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Come diventare un organizzatore di eventi di successo

Hai una vita sociale invidiabile, non ti perdi il vernissage di una mostra o l'apertura di un nuovo locale nella tua città. Oppure sei il punto di riferimento dei tuoi amici, che quando programmano una vacanza si rivolgono a te per pianificare al meglio il loro itinerario. O ancora, ami fare sorprese ai tuoi cari organizzando momenti indimenticabili, dove ogni singolo aspetto è studiato nei minimi dettagli. Hai mai pensato di trasformare le tue innate capacità sociali e organizzative in un vero e proprio lavoro?

Come diventare un organizzatore di eventi?

L'event planner è la figura di riferimento per l'organizzazione di un evento. Che si tratti di un evento sociale, una rassegna culturale, un party di beneficenza o un matrimonio, l'organizzatore di eventi è il professionista che, insieme al suo team di collaboratori e fornitori, riesce a concretizzare le fantasie e le esigenze del proprio cliente e regalare istanti indimenticabili ai suoi ospiti.

L'organizzazione di eventi svolge un lavoro dinamico e a stretto contatto con le persone; è sicuramente un'attività stimolante, perché non è mai monotona; richiede tantissima passione, doti sociali, capacità comunicative e un buon senso estetico. Se sei un "animale sociale" e hai spiccate doti organizzative, forse hai appena trovato il lavoro che fa al caso tuo.

Sette passi per diventare un event planner di successo

Abbiamo ideato una breve guida in sette passi per aiutarti a diventare un'organizzatrice di eventi o organizzatore di eventi. Inizieremo con l'analisi del "mindset" per arrivare a consigli sulla creazione vera e propria del tuo business. Non indugiamo e iniziamo subito questo viaggio insieme!

1. Analizza le tue potenzialità e i tuoi limiti

Per intraprendere questa professione è fondamentale avere alcune caratteristiche personali: ad esempio, sentirsi a proprio agio con le persone, non aver paura di essere al centro dell'attenzione e avere eccezionali capacità organizzative. Difficilmente conoscerai un'organizzatrice o un organizzatore di eventi che non vanti una ricca vita sociale o che preferisca lasciar decidere gli altri piuttosto che avere tutto sotto controllo: sicurezza in se stessi, determinazione e organizzazione sono qualità imprescindibili.

Guardati allo specchio senza timori e chiediti con il cuore se ti rispecchi nel profilo canonico dell'organizzatrice di eventi o dell'organizzatore di eventi. A volte abbiamo un'immagine di noi stessi che non corrisponde alla realtà, influenzata dai nostri desideri o dalle opinioni altrui: questo è il momento perfetto per osservarti con la massima sincerità e di metterti in ascolto del tuo io più profondo. Se la risposta alla domanda "il lavoro di event planner fa davvero per me" è positiva, hai tutte le carte in tavola per iniziare questo incredibile viaggio.

2. Segui un corso e mettiti alla prova sul campo

Che sia un'accademia prestigiosa o un corso online, oggi esistono possibilità formative per tutte le tasche. È importantissimo iniziare con delle basi solide, anche per evitare di fare i tipici errori iniziali dovuti all'eccessivo entusiasmo e alla voglia di mettersi in gioco, che potrebbero influenzare il tuo futuro professionale. Studiare è sicuramente il primo passo, ma in seguito occorre mettersi alla prova!

Ad esempio, organizzare un weekend per gli amici che includa un programma ad hoc in base alle preferenze dei tuoi ospiti, un evento per l'anniversario dei tuoi genitori o ancora una festa di compleanno per il fratellino di un tuo amico sono tre esempi di eventi con target diversi e molteplici esigenze e aspetti da tenere in considerazione. Buttati! Sperimenta il livello di impegno richiesto, analizza il livello di soddisfazione raggiunto dai tuoi "clienti" e cerca di capire i tuoi punti di forza e gli aspetti da migliorare (non giudicarti troppo severamente: sei ancora agli inizi, quindi i margini di miglioramento sono ampi).

3. Valuta esperienze di alto livello

Hai terminato gli studi e hai sperimentato cosa significa organizzare eventi in ambito familiare, scolastico e così via. Bene, è il momento di compiere un ulteriore passo in avanti. Alza l'asticella valutando di svolgere una o più esperienze all'interno di un contesto importante, come una casa di moda o di design, un'agenzia di wedding planner o un hotel.

Anche i tirocini possono rivelarsi preziosi per la tua crescita. In primis, ti consentono di metterti alla prova in un contesto più prestigioso e di confrontarti con le difficoltà e i rischi di un evento importante; in secondo luogo, durante uno stage è possibile iniziare a costruire una rete di contatti, fondamentale per ogni attività futura. Non avere paura di spaziare in vari ambiti prima di capire quale fa per te: tutte le esperienze svolte in questa prima fase "esplorativa" ti insegneranno qualcosa di importante e tutte le persone che incontrerai potrebbero esserti d'aiuto in un futuro prossimo. La parola d'ordine in questa fase? Sperimentazione.

4. Sviluppa la tua rete di contatti

La rete di contatti è l'elemento più prezioso di un organizzatore di eventi: è la sua "cassetta degli attrezzi" e sarà sempre nel suo principale punto di forza.

Se il tuo nome è sinonimo di qualità, o di divertimento (tutto dipende dal tipo di eventi che desideri organizzare), ci saranno sempre persone desiderose di partecipare ai tuoi eventi, perché ti conoscono, si fidano di te e sanno che la serata, il weekend o l'esperienza che stanno per vivere sarà di loro gradimento. Riassumendo in una parola: fidelizzazione.

Sarà proprio tutto ciò a distinguerti da altri professionisti del settore, a rendere unico il tuo evento, a far conoscere il tuo nome attraverso il passaparola. La rete di contatti va ampliata, ma soprattutto curata: dovresti sempre essere presente e disponibile per chi apprezza il tuo lavoro.

5. Crea il tuo team

Un organizzatore di eventi è per definizione un "team player": un evento richiede troppe energie e le variabili da dover tenere in considerazione sono praticamente infinite; gestire tutto da soli è difficilissimo e controproducente: le opinioni di altri professionisti, affini in termini di gusto e di preparazione, sono una risorsa a cui non puoi fare a meno.

La creazione di un team è un passo importante a cui devi prestare la massima attenzione: i membri della tua squadra saranno i professionisti con cui lavorerai ogni giorno e influiranno in parte sulla tua immagine. Massima fiducia, competenza e obiettivi comuni sono le caratteristiche su cui fondare il tuo "dream team": devi fidarti dei tuoi compagni di squadra e condividere con loro la stessa visione e lo stesso entusiasmo.

Potresti affidarti a quel compagno d'università di cui apprezzavi le abilità di marketing, all'amica che è una vera e propria influencer sui social network, al collega che riesce a tenerti con i piedi per terra e il portafogli integro mentre stai sognando di organizzare un evento sulla luna: pensa a tutte le persone che stimi e che vorresti intorno a te per iniziare la tua grande avventura.

6. Lancia il tuo business

Hai studiato, maturato varie esperienze in eventi diversificati per tipo e grandezza, la tua rete di contatti inizia ad essere consistente e puoi contare su un piccolo ma prezioso numero di collaboratori per cui nutri enorme fiducia. È arrivato il momento di lanciare la tua attività!

Innanzitutto, studia il nome e il logo, l'immagine coordinata: il primo passo è proprio delineare la brand identity. Nella tua strategia di marketing dovrai avere ben chiaro qual è il tuo target di riferimento, assicurandoti inoltre che l'immagine percepita della tua attività corrisponda a quella che avevi in testa. Un ottimo sito web, che rappresenterà la tua vetrina virtuale, sarà poi imprescindibile.

Affidati alle mani di esperti e non improvvisarti web designer: un sito ben realizzato, curato nei minimi dettagli, è sinonimo di qualità. Scegli i canali social che più ti rappresentano e struttura delle campagne mirate (in particolare, oggi è praticamente impensabile diventare organizzatore di eventi senza un profilo Instagram curato e seguito).

7. Non smettere mai di studiare e aggiornarti

Un'organizzatrice o un organizzatore di eventi di successo si caratterizza per l'approccio innovativo: sa sempre spingersi un po' oltre, senza seguire gli altri ma cercando piuttosto nuove rotte e sfide. L'organizzatore di eventi ha un'inesauribile curiosità: ad esempio, osserva le nuove tendenze (italiane e internazionali) e si nutre di tutto ciò che è creativo, dall'arte alla cucina, dalla moda al cinema.

Un event planner è una persona con una buona dose di cultura generale che sa intercettare i trend e plasmarli per creare sempre qualcosa di nuovo e inimitabile.

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