La tutela della privacy tra colleghi di lavoro

Di Team editoriale di Indeed

3 gennaio 2022

La tutela della privacy è importantissima non solo nella vita privata, ma anche nella vita lavorativa: in questo ambito, il diritto fondamentale alla riservatezza dei lavoratori è sancito da diverse normative. Nonostante si discuta spesso dei limiti che il datore di lavoro deve rispettare nei confronti dei propri collaboratori, non si parla molto di diritti e doveri in materia di privacy tra colleghi di lavoro.

Continua a leggere e scopri i limiti da non superare per salvaguardare la riservatezza dei colleghi e per assicurarti che anche la tua privacy sia rispettata. Evitando questi atteggiamenti potrai preservare un clima sereno e collaborativo nel tuo ambiente di lavoro ed evitare potenziali conseguenze negative.

Il rispetto della privacy tra colleghi di lavoro

In un rapporto tra datore di lavoro e dipendente o collaboratore, la riservatezza del lavoratore è in genere tutelata da norme ben precise, tra cui lo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970), ma anche il più recente GDPR, o Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell'Unione Europea (Regolamento 2016/679). Inoltre, nel corso degli anni sono state redatte numerose indicazioni in merito da parte del Garante della Privacy. Queste normative e linee guida hanno lo scopo di mediare tra la riservatezza del lavoratore e le esigenze del datore di lavoro, a cui occorrono determinate informazioni personali per garantire il corretto svolgimento delle attività e il monitoraggio della produzione.
D'altra parte, il dipendente o collaboratore ha il diritto di mantenere riservate alcune informazioni (come i dettagli sulla propria vita privata, le relazioni sentimentali, lo stato di salute e l'appartenenza sindacale, politica o religiosa), in modo da evitare di subire eventuali discriminazioni.

Quando però si parla di rapporti tra colleghi, i confini si fanno meno definiti: non esistono normative specifiche che regolino la privacy tra colleghi di lavoro, ma solamente raccomandazioni del Garante della Privacy, sentenze dei tribunali e disposizioni frammentarie. In questo articolo ti indicheremo quali attività rispettano la privacy tra colleghi e quali no.

Accedere al computer di un collega

La normativa sulla privacy vieta di accedere al computer di un collega di lavoro senza il suo consenso, anche qualora il dispositivo non richieda di inserire credenziali. Ciò si applica anche quando si conosce la password di accesso di un collega e la si usa per visualizzare dati che non si potrebbero visionare dalla propria postazione.

Anche leggere le e-mail altrui potrebbe comportare problemi, in quanto la segretezza della corrispondenza (inclusa la posta elettronica) è tutelata sia dalla Costituzione sia dal codice penale. L'accesso alle e-mail dei colleghi, infatti, potrebbe essere illecito, nonostante le caselle di posta siano di proprietà del datore di lavoro e i messaggi inviati e ricevuti su un determinato indirizzo e-mail siano necessari per lo svolgimento delle attività aziendali.

Infatti, in base all'attuale normativa europea sulla privacy, nome e cognome sono a tutti gli effetti considerati dati personali (ex art. 4 del GDPR), anche quando sono accompagnati dal dominio aziendale, e le e-mail contenute in una casella di posta nominativa potrebbero essere considerate corrispondenza privata (a meno di specifiche regolamentazioni sul suo utilizzo).

Registrare audio e video di un collega

A differenza di quanto si pensi comunemente, registrare di nascosto una conversazione con altre persone non è sempre illecito: è infatti consentito, a patto che ci si trovi nella stessa stanza e si stia partecipando alla discussione. Al contrario, non è consentito accendere il registratore e uscire dal locale mentre la conversazione è in corso, per poi usufruire in seguito del materiale registrato. Se ci si trova nella stessa stanza della conversazione, non è nemmeno necessario ottenere il consenso altrui per avviare la registrazione, e tale prova può essere esibita per tutelare i propri diritti in un eventuale processo.

Vi sono però alcuni luoghi e casi in cui la registrazione risulta vietata. È il caso, ad esempio, delle abitazioni private: non è lecito registrare una persona nella propria casa. Questo divieto vige anche sul luogo di lavoro se la registrazione è esplicitamente vietata e viene effettuata senza previo consenso. Ciò vale sia per i lavoratori dipendenti sia per i collaboratori esterni, ma si applica anche al datore di lavoro, che non può registrare in azienda una conversazione con un dipendente.

Vi sono comunque alcune eccezioni al divieto di registrazioni sul luogo di lavoro: è il caso del dipendente che desideri tutelare i propri diritti o dimostrare di aver subìto un abuso. La registrazione potrebbe essere utilizzata come prova se ad esempio documentasse una situazione conflittuale o servisse per difendersi da un licenziamento ritenuto immotivato.

Inoltre, la registrazione dei colleghi a loro insaputa può comunque avvenire al di fuori del luogo di lavoro (a patto che non si tratti di luoghi in cui le registrazioni sono vietate, come le abitazioni private). Ad esempio, non è considerato illecito effettuare registrazioni in auto, all'aria aperta o in un bar poiché le norme sulla privacy tra colleghi di lavoro valgono solo nell'ambiente aziendale.

Scattare fotografie di un collega

Le restrizioni in azienda si applicano inoltre alle fotografie. Anche in questo caso, tuttavia, vi sono delle scappatoie: la documentazione fotografica è permessa se effettuata al di fuori del luogo di lavoro.

È il caso, ad esempio, del dipendente che veda passeggiare un collega che dovrebbe essere in malattia. Una fotografia scattata in questo frangente e inviata al datore di lavoro potrebbe infatti costituire una prova documentale in caso di licenziamento e di un eventuale processo successivo.

Diffondere informazioni riservate o maldicenze

La diffusione di pettegolezzi e maldicenze può pregiudicare il clima aziendale, compromettendo l'operatività e influenzando negativamente le prestazioni dell'intero team.
Per questo motivo, vi sono limiti anche riguardanti la diffusione ad altri colleghi o al datore di lavoro di informazioni riservate sul personale dell'azienda.

Alcune eccezioni

Secondo alcune sentenze, tuttavia, vi sono alcuni casi in cui un dipendente può "fare la spia" contro i colleghi. Nel caso in cui un collega commetta un comportamento illecito, infatti, il dipendente potrà denunciarlo al datore di lavoro, come nell'esempio sopra menzionato del dipendente in malattia che venga trovato a passeggiare. Ciò non è in conflitto con lo Statuto dei Lavoratori, che generalmente vieta al datore di lavoro di istituire controlli a distanza sui dipendenti, ad esempio tramite telecamere.

Il dipendente che dovesse ricevere una contestazione di questo tipo ed eventualmente subire un licenziamento, potrebbe comunque accedere agli atti del procedimento e conoscere i documenti in possesso del datore di lavoro a dimostrazione dell'illecito (incluse quindi eventuali prove fotografiche fornite da un collega). Questa trasparenza è necessaria per consentire al dipendente di difendersi dalle accuse: nel caso in cui il lavoratore non possa avere accesso a questa documentazione, infatti, il licenziamento verrebbe dichiarato illegittimo.

Le potenziali conseguenze di comportamenti lesivi della privacy dei colleghi

Qualunque sia la motivazione per cui un lavoratore non rispetti la privacy di un suo collega, occorre ricordare che questi comportamenti possono avere gravi conseguenze.

Il collega la cui privacy viene violata può infatti presentare una denuncia al datore di lavoro (naturalmente occorrerà avere delle prove per sostanziare l'accusa). In alcuni casi, la lesione della privacy altrui sul posto di lavoro può comportare il licenziamento. In determinate situazioni si può rischiare inoltre una pena per il reato di "interferenze illecite nella vita privata", che prevede persino la reclusione da sei mesi a quattro anni.

Senza arrivare a casi estremi come i reati penali, questo genere di comportamento provoca malumori e attriti all'interno dell'ambiente lavorativo. Inoltre, se il clima diventasse opprimente e compromettesse la buona organizzazione aziendale, il datore di lavoro potrebbe disporre il legittimo trasferimento di un dipendente (non necessariamente quello in torto) per incompatibilità ambientale.

Per preservare un ambiente di lavoro disteso, occorre essere consapevoli sia dei propri diritti sia dei limiti da non superare mai per rispettare la privacy tra colleghi di lavoro. Riponendo inoltre la massima fiducia nei colleghi, si potrà instaurare un clima collaborativo, essenziale per lavorare in team.

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