Crescita professionale

Come fare un piano d'azione e perché è importante

Perché è importante avere un piano d’azione? Perché può essere la tua bussola lungo il percorso verso un obiettivo, permettendoti di monitorare passo a passo l’efficacia delle tue azioni. Si tratta di uno strumento che, seguendo uno schema pressoché fisso, da aggiustare in base alla complessità del progetto, può essere utilizzato sia in ambito professionale che in ambito personale.

Vediamo quindi come si fa un piano d’azione e perché è importante dedicare del tempo alla sua creazione, in modo tale da aumentare le possibilità di successo nel conseguire i tuoi obiettivi.

Che cos’è un piano d'azione?

Un piano d’azione è un documento articolato che suddivide un processo nei passaggi utili al suo completamento, scadenzati in una sequenza temporale. Il processo è a sua volta finalizzato al raggiungimento di un obiettivo, il conseguimento del quale deve avvenire in modo efficiente ed efficace: in altre parole il successo deve essere misurabile. In particolare, l’efficienza si misura assegnando delle scadenze, con data di inizio e data di fine, alle singole fasi del processo.

Nello schema del tuo piano d’azione possono essere impostati obiettivi singoli o multipli, e tali obiettivi possono essere relativi sia al percorso di carriera e a progetti lavorativi sia alla sfera personale.

A cosa serve un piano d'azione?

Il piano d’azione è utile a diversi livelli della catena di un processo lavorativo. Per esempio può servire ai dipendenti per capire i punti critici da migliorare in modo tale da rendere più efficienti le proprie prestazioni lavorative, così come può essere utilizzato dai manager per assegnare le mansioni ai membri del loro team.

Le principali finalità di un piano d’azione si possono riassumere in due concetti:

  • Controllo: tempistiche e responsabilità sono messe nero su bianco e permettono di seguire la filiera del processo, passo dopo passo.
  • Motivazione: avere un piano delineato con obiettivo finale e traguardi intermedi, quelli che definiremo le “pietre miliari” del percorso, consente di tenere alta la concentrazione e di trovare i giusti stimoli per restare nelle tempistiche stabilite e, se previsto, nel budget.

Come strutturare un piano d’azione?

A questo punto, siamo sicuri che non vedi l’ora di iniziare a buttare giù il tuo piano d’azione, per poter intraprendere il percorso verso l’obiettivo in modo programmato ed efficace. Uno dei vantaggi di questo strumento è che può essere declinato su diversi scenari, senza cambiare nella struttura: in pratica che tu stia facendo un piano d’azione per implementare le visite all’ecommerce aziendale, oppure che ti serva per dimagrire, le informazioni richieste e i passaggi necessari sono gli stessi. Cambieranno, ovviamente, insieme all’obiettivo, anche le azioni e le scadenze.

Prima di analizzare nel dettaglio come si realizza un piano d’azione, facciamo focus sulla fase preliminare: quella di brainstorming. Impostato l’obiettivo, dovrai avere chiaro tutto quello che serve per raggiungerlo nei tempi stabiliti. Fai mente locale ed evita di trascurare anche il minimo dettaglio. Il modo più semplice per farlo è rispondendo a domande tematiche:

  • Azioni: “Cosa devo fare?”; “Come faccio a metterle in pratica?” = definisci le tappe del percorso, le “pietre miliari” verso l’obiettivo finale.
  • Persone: “Chi fa cosa?”; “Posso delegare?” = stabilisci le risorse umane che contribuiranno al successo del piano d’azione.
  • Tempo: “Entro quando deve essere completato il progetto?”; “Quali sono le singole scadenze di ogni ‘pietra miliare’ del percorso?” = individua la sequenza temporale. Consiglio pratico: annota ogni scadenza nel modo che ritieni più congeniale alle tue abitudini (agenda, calendario, o cellulare).

Come scrivere il tuo action plan

A questo punto non resta che passare alla scrittura vera e propria del tuo action plan, seguendo i 5 passaggi strutturali.

Definisci obiettivi SMART

Lo schema SMART (acronimo delle parole inglesi Specific, Measureable, Attainable, Relevant, Time-based) è quello più comune per stabilire l’obiettivo giusto. Scopriamo nel dettaglio in cosa consiste:

  • Specific (specifico): l’obiettivo deve essere definito nel dettaglio. Per esempio, se sei nel settore commerciale, invece di impostare un obiettivo generico, tipo “Aumentare le vendite del prodotto X”, potresti settarlo come “Aumentare le vendite del prodotto X del 15%”.
  • Measureable (misurabile): è un passaggio focale per un piano d’azione di successo, perché se l’obiettivo non è misurabile tutto il “castello” cade. Riprendiamo l’esempio fatto nel punto precedente e immaginiamo che tu voglia raggiungere l’obiettivo di un aumento del 15% delle vendite, è importante che tu faccia dei report settimanali e mensili per verificare l’andamento dei tuoi progressi.
  • Attainable (raggiungibile): sì ad obiettivi sfidanti che ti consentono di metterti alla prova, no a obiettivi oggettivamente irraggiungibili.
  • Relevant (rilevante): l’obiettivo deve essere rilevante nello scenario prefissato e pertinente con le tue skills e le tue attitudini. Continuiamo con l’esempio dell’incremento delle vendite, ebbene in questo caso inserire come “pietra miliare” intermedia l’avvio di un corso di formazione sul software AutoCad, con tutta probabilità, sottrarrà soltanto energie.
  • Time-based (basato sul tempo): infine, ma non per ultimo, quando imposti l’obiettivo primario devi contestualizzarlo dentro un tempo limite, quindi tornando al nostro esempio, il focus del tuo piano d’azione sarà “Aumentare le vendite del prodotto X del 15% nel prossimo semestre”.

Leggi anche: Obiettivi SMART: cosa sono e come definirli

Elenca le azioni da completare

L’elenco delle azioni da completare per centrare l’obiettivo rappresenta l’assegnazione delle singole tappe sul percorso. Si tratta di una serie di traguardi intermedi che ti porteranno con successo fino all’obiettivo primario impostato nel tuo piano d’azione. Questa frammentazione ti permette di misurare i progressi e di dettagliare nello specifico il programma di azione.

Poniamo il caso che l’obiettivo finale sia “Aumentare il reddito del 5% entro i prossimi 12 mesi”, una pietra miliare potrebbe essere “Ottenere una promozione”, che a sua volta potrebbe comportare come obiettivo l’apprendimento di una nuova hard skill per ampliare le tue mansioni. Come vedi si tratta di dettagliare ogni azione per poterla completare in tempo e tagliare il traguardo finale da vincitori.

Scadenza le “pietre miliari”

Il fattore tempo è decisivo nel successo di un piano d’azione. Avrai una scadenza per ogni azione e non solo per il raggiungimento dell’obiettivo primario. In particolare, la sequenza delle azioni che ti conducono alle pietre miliari intermedie creano la tua timeline, ovvero la linea temporale che ti indicherà sempre a che punto sei nel programma e quanto manca al traguardo.

Assegna le risorse

Se il progetto sul quale si è impegnati è di ampio respiro, quasi sicuramente ci si troverà a lavorare in team. In questo caso la divisione dei compiti è essenziale affinché l’ingranaggio giri nel modo giusto e secondo i tempi stabiliti. Ogni membro del team avrà un ruolo nel piano d’azione e contribuirà al suo successo, ecco perché dovrai annotare con chiarezza le responsabilità di ognuno e fare periodicamente il punto della situazione.

A tal fine possono essere utili report interni e lo svolgimento di riunioni regolari. Uguale precisione e cura del particolare sono richieste quando si stanzia il budget necessario per il completamento di ogni singolo processo, oppure il budget complessivo basato sul costo del personale, quello delle attrezzature e sul valore del tempo.

Monitora i progressi

Il controllo è importante quando si sta mettendo in atto un piano d’azione. Senza di esso si rischia di perdere di vista l’obiettivo finale e di vanificare tutti gli sforzi fatti. In questo passaggio è importante avere delle grandezze misurabili per ogni singolo traguardo. In altre parole dovrai avere dei parametri che ti diano l’esatta misura di come stanno andando le cose.

Poniamo il caso che per il tuo obiettivo primario tu abbia previsto 6 azioni da completare in 6 mesi e che le prime due azioni presentino difficoltà superiori alle altre. Potresti scadenzare le prime due su 4 mesi e controllare in modo serrato che siano stati raggiunti i traguardi intermedi. Poi potrai concentrare tutti gli sforzi per il completamento delle 4 azioni mancanti nei due mesi finali. Il compimento delle azioni, in questo caso, ti dice come sta procedendo il tuo piano.

Schema riassuntivo per la scrittura di un piano d'azione

Per aiutarti nella compilazione del piano d’azione, tieni a mente i seguenti punti:

  • Minacce/Opportunità: definisci lo scenario, per esempio potresti aver notato che un concorrente è cresciuto di più rispetto a te e vuoi prendere le contromisure, oppure hai visto che c’è una buona opportunità sul mercato per un determinato prodotto aziendale.
  • Obiettivo: è lo scopo per il quale metti in atto la tua macchina organizzativa e decidi di impiegare tempo e risorse.
  • Azioni e pietre miliari: sono i passaggi da completare, segnati da traguardi intermedi, e misurati sulla base dei risultati richiesti per ogni passaggio.
  • Ostacoli: le potenziali difficoltà che tu e il tuo team potreste incontrare nello svolgimento delle mansioni utili a completare ogni azione.
  • Timeline: scadenza per ogni azione in ordine sequenziale.
  • Risorse: persone, attrezzature e tempo che servono per completare ogni passaggio.
  • Responsabilità: definizione dei membri del team ai quali fare riferimento per i vari traguardi intermedi.
  • Monitoraggio: definizione dei parametri che utilizzerai per i report statistici di valutazione dei vari processi e delle singole azioni.

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