Crescita professionale

Cos'è la capacità di problem solving e come svilupparla

Consultando gli annunci di lavoro è quasi impossibile non trovare “problem solving” tra i requisiti più richiesti. L'espressione inglese, entrata ormai a pieno titolo nel nostro lessico, si riferisce alla capacità di un individuo di trovare delle soluzioni a delle situazioni problematiche, generalmente impreviste o inaspettate. Questa capacità permette non solo di trovare delle soluzioni efficaci, ma anche di affrontare sfide lavorative impegnative, per cui sono essenziali prerogative come tempra, capacità di comunicazione e di ascolto, ma non solo. Sono moltissimi gli elementi che confluiscono in questa definizione.

Nel presente articolo, vedremo insieme in maniera più approfondita quali sono le caratteristiche personali che definiscono un'ottima capacità di problem solving, come possiamo affinarle e in che modo vanno inserite nel curriculum.

Definizione di problem solving

Il problem solving fa parte di quelle che vengono definite soft skills, ossia le competenze trasversali. Le soft skills includono tutte quelle caratteristiche e capacità che non possono essere ascritte alle competenze tecniche acquisite, ma fanno riferimento ad altri attributi e abilità, come quelli cognitivi, relazionali o gestionali.

Come ci suggerisce l'espressione stessa, la capacità di problem solving fa riferimento alla risoluzione di problemi. Quindi, si dirà che un individuo ha capacità analitiche e di problem solving quando riesce a trovare la migliore soluzione ad un problema. Questioni improvvise e inaspettate sono all'ordine del giorno all'interno delle aziende, soprattutto da quando si è imposta la digitalizzazione. Bisogna utilizzare sempre più la creatività e l'ingegno per ovviare a circostanze e situazioni anche inedite.

D'altronde, in un mondo in continua evoluzione possiamo aspettarci di tutto. I problemi sono sempre più frequenti e vari; per questo sono addirittura nate delle società che offrono come servizio vero e proprio la risoluzione di problemi. Tuttavia, chiunque lavori in una qualsiasi realtà si trova a dover affrontare situazioni più o meno problematiche e queste possono capitare anche nella sfera privata. È dunque importante esercitare la propria capacità di problem solving, a prescindere dal lavoro che si svolge. Vediamo insieme quali caratteristiche ne fanno parte.

Quali sono le caratteristiche che definiscono la capacità di problem solving?

Sono diverse le caratteristiche che una persona deve possedere per poter affermare di avere piena capacità di problem solving. A seguire, un elenco delle caratteristiche che senz'altro la definiscono:

È possibile ricollegare tutte queste caratteristiche a dei momenti specifici, cui possiamo far corrispondere le fasi della risoluzione del problema.

  • È indispensabile possedere capacità di ascolto e analisi per identificare un problema, riuscire a risalire alla sua origine e a trovare una soluzione. Per fare ciò, è bene porsi alcune domande. Molti utilizzano una metodologia cosiddetta “dei cinque perché”, attraverso la quale è possibile definire un rapporto di causa – effetto.

Esempio: il Pc non si accende. Perché? La batteria è scarica. Perché? L'alimentatore non funziona. Perché? Il cavo è guasto. Perché? Per un utilizzo scorretto. Perché? Il cavo faceva una piega innaturale. Quest'ultimo interrogativo rappresenta dunque la radice del problema.

  • Dopo aver identificato il problema, bisogna valutarlo e analizzare le varie possibili soluzioni. Occorre prendere in considerazione una serie di alternative e, per fare ciò, bisogna avere una grande capacità di formulare ipotesi.

Esempio: Cambiare il cavo; cambiare la postazione del pc; cambiare la batteria; optare per una soluzione senza cavo oppure prendere una batteria di riserva.

  • Dopo aver selezionato una serie di alternative, bisogna scegliere quella che ha la maggiore probabilità di successo. In questa fase a fare la differenza è la capacità decisionale, ovvero l'abilità di arrivare ad una soluzione finale.

Esempio: ormai il cavo è danneggiato, dunque la soluzione migliore è prendere un cavo nuovo e cambiare postazione successivamente, in modo che il cavo nuovo non faccia la medesima piega innaturale per mancanza di spazio e non si rovini.

  • Dopo aver preso una decisione, bisogna pensare a un piano di attuazione, migliorarlo e portarlo a compimento. A occuparsi di questo è generalmente il manager, che dovrà monitorare ogni fase del piano e assicurarsi che tutto vada a buon fine.

Esempio: chi lavora a quella postazione può andare a comprare un nuovo cavo, dato che il suo PC è al momento inutilizzabile e poi decidere come organizzare la sua scrivania per evitare che il problema si riproponga (In questo caso, è un esempio che prevede un piano di attuazione molto semplice perché il problema è circoscritto a un computer, ma potrebbero capitare problematiche che prevedono soluzioni più articolate, dove una divisione dei ruoli risulta necessaria).

Com'è possibile affinare le capacità di problem solving?

Proviamo a rispondere alla domanda: com'è possibile affinare le capacità di problem solving? Non c'è una risposta univoca e definitiva al quesito, in realtà. I modi per migliorare le proprie capacità di problem solving sono moltissimi e riguardano sia chi si affaccia adesso al mondo del lavoro, sia chi ha già un lavoro stabile. Vediamoli insieme:

  • Acquisire più conoscenze nel proprio settore: la prima cosa da fare è cercare di acquisire più conoscenze tecniche nel proprio ambito di specializzazione. A seconda del settore in cui si lavora, può risultare più semplice risolvere dei problemi se si ha una base teorica molto forte. Per farlo, bisogna sfruttare al massimo tutte le opportunità proposte da corsi di formazione, master, specializzazioni.
  • Cercare modi per confrontarsi con i problemi: affrontare nuove sfide o situazioni inedite ci metterà sicuramente davanti a degli ostacoli che dovremo superare. È possibile proporsi come volontari per nuovi progetti che abbiano a che fare con le proprie competenze o anche cercare nuove opportunità in altri ruoli.
  • Esercitare la mente: la pratica e l'esercizio sono la chiave di tutto. È possibile allenare la propria capacità di problem solving praticando role play o leggendo libri dedicati, che è possibile trovare anche online.
  • Osservazione: osservare gli altri risolvere dei problemi è un ottimo esercizio per imparare a ragionare su eventuali questioni problematiche. All'interno di una realtà aziendale ci sono molte occasioni per prendere spunto dagli altri, in particolare dal leader, che dovrebbe sempre riuscire a offrire delle soluzioni pratiche ai problemi.
  • Sviluppare un piano d'azione: il più delle volte non si ha molto tempo per pensare o pianificare in anticipo davanti a situazioni problematiche. Nonostante ciò, potrebbe comunque essere utile l'elaborazione di un piano d'azione, con dei passaggi molto semplici, da poter seguire e che potrebbero aiutarti a risolvere in maniera più rapida un problema. Lo schema potrebbe iniziare con la definizione del problema, per poi continuare con le varie soluzioni che possono essere valutate in modo rapido. A questo potrebbe seguire la scelta della soluzione e la sua applicazione.
  • Conoscenza di se stessi: per migliorare le proprie capacità di risoluzione dei problemi, bisogna innanzitutto considerare i propri limiti personali. Spesso l'ostacolo più grande da affrontare è la mancanza di fiducia in sé stessi. Sarebbe opportuno cercare di migliorare anche queste caratteristiche collaterali.
  • Concentrarsi sulla soluzione: non bisogna mai focalizzarsi sul problema, ma sulla soluzione. Concentrandosi sul problema, il cervello inizierà ad alimentare pensieri negativi, che a loro volta si tradurranno in emozioni negative. Occorre mantenere la mente fissa sulla risposta e non sulla domanda. Questo può essere utile a migliorare la capacità di reagire immediatamente in modo responsabile a situazioni di emergenza di qualsiasi tipo.
  • Non farsi prendere dal panico: di fronte a un problema è facile farsi prendere dal panico. L'ansia può solo influenzare negativamente la capacità di prendere delle decisioni che siano chiare e creative. L'agitazione non favorisce la calma e il pensiero critico.
  • Rallentare: nessuno vorrebbe mai trovarsi davanti a un problema, ma sarà inevitabile; prima o poi, accadrà. I problemi possono mettere a disagio e per questo motivo cerchiamo sempre di risolverli il più rapidamente possibile. Spesso, però, può essere d'aiuto rallentare e prendersi il tempo di cui si necessita per trovare la soluzione giusta, piuttosto che accettare la prima che ci passa per la testa. Può essere molto utile anche prendersi una pausa da un problema se non si riesce a trovare una soluzione: si tornerà ad analizzarlo in un secondo momento con una prospettiva diversa.

Come abbiamo visto, allenare la capacità di problem solving è possibile, anzi è necessario, per acquisire competenze in più. Se queste abilità sono rilevanti per la mansione per cui ci si propone, sarà molto importante inserirle nel curriculum. Vediamo insieme come farlo nel paragrafo seguente.

Come e dove inserire la capacità di problem solving nel CV

Oramai, la maggior parte dei curriculum ha uno spazio riservato alle competenze personali; di solito si trova appena dopo le esperienze professionali e il percorso formativo. È proprio in quella sezione che si dovrà inserire la capacità di problem solving. In alternativa, è possibile inserire le competenze relative al problem solving nella sezione dedicata all'esperienza lavorativa, sotto all'esperienza in cui abbiamo avuto modo di esercitarle.

In entrambi i casi, sarebbe bene inserire degli esempi pratici di risoluzione dei problemi, le conoscenze teoriche che hanno portato alla soluzione della questione e il conseguente vantaggio tratto dall'azienda.

Esempio: “Nella mia esperienza da manager dell'ufficio acquisti, mi sono trovato ad affrontare il problema relativo agli ordini che tardano ad arrivare. Ho dunque individuato le persone coinvolte nel processo, ho organizzato una riunione, siamo risaliti insieme al problema che in questo caso era un ritardo nella spedizione dovuto alla cancellazione di alcuni viaggi. A seguito di varie soluzioni proposte, abbiamo scelto di negoziare con il fornitore uno sconto da girare al cliente.”

A questo punto, non resta altro che applicare i nostri consigli al tuo percorso professionale.

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