Addetto al front office: mansioni e competenze richieste

Di Team editoriale di Indeed

Pubblicato in data 25 agosto 2022

La Redazione Indeed, un team eterogeneo e di talento che include scrittori, ricercatori ed esperti del settore, dispone delle analisi e dei dati di Indeed necessari per fornire consigli utili durante il tuo percorso lavorativo.

Quali sono le mansioni del front office, le competenze richieste e la formazione per diventare addetto o addetta alla segreteria? In questo articolo proveremo a rispondere a queste domande.

Chi è l'addetto alla segreteria

Nelle aziende, negli uffici pubblici, negli alberghi e in generale nelle strutture di accoglienza esiste una figura indispensabile per l'organizzazione interna e per il contatto con il pubblico. Stiamo parlando dell'addetto (o addetta) alla segreteria, conosciuto anche come receptionist, soprattutto all'interno di alberghi e strutture dedicate ai turisti.

Il luogo in cui opera questo professionista è detto front office, front desk o anche reception.

L'addetto alla segreteria lavora quindi presso strutture ricettive, aziende private, enti pubblici, ospedali, studi di professionisti, ad esempio presso studi medici o studi di avvocati.

Scopriamo dunque quali sono le mansioni del front office.

Le mansioni del front office

L'addetto alla segreteria rappresenta il primo contatto tra i clienti e l'azienda o struttura: gioca quindi un ruolo fondamentale nell'esperienza del cliente. Pertanto, deve seguire rigide norme aziendali riguardo al proprio comportamento, all'abbigliamento e alle mansioni.

Iniziamo proprio dalle mansioni del front office:

  • accogliere i clienti;

  • fornire informazioni a ospiti e clienti;

  • rispondere alle chiamate e alle email;

  • smistare la posta;

  • redigere comunicazioni e lettere;

  • archiviare documentazione;

  • offrire supporto all'ufficio stampa;

  • pianificare gli orari della sala riunioni;

  • accompagnare le persone nell'edificio;

  • fornire cartellini identificativi ai visitatori;

  • sorvegliare gli ingressi alla struttura.

A seconda della struttura o azienda, l'addetto alla segreteria può essere specializzato in determinati compiti e svolgere quindi anche le seguenti mansioni:

  • mansioni amministrative: si occupa anche di contabilità e amministrazione;

  • mansioni di direzione: gestisce le comunicazioni e l'agenda del dirigente;

  • mansioni di segreteria didattica: in scuole, università ed enti di formazione si occupa di documentazione sugli studenti, circolari, prenotazione delle aule e gestione degli orari delle lezioni;

  • mansioni di segreteria ospedaliera: raccoglie le informazioni dei pazienti e li indirizza verso le sale d'attesa.

Leggi anche: Qual è la differenza tra front office e back office?

Competenze richieste

Passiamo ora alle competenze richieste per svolgere questa professione.

1. Doti comunicative e relazionali

Trattandosi di un lavoro a stretto contatto con il pubblico e rappresentando il primissimo contatto dei clienti con l'azienda o con la struttura, è indispensabile che l'addetto alla segreteria abbia eccellenti doti relazionali e comunicative.

Questo significa essere cordiale, gentile, paziente, disponibile, avere un'educazione impeccabile e vestirsi secondo il codice aziendale.

2. Doti informatiche

Lavorare al front office significa gestire telefonate, email, comunicazioni, prenotazioni, usare calendari, archiviare dati e file, usare fogli di calcolo, usare tool informatici per la creazione di riunioni, conoscere il pacchetto Microsoft Office e altri strumenti informatici. Insomma, bisogna svolgere varie attività su pc, tablet o altri dispositivi in modo sicuro e veloce.

Per questo è importante avere buone competenze informatiche e un'ottima conoscenza dei principali dispositivi e programmi informatici, magari attestata da una certificazione riconosciuta.

3. Capacità organizzative e multitasking

Un buon addetto al front office deve saper gestire efficacemente più compiti contemporaneamente, ad esempio rispondere al telefono e prendere appunti allo stesso tempo, per inoltrarli immediatamente al titolare dell'azienda tramite email.

4. Conoscenza di almeno una lingua straniera

Specialmente in aziende che lavorano con clienti, fornitori o distributori esteri, è importante parlare almeno l'inglese e possibilmente un'altra lingua straniera utile per la struttura. È necessario che l’addetto al front office possa parlare al telefono, scambiare email e dare informazioni ai clienti o agli ospiti in modo chiaro e fluente.

Anche in questo caso, è possibile ottenere certificazioni riconosciute di inglese, di spagnolo o di qualsiasi altra lingua straniera sia richiesta sul luogo di lavoro per dimostrare le proprie competenze.

5. Competenze commerciali e amministrative

L'addetto al front office può occuparsi di contabilità e amministrazione: deve quindi avere buone conoscenze commerciali, saper usare strumenti e programmi di contabilità e di gestione di impegni, bilanci, agende e calendari.

6. Problem solving

Sempre più richiesta in vari ambienti di lavoro, quella del problem solving è una competenza fondamentale per svolgere al meglio questo ruolo.

Chi lavora al front office deve essere in grado di gestire ogni tipo di imprevisto, da una consegna sbagliata a un black out, a un ritardo del titolare per un appuntamento importante.

7. Puntualità e precisione

L’addetto al front office deve essere puntuale, poiché si occupa di aprire gli uffici, accogliere i clienti e gestire le scadenze. Inoltre, deve avere unaa precisione impeccabile poiché ha mansioni amministrative e di contabilità che lo portano a lavorare con numeri e dati.

Diventare addetto al front office

Per diventare addetto al front office o alla segreteria non è in genere richiesta una laurea: è sufficiente un diploma di scuola superiore.

Per eseguire al meglio le mansioni del front office è possibile comunque seguire corsi di formazione specifici, in cui si apprendono nozioni come l’identificazione dei clienti, gli approcci culturali per l'accoglienza, la comunicazione con l'azienda e con i clienti per telefono o di presenza, l'erogazione del servizio, l'immagine personale e aziendale, il post servizio (ossia come gestire reclami e lamentele), la qualità del servizio percepita dal cliente, e così via.

Il mercato del lavoro ha un'elevata domanda di questa figura professionale e offre quindi buone opportunità di trovare un impiego.

Quanto guadagna un addetto al front office

Un addetto al front office in Italia guadagna in media 14.187 € all'anno. Parliamo di ruoli entry level.

Un Front Office Manager può arrivare a guadagnare 45.472 € all'anno.

Ovviamente, lo stipendio varia in base al luogo di lavoro, se si tratta di uffici pubblici, aziende private, studi medici, alberghi ecc.

Quali sono gli orari di lavoro

Gli orari di lavoro di un addetto al front office dipendono, ovviamente, dagli orari in cui apre e chiude la struttura presso cui lavora: ad esempio, in un'azienda o in uno studio professionale sono di solito orari tradizionali, dal lunedì al venerdì.

Chi è impiegato presso strutture alberghiere, locali o ristoranti può invece avere orari variabili, e spesso lavora su turni all'occorrenza anche serali o notturni.

Trovare lavoro con Indeed

Abbiamo visto quali sono le mansioni del front office, le competenze richieste e la formazione necessaria.

Ora non ti resta che cercare lavoro. Per farlo, puoi usare il portale di Indeed, dove troverai tantissimi annunci a cui candidarti direttamente caricando il tuo curriculum e la tua lettera di presentazione.

Nella Guida alla Carriera troverai utili consigli su come scrivere un curriculum da receptionist di successo e una lettera di presentazione per il ruolo di front office, prepararti a un colloquio conoscitivo, e molto altro.

Le retribuzioni indicate riflettono i dati riportati sui siti citati nel momento in cui questo articolo è stato redatto. Le cifre possono variare in base all'azienda, alla zona, all'esperienza e alla formazione dei candidati.

Articoli correlati:

  • Back office commerciale: cosa fa

  • Come diventare segretaria di studio medico

  • Come diventare hotel manager: guida pratica

  • Laurea in Lingue e letterature straniere: sbocchi lavorativi

  • Lettera di presenzione del receptionist: guida ed esempio




Articoli correlati

Chi è il coadiutore amministrativo e cosa fa: mansioni, formazione, requisiti

Esplora altri articoli