Come rispondere ad una lettera di richiamo

Di Team editoriale di Indeed

Pubblicato in data 21 giugno 2022

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Se hai ricevuto una lettera di richiamo al lavoro, probabilmente ti starai chiedendo come è più opportuno agire e rispondere. A prescindere dal fatto che tu abbia commesso un errore o che tale comunicazione derivi da un malinteso, è bene tenere a mente che ricevere un richiamo non implica un licenziamento imminente.

È necessario però rispondere a tale comunicazione in modo ponderato e avere chiari gli scenari conseguenti al richiamo. In questo articolo spiegheremo cos'è una lettera di richiamo, illustreremo le opzioni a tua disposizione e chiariremo come rispondere al meglio.

Cos'è una lettera di richiamo

Una lettera di richiamo, o lettera di contestazione, è una sanzione disciplinare sul lavoro. Si tratta di una comunicazione scritta con cui il datore riprende un dipendente o una dipendente in seguito a un comportamento inadeguato. Ben diversa dal licenziamento per giusta causa, è uno dei procedimenti disciplinari meno gravosi previsti dai contratti collettivi di lavoro. Per prepararti al meglio a questa evenienza e reagire in modo professionale ti sarà utile capire le finalità, le occasioni e la struttura di questa sanzione, per poi analizzare le possibilità di risposta che hai a disposizione.

Finalità della lettera di richiamo

Iniziamo riportando parte dell'art. 7 dello Statuto dei lavoratori (legge n. 300/1970), che indica che "Il datore di lavoro non può adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del lavoratore senza avergli preventivamente contestato l'addebito e senza averlo sentito a sua difesa". Con la lettera di richiamo, il datore di lavoro non prende alcuna decisione in merito al comportamento contestato o al futuro del rapporto lavorativo con il dipendente. Si tratta piuttosto di una comunicazione che ha le seguenti finalità:

  • Comunicare al dipendente che deve migliorare o correggere una sua condotta.

  • Invitare il dipendente a prendere posizione riguardo ai fatti contestati, ad esempio riconoscendo i comportamenti incriminati e adoperandosi per correggerli.

  • Nell'ipotesi di una futura causa legale, la contestazione risulterà utile al datore di lavoro poiché costituirà una prova del suo tentativo di salvaguardare il rapporto di lavoro con il dipendente comunicandogli la necessità di apportare modifiche alla sua condotta

Quando si riceve una lettera di richiamo

Normalmente i datori di lavoro scelgono di inviare una lettera di richiamo per uno o più comportamenti ritenuti lesivi degli obblighi contrattuali previsti dall'azienda. Si tratta di violazioni non gravi, per le quali è invece prevista la possibilità di licenziamento per giusta causa. Ad esempio, puoi ricevere un richiamo per motivi come un ritardo frequente sul luogo di lavoro, assenze non motivate, l'uso del PC o dei dispositivi informatici e telefonici aziendali per fini personali e scarsa attenzione durante lo svolgimento delle tue mansioni.

Forma e contenuto della lettera di richiamo

Affinché sia valida, una lettera di richiamo deve rispondere a determinati requisiti e deve presentare un certo tipo di contenuti. Ora vediamo insieme la forma e il contenuto di una lettera di richiamo.

  • Modalità di consegna. La lettera di contestazione deve essere inviata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, oppure consegnata a mano dal datore di lavoro o da un responsabile delle Risorse Umane al dipendente o alla dipendente.

  • Motivo del richiamo. L'informazione principale che la lettera deve riportare è la ragione dettagliata del richiamo, pertanto deve descrivere con precisione il comportamento incriminato.

  • Richiesta. Il datore di lavoro chiederà esplicitamente al dipendente di modificare l'atteggiamento giudicato come non appropriato.

  • Conseguenze. La lettera può indicare eventuali misure e conseguenze giuridiche a cui andrà incontro il dipendente se non modifica il suo comportamento.

Come rispondere a una lettera di richiamo

Pur non essendo obbligatorio rispondere a una lettera di richiamo, è consigliabile non rimanere in silenzio. Nonostante sia una situazione spiacevole, è opportuno cercare di mantenere il controllo, fare chiarezza sul contenuto della lettera ricevuta e decidere come replicare, adottando un atteggiamento calmo e ponderato. Vediamo ora nel concreto come procedere: secondo la legge, il dipendente deve rispondere alla lettera entro 5 giorni dalla ricezione e può avvalersi dell'aiuto dei rappresentanti del sindacato per decidere come rispondere. Non sempre però il contenuto della lettera di richiamo corrisponde a verità: talvolta è il datore di lavoro a essere nel torto e si tratta quindi di un abuso di potere. In generale, una volta ricevuta la lettera, il dipendente ha due opzioni:

  • Se il dipendente ritiene che il comportamento abbia effettivamente violato il regolamento aziendale, può riconoscere la condotta scorretta. In questo caso, attraverso una lettera o un colloquio, specificherà le circostanze e le motivazioni che hanno determinato il suo comportamento.

  • Se invece il dipendente ritiene che le accuse esposte non corrispondano a verità o pensa che siano frutto di un malinteso, può non riconoscere la condotta scorretta. Anche nel caso in cui il datore fosse nel torto e stesse esercitando un abuso di potere, è importante rispondere. Questo scenario è più complesso, in quanto richiede una risposta che delinei con precisione le circostanze e gli elementi a proprio favore.

In entrambi i casi, il riscontro del lavoratore può avvenire in forma scritta o orale. Ricordiamo infine che, per preservare un buon rapporto con l'azienda, è importante che la lettera di risposta da parte del lavoratore faccia uso di un linguaggio educato, attento e preciso e scongiuri possibili scontri.

Gli scenari possibili dopo la risposta

Dopo aver consegnato la risposta, il datore di lavoro deciderà se accogliere le giustificazioni fornite dal dipendente o intraprendere un provvedimento disciplinare. Nel secondo caso, il datore dovrà darne comunicazione scritta al dipendente entro dieci giorni dalla ricezione della sua risposta. Se, invece, il datore decide di accogliere le giustificazioni del dipendente e continuare il rapporto di lavoro, non è necessaria alcuna comunicazione scritta: dopo dieci giorni dalla ricezione della lettera di risposta o dal colloquio col dipendente, la questione potrà ritenersi risolta.

Cambiare lavoro

Parallelamente alle opzioni delineate, il dipendente può scegliere di iniziare a cercare un nuovo lavoro. La presenza di conflitti sul luogo di lavoro è infatti uno dei motivi principali che portano a cercare nuovi percorsi di carriera, come spiega questo articolo di Indeed sulle ragioni per cui si cambia lavoro. Ricordiamo che, anche nel caso in cui il dipendente o la dipendente decida di cambiare lavoro o di cercare attivamente una nuova opportunità, è sempre auspicabile mantenere un buon rapporto con il datore di lavoro attuale ed evitare ogni tipo di scontro, poiché la nuova potenziale azienda potrebbe richiedere delle referenze. Nel caso in cui tu decida di esplorare nuovi scenari professionali, ti consigliamo di approfondire il concetto di restartability, ovvero la capacità di adattarsi con successo al cambiamento, reinventarsi sul lavoro e ripartire con entusiasmo.

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