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Come concludere una mail di lavoro – consigli e esempi pratici

Scrivere un'e-mail è probabilmente una delle cose che ci si ritrova a fare più spesso in ambito lavorativo: si comunica via e-mail per richiedere un appuntamento, per inviare e ricevere informazioni, per restare in contatto con clienti e fornitori, ma anche per gestire internamente le varie dinamiche aziendali. Se le e-mail sono importanti soprattutto per il loro contenuto e per il messaggio che veicolano, altrettanto importanti per fare una buona impressione possono rivelarsi le formule di saluto in chiusura. In questo articolo, vedremo quindi come finire un'e-mail in italiano in modo efficace, con tanto di esempi per ogni occasione.

Come chiudere un'e-mail

Per spiegare nel dettaglio come chiudere un'e-mail, è altrettanto necessario ricordare quale deve essere la sua struttura per far sì che risulti il più chiara e concisa possibile. Una buona e-mail dovrebbe infatti rispettare una struttura ben precisa per rendere immediatamente chiaro il suo contenuto: a dare un enorme contributo in tal senso è soprattutto l'oggetto, campo in cui va inserito brevemente il tema principale del messaggio. Oltre all'oggetto, ecco quali sono le altre sezioni principali che una buona e-mail dovrebbe avere:

  • Formula di apertura: come quella di chiusura, anche la formula di apertura è altrettanto importante in ambito lavorativo. Una buona formula di saluto dovrebbe mantenere un tono e un registro formale e riportare il nome del destinatario accompagnato dal ruolo ricoperto. Nel caso in cui non si conosca ancora il nome del destinatario, va benissimo anche usare una formula più generica, come ad esempio Direttore, Dottore, Ingegnere e così via.
  • Corpo dell'e-mail: il corpo dell'e-mail è la parte del testo in cui viene espresso il nucleo del messaggio. È molto importante che questa sezione contenga tutte le informazioni necessarie, ma che allo stesso tempo queste vengano espresse in modo chiaro e preciso, senza dilungarsi troppo su dettagli meno importanti. Un consiglio per rendere il corpo dell'e-mail più leggibile è quello di dividerlo in piccoli paragrafi sulla base dei temi trattati. Il corpo ovviamente varia a seconda di cosa vogliamo dire, ma generalmente la frase iniziale è ‘le scrivo questa e-mail per'.
  • Formula di chiusura: la parte finale dell'e-mail prevede la presenza di una formula di chiusura. Questa sezione può avere molte funzioni, ma serve soprattutto per esprimere il proprio interesse e la propria sollecitudine nei confronti dell'interlocutore. Usare una formula di chiusura è anche un atto di gentilezza e cortesia, un po' come quando si saluta prima di andar via nelle conversazioni faccia a faccia. Anche questa parte varia a seconda dello scopo dell'e-mail e vedremo a seguire quali sono le opzioni da poter utilizzare.
  • Firma: in ultimo, è anche importante ricordarsi di firmare l'e-mail inserendo tutte le informazioni necessarie sul mittente, come il nome, il cognome e il ruolo ricoperto all'interno dell'azienda.

Perché la chiusura è importante

Una volta chiara la struttura del proprio testo è anche importante capire perché le formule di chiusura sono essenziali: se ti sei chiesto almeno una volta come finire un'e-mail è molto probabile che ti sia già reso conto di quanto una buona chiusura possa influenzare la percezione del destinatario. Ma perché la chiusura è così importante?

In linea generale, una buona chiusura di un'e-mail è fondamentale per fare una buona impressione su chi legge e per trasmettere il proprio interessamento nei confronti del mittente e della sua opinione. Una formula di chiusura può essere anche utile per far presente di essere disponibile per delucidazioni, dubbi o domande, o ancora per specificare di essere disposti ad affrontare l'argomento in oggetto di persona o attraverso una videochat.

Come abbiamo già detto sopra, molto dipende anche dall'argomento trattato: per questo motivo, riporteremo qui di seguito alcune delle situazioni lavorative più comuni in cui è fondamentale prestare attenzione a come finire un'e-mail.

Come concludere un'e-mail quando si invia una candidatura spontanea

Una delle circostanze lavorative in cui potresti chiederti come finire un'e-mail è quella relativa all'invio di una candidatura spontanea. Quando si invia il proprio curriculum ad un'azienda è sempre molto importante dimostrare l'apprezzamento per il tempo che ci viene concesso e dimostrarsi disponibili ad un incontro conoscitivo per ulteriori approfondimenti.

Alcuni esempi di frasi efficaci per concludere un'e-mail di questo tipo potrebbero essere:

  • La/Vi ringrazio in anticipo per il tempo dedicatomi
  • Rimango a disposizione per un incontro conoscitivo di persona o in videochat
  • Fiducioso/a che il mio profilo possa risultare adatto per la posizione richiesta, porgo cordiali saluti
  • Spero di risentirla/risentirvi presto

Scegliere più di una di queste formule è altrettanto efficace per chiudere un'e-mail in modo corretto: un esempio potrebbe essere quello di ringraziare prima e specificare poi l'augurio di essere ricontattati presto.

Come chiudere un'e-mail dopo aver fissato un incontro

Un'altra occasione in cui ci si potrebbe chiedere come finire un'e-mail è dopo aver fissato un incontro con i colleghi o con il proprio datore di lavoro. In occasioni come questa è importante che la formula di chiusura metta in evidenza la propria volontà di partecipare presto all'incontro, di discutere i dettagli dei progetti in corso, o ancora di approfondire l'argomento in questione. Alcune formule da poter usare in occasioni come questa sono le seguenti:

  • La/Vi ringrazio per le informazioni e resto in attesa dell'incontro di lunedì
  • In attesa di approfondire l'argomento lunedì, vi/le auguro buon lavoro e un piacevole fine settimana
  • La/Vi ringrazio in anticipo e resto in attesa di discutere tutti i dettagli durante l'incontro di lunedì

Come finire un'e-mail dopo aver inviato un lavoro di prova

Agli inizi della propria carriera e soprattutto in determinati ambiti lavorativi è molto probabile che ti venga richiesto di inviare un lavoro di prova prima di iniziare una collaborazione continuativa: ciò è valido soprattutto per i liberi professionisti o, ad esempio, per chi si occupa di servizi di traduzione, editing, grafica, video making e così via. Ecco quindi una serie di esempi su come finire un'e-mail dopo aver inviato il tuo primo lavoro:

  • Resto a disposizione per ulteriori dubbi e chiarimenti
  • Per qualsiasi domanda o necessità di modifica non esiti a contattarmi
  • Mi auguro che il lavoro svolto sia in linea con quanto richiesto

In questi casi, quindi, è sempre indicato dimostrare il proprio desiderio che il lavoro sia stato svolto nel migliore dei modi e dimostrarsi allo stesso tempo disponibili a rispondere a eventuali domande, fugare dubbi o effettuare delle modifiche, se necessario.

Come finire un'e-mail dopo aver accettato un lavoro

Un'ultima occasione in cui potresti chiederti come concludere un'e-mail è dopo aver accettato un lavoro che ti è stato proposto in precedenza. In questo caso, è importante che le formule di chiusura utilizzate mettano in evidenza la tua gratitudine per la possibilità che ti è stata concessa ed il tuo impegno nel far sì che il rapporto lavorativo possa proseguire nel migliore dei modi. Qui di seguito troverai una serie di formule da poter utilizzare in situazioni simili:

  • La/Vi ringrazio per l'opportunità e resto in attesa di dettagli futuri
  • Sono molto lieto/a di poter iniziare questa collaborazione con voi/lei
  • La/Vi ringrazio ancora per la fiducia riposta nelle mie capacità
  • Grazie ancora per avermi dato l'opportunità di entrare a far parte del vostro gruppo

L'importanza della firma

Oltre alla formula di chiusura, anche la firma di un'e-mail è altrettanto importante, soprattutto quando vi è necessità di mettere bene in evidenza i propri dati per il destinatario del messaggio. Specialmente in ambito professionale è necessario che la firma non riporti solo il nome e cognome del mittente, ma anche qualche dettaglio in più, come ad esempio il numero di telefono o il link al proprio sito web personale, oltre a una breve dicitura sull'incarico ricoperto.

È importante ricordare che una firma predefinita può essere inserita e selezionata direttamente dalle impostazioni della propria casella di posta elettronica: in questo modo non ci sarà bisogno di riscrivere tutti i dati ogni volta. Di seguito alcuni suggerimenti per creare la tua firma professionale:

  • Ricorda di inserire i tuoi nome e cognome come primo elemento. Adotta uno stile semplice ed evidenzia questo elemento in grassetto o con un carattere di dimensione più grande.
  • Riporta il tuo titolo professionale o la tua area di competenza nella seconda riga. In questo modo, il destinatario avrà subito chiaro il tuo ruolo.
  • Inserisci il tuo numero di telefono fisso o di cellulare: nel caso tu voglia inserire più numeri su cui poter essere contattato, ricorda di inserirli tutti sulla stessa riga separati da una barra verticale.
  • Inserisci la tua e-mail aziendale in quarta riga o, in alternativa, l'e-mail sulla quale preferisci essere contattato.
  • In ultimo, ricorda di inserire i collegamenti ipertestuali per rimandare ai tuoi principali canali social: opta per social network professionali, blog aziendali oppure inserisci un collegamento diretto ai canali social della tua azienda.

Una buona chiusura sarà sicuramente in grado di rendere le tue e-mail più professionali, accurate e complete di ogni dettaglio.

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