Lettera di presentazione per impiegata amministrativa: guida ed esempio

Di Team editoriale di Indeed

Aggiornato in data 3 ottobre 2022 | Pubblicato in data 13 settembre 2021

Aggiornato in data 3 ottobre 2022

Pubblicato in data 13 settembre 2021

La Redazione Indeed, un team eterogeneo e di talento che include scrittori, ricercatori ed esperti del settore, dispone delle analisi e dei dati di Indeed necessari per fornire consigli utili durante il tuo percorso lavorativo.

La figura dell'impiegato amministrativo è presente in diverse realtà pubbliche e private. Se vuoi candidarti per un ruolo di questo tipo assicurati di curare al meglio il curriculum e la lettera di presentazione. Segui i nostri consigli per scrivere un'efficace lettera di presentazione per il ruolo di impiegato amministrativo.

Che cos'è una lettera di presentazione

Una lettera di presentazione, o di motivazione, è un testo scritto con cui ti rivolgi al reclutatore allo scopo di presentare il tuo profilo e il curriculum vitae, che in genere viene allegato. La lettera mette in luce le tue caratteristiche, le esperienze e le competenze che fanno di te il candidato perfetto per il ruolo lavorativo per cui ti stai candidando. Una buona lettera di presentazione non riassume tutto quello che c'è da sapere sul tuo profilo professionale! La lettera è un mezzo strategico per catturare l'attenzione del selezionatore e fare in modo che consulti il tuo cv in maniera attenta e ricettiva. Per questo motivo, ti consigliamo di compilare una lettera di presentazione anche se non è specificamente richiesta nell'offerta di lavoro.

Leggi anche: Cosa fa un impiegato amministrativo

Aspirante impiegato amministrativo: perché devi scrivere una buona lettera di presentazione

Tra le tante figure professionali, è raccomandabile che proprio tu, che ti candidi al ruolo di impiegato, presti particolare attenzione alla scrittura di questa lettera. Infatti, redigere una lettera ben fatta può costituire una prima prova in cui vengono giudicate le tue qualità come impiegato amministrativo:

  • La capacità di scrittura di una lettera formale;

  • L'abilità nella sintesi;

  • L'attenzione ai dettagli;

  • L'utilizzo di un tono adeguato al contesto.

Questi sono alcuni degli aspetti che devi curare in maniera particolare, poiché corrispondono a qualità ricercate nella figura professionale dell'impiegato. Nel prossimo paragrafo ne vedremo degli altri.

Lettera di presentazione per impiegato amministrativo: i nostri consigli

Addentriamoci ora nel tema principale di questo articolo, e cerchiamo di mettere a fuoco gli elementi specifici della lettera di motivazione per un posto di impiegato amministrativo. Come devi procedere per scrivere la migliore delle lettere possibili?

  1. Il primo step è quello di leggere attentamente l'annuncio di lavoro, poiché contiene gli spunti principali da cui partire. Focalizzati soprattutto sulle mansioni che caratterizzano il ruolo e l'esperienza richiesta.

  2. Informati in maniera approfondita sull'azienda attraverso le risorse che hai a disposizione online.

  3. Concentrati sulle tue esperienze e competenze significative per il posto di lavoro in oggetto.

  4. Puoi partire da un modello (qua sotto te ne proponiamo uno!), ma assicurati di personalizzare in base alle due grandi variabili: l'azienda, con le specificità globali e relative al ruolo proposto, e il tuo profilo, ovvero le esperienze e competenze che ti contraddistinguono.

Vediamo quindi come strutturare una buona lettera.

Intestazione

Se mandi un'email, non è necessario intestare con la data e il luogo. L'oggetto è quello dell'e-mail stessa. Se invece stai allegando un PDF o inviando una lettera in formato cartaceo, ricordati di mettere il luogo e la data in alto a destra. A capo, precisa l'oggetto della missiva. Esempio: [in alto a destra] Roma, 30 luglio 2021

  • Oggetto: candidatura in risposta all'annuncio per un posto di impiegato amministrativo. In seguito, puoi specificare a chi stai indirizzando la lettera:

  • Alla cortese attenzione della dott.ssa Verdi, Responsabile dell'Ufficio Risorse Umane

  • Alla cortese attenzione dei selezionatori.

Introduzione

Nell'introduzione, di norma, ci si rivolge al destinatario della lettera e si esplicitano brevemente le ragioni per cui si scrive. Se sei a conoscenza del nome del destinatario perché è precisato nell'offerta di lavoro, fai attenzione a rivolgerti a lui o lei con il titolo adeguato, per esempio "Gentile dott.ssa Verdi", "Gentile sig. Bianchi", etc.

Se invece non sai con certezza chi riceverà o leggerà la lettera, puoi usare una formula neutra come "Buongiorno" o "Spettabile Azienda", o ancora "Gentili Selezionatori".

Delle possibili formule introduttive sono le seguenti:

  • Vi contatto in merito all'annuncio per un posto di impiegato amministrativo.

  • In risposta all'offerta di lavoro per un impiegato amministrativo, vorrei con la presente sottoporvi la mia candidatura.

  • Ho letto con interesse l'offerta di lavoro per un impiegato amministrativo e tengo a presentare la mia candidatura.

Se invece stai inviando una candidatura spontanea, lo puoi ugualmente specificare:

  • Con la presente desidero sottoporre alla Vostra attenzione la mia candidatura spontanea per un ruolo come impiegato amministrativo.

Primo paragrafo

Il primo paragrafo della lettera introduce le ragioni per cui vorresti lavorare proprio per quella specifica azienda: ti concentri quindi sull'azienda e sul tuo rapporto con essa. Sappiamo bene che, se sei alla ricerca di un impiego, questo elemento non ti pare esattamente prioritario. Tuttavia ti consigliamo di fare uno sforzo di riflessione e proiettarti in quello specifico contesto aziendale. Prova a trovare un fil rouge che colleghi il tuo profilo a quell'azienda.

  • Ho avuto modo di conoscere i vostri prodotti come consumatore: da anni faccio colazione con le fette biscottate Il tulipano giallo. Inoltre, mi riconosco nei vostri valori aziendali: apprezzo in particolare il modo in cui valorizzate l'eredità culturale e storica del brand, proiettandolo nel futuro. Sarei entusiasta di contribuire alla vostra mission con il ruolo di impiegato amministrativo.

Paragrafo centrale

Questa è la parte in cui parli di te in relazione al profilo di impiegato amministrativo. Parti, come abbiamo già detto, dai dettagli presenti nell'offerta di lavoro e dimostri di essere in possesso delle competenze necessarie a ricoprire la posizione. In genere, il ruolo di impiegato amministrativo prevede:

  • Competenze gestionali e amministrative.

  • Conoscenze giuridiche di base relative alle mansioni previste (possono spaziare dal diritto commerciale e privato alla normativa sulla privacy).

  • Competenze contabili.

  • Competenze informatiche di base (elaborazione testi, posta elettronica, fogli di calcolo) e specifiche (software gestionali).

  • Conoscenza delle procedure per registrare e archiviare documenti.

Per quanto riguarda invece le competenze trasversali, tra le più richieste evochiamo:

  • Ottime capacità di comunicazione di persona, per iscritto, al telefono.

  • Organizzazione e buona gestione del tempo.

  • Capacità di gestire le priorità e rispettare le scadenze.

  • Problem solving.

  • Precisione, ordine e attenzione ai dettagli.

Puoi riassumere brevemente le tue esperienze recenti facendo riferimento alle abilità maturate e alle competenze specifiche che hai messo in pratica.

Terzo paragrafo e conclusione

Sottolinea in che maniera il tuo profilo incontra i requisiti dell'offerta di lavoro. Ribadisci la tua motivazione e il contributo che apporteresti all'azienda con la tua professionalità. Concludi confermando la disponibilità per un colloquio conoscitivo e con le formule di saluto.

Esempio lettera di presentazione impiegata amministrativa

Oggetto: candidatura in risposta al bando di selezione n. 13/2020 per un impiegato amministrativo

Alla cortese attenzione della dott.ssa Verena Celesti, dirigente amministrativa di Formaggi Celesti

Gentile dott.ssa Celesti,

Con la presente vorrei presentare la mia candidatura alla posizione di impiegato amministrativo, oggetto di un bando di selezione pubblicato di recente sul sito di Formaggi Celesti. Da anni conosco e apprezzo i prodotti caseari della Vostra azienda e condivido i valori che porta avanti. In particolare, essendo nato e cresciuto in questa valle, ammiro il sostegno della filiera corta e la produzione attenta all'ambiente. Ritengo che l'impegno etico e ambientale dell'azienda abbia contribuito concretamente a tutelare l'ecosistema della nostra amata Val Chiarella.

Per quanto riguarda il mio percorso professionale, dopo il diploma di laurea magistrale in Economia, che ho conseguito a Torino nel 2014, sono rientrato in Val Chiarella per un tirocinio come assistente amministrativo al Mulino della Valle. In tale contesto ho messo a frutto i miei studi, affiancando il responsabile amministrativo e occupandomi personalmente dell'aggiornamento dei database e dell'archivio corrente. Più di recente, ho ricoperto per due anni il ruolo di impiegato amministrativo presso Gelati Divini, un'altra piccola realtà locale dove ho applicato in autonomia le mie competenze, rinnovando il sistema di gestione dello stock di materie prime e della distribuzione dei prodotti ai fornitori. Durante l'ultimo anno ho affinato le mie competenze informatiche e amministrative grazie a un corso di aggiornamento sulle nuove funzionalità del gestionale V-Suite, che so essere il software di cui vi servite in Formaggi Celesti. Sono una persona molto adattabile, flessibile e ordinata. Parlo correntemente l'inglese e sono in possesso della certificazione livello C1.

Visti in particolare i valori aziendali di Formaggi Celesti, che condivido pienamente, collaborare con Voi costituirebbe per me una nuova appassionante sfida professionale. Sono molto motivato a mettere a Vostra disposizione tutte le competenze che ho acquisito in realtà imprenditoriali molto affini. Ringraziando per l'attenzione, allego il mio curriculum vitae e resto a disposizione per un incontro conoscitivo. Con i saluti più cordiali,

Luca Violetti

Il modello è riportato solo a scopo illustrativo. Potrebbero essere necessarie ulteriori formattazioni per soddisfare gli standard.


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