Crescita professionale

Come migliorare la comunicazione tra colleghi di lavoro

Comunicare vuol dire condividere idee, pensieri, stati d’animo, emozioni, fra due o più persone. Partendo da questa considerazione, risultano subito evidenti i motivi per cui la comunicazione è un’attività che riveste un ruolo così importante nella vita in generale e nella sfera professionale.

Nel presente articolo, scopriremo insieme i vari tipi di comunicazione e come migliorare la nostra capacità comunicativa, e dunque d’interazione, per dare una spinta alla nostra carriera.

L’importanza della comunicazione

La comunicazione è alla base di qualsiasi rapporto fra le persone, perché è uno strumento fondamentale per condividere un’idea, trasmettere un messaggio o farsi portavoce di un proposito. La capacità comunicativa è considerata una delle principali soft skills, che sono le competenze trasversali e non tecniche, e dunque quelle che si riferiscono ai tratti e agli attributi della persona e non si acquisiscono tramite corsi e attestati, ma si hanno un po’ per natura e un po’ per l’impegno dedicato al loro sviluppo.

In ambito professionale, i bravi comunicatori sono particolarmente apprezzati dai selezionatori, perché sono portati a integrarsi bene nei vari gruppi di lavoro e hanno la capacità di esternare e veicolare le loro idee, condividendo con i colleghi competenze e abilità e riuscendo a collaborare in maniera ottimale. Allo stesso tempo, acquisiscono particolare valore agli occhi dei manager e dei responsabili, che apprezzano chi sa far valere le proprie idee e convinzioni per ottenere un risultato e stabilire un clima aperto e diretto, che non lascia spazio a dubbi e fraintendimenti.

La capacità di comunicare rappresenta dunque una competenza molto richiesta dai datori di lavoro. Vediamo insieme a seguire come poterla sviluppare al meglio.

Come migliorare la comunicazione

Partiamo da un punto fondamentale: conoscere e sviluppare le proprie capacità di comunicazione rappresenta un’attività alla quale ciascun dipendente dovrebbe dedicare tempo e risorse per migliorare le proprie performance e risultare competitivo all’interno della propria azienda.

Chi ben comunica sarà chi, meglio e prima degli altri, riuscirà a scalare la gerarchia aziendale, avanzando di grado e facendo carriera; con l’intervento giusto durante una riunione, con una presentazione efficace e convincente durante un meeting, oppure con un’e-mail chiara e precisa, avrà tutti gli strumenti per potersi distinguere fra i colleghi e brillare agli occhi dei superiori.

A questo punto, occorre dire che la comunicazione può assumere forme e caratteristiche diverse, a seconda del rapporto gerarchico che intercorre fra mittente e destinatario del messaggio, dello scopo e dell’oggetto della comunicazione, del mezzo che viene utilizzato, della confidenza che si ha con l’interlocutore, eccetera. Per fare un esempio, sarà chiaramente diverso il modo in cui un capo comunica con il suo team, da quello in cui parlano fra loro due colleghi di pari livello.

Proprio per questo, è fondamentale riuscire ad adattare la propria modalità di comunicazione alle caratteristiche della comunicazione stessa. Quest’idea si lega in modo stretto al concetto di comunicazione empatica. L’empatia è la capacità di riuscire a vestire i panni dell’altro, sentendo quello che l’altro sente; la comunicazione empatica è quindi quella modalità che permette di adattare le proprie modalità comunicative al messaggio che si vuole veicolare, al destinatario e alle circostanze all’interno delle quali avviene la comunicazione. Riuscire a entrare in sintonia profonda con un’altra persona rappresenta sicuramente un elemento chiave per stabilire un processo comunicativo efficace.

Per riuscire al meglio in questo scopo, vediamo insieme le varie tipologie di comunicazione.

Le varie tipologie di comunicazione

Come abbiamo detto, vi sono vari modi e forme di comunicare; vediamo insieme a seguire le diverse tipologie di comunicazione e come ottimizzarle per essere positivi e collaborativi in ufficio.

Parliamo di comunicazione verbale, comunicazione non verbale e comunicazione scritta, tre modalità che trovano spazio all’interno dell’azienda e che contribuiscono a dare un’idea della capacità comunicativa di ogni dipendente. Proprio per questo è importante conoscerne i trucchi e gli stratagemmi per spiccare agli occhi di superiori e colleghi.

La comunicazione verbale

Si definisce verbale quella tipologia di comunicazione che permette di trasmettere un messaggio usando la voce come mezzo. Si configura come la modalità di comunicazione più immediata in ambito lavorativo, usata durante incontri, riunioni e presentazioni.

Ci sono diversi aspetti che è importante tenere in considerazione quando si vuole migliorare la propria comunicazione verbale per renderla più efficace in ufficio:

  • Prestare attenzione al tono di voce: occorre controllarlo in ogni occasione e mantenerlo calmo e pacato. Solo in questo modo sarà possibile veicolare in maniera corretta il messaggio, allontanando l’attenzione da qualsiasi possibile distrazione e rendendo la comunicazione coerente.
  • Usare l’ascolto attivo, prestando attenzione alle reazioni che le proprie parole suscitano: solo in questo modo sarà possibile cercare di individuare le reazioni e le sensazioni degli altri, adattando anche la comunicazione alla situazione specifica. Questo è uno degli aspetti più importanti per un comunicatore efficace, perché parte dall’idea che la comunicazione implichi la trasmissione di un messaggio dal mittente al ricevente; senza quest’ultimo, o senza che quest’ultimo sia parte attiva del processo, non c’è e non ci può essere comunicazione.
  • Chiedere dei feedback: è importante tenere sempre a mente che il successo di una buona comunicazione passa anche attraverso il modo in cui gli ascoltatori percepiscono le nostre parole e reagiscono al messaggio che vogliamo veicolare. Per questo, bisogna fare in modo di rendere la comunicazione un dialogo bidirezionale, in cui tutti coloro che sono coinvolti abbiano la possibilità di esprimere il proprio parere. Sapere quello che gli altri pensano e come reagiscono a quanto stiamo dicendo è fondamentale per impostare correttamente una comunicazione strutturata.

La comunicazione non verbale

Si definisce non verbale tutta quella parte della comunicazione che non passa attraverso il linguaggio. Stiamo quindi parlando dei gesti, delle espressioni del volto, dello sguardo, della postura e di tutto ciò che, senza l’uso della parola, riesce a raccontare quello che pensiamo e sentiamo. Intenzionale o involontario, può essere quel sorriso che spunta sul viso quando si ascoltano delle parole che ci rendono felici, oppure quelle braccia che si incrociano sul petto per qualcosa che ci infastidisce, oppure le sopracciglia che si sollevano se non si comprende qualcosa; insomma, sono vari i modi per veicolare un messaggio senza parlare.

Ecco alcuni consigli per sfruttare nel modo migliore la comunicazione non verbale:

  • Cercare di capire come il corpo reagisce alle emozioni che si provano: è importante sapere come vengono mostrate e come appaiono all’esterno le proprie sensazioni, in modo da avere la possibilità di gestirle e controllarle. Cosa succederebbe, per esempio, se chi deve trasmettere la propria leadership mostrasse insicurezza, o se chi volesse mandare un messaggio di condivisione dimostrasse chiusura? Sicuramente, la comunicazione ne risentirebbe.
  • Sviluppare la conoscenza di sé: è collegato al punto precedente perché permette di far arrivare all’esterno soltanto i messaggi che si vuole far conoscere a tutti. Conoscere il modo in cui il proprio viso e il proprio corpo reagiscono è fondamentale per inviare messaggi coerenti fra linguaggio verbale e linguaggio non verbale.
  • Essere consapevoli dell’importanza del linguaggio del corpo: con questa consapevolezza, potremo utilizzarlo in maniera informata per supportare il messaggio che si vuole trasferire con le parole, oppure per fornire un riscontro a quanto si sta ascoltando.
  • Osservare che cosa comunica il linguaggio del corpo delle altre persone: l’osservazione è uno dei mezzi migliori per apprendere e far tesoro di qualcosa; basandoci sul linguaggio corporeo altrui, potremo interiorizzare determinate espressioni o determinati gesti per veicolare il nostro messaggio.

In ambito lavorativo, è fondamentale riuscire a trasmettere un’immagine di sé coerente, in cui linguaggio verbale e linguaggio del corpo rappresentano due elementi capaci di trasferire, insieme, il medesimo messaggio, ognuno a rafforzamento dell’altro.

Trasferire un messaggio positivo usando un linguaggio del corpo che trasmette chiusura, crea un effetto straniante, facendo venire meno una comunicazione efficace. Allo stesso modo, lasciarsi sfuggire un sorriso quando si vuole veicolare un messaggio serio non può che andare a inficiare la comunicazione.

La comunicazione scritta

Oltre alla comunicazione verbale, altrettanto importante è la comunicazione scritta, che nella relazione con capi e colleghi consisterà principalmente in e-mail e messaggi.

Anche in questo caso, ci sono alcuni elementi che è importante tenere sempre a mente per riuscire a ottenere i migliori risultati dalla propria comunicazione:

  • Ricercare la semplicità: la comunicazione scritta deve essere più semplice e lineare possibile, così da fornire informazioni e indicazioni chiare.
  • Mantenere un tono neutro: cercare di limitare o escludere tutti quegli elementi che possono essere fraintesi, come l’ironia o il sarcasmo, che rischiano di essere interpretati in maniera diversa a seconda del destinatario della comunicazione.
  • Rileggere quello che si è appena scritto: dedicare del tempo a rileggere quanto si è scritto, chiedendo anche aiuto a un collega se si tratta di comunicazioni particolarmente importanti.
  • Conservare in una cartella le comunicazioni che si ritengono particolarmente efficaci: in questo modo, potremo prendere spunto quando serve.

Al termine del nostro articolo, ti sarà evidente quanto sia importante saper comunicare. Leggi i nostri consigli e prova a metterli in pratica per dare una spinta alla tua carriera.

Articoli correlati:

Articoli correlati

Visualizza altro 

Come diventare manager

Ambizione, determinazione, creatività e mentalità visionaria. Non ti piace accontentarti e hai deciso di andare oltre: scopri come diventare manager.

Errori sul lavoro: come reagire positivamente

Hai fatto un errore sul lavoro e non sai come rimediare? Ecco alcuni consigli da seguire per reagire in modo costruttivo e dimostrare la tua professionalità.