Crescita professionale

La lettera di ringraziamento professionale: cos'è e come scriverla

Questo articolo fornisce tutte le indicazioni utili a scrivere una lettera di ringraziamento efficace in ambito professionale, per comunicare la tua stima e il tuo interesse alle persone con cui hai lavorato.

La lettera di ringraziamento professionale

Esistono varie ragioni per le quali potresti voler scrivere una lettera di ringraziamento in ambito professionale, per esempio al termine di una collaborazione fruttuosa o di un progetto che si è concluso in maniera soddisfacente, oppure per ringraziare un nuovo cliente particolarmente importante. Scrivere una lettera di ringraziamento potrebbe sembrare un'idea fuori moda, ma – se onesta e ben scritta – può rivelarsi molto utile a consolidare i tuoi rapporti professionali. Vedremo in dettaglio come e perché.

Scrivere una lettera di ringraziamento ti permetterà di dimostrare il tuo interesse dal punto di vista umano, oltre che professionale, aspetto questo di fondamentale importanza anche nel mondo del lavoro. Troppo spesso ci si concentra sul rendimento professionale e si tralascia il rapporto umano, ma anche questo aspetto è cruciale in ambito lavorativo. L'effetto della lettera di ringraziamento sul destinatario sarà sicuramente positivo e contribuirà a consolidare la tua immagine.

In questo articolo troverai tutti i migliori consigli per scrivere una lettera di ringraziamento formale che sia efficace e ben articolata in tutte le sue parti.

Prima di cominciare a scrivere

Ricorda che una lettera di ringraziamento formale, indirizzata a un'azienda o a un professionista con cui si è collaborato, è un documento ufficiale a tutti gli effetti. Una lettera di ringraziamento efficace è caratterizzata da una struttura e un linguaggio formali, ma non esclude la presenza di contenuti originali e personalizzati. Potresti voler scrivere una lettera di ringraziamento per varie ragioni, in base alle quali dovrai calibrare il tuo stile di scrittura.

Quali risultati si ottengono da una lettera di ringraziamento professionale

Oltre a esprimere la tua gratitudine e la tua dedizione nei confronti di colleghi, clienti o datori di lavoro, una lettera di ringraziamento servirà anche a:

• dimostrare la tua buona educazione;

• consolidare la tua professionalità;

• lasciare un ricordo positivo di te;

• rimarcare alcuni aspetti della tua figura professionale.

Vediamo questi punti nel dettaglio.

Dimostrare la tua buona educazione

La buona educazione non è mai scontata, specie in ambiente lavorativo. Una lettera di ringraziamento rappresenta una premura in più, che di certo non passerà inosservata.

Consolidare la tua professionalità

Professionalità significa anche attenzione ai dettagli: scrivere una lettera di ringraziamento è un piccolo grande gesto che farà sentire i tuoi contatti di lavoro valorizzati e apprezzati.

Lasciare un ricordo positivo di te

Lasciare un buon ricordo può significare essere ricontattati per un altro lavoro: in ambito professionale è normale che a essere richiamate siano le persone di cui si ha un ricordo positivo.

Rimarcare alcuni aspetti della tua figura professionale

Con il giusto tatto e le giuste parole, potrai usare la lettera di ringraziamento non soltanto per suggellare una collaborazione che si è appena conclusa, ma anche per sottolineare gli aspetti della tua professionalità che ritieni più importanti in vista di impieghi futuri, come ad esempio le tue qualifiche, i tuoi titoli di studio, le tue specializzazioni ecc.

La struttura della lettera

La struttura di una lettera di ringraziamento segue le stesse regole base utili alla stesura di una lettera classica. Inizia con l'intestazione, nella quale specifichi i tuoi dati (da posizionare in alto a sinistra) e quelli del destinatario (da posizionare in alto a destra). Nel caso in cui tu scelga di inviare la tua lettera via e-mail, tralascia la parte dell'intestazione e presta invece particolare attenzione all'oggetto dell'e-mail. Un esempio di oggetto potrebbe essere "ringraziamento per la collaborazione": semplice, chiaro ed efficace, permetterà al destinatario di individuare subito il contenuto dell'e-mail e ad evitare il rischio che questa venga cestinata.

Alla prima parte segue il contenuto vero e proprio della lettera, dove inserire il testo con cui ringrazi il destinatario. Il contenuto dovrà essere necessariamente strutturato in maniera logica; a tal proposito, puoi affidarti alle seguenti linee guida.

Introduzione

Inizia la lettera definendo chi sei e il ruolo che hai svolto nella collaborazione lavorativa, anche se questi dati sono già presenti nell'intestazione. Puoi seguire questo esempio: "Sono… e ho avuto il piacere di collaborare con Voi in qualità di…". Altrimenti, scrivi qualcosa di più personale, per esempio citando un particolare avvenimento.

Corpo

Nel corpo della lettera si trova il ringraziamento vero e proprio. Cerca di non dilungarti troppo: nel mondo del lavoro il tempo a disposizione per leggere una lettera di ringraziamento è poco, quindi è preferibile un messaggio conciso, che vada dritto al punto. Non dimenticarti di menzionare la circostanza specifica in cui tu e il destinatario della lettera avete collaborato: in questo modo, personalizzerai il contenuto della lettera e dimostrerai di non avere utilizzato un modello anonimo.

Conclusione

Nella conclusione della lettera, oltre a rinnovare ancora una volta il tuo ringraziamento, aggiungi la tua disponibilità a collaborare nuovamente. Puoi seguire questo esempio: "Vi ringrazio nuovamente per aver reso possibile questa collaborazione. Mi auguro che in futuro ci saranno altre occasioni nelle quali poter mettere al Vostro servizio le mie abilità professionali".

Infine, porgi distinti saluti, con la formula che preferisci, ad esempio "Cordialmente" o "Distinti saluti".

Firma

Firma la lettera con il tuo nome e cognome o – nel caso di un'e-mail – apponi la tua firma digitale. Non dimenticare di inserire dopo la firma anche i tuoi contatti: il recapito telefonico, la qualifica professionale, il link ai tuoi profili social, l'indirizzo di eventuali siti web di cui ti occupi ecc.

Sei passi verso la lettera perfetta

  1. Scegli se spedire una lettera cartacea o un'e-mail. Entrambe queste tipologie hanno i propri pregi: la lettera cartacea può farti fare una bella figura perché considerata più seria, mentre un'e-mail è più immediata e fa risparmiare tempo a te e a chi la riceve. Sta alla tua sensibilità decidere che sistema usare, a seconda delle circostanze.
  2. Comunica con chiarezza e concisione. Usa caratteri leggibili e un corpo sufficientemente grande da poter essere letto con facilità. Evita colori sgargianti, sottolineature e grassetti e prediligi il nero per il testo. Se scrivi a mano, assicurati di avere una grafia leggibile.
  3. Controlla l'ortografia e la punteggiatura. Rileggi la lettera e assicurati che non ci siano errori di sintassi e di ortografia. Fa' leggere la lettera a qualcun altro prima di spedirla: alcuni errori potrebbero esserti sfuggiti. Se hai scritto la lettera al computer puoi utilizzare un correttore automatico. Fa' buon uso della punteggiatura: evita i punti esclamativi e suddividi i periodi usando le interpunzioni in modo corretto.
  4. Usa un tono professionale. Anche se la tipologia di lettera di ringraziamento è la più personale tra le lettere formali, usa un tono chiaro, professionale e privo di termini colloquiali.
  5. Non aspettare troppo. Più tempo passa tra la collaborazione per cui ringrazi il destinatario e la spedizione della lettera, meno efficacia avrà quest'ultima. Ricordati che il tempo di reazione è molto importante.
  6. Leggi la lettera ad alta voce. Prima di inviare la lettera prenditi qualche ora di pausa e poi rileggila ad alta voce. Ti aiuterà a individuare eventuali errori e a correggerli.

Altri consigli per scrivere una lettera di ringraziamento formale

  • Utilizza frasi brevi. Le frasi lunghe più di tre righe sono difficili da leggere e scoraggiano il lettore. Nel frenetico mondo di oggi, la capacità di concentrazione si è molto ridotta; inoltre, un testo che si articola in frasi brevi riesce a veicolare il messaggio in modo più diretto e univoco. Usa il punto fermo per spezzare le frasi lunghe in frasi più brevi ed efficaci.
  • Suddividi il testo in paragrafi. I paragrafi sono fondamentali ai fini della leggibilità. Permettono di creare pause nel testo che consentono al lettore di riposare gli occhi per qualche istante. Prova a immaginare per un momento come sarebbe leggere questo articolo se non fosse diviso in paragrafi: la sua consultazione sarebbe molto più difficile e faticosa.
  • Concentrati su chi riceve la lettera, non su di te. Ricordati che una lettera di ringraziamento professionale è un tuo gesto rivolto verso un destinatario. Quindi, anche se, come hai letto in precedenza, potrai sfruttare quest'occasione per ricordare le tue qualifiche e per proporti in vista di future collaborazioni, ricordati che al centro della lettera deve restare il destinatario.
  • Scrivi in maniera autentica e originale. Gli esseri umani hanno l'innata capacità di riconoscere messaggi autentici. Mantieni quindi un tono formale, ma senza distorcere in maniera innaturale la tua essenza, o altrimenti la lettera risulterà forzata. Se riuscirai anche a dare un tocco di concretezza alla tua lettera usando esempi che rimandano all'esperienza lavorativa condivisa e ad arricchirla con contenuti originali che ti rappresentano, ti potrai considerare un vero e proprio prodigio della comunicazione.

Articoli correlati

Visualizza altro 

Lavori creativi: ecco i più richiesti e come trovarli

La guida definitiva per chi cerca un lavoro creativo: come scoprire i profili più ricercati, creare il portfolio perfetto, ottenere il colloquio e il lavoro.

Crescita personale e professionale

Scopri la relazione tra crescita personale e crescita professionale e come seguire un programma di crescita personale può aiutarti a migliorare la tua carriera.