Come funziona il rimborso chilometrico ai dipendenti e come richiederlo

Di Team editoriale di Indeed

Pubblicato in data 1 aprile 2022

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Quando viene utilizzata l'auto privata in occasione di una trasferta di lavoro, l'azienda ha l'obbligo di fornire un rimborso chilometrico ai dipendenti. Ottenerlo non è semplice come farsi rimborsare un biglietto del treno. Innanzitutto dovrai assicurarti che il viaggio che hai effettuato con la tua vettura rientri nelle trasferte rimborsabili, poi dovrai seguire una precisa procedura per calcolare l'indennità di trasferta avvalendoti delle tabelle annuali fornite dall'ACI. La compilazione del modulo può richiedere un po' di tempo e qualche sforzo ma in questo articolo cercheremo di facilitarti il lavoro dandoti tutte le indicazioni necessarie a capire che cos'è di preciso il rimborso chilometrico ai dipendenti, quando può essere applicato e come calcolarlo per inoltrare la richiesta.

Che cos'è e come funziona il rimborso chilometrico ai dipendenti

Il rimborso chilometrico è un indennizzo fornito dall'azienda a quei dipendenti che hanno dovuto usare i propri mezzi di trasporto per recarsi in un luogo diverso dalla sede di lavoro abituale per scopi professionali. C'è chi potrebbe pensare che anche fare il tragitto casa-lavoro usando l'auto privata possa rientrare fra le spese rimborsabili. Questo scenario, ovviamente, non rientra tra le spese di trasferta, anche se ci potrebbero essere delle eccezioni, ad esempio se un dipendente fosse trasferito temporaneamente in una sede lontana dalla sua città, l'azienda potrebbe accordarsi per coprire le spese di viaggio per un certo periodo.

Per poter ottenere il rimborso si dovranno tenere in considerazione diversi aspetti, in primis il tipo di veicolo usato (incluso modello, marca, serie e alimentazione) e il numero di chilometri percorsi, ma anche se la trasferta è stata fatta all'interno del comune o all'esterno, il tipo di carburante usato, la tassazione e la deducibilità. La maggior parte di queste informazioni sono indispensabili per utilizzare le tabelle annuali dell'ACI pertanto dovrai assicurarti di prenderne nota e averle sottomano nel momento in cui farai i conteggi per il rimborso.

Rimborso chilometrico: chi ne ha diritto e quando spetta

Il rimborso chilometrico spetta a qualsiasi dipendente di un'azienda, a prescindere dal tipo di contratto o dal livello. Le uniche due condizioni per poter usufruire del rimborso è che il viaggio sia stato fatto per raggiungere una destinazione di lavoro diversa dalla sede di lavoro abituale e che sia stato utilizzato un mezzo di trasporto di proprietà dei dipendenti o appositamente noleggiato. Le spese rimborsabili dovranno essere documentate da delle prove, ad esempio scontrini della benzina, ricevute del casello autostradale, biglietti di sosta per il parcheggio. Senza valida documentazione, le spese non saranno dimostrabili e quindi non potranno essere rimborsate.

Come calcolare il rimborso chilometrico al dipendente

Per calcolare il rimborso chilometrico dovrai tenere conto sia delle spese proporzionali che di quelle non proporzionali. Che cosa sono? Le spese proporzionali sono quelle che aumentano progressivamente nel corso del viaggio, ad esempio il carburante e l'usura della macchina. Le spese non proporzionali, invece, sono quelle spese una tantum che si sostengono durante la trasferta, ad esempio il pedaggio autostradale e il parcheggio.

Per fare il calcolo della cifra da indicare per il rimborso dovrai avere sottomano le informazioni relative al veicolo che abbiamo citato nel paragrafo precedente:

  • Tipo di veicolo (auto, moto o altro)

  • Modello e serie del veicolo

  • Tipo di carburante (benzina, diesel, gas, elettrica o altro)

A questo punto dovrai collegarti al sito dell'ACI nella sezione delle tabelle chilometriche e cercare il costo abbinato al veicolo utilizzato per la trasferta. L'ultimo passaggio è molto semplice, dovrai moltiplicare questo valore per il numero dei chilometri percorsi e otterrai l'importo da inserire nel modulo di rimborso chilometrico da consegnare in azienda. Oltre alle tabelle per calcolare il costo manualmente, il sito dell'ACI mette a disposizione un software gratuito che ti permetterà di sveltire ancora di più il lavoro. Nessun timore, il meccanismo è davvero molto semplice. Anche chi non ha dimestichezza con i sistemi informatici lo riuscirà a utilizzare senza intoppi.

Rimborso chilometrico per un veicolo condiviso

Ci sono casi in cui l'azienda permette a uno o più dipendenti di usare il veicolo aziendale per fare degli spostamenti. Si tratta di uno scambio in natura. Un accordo di tipo personale che il datore di lavoro sceglie di fare per ricompensare un dipendente o per andare incontro ad alcune sue esigenze, o semplicemente perché il suo lavoro prevede spostamenti frequenti. Quando l'uso del mezzo è “promiscuo”, quindi usato sia dall'azienda che dai dipendenti, non si può applicare il rimborso chilometrico classico ma si ricorre a un forfait.

Anche il rimborso forfettario si deve calcolare utilizzando la tabella dell'ACI ma invece che usare il metodo precedente, si dovrà osservare l'ultima colonna che indica il fringe benefit annuale che corrisponde al 25% di 15.000 chilometri moltiplicato il valore indicato sulla tabella dell'ACI. Il rimborso per l'uso promiscuo, quindi, non tiene in considerazione il reale chilometraggio percorso ma viene calcolato in modo standardizzato. Qualsiasi mezzo a motore può essere considerato per il calcolo, non solo l'auto o il furgone, inclusi i veicoli elettrici, i ciclomotori e i motocicli.

Deducibilità e tassazione del rimborso chilometrico

Per quanto riguarda la tassazione al dipendente, il trattamento fiscale per i rimborsi chilometrici è diverso da quello applicato all'azienda. Come si legge nell'Art. 95, comma 3 del Testo Unico Imposte sui Redditi, le spese deducibili sono solo quelle documentate con fatture, scontrini e note spese. La norma impone anche dei limiti sulla potenza dei veicoli:

  • Massimo 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina

  • Massimo 20 cavalli fiscali per i veicoli a diesel

Ora c'è da chiedersi: “Il rimborso è tassato?”. Dipende dal tipo di trasferta. Come avevamo accennato nell'introduzione, va tenuto in considerazione il tipo di viaggio. Ci sono tre casi:

  • Trasferta all'interno del comune della sede di lavoro: il rimborso è tassato per il lavoratore ed è deducibile dal reddito d'impresa.

  • Trasferta al di fuori del comune della sede di lavoro: il rimborso chilometrico non è tassato e per l'azienda può essere deducibile solo fino a un importo limite giornaliero che varia se la trasferta è stata fatta in Italia o all'estero.

  • Partenza dall'abitazione: nel caso in cui i dipendenti partano dalla loro abitazione per raggiungere la destinazione della trasferta, il rimborso sarà tassato solo se il tragitto è più lungo rispetto alla distanza casa-sede di lavoro.

Come richiedere il rimborso chilometrico?

Come abbiamo visto, al termine della trasferta i dipendenti potranno chiedere il rimborso chilometrico. Ma in che modo? Di solito l'azienda ha dei moduli di rimborso trasferta che andranno compilati dopo aver fatto i conteggi con le tabelle ACI. I campi possono essere specifici solo per le spese chilometriche o comprensivi di qualsiasi spesa relativa alla trasferta, inclusi vitto e alloggio. Vediamo un esempio:

SPESE RIMBORSO CHILOMETRICO

  • Nome e cognome dipendente

  • Data del viaggio

  • Luogo di partenza e luogo di arrivo

  • Tipo di veicolo (compreso modello, cavalli, cilindrata e tipo di alimentazione)

  • Chilometri percorsi

  • Totale rimborso chilometrico

SPESE DI TRASPORTO DI ALTRA NATURA

Dettagliato costi per:

  • Aereo

  • Treno

  • Taxi o car-sharing

  • Metropolitana, tram o autobus

  • Altre spese (es. parcheggio, pedaggio)

SPESE DI TRASFERTA: VITTO E ALLOGGIO (in questa sezione andranno inseriti il nome dell'esercizio, i costi e il numero fattura/scontrino)

  • Hotel (o altro alloggio)

  • Ristorante

  • Bar

  • Altro

Una volta compilato il modulo allegando tutta la documentazione attestante le spese (in originale o fotocopia), la richiesta di rimborso può essere consegnata all'azienda o spedita come raccomandata con ricevuta di ritorno. Gli importi approvati saranno visibili sulla successiva busta paga.

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