Crescita professionale

Comunicazione e capacità comunicative nel lavoro: come svilupparle e metterle in risalto

In ogni aspetto della vita di una persona e in particolare in quello lavorativo, è necessario dimostrare di saper gestire una comunicazione. Affinché le interazioni con gli altri colleghi siano efficaci e di successo, è fondamentale avere buone capacità comunicative. Questo vale per tutte le persone, introverse o estroverse che siano. La comunicazione, in qualsiasi contesto, è necessaria per trasmettere o ricevere informazioni.

Nel presente articolo, cercheremo dunque di capire bene cosa racchiude il termine capacità comunicative, come svilupparle e metterle in risalto nel curriculum.

Le capacità comunicative

Per addentrarci nel tema delle capacità comunicative e spiegare quali sono, occorre prima specificare che la comunicazione può essere di due tipi: verbale e non verbale. Per avere successo, bisogna cercare di padroneggiare entrambe queste tipologie di comunicazione. Analizziamole nel dettaglio:

  • Comunicazione verbale: riguarda le parole che si pronunciano, ma anche il tono, il volume e l'intonazione della propria voce. Tutti gli elementi verbali aiutano a inviare e ricevere le informazioni in modo efficace. Detto in altri termini, la comunicazione verbale implica la condivisione e lo scambio di informazioni tra due o più individui attraverso l'uso delle parole. Interloquendo nel modo adeguato con un'altra persona, si stabilisce un rapporto solido e un senso di fiducia. Parlando, sarà anche più semplice evitare confusione e fraintendimenti.
  • Comunicazione non verbale: è la comunicazione “tacita” tra due o più persone. Avviene dunque non attraverso la voce ma mediante l'elemento visivo. La comunicazione non verbale include quindi: gesti, espressioni facciali, movimenti del corpo, sguardo, postura e simili. Si può dire molto senza dire una sola parola; e anche mentre si parla, il corpo invia delle informazioni. Il modo in cui si posizionano i piedi, il contatto visivo, i muscoli facciali o il modo in cui si incurva la schiena; tutto questo viene interiorizzato dalle persone che abbiamo davanti.

Tipologie di capacità comunicative e come svilupparle

Abbiamo dunque detto che essere in grado di comunicare in modo efficace è essenziale, indipendentemente dal proprio settore professionale. Comunicare con successo significa condividere idee, sentimenti e osservazioni in modo chiaro. Allo stesso tempo, bisogna prendersi il tempo per ascoltare e rispettare i turni altrui. Sono dunque molte le capacità comunicative necessarie per un'interazione efficace. Nell'elenco sottostante, ne spiegheremo alcune, specificando anche come svilupparle o migliorarle.

  • Ascolto attivo: è la chiave per una buona comunicazione. L'ascolto attivo significa prestare la massima attenzione all'interlocutore mentre parla. È facile fraintendere ciò che qualcuno dice se non lo si ascolta con attenzione. È perciò necessario eliminare qualsiasi distrazione; abbandonare il cellulare, mantenere il contatto visivo, cercare di restare fermo sul posto. L'obiettivo è comprendere a fondo il messaggio dell'altra persona, aspettando il proprio turno per poter replicare. Occorre dunque essere pazienti e permettere a chi abbiamo davanti di terminare.

Per sviluppare le capacità di ascolto attivo, potresti iniziare dalla tua cerchia più intima di amici, soprattutto se sei una persona riservata. Può servire un poco di pratica, certo, ma una volta che avrai imparato ad ascoltare, gli altri intorno a te noteranno rapidamente la differenza. Fai loro delle domande su come hanno trascorso il fine settimana, sui loro interessi o su come si sentono al lavoro. Allenati ad attendere la conclusione del loro discorso. Solo quando avranno terminato, potrai prendere la parola per esprimere la tua opinione al riguardo.

  • Empatia: è la capacità di mettersi nei panni altrui. Attraverso questa abilità, potrai dunque capire come si sentono i tuoi interlocutori e che emozioni provano. Questo aspetto è importante quando si lavora sia in coppia che in team ed è utile davanti a emozioni sia positive che negative. Nel caso delle emozioni positive, come l'entusiasmo, l'empatia può essere d'aiuto nel supportare le idee e i progetti che portano a provarle; nel caso delle emozioni negative, come la rabbia, l'empatia può servire a condividerle e placarle.

Per sviluppare l'empatia, occorre esercitarsi a pensare al di là di se stessi e immedesimarsi negli altri. Dimentica le tue preoccupazioni e focalizzati su quelle di chi hai davanti: così facendo, potrai capire più facilmente le sue emozioni. Fermati a osservare e cerca di capire dalle espressioni del volto, dalla postura e dall'atteggiamento come si sente l'altra persona. Se il linguaggio non verbale non è sufficiente, puoi anche intavolare una conversazione.

  • Reattività: consiste nel fornire una risposta tempestiva. Questo vale per le domande che si ricevono di persona, tramite telefono o a mezzo e-mail. Gran parte delle comunicazioni avvengono attraverso mezzi virtuali ed è per questo che al giorno d'oggi è molto più facile rimandare la risposta. Tuttavia, temporeggiare e far passare troppo tempo può dare al destinatario un'idea sbagliata. Mostrarsi reattivi è anche una questione di rispetto; si consiglia dunque di rispondere con immediatezza ai messaggi, anche solo per dire "Ho ricevuto la tua e-mail, dammi qualche minuto per rifletterci sopra."

Per sviluppare la reattività non devi far altro che metterla in pratica. Evita di rimandare e inizia a rispondere sempre subito. Appuntati un promemoria per ricordarti di rispondere quando comunichi di aver ricevuto l'e-mail ma di doverci riflettere.

  • Volume della voce: il volume della voce deve essere misurato. Non troppo basso, perché l'interlocutore possa sentirti, ma neanche troppo alto, per non disturbare le altre persone che si trovano sul posto e perché comunque può affaticare il tuo interlocutore anche se siete gli unici presenti in loco.

Per sviluppare la capacità di dosare il volume della propria voce, si consiglia di fare pratica. Esercitati a casa, registrati e controlla che il tuo tono sia adeguato a una conversazione piacevole.

  • Consapevolezza del linguaggio non verbale: abbiamo anticipato già prima che la comunicazione non è solamente verbale, ma riguarda anche l'aspetto non verbale. Essendo diversi gli elementi che la caratterizzano, ne parleremo nel sottoparagrafo a seguire.

Gli elementi della comunicazione non verbale

Abbiamo appena detto che la comunicazione non verbale è importante quanto quella verbale. Riesce a trasmettere moltissime informazioni ed è dunque fondamentale esserne pienamente consapevoli.

Vediamo insieme quali sono i tipi di comunicazione non verbale:

  • Espressioni facciali: le espressioni del volto contribuiscono a inviare informazioni. Bisogna essere consapevoli della propria espressione facciale quando si parla e si ascolta. Si consiglia dunque di essere sempre concentrati e di cercare di esercitare l'espressività del volto in qualsiasi sfera della propria vita.
  • Gestualità: i gesti possono accompagnare il messaggio che si cerca di inviare e renderlo ancora più d'impatto. Dare una pacca sulla spalla a un collega che merita un riconoscimento, chiudere i pugni in un momento d'ira, alzare le braccia in segno di delusione, sono tutti gesti che comunicano il proprio stato d'animo. Nel contesto lavorativo, si consiglia sempre di non eccedere con la gestualità e mantenerla a un livello controllato, anche a seconda del tempo trascorso in un determinato ambiente professionale e della confidenza che si ha con gli altri presenti in azienda.
  • Prossimità: si tratta appunto della distanza o vicinanza rispetto all'interlocutore. Se durante un'interazione, si stabilisce una distanza molto ridotta tra noi e il nostro interlocutore, è probabile metterlo in difficoltà, così come se restiamo troppo lontani. Nel primo caso, infatti, potremmo prenderci delle confidenze che non abbiamo, mentre nel secondo caso potremmo sembrare riluttanti a interagire. Si consiglia dunque di mantenere una distanza appropriata, soprattutto in ambito professionale. La distanza ideale da un collega di lavoro è di circa un metro (più o meno un braccio disteso).
  • Contatto visivo: il contatto visivo è importante per mostrare interesse ma non dobbiamo neanche fissare eccessivamente. Si consiglia di mantenere il contatto visivo ma assumere uno sguardo sereno, magari sbattendo le palpebre di tanto in tanto e mostrandosi rilassati e tranquilli.

Sono davvero tanti gli elementi che entrano in gioco quando si parla di comunicazione e capacità comunicative. Non occorre ovviamente specificare ogni cosa nel curriculum, altrimenti diventerebbe davvero lungo. Vediamo dunque insieme nel paragrafo seguente quali informazioni inserire nel curriculum.

Capacità comunicative nel CV

Qualsiasi datore di lavoro dà particolare rilievo alle capacità comunicative. Sono fondamentali perché l'ambiente di lavoro risulti sano, collaborativo e positivo. Dove vanno inserite? Le capacità comunicative possono essere inserite nella sezione ‘competenze personali', che sarebbe quella che segue le sezioni dell'esperienza professionale e del percorso formativo. In alternativa, è possibile aggiungerle sotto a un'esperienza di lavoro o di formazione specifica, se è stata quella a permetterci di migliorare nella comunicazione.

Inoltre, è buona abitudine leggere con attenzione l'offerta di lavoro. Spesso troveremo delle capacità comunicative menzionate direttamente lì; altrimenti, potremo dedurle in base al ruolo che andremmo a svolgere. Si consiglia sempre di stilare una lista completa delle competenze comunicative che abbiamo, magari anche consultandoci con qualcuno che ci conosce bene se non riusciamo a fare mente locale, e di selezionare poi quelle più in linea con l'offerta di lavoro in questione.

Se siamo per esempio interessati a un'offerta di lavoro come addetto alle risorse umane, potrebbe essere molto importante l'empatia, per permetterci di comprendere bene le esigenze e le emozioni delle varie risorse appunto. Potremmo dunque scrivere: ‘Grazie alla mia precedente esperienza di stagista presso l'agenzia interinale XY, ho avuto modo di sviluppare in modo particolare l'empatia. Essendo stato in contatto costante con i vari candidati, ho potuto ascoltare i loro bisogni e le loro aspettative e supportarli nel loro processo di ricerca del lavoro.'

Come abbiamo visto, le capacità comunicative hanno un ruolo molto significativo nel processo di selezione dei candidati. Consulta dunque la nostra guida per risaltarle e svilupparle nel migliore dei modi.

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