attivo

L'ascolto attivo può essere verbale e non verbale, di seguito alcuni esempi per entrambe le tipologie.

Ascolto attivo verbale

• Riprendi i concetti espressi dal tuo interlocutore: una volta che il tuo collega avrà terminato di parlarti, per rispondere e dimostrare che hai compreso in maniera esaustiva il suo messaggio, potrai iniziare riassumendo quello che ti ha detto.
  Esempio: “Sono d'accordo che dovremmo aumentare le vendite ai clienti esteri. A questo proposito, come hai suggerito, proverei a parlare con il manager per capire se è possibile fare l'operazione che hai proposto.”

• Fai delle domande articolate: per instaurare una conversazione profonda, cerca di evitare di fare domande brevi e prova ad argomentarle in modo da invitare il tuo collega a rispondere in maniera approfondita al tuo quesito.
  Esempio: “Come hai detto tu prima, dobbiamo risolvere entro stasera la questione delle stampe dei manuali. Come potremmo farlo senza creare troppo allarmismo?”

• Annuisci e mostrati attento: per dimostrare la tua attenzione al collega che ti sta parlando, durante il suo discorso potrai, gentilmente e in maniera non invasiva, pronunciare espressioni come “capisco”, “sono d'accordo anche io”, “hai ragione”. In questo modo, mostrerai al collega un'alta concentrazione verso le sue parole e lui cercherà di esprimersi in maniera naturale ed esaustiva.

• Condividi esperienze simili e mostrati collaborativo: per cercare di entrare in sintonia con la persona che ti sta parlando, potrebbe essere molto utile condividere delle esperienze simili che ti sono capitate in passato, al fine di dimostrare che hai compreso appieno la situazione che ti sta spiegando; inoltre, potresti anche offrirti per aiutarlo a risolvere eventuali problemi.
  Esempio: “Mi è capitata anche a me una cosa simile il mese scorso, con le consegne provenienti dall'estero. Ne avevo parlato con il manager, che mi aveva consigliato di sentire direttamente i fornitori per risolvere il disguido all'origine. Se vuoi posso provare a parlarne con loro e vedere cosa mi dicono.”

• Menziona anche questioni passate: per mostrare un'attenzione costante e non solo durante quella conversazione, potrebbe essere utile riprendere alcune informazioni che la persona che ti sta parlando aveva condiviso con te in precedenza.
  Esempio: “Il problema che mi stai sottoponendo mi sembra molto simile alla questione di cui mi parlasti un paio di mesi fa. Come l'hai risolta? Potrei provare a sentire il cliente e vedere se riusciamo a risolvere il problema entro questa settimana.”

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Ascolto attivo non verbale

Il linguaggio attivo non verbale è altrettanto importante per costruire dei rapporti duraturi e costruttivi sul luogo di lavoro. Sono vari i gesti, le espressioni e le movenze che comunicano attenzione. Potresti per esempio annuire nel corso della conversazione, alzare gli occhi al cielo se l'affermazione del tuo collega lo richiede, sorridere e mostrarti amichevole. Non dimenticare di mantenere un contatto visivo costante, senza mai abbassare né distogliere lo sguardo. Evita dunque di guardare a terra o di scrivere al telefono. Avere gli occhi rivolti all'interlocutore, gli farà capire che sei seriamente interessato a ciò che ti sta dicendo.

Se durante la conversazione altre persone vogliono parlarti, scusati con l'interlocutore per l'interruzione e rimanda le altre conversazioni a un momento futuro. In questo modo, chiarirai ancora una volta la tua volontà di ascoltare le sue parole fomentando l'ascolto attivo.

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