Come dare un feedback al lavoro: consigli ed esempi

Di Team editoriale di Indeed

16 settembre 2021

Il feedback è uno strumento di comunicazione cruciale per migliorare le performance sul luogo di lavoro. Ma perché fornire un feedback efficace è così complicato? In questo articolo, troverai 6 consigli per dare feedback nel modo più efficace e alcuni esempi di frasi per dare un feedback negativo e positivo.

Feedback: che cos'è e perché è importante nel lavoro

Il termine feedback, come spiega Treccani, viene impiegato in diverse discipline (psicologia, informatica, meccanica…), con accezioni diverse. In campo lavorativo, esprimere un feedback significa comunicare a una persona delle osservazioni in merito a un suo determinato comportamento. La condivisione di queste osservazioni permette al destinatario di adeguare il comportamento futuro in un'ottica di miglioramento.

Che differenza c'è tra feedback e giudizio?

Mentre il giudizio è sentenziato in maniera univoca, il feedback viene formulato con lo scopo di incidere in maniera utile sulla situazione a cui si riferisce, permettendo di modificare, correggere o rafforzare un comportamento. Il giudizio non ha necessariamente delle conseguenze; il feedback, invece, viene espresso proprio al fine di produrre degli effetti.

A chi compete dare feedback?

Pensare che solo manager e team leader siano competenti nel dare feedback è un errore. Tutti diamo feedback, più o meno direttamente. In un ambiente lavorativo dinamico, l'abitudine di fornire e ricevere apertamente riscontri costruttivi tra colleghi è segno di buon funzionamento della comunicazione. Ricevere un feedback, infatti, permette di avere un punto di vista esterno sulla propria performance, e ampliare così la consapevolezza sul proprio operato. Quando i feedback sono integrati nella comunicazione dell'ambiente professionale in maniera efficace, portano a migliorare la produttività e il benessere globale, la collaborazione e la circolazione delle informazioni. È dunque una buona norma inserire i feedback tra le pratiche quotidiane di un team di lavoro, oppure stabilire dei momenti formalmente dedicati a questo genere di scambio.

Perché è così difficile dare feedback?

Quante volte, mentre ti accingevi a pagare, avresti voluto dire al parrucchiere che il taglio di capelli non ti soddisfaceva? E quante volte, quando al ristorante la pietanza delude le tue aspettative, non riesci a esprimere apertamente il tuo disappunto al cameriere? Situazioni come queste dimostrano che, nella vita privata come al lavoro, dare un riscontro sincero e tempestivo può sembrare molto complicato. Quando si vuole dare un feedback negativo, ci si preoccupa al pensiero:

  • di guastare l'atmosfera o di offendere il destinatario;

  • di trovarsi a gestire la reazione emotiva dell'interlocutore;

  • di passare per "rompiscatole" o "cattivi".

A volte ci si trattiene anche dal dare feedback positivi, perché:

  • si tende a credere che un apprezzamento porti le persone a "sedersi sugli allori" e perdere dunque la motivazione a migliorare;

  • si pensa che dare un incoraggiamento sia superfluo, quando uno "ha fatto solo il proprio lavoro".

Insomma, quando si tratta di dare dei riscontri a colleghi e collaboratori, entrano in gioco alcuni aspetti delicati, ai quali spesso si aggiunge la gestione del carico emotivo. Per questo, ti consigliamo di riflettere sui suggerimenti contenuti nel prossimo paragrafo.

Come dare un feedback

L'imbarazzo che potresti provare quando si tratta di dare feedback può essere superato imparando ad affrontare la situazione. Con queste accortezze, capirai com'è meglio impostare il discorso e metterai il tuo interlocutore nelle condizioni di comprendere quanto hai da dirgli.

1. Scegli il momento giusto

In generale, è meglio non aspettare troppo tempo ed esporre il tuo riscontro quanto prima. Ciò vale in particolar modo nel caso del feedback positivo: l'osservazione trasmessa con tempestività avrà più valore. Per i feedback negativi, pur evitando di attendere troppo a lungo, è opportuno prendere in considerazione gli aspetti emotivi prima di precipitarsi a parlare. Se provi rabbia o turbamento, difficilmente riuscirai a comunicare nella maniera migliore. Cerca di assicurarti che anche l'altro sia nelle condizioni di ricevere con tranquillità le tue osservazioni.

2. Concentrati sul comportamento

Per non rischiare di ferire l'autostima dell'altro o di danneggiare il vostro rapporto, evita di dare etichette e di estendere l'osservazione al giudizio sulla persona. Limitati a dare un riscontro sulla prestazione, con un linguaggio descrittivo e fattuale.

3. Fai osservazioni specifiche

Perché sia utile, il feedback non deve essere vago ("il modo in cui lavori non va bene") né generico ("prova a migliorare la tua produttività"). Riferisciti al caso specifico.

4. Sottolinea l'impatto

Per chi riceve il feedback, può risultare utile prendere coscienza delle conseguenze che il suo comportamento ha sull'operato altrui o sul contesto. Ricevere uno sguardo esterno è spesso utile a riposizionare la propria azione e aggiustare il tiro.

5. Basati su osservazioni concrete

Descrivi i fatti senza aggiungere interpretazioni né giudizi e fonda le tue affermazioni su valori oggettivi. Il feedback non è una valutazione, né un'opinione.

6. Mantieni l'apertura allo scambio

Rivolgiti all'altro con un atteggiamento aperto ed empatico, in maniera da stabilire una comunicazione propositiva. Poni l'accento sul miglioramento, e porta il confronto sulle modifiche da mettere in atto.

Gli errori da evitare quando si dà un feedback

Ci sono degli errori comuni che possono vanificare le buone intenzioni alla base del feedback. Prova a prestarci attenzione, imparerai a evitarli.

  • Evita di usare espressioni assolute come "sempre" e "mai";

  • Non fare confronti con altri collaboratori o colleghi, né in positivo né in negativo;

  • Risparmia i messaggi paternalistici, cioè le espressioni come "lo dico per il tuo bene" oppure "devi capire che…";

  • Non isolare il destinatario dal resto del team. Evita di contrapporlo al gruppo con formulazioni del tipo "Ci siamo tutti accorti che tu…".

  • Non stai imputando una colpa, quindi cerca di non usare un tono accusatorio.

Quando un feedback è costruttivo

Può trattarsi di correggere un comportamento inefficace, scorretto o improduttivo (feedback negativo), oppure di incoraggiare e potenziare un comportamento efficiente, una prestazione di successo o una buona gestione (feedback positivo). La caratteristica del feedback è di essere intrinsecamente costruttivo, a prescindere dalle premesse. L'obiettivo è quello di indicare al destinatario il margine di miglioramento. Vediamo alcune formule con cui rivolgersi a colleghi e dipendenti nei due casi.

Feedback positivo

Rivolgere un apprezzamento è un ottimo modo per incoraggiare una persona a fare (o continuare a fare) del proprio meglio.Nel contesto lavorativo, i riscontri positivi sono rassicuranti, incentivanti, contribuiscono al benessere degli individui e migliorano la produttività di squadra. Inoltre, un feedback positivo stabilisce un punto fermo, uno standard qualitativo di riferimento. Nell'esprimere un feedback positivo, puoi provare a indicare un margine di miglioramento, senza per questo svalutare l'apprezzamento fatto.

Esempi di frasi per dare un feedback positivo

  • "In questa occasione il tuo contributo è stato cruciale per la buona riuscita della presentazione. Hai saputo destreggiarti molto bene. La prossima volta, con più tempo per prepararti, andrà ancora meglio."

  • "La tua proposta di cambiare strategia all'ultimo momento si è rivelata una buona idea, ho fatto bene a darti ascolto."

  • "Da quando sei entrata in azienda, hai acquisito molte nuove competenze e dimostrato la tua capacità di gestire la situazione in autonomia. Dal momento che mi sembri pronta a una nuova sfida, vorrei affidarti la conduzione di questo nuovo progetto, cosa ne dici?"

  • "Vorrei conoscere il tuo parere su questo dossier: il tuo intuito si è rivelato molto efficace e penso tu possa aiutarmi a risolvere anche questo problema."

Feedback negativo

"Elogia in pubblico, critica in privato". Quando devi fornire un riscontro negativo, lo puoi fare in maniera discreta, facendo in modo di trovarti uno ad uno col destinatario. Per indicare una direzione di miglioramento, puoi includere un suggerimento concreto o un'apertura allo scambio per concordare insieme gli obiettivi.

Esempi di frasi per dare un feedback negativo

  • "Ho visto che hai consegnato il progetto quattro giorni dopo la scadenza. La prossima volta, vorrei che tu mi avvertissi per tempo, in maniera da calendarizzare insieme una nuova deadline."

  • "La produttività del tuo team è calata del 20% nell'ultimo trimestre. Ci sono stati dei problemi interni? Vorrei che ne discutessimo."

  • "Ho notato che nell'ultimo mese hai commesso qualche errore. Sembri distratto, e questo sta avendo un impatto sulla tua performance. Se si tratta di questioni personali, fammi sapere se c'è qualcosa che posso fare. Se invece si tratta di problemi qui al lavoro, possiamo parlarne?"

  • "Durante la riunione hai interrotto la cliente per tre volte, innervosendola. La prossima volta, lasciala parlare e ascolta quello che ha da dire."

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