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Come scrivere una mail formale di lavoro

Inviare una mail formale può sembrare molto semplice, almeno a primo impatto. La parte difficile è però riuscire a scriverne una che attiri l'attenzione e riesca a colpire il destinatario. L'obiettivo di questa guida è proprio aiutarti a capire come scrivere una mail formale nel migliore dei modi. Ti daremo dunque dei consigli su cosa fare e soprattutto sugli errori da evitare.

La mail formale

Per iniziare, chiariamo cosa si intende con mail formale. Una mail formale è un messaggio di posta elettronica indirizzato a una persona con cui non si ha un rapporto confidenziale e amichevole ma formale. Può dunque essere un professore, un datore di lavoro, un cliente o magari il nostro medico. A differenza della mail informale, indirizzata ad amici e conoscenti e colloquiale, lo stile di quella formale dovrà essere adeguato e dunque serio e controllato.

Nel nostro caso, ci occuperemo di una mail formale da inviare per rispondere a un'offerta di lavoro o per candidarci spontaneamente. Cominciamo.

La struttura della mail formale

Come ogni mail, anche la mail formale è composta dagli indirizzi e-mail, da un oggetto e dal testo. Come vedremo, all'interno di quest'ultimo, ci sono diversi aspetti da prendere in considerazione, ma la struttura principale è composta da questi tre punti ed è da qui che vogliamo partire.

Indirizzi e-mail

Ti sarai reso conto che abbiamo scritto “indirizzi” al plurale e non “indirizzo” al singolare. Questo perché, quando si scrive una mail, bisogna stare attenti sia all'indirizzo mail del destinatario (come vedremo a breve) sia a quello del mittente.

Il mittente

L'indirizzo mail da cui si invia la missiva elettronica merita infatti la dovuta attenzione, perché se scriviamo da “giocherellone89@gmail.com” oppure da “nonrispondere77@hotmail.it”, renderemo vano in partenza qualsiasi sforzo investito nella stesura della mail, dato che probabilmente apparirà come spam. Conviene creare un indirizzo ad hoc, meglio se una casella di posta elettronica certificata, che potremo utilizzare per inviare e ricevere tutte le comunicazioni formali.

Il destinatario

Bene, veniamo adesso all'indirizzo mail del destinatario. Nel campo corrispondente troviamo tre possibilità: ‘A' (o l'equivalente inglese, ‘to'), ‘Cc' e ‘Ccn'. Dunque, il primo è il campo standard a cui inviare la mail se si tratta di un unico destinatario.

Il secondo, ovvero ‘CC', significa ‘copia conoscenza' e deve essere riservato a un secondo indirizzo a cui vorremmo far ricevere una copia della mail. Puntualizziamo che, quando si invia una mail anche a un altro soggetto in ‘CC', il destinatario principale saprà che la mail è stata inviata anche a un'altra persona, perché questa modalità di copia lascia visibile il secondo destinatario, con il relativo indirizzo mail. È dunque buona abitudine specificarlo nel testo della mail stessa, per esempio nella parte in alto a destra, prima ancora dell'intestazione, usando la dicitura ‘Per conoscenza all'indirizzo del Dott. X'.

Il terzo e ultimo campo è il ‘Ccn', ovvero ‘copia conoscenza nascosta'. In questo caso, il destinatario principale non saprà che la mail è stata inviata anche ad un'altra persona.

Oggetto

Poche parole fondamentali: questo è il concetto che devi avere in mente quando scrivi l'oggetto della mail.

Questo campo deve infatti esibire poche parole ma con un'importanza tale da incoraggiare l'apertura della missiva elettronica. Ricorda che qualsiasi destinatario è riluttante ad aprire mail provenienti da indirizzi sconosciuti che per giunta sono prive di oggetto; dunque, non lasciare mai vuoto questo campo. In secondo luogo, ricorda la chiarezza e la sintesi. Meglio andare dritti al punto.

Dunque, se ti stai candidando spontaneamente, dillo chiaramente, inserendo anche i tuoi nome e cognome. Per esempio: ‘Candidatura spontanea Mario Rossi'.

Testo

Sperando che l'oggetto abbia attirato l'attenzione del lettore, eccoci arrivati al testo. Anche in questo caso, ci sono degli step da seguire per fare in modo che il lettore arrivi alla fine della mail e magari ci contatti per fissare un colloquio. Vediamoli insieme.

Intestazione

Il destinatario della mail deve essere sempre chiaro. Fai una breve ricerca per risalire al nome di chi probabilmente leggerà la lettera, nel nostro caso il recruiter o il datore di lavoro, e inseriscilo nell'intestazione. Evita di scrivere “Egregia società” o “Egregio direttore”, perché queste formule faranno pensare al lettore che non hai fatto alcuno sforzo per rintracciare i suoi dati e la sua attenzione sarà dunque ridotta.

Inoltre, trattandosi di una mail formale, evita parole come ‘Caro' o ‘Gentile' affianco al nome. Finché non risponde, sarà un primo contatto ed è dunque meglio usare un canonico ‘Egregio' o ‘Spettabile'. Caro e Gentile, infatti, vanno benissimo per le mail informali. Non dimenticare il titolo del destinatario. Se è un dottore, un professore, un ingegnere o un architetto, inseriscilo sempre. Se non ha alcun titolo, o non lo conosci con certezza, utilizza un tradizionale “Sig.” o “Sig.ra” e andrai sul sicuro.

Presentazione

Il destinatario non ti conosce e non sa niente sul tuo conto. È buona norma, quindi, spiegargli chi sei, indicando nome, cognome, ruolo e, sinteticamente, il motivo della tua mail.

Corpo

Le tre regole imprescindibili per scrivere il corpo di una mail formale nel modo adeguato sono chiarezza, precisione ed educazione:

  • La chiarezza: riguarda soprattutto la prima parte del testo, nella quale devi essere più chiaro possibile, andando dritto al fulcro della tua richiesta. Se si tratta di una candidatura spontanea, spiega perché hai scelto quell'azienda e soprattutto quale contributo apporteresti a essa. Evidenzia dunque le tue skill e il percorso di studi svolto.
  • La precisione: significa non essere approssimativo. Se parli di un lavoro, specifica per quanto tempo lo hai svolto e il motivo per cui è terminato. Inutile far venire strane idee al recruiter; è molto meglio rispondere subito alla sua potenziale domanda. Nel caso in cui vi siano degli allegati, ti consigliamo di specificarlo sempre, chiarendo di cosa trattano.
  • L'educazione: è alla base di qualsiasi rapporto umano, a maggior ragione in questo caso. Rivolgiti con il “Lei” al tuo destinatario. Sarà segno di rispetto ed educazione, due qualità sempre molto apprezzate, soprattutto nel mondo del lavoro. Qualcuno usa la lettera grande anche per i pronomi (per es.: porgerLe distinti saluti). Vedi tu; se lo reputi troppo formale e antiquato, puoi anche non usare la maiuscola di cortesia.

Bene, a questo punto non resta che concludere la tua mail formale. Vediamo come farlo.

Conclusione

Perfetto, sei riuscito a giungere alla fine. Adesso, occorre fare un ultimo sforzo e chiudere la mail in maniera cortese. Non dimenticarti dunque di ringraziare per il tempo che ti è stato concesso, di salutare e di renderti disponibile per un incontro.

Una formula come il tradizionale ‘In attesa di un suo cortese riscontro e ringraziandola per l'attenzione, la saluto cordialmente e resto a completa disposizione per un colloquio conoscitivo.' va benissimo, o comunque qualcosa di simile. Naturalmente inserisci il tuo recapito telefonico e, infine, non dimenticare la firma.

Gli errori da evitare

Nel corso di questa guida per capire come scrivere una mail formale, abbiamo già visto alcuni degli errori da evitare, tra cui l'indirizzo mail “stravagante”, la mancanza di oggetto, l'intestazione incompleta. Ce ne sono però altri che non abbiamo ancora menzionato. Vediamoli subito.

Errori grammaticali, di ortografia e di battitura

Nessuno vorrebbe mai leggere una mail colma di errori grammaticali, sintattici od ortografici. Persino il profilo più valido apparirebbe sminuito in presenza di errori gravi e ripetuti. Per evitare che questo accada, ricorda di rileggere sempre la tua mail prima di inviarla e, qualora avessi qualche dubbio, controlla sempre di aver usato la grafia giusta e la forma corretta.

Niente battute o emoticon

Dovrebbe essere scontato, ma ai giorni d'oggi siamo abituati alla messaggistica istantanea con amici, parenti e conoscenti, che ci porta a ‘colorare' ciò che scriviamo con emoticon, battute o anche modi di dire e risate, perché no. Tuttavia, nel corpo di una mail formale non devono comparire questi elementi, perché si tratta di un testo serio e, appunto, formale. Useresti mai un'emoticon in un documento ufficiale?

Lunghezza spropositata

Dosa la lunghezza della tua mail e cerca di evitare di scrivere troppo. I ritmi aziendali sono frenetici, il tempo stringe e un testo immediato e conciso è preferito. Tuttavia, anche i testi troppo brevi sono sconsigliati, soprattutto per quanto riguarda richieste importanti come la candidatura per un lavoro. In genere, la lunghezza ideale è fra le 15 e le 20 righe.

Orari strani

Un altro dettaglio, spesso non preso in considerazione da molte persone, è l'orario di invio. Non inviare la tua mail nel cuore della notte, perché non faresti una bella impressione con il destinatario e, soprattutto, rischieresti di farla scorrere in basso, sotto a quelle spedite nel primo mattino.

Bene, a questo punto hai tutto ciò che ti serve per scrivere la tua mail formale. Prenditi il tuo tempo per leggere e rileggere i nostri consigli e poi mettiti in gioco che le opportunità sono infinite!

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