Lettera di presentazione del receptionist: consigli ed esempio

Di Team editoriale di Indeed

Aggiornato in data 10 ottobre 2022 | Pubblicato in data 11 novembre 2021

Aggiornato in data 10 ottobre 2022

Pubblicato in data 11 novembre 2021

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Quando ci si reca in uno studio medico, in una struttura ricettiva, in un ufficio, si viene accolti dal receptionist, ovvero la figura professionale a cui spetta l'accoglienza del visitatore e l'assistenza durante la sua permanenza. Vedremo di seguito come scrivere la lettera di presentazione di un receiptionist in funzione delle competenze e delle mansioni.

Il lavoro del receptionist

Il lavoro del receptionist consiste nell'accogliere e assistere un cliente dal momento del suo arrivo in una struttura fino al momento in cui lascia la stessa.
Questa figura professionale opera in molti tipi di aziende e uffici aperti al pubblico, strutture mediche, attività di ristorazione e alberghiere.
In genere si trova una postazione dedicata in prossimità dell'ingresso della struttura, ma il lavoro può implicare anche spostamenti all'interno degli spazi aziendali.
Il tipo di accoglienza e di assistenza dipendono dalla struttura in cui si svolge il proprio lavoro.

Mansioni e competenze del receptionist

La prima immagine che viene in mente quando si parla di receptionist è la persona che ci accoglie quando ci rechiamo in albergo. In realtà, l'albergo rappresenta solo uno dei possibili luoghi di lavoro per un receptionist, poiché questa professione può essere svolta in diversi settori.
Come anticipato, il receptionist è una figura chiave in tutti quei luoghi in cui è necessario accogliere dei visitatori esterni e rendere la loro permanenza confortevole attraverso indicazioni e assistenza in caso di richieste.
Nonostante il lavoro del receptionist e le sue mansioni dipendano dal settore di lavoro, così come dalle dimensioni della struttura, è possibile identificare delle aree operative comuni.
Il receptionist si occupa di tre attività principali, a loro volta suddivise in diversi compiti:

  • Ricevimento

  • Coordinamento

  • Amministrazione e contabilità

Leggi anche: Come lavorare in hotel: una guida al settore alberghiero

Ricevimento

Il receptionist è la prima figura che si incontra al momento dell'ingresso in una struttura. Dal suo modo di porgersi dipenderà la prima impressione che il cliente avrà dell'albergo, studio medico o altro tipo di luogo di lavoro.
In uno studio medico, sarà sua cura salutare i pazienti, chiedere i dati anagrafici e confermare l'orario di prenotazione o eventualmente avvisare se ci sono dei ritardi. Il receptionist indicherà la sala d'attesa e l'ubicazione dei servizi e darà indicazioni sul tempo di attesa.
Nel caso di un albergo, la figura del receptionist può, ugualmente, condizionare l'intero soggiorno.
In questo caso, i compiti del receptionist sono più articolati. Dovrà infatti confermare la prenotazione, prendere i dati del cliente e assegnare una stanza, chiamare gli addetti al trasporto dei bagagli, preparare i documenti per il soggiorno. Sarà poi sua cura illustrare gli orari dei vari servizi dell'albergo (colazione, palestra, sala giochi per bambini, ed eventuali altri servizi), illustrando anche le modalità di prenotazione.

Assistenza durante il soggiorno

La permanenza nella struttura varia in funzione del tipo di azienda.
Rimane comunque compito del receptionist fornire tutta l'assistenza possibile di fronte a richieste o esigenze di un cliente.

Il receptionist quindi:

  • gestirà le comunicazioni con il cliente;

  • risolverà eventuali problemi che possono sorgere durante la permanenza;

  • si occuperà di illustrare e/o prenotare i servizi presenti nella struttura o in strutture esterne

La comunicazione con il cliente è il primo aspetto del lavoro di un receptionist. Questa figura rappresenta il punto di riferimento per chiunque entri nella struttura. Rimanendo negli ambiti medico e alberghiero, il receptionist fungerà da interfaccia tra la struttura e il cliente. In un albergo sarà l'addetto alla reception a essere interpellato dagli ospiti, lo stesso avviene in uno studio medico, in cui fungerà da intermediario tra il medico, o i medici in caso di studio con più ambulatori, e il paziente.
Le problematiche che un cliente può incontrare possono essere diverse. In un albergo, per esempio, è possibile aver bisogno di un cambio di biancheria improvviso, o che qualcosa non funzioni, o di avere esigenze particolari al momento della colazione. Il receptionist si occuperà di risolvere questi imprevisti.
In ambito medico si può verificare che un paziente dimentichi un esame precedente e il receptionist si occupi di recuperare i dati richiesti attraverso l'archivio, per esempio.

Cambiano i dettagli, ma l'approccio rimane identico: il receptionist cerca di rendere la permanenza più comoda possibile risolvendo anche esigenze come la prenotazione di servizi turistici, acquistando biglietti per attrazioni particolari in caso di alberghi; nel caso di studi medici invece può capitare che il paziente abbia necessità di approfondimenti clinici e il receptionist si occupi della prenotazione di tali prestazioni sanitarie e prenda accordi anche per la consegna dei referti.

Congedo

Quando un cliente lascia una struttura, nasce l'esigenza di fornire documenti fiscali, come fatture e ricevute, consegnare eventuali documenti depositati e sbrigare tutte quelle pratiche che garantiscono al cliente di poter lasciare la struttura senza pratiche inevase.

Coordinamento

Chi lavora alla reception ha una visione generale di tutte le attività che si svolgono all'interno della struttura.
In una struttura ricettiva, l'addetto alla reception può prendere nuove prenotazioni e dare quindi indicazioni a chi si occupa delle stanze riguardo quali stanze preparare, avrà sotto controllo la situazione di eventuali riparazioni necessarie e sarà suo compito chiamare il personale interno o esterno che possa porre rimedio a eventuali emergenze. Conosce il numero di persone che hanno prenotato i pasti all'interno dell'albergo, e quindi darà indicazioni sui coperti da preparare, per citare alcuni esempi.
In altri settori, come per esempio uno studio poliambulatoriale, l'addetto alla reception conosce le tempistiche delle visite in corso, pertanto è in grado di richiamare il personale ausiliario per dare indicazioni sulla preparazione per le visite successive, conosce le esigenze dei pazienti in sala d'attesa e può dare precedenza a eventuali visite urgenti e impreviste.

Leggi anche: Addetto al front office: mansioni e competenze richieste

Amministrazione e contabilità

Iniziando con la prenotazione di servizi e per terminare con l'emissione di fatture o ricevute fiscali, il primo contatto in ambito contabile avviene tra il cliente e l'addetto alla reception. In strutture piccole, in genere chi lavora alla reception tiene anche la contabilità interna, mentre in quelle più grandi avrà le competenze necessarie per preparare i documenti raccolti per poi presentarli al reparto contabilità.
È quindi necessario conoscere programmi gestionali per le prenotazioni specifici per il settore così come programmi di fatturazione e conoscere anche la differenza tra i diversi documenti fiscali.

Formazione del receptionist

Per lavorare come receptionist non è richiesto alcun titolo di studio specifico.
In base al settore di lavoro possono essere necessari dei requisiti differenti, come la conoscenza di una o più lingue straniere, conoscenze di contabilità e amministrazione.
Esistono percorsi formativi che possono sicuramente aiutare a formare la figura del receptionist.
Per chi desidera lavorare nel settore alberghiero, è in genere richiesto un diploma conseguito in un Istituto Alberghiero, a cui si affiancherà la pratica presso strutture alberghiere
Nel caso di strutture differenti da quelle alberghiere, può essere utile un diploma in ragioneria o discipline che forniscano una conoscenza in ambito amministrativo e contabile, poiché è più facile che siano richieste queste competenze.
In funzione del luogo di lavoro e delle proprie aspirazioni, il percorso universitario rimane un'ottima scelta che può permettere avanzamenti di carriera.

Lettera di presentazione del receptionist

Il lavoro del receptionist è una combinazione di competenze tecniche e qualità personali. Si tratta di un lavoro a stretto contatto con il pubblico che presuppone doti di pazienza, cortesia, capacità di ascolto e di risoluzione dei problemi.
La lettera di presentazione deve essere personalizzata in funzione della struttura a cui viene inviata.

Modello lettera presentazione receptionist

Nome e Cognome
Indirizzo
Telefono
E-mail

Spett.le (nome recruiter),

Scrivo in risposta al vostro annuncio di ricerca di un receptionist per l'hotel (nome Albergo).
Conosco l'hotel, rinomato per l'alta qualità dei servizi offerti, come ad esempio la terrazza panoramica con ristorante, la SPA e la palestra con attrezzature di ultima generazione.

Come emerge dal mio curriculum, ho maturato una lunga esperienza come receptionist, inizialmente in ambulatori medici e successivamente in hotel, rispettivamente a 3 stelle e a 4 stelle.
Durante gli ultimi 4 anni, in cui ho lavorato presso l'hotel (nome hotel) come addetto alla reception, mi sono occupato personalmente dell'organizzazione dei turni dei colleghi, gestione prenotazioni e organizzazione turni colazione e pasti. Tra le mansioni svolte rientravano la gestione della manutenzione e della pulizia, la rendicontazione giornaliera e la gestione dei documenti fiscali.

Sono una persona dinamica e abituata a gestire più attività in contemporanea grazie anche a una ottima conoscenza dei sistemi informatici come (XXXXX) e credo di poter offrire alla vostra azienda un servizio attento alle esigenze del cliente dal momento del suo ingresso fino al termine della permanenza. Inoltre, credo fortemente nella gestione dei servizi di accoglienza da voi creata e posso rappresentare una risorsa per l'ulteriore sviluppo in tale direzione.

Rinnovo la mia disponibilità e il mio interessamento per un colloquio conoscitivo che possa permettere di valutare le mie competenze.

Resto in attesa di un gentile riscontro e ringrazio per il tempo e l'attenzione che mi sono stati dedicati.

Cordiali saluti

Il modello è riportato solo a scopo illustrativo. Potrebbero essere necessarie ulteriori formattazioni per soddisfare gli standard.

Ti interessa questo percorso professionale? Prendi spunto dal nostro modello di lettera di presentazione receptionist e dai una svolta alla tua carriera.

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