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Capacità e competenze organizzative e gestionali: cosa sono e come migliorarle

In questo articolo parleremo delle competenze organizzative e gestionali: quali sono, come potenziarle e come sfruttarle in ambito professionale. Le capacità organizzative e gestionali sono tra le soft skill più ricercate dagli head hunter. Essere capaci di pianificare, programmare e stabilire delle priorità permette di mantenere la concentrazione anche sotto pressione e, di conseguenza, di aumentare l'efficienza nel processo produttivo e nella resa lavorativa. Vuoi sapere come rafforzare le tue capacità organizzative e aumentare la tua competitività in ambito lavorativo? Allora prenditi qualche minuto per leggere questo articolo.

Che cosa sono le capacità organizzative e come migliorarle

Definire sinteticamente il concetto di soft skill, di cui le capacità organizzative fanno parte, non è semplice: si tratta di competenze che derivano principalmente da qualità caratteriali o, come nel caso delle capacità organizzative, dall'indole personale. Essere una persona organizzata – anche sul posto di lavoro – significa avere la capacità di pianificare diversi compiti senza mai perdere il controllo della situazione, anche quando si è sotto pressione o ci sono delle emergenze da gestire.

Di seguito ti elenchiamo i quattro principi fondamentali delle competenze organizzative e gestionali.

  • Gestire le priorità. È importante essere in grado di riconoscere quali sono le urgenze, così da avviare i vari processi con le tempistiche giuste e assicurare il rispetto delle scadenze.
  • Dosare le risorse. Per mantenere un livello di concentrazione e produttività elevato durante le attività lavorative, è necessario sapere utilizzare adeguatamente il tempo e le energie a disposizione.
  • Team working. È fondamentale sapere come e quando collaborare con i colleghi per migliorare il processo produttivo.
  • Coaching. È importante avere la capacità di trasmettere agli altri le proprie competenze organizzative: si tratta di soft skill che, oltre a essere imparate e perfezionate, possono essere anche trasmesse. Ciò non è possibile, per esempio, per doti quali l'empatia o l'attitudine alla leadership.

Perché le capacità organizzative e gestionali sono importanti?

Le capacità organizzative e gestionali sono importanti perché permettono all'azienda e a chi ci lavora di conseguire con successo gli scopi prefissati. Chi sa gestire il tempo e possiede la capacità di pianificare il lavoro rende il processo operativo più efficiente, aumenta la produttività e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Per queste ragioni, chi riesce a distinguersi per le proprie capacità pratico-organizzative ha più probabilità di ricevere delle promozioni e di fare carriera. Le aziende, infatti, sono più propense a investire su chi dimostra di possedere una o più delle seguenti abilità:

  • attenzione ai dettagli;
  • capacità di strategia e pianificazione;
  • spirito collaborativo e gestione dei conflitti;
  • pensiero critico e analitico.

Valorizzare le skill organizzative nel processo di selezione

Il curriculum vitae e il colloquio di lavoro sono le prime occasioni in cui mettere in pratica le tue capacità organizzative. Vediamo dunque come ottimizzare in queste due fasi le tue possibilità di fare una buona impressione e dimostrare che sei una persona in grado di ragionare in modo analitico e di pianificare le proprie attività.

Prima fase: il curriculum vitae

Un CV che presenta le informazioni in modo ordinato e che è corretto dal punto di vista formale (impaginazione, grammatica e ortografia) attesta che sei una persona che cura i dettagli e che sa esprimersi chiaramente. Strutturando in modo logico e ben strutturato il contenuto del curriculum, con un layout che ne agevoli la lettura, dimostrerai ai recruiter che sai organizzare le informazioni e renderle fruibili agli altri

Nella sezione soft skill, descrivi le tue capacità organizzative e gestionali in modo sintetico e utilizza termini dai quali emerga la tua capacità di mettere in atto tali qualità. Per esempio, una frase come: ‘Coordinamento del team, gestione di attività e monitoraggio dei risultati in un progetto editoriale digitale', riassume in modo sintetico ed esaustivo i compiti che sei in grado di assolvere e il campo in cui li hai svolti in passato.

Seconda fase: il colloquio

Per accertare le tue soft skill in fase di colloquio, i recruiter valutano determinati aspetti. Di solito, prestano particolare attenzione a:

  • Immagine. Se sei una persona che ama vestirsi in modo originale non rinunciare a questa tua caratteristica: metterà in luce un lato del tuo carattere. Assicurati però che il tuo abbigliamento e il tuo aspetto appaiano curati e ordinati.
  • Puntualità. La gestione del tempo è una dote fondamentale: arrivare puntuale al colloquio è indispensabile, mentre un eventuale ritardo potrebbe giocare a tuo sfavore in fase di selezione.
  • Organizzazione dialettica. Prendi appunti e rivolgi domande pertinenti, ma soprattutto esponi quelli che ritieni siano i tuoi punti forti in maniera comprensibile e convincente. Elenca le mansioni che hai svolto in passato e i risultati ottenuti, così da dimostrare di avere le idee chiare e di essere capace di comunicarle efficacemente.

Migliorare le competenze organizzative e gestionali: coaching

Sempre più aziende offrono corsi, seminari e lezioni pratiche ai propri dipendenti al fine di valorizzare le loro abilità nella gestione degli impegni e nella risoluzione dei problemi.

La formazione professionale riveste un'importanza strategica nell'ambito delle competenze organizzative, perché serve a individuare la presenza – e successivamente la risoluzione – di eventuali carenze nei processi produttivi. I programmi di coaching sono affidati a professionisti che hanno le qualifiche necessarie per svolgere l'attività formativa.

Ecco un possibile elenco di argomenti che potrebbero essere affrontati durante un corso di formazione aziendale sulle competenze organizzative e gestionali:

  • quadranti di Covey e gestione del tempo (ovvero la suddivisione delle attività nelle categorie "urgente e prioritario", "importante ma non urgente", "non importante ma urgente", "non importante e non urgente");
  • mappatura delle attività;
  • delega e team building;
  • riappropriazione del tempo.

Capacità organizzative e abitudini in ambito lavorativo

Migliorare (o sviluppare) le capacità organizzative e le doti di pianificazione dipende anche e soprattutto da te. Così come in tante altre attività – lo sport, le relazioni, lo studio – anche in ambito lavorativo le buone abitudini sono alla base del successo. Se metterai in atto i consigli che stiamo per darti, non te ne pentirai: potrai constatare in breve tempo un miglioramento del tuo livello di efficienza lavorativa e della tua qualità della vita.

Spazio di lavoro e archiviazione

Innanzitutto, libera la tua scrivania da tutto ciò che non ti serve e da qualsiasi oggetto che potrebbe rappresentare una distrazione. Sbarazzati delle "cartacce" e archivia i documenti su cui hai già lavorato e che non ti servono più. Procedi all'archiviazione dei documenti – sia cartacei sia digitali – in modo attento e scrupoloso. Accertati di poter recuperare rapidamente le documentazioni archiviate in caso dovessero tornare a servirti in futuro. Il miglior sistema di archiviazione consiste nel creare delle cartelle, ed eventualmente delle sottocartelle suddivise per categorie, all'interno delle quali spostare i singoli documenti. Lo stesso metodo è applicabile e consigliabile anche nella gestione della posta elettronica.

Obiettivi, liste e priorità

Se partecipi a un progetto che è in corso di svolgimento, o se stai per mettere mano a una nuova mansione, è fondamentale che ti siano chiari obiettivi e tempistiche. Gli strumenti che ti serviranno per capire qual è il progetto da portare a termine e il tempo necessario per la sua realizzazione sono l'esperienza professionale sul campo e l'organizzazione delle attività con il team e il coordinatore.

Una volta chiariti gli obiettivi e le tempistiche, è importante decidere i passaggi lavorativi da mettere in pratica per raggiungere il risultato. Il processo è soggettivo: ci sono persone che hanno bisogno di vedere materialmente la mappatura del processo e di metterla nero su bianco, mentre altre preferiscono utilizzare strumenti digitali come Fogli Google (Google Sheets) per creare elenchi e assegnare un ordine. L'ordine assegnato deve rispettare le priorità strutturali, che sono da stabilire in base all'importanza e all'urgenza delle singole attività.

Per quanto riguarda le scadenze, puoi annotarle su Google Calendar oppure appuntarle sulla tua agenda o sul tuo weekly planner: l'importante è averne traccia. Pianificare le scadenze e le tempistiche dei singoli processi di lavoro ti permetterà di identificare l'eventuale presenza di zone di overload, ovvero di sovraccarico, e di delegare ad altre persone i compiti che non riesci a svolgere oppure di suddividere gli incarichi tra le persone che fanno parte del gruppo di lavoro.

Pause, premi ed equilibrio

L'ultima riflessione che ti proponiamo è molto importante: non sei un automa, la tua produttività non dipende soltanto dalle tue capacità organizzative, ma anche dalla soddisfazione personale. La gratificazione sul posto di lavoro è un aspetto da non trascurare in fase di pianificazione del tempo e delle energie.

Per tenere sotto controllo la pressione e migliorare le tue prestazioni lavorative segui questi consigli:

  • Pause. Prenditi delle pause con regolarità. Cerca di non arrivare a sentirne il bisogno, ma di programmarle in precedenza, in modo che tu possa scaricare le tensioni e ricaricare le energie.
  • Premi. Se hai raggiunto l'obiettivo giornaliero o settimanale, ti meriti una ricompensa. L'automotivazione mediante premi e incentivi non è soltanto una tecnica per restare concentrati sugli obiettivi a lungo termine, serve anche ad aumentare la gratificazione.
  • Equilibrio. Trovare un equilibrio fra vita privata e attività professionale è essenziale per mantenere l'efficienza e la motivazione. Ritagliarsi dei momenti in cui staccare la spina per dedicarsi alle proprie passioni, coltivare relazioni sociali, praticare uno sport, serve a far riposare la mente, a ricaricare le energie e ad alimentare l'autostima. Fra le capacità organizzative rientra quindi, a tutti gli effetti, la cura di sé stessi, presupposto imprescindibile non solo per migliorare le soft skill, ma anche per condurre una vita piena, appagante e di successo.

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