di Janeane Tolomeo
Questo articolo è una traduzione di un articolo originale in inglese. I link e i dati contenuti nell'articolo originale non sono stati adattati.
Il sovraccarico di riunioni non è una novità, ma purtroppo continua a essere una questione ricorrente.
Riflettendoci, mi è venuto alla mente un post che ho scritto su LinkedIn all'inizio del 2022:
"Sto cercando di raggiungere un maggiore equilibrio nelle mie giornate in vista del 2022. Pianifico la mia settimana e avverto già il sovraccarico di riunioni. Essendo un'introversa, amo i momenti di riflessione profonda e preferisco avere poche riunioni in una giornata. Di questi tempi mi sembra di essere costantemente in riunione e, anche se mi piace relazionarmi con le persone, queste continue riunioni mi stressano molto".
Ad oggi questo costituisce ancora un problema. Negli ultimi due anni, ho avuto momenti di beatitudine nella programmazione delle attività: abbastanza tempo per concentrarmi, portare a termine il mio lavoro, dare supporto al mio team e persino tempo per preparare il pranzo. In quei momenti ho pensato: "Evviva, ho trovato la soluzione. Finalmente ci sono riuscita".
Ma poi si accumulano settimane in cui ho giorni e giorni di riunioni consecutive e arrivo a fine giornata esausta. Distrutta. In quei giorni mi sembra di non aver imparato assolutamente nulla. Tuttavia, mi riprendo subito e ricordo a me stessa che non tutte le speranze sono perdute: devo solo reimparare quello che già so. Come per la maggior parte delle cose nella vita, tutto dipende dalle abitudini che mi impongo (quelle buone e quelle cattive), da ciò a cui do priorità e da come gestisco ciò che mi capita.
Con questo articolo voglio offrire due spunti per un percorso costellato di riunioni, ma fatto anche di benessere:
- perché tenere sotto controllo il sovraccarico di riunioni è un imperativo, non solo per il benessere tuo o dei tuoi collaboratori, ma anche per i profitti dell'azienda;
- sei semplici idee per cambiare le tue abitudini e le norme culturali dell'azienda e cercare di coltivare un concetto di riunione più sano per tutti.
I costi nascosti del sovraccarico di riunioni
La quantità di tempo che le persone trascorrono in riunione è aumentata del 250% rispetto al pre-pandemia; questo sta contribuendo a generare una forza lavoro sempre più stressata e sotto pressione. In qualità di responsabile del personale e della Work Wellbeing Initiative di Indeed, nonché di lavoratrice della conoscenza, non posso trascurare il peso che questo aspetto ha sul benessere lavorativo, una metrica che descrive la felicità, la soddisfazione e gli obiettivi, oltre ai livelli di stress.
Una ricerca di Microsoft dimostra che un flusso costante di riunioni senza pause può ridurre la concentrazione e l'impegno, facendo salire i livelli di stress. Altri studi rilevano che partecipare a un numero eccessivo di riunioni rende le persone meno gentili e più propense a essere mentalmente e fisicamente esauste. Molti devono lavorare oltre il normale orario per portare a termine le attività e hanno poche opportunità per svolgere il lavoro effettivo con la massima concentrazione. Inoltre, lo sforzo legato alla partecipazione a videoconferenze senza pause può essere elevatissimo, soprattutto per le persone introverse.
Al di là dei costi a livello umano, il sovraccarico di riunioni ha oneri finanziari tangibili. Oltre ai milioni di dollari in termini di tempo trascorso in riunioni inutili e improduttive, l'impatto negativo sul benessere lavorativo può tradursi in una riduzione dei profitti, del rendimento delle attività e delle valutazioni aziendali. È evidente quindi che il prezzo del sovraccarico di riunioni è elevato.
Sei modi per combattere il sovraccarico di riunioni
Alcune aziende sono arrivate a misure estreme per combattere il moltiplicarsi delle riunioni. Ad esempio, Shopify ha effettuato una famosa "pulizia" delle riunioni grazie a un calendar bot che ha eliminato più di 300.000 ore di meeting in tutta l'azienda. Tuttavia, nella nuova realtà lavorativa ibrida, i team hanno bisogno di una certa quantità di tempo per collaborare, entrare in contatto e favorire lo spirito di squadra e il senso di appartenenza, altri due fattori che influiscono sul benessere lavorativo. E la maggior parte di noi non può prendersi il lusso di annullare tutti gli incontri in agenda e ritenere conclusa la propria giornata lavorativa.
Per limitare il numero esorbitante di riunioni e migliorare il benessere sul lavoro, prova invece ad adottare queste strategie basate su ricerche:
1. Ridurre il numero di riunioni
Compiere sforzi ragionevoli per ridurre le riunioni migliora notevolmente i risultati. In un'indagine condotta nel 2022 su 76 aziende, i ricercatori hanno scoperto che ridurre il numero di riunioni del 40% ha incrementato la produttività del 71%, aumentando al contempo la soddisfazione dei dipendenti del 52% e diminuendo lo stress del 57%.
Per ridurre il numero delle riunioni non necessarie, procedi a una revisione adottando un approccio di sottrazione. Quali riunioni ricorrenti si possono combinare, ridurre in termini di frequenza o eliminare del tutto? Prima di creare una nuova riunione, chiediti se l'argomento richiede davvero una riunione o può essere gestito via Slack, email o in altro modo. In quali casi il lavoro asincrono potrebbe ridurre la necessità di riunirsi? Per evitare di sprecare intere giornate lavorative, perché non implementare a livello aziendale o di reparto le cosiddette "ore di collaborazione" oppure momenti specifici designati per le riunioni? I manager e gli altri leader possono inoltre predisporre degli "orari d'ufficio" per ridurre le riunioni individuali rendendosi comunque disponibili a offrire consulenza e mettere a disposizione le proprie competenze.
2. Stabilire dei giorni in cui non si fanno riunioni
Nello studio citato in precedenza, l'introduzione di un giorno a settimana in cui non si fanno riunioni ha migliorato "l'autonomia, la comunicazione, l'impegno e la soddisfazione [...] con una conseguente diminuzione della microgestione e dello stress e un aumento della produttività".
Se la cadenza settimanale non è proponibile, puoi provare con quella mensile. Il team Indeed Marketing, ad esempio, ha deciso di convertire il primo venerdì di ogni mese nel cosiddetto "Focus Friday" senza riunioni, consentendo ai dipendenti di limitare distrazioni e concentrarsi totalmente sul proprio lavoro.
3. Inserire delle micropause nel corso della giornata lavorativa
La riduzione delle riunioni non deve essere affrontata con un approccio "tutto o niente": anche solo terminare le riunioni con 10 minuti di anticipo può fare una grande differenza. Infatti, le ricerche dimostrano che fare delle "micropause" di 10 minuti al massimo può aumentare l'energia e il benessere lavorativo. Una breve pausa può ridurre o prevenire lo stress, aiutare a mantenere le prestazioni durante il lavoro e ridurre la necessità di un lungo recupero a fine giornata.
Invece di scegliere i tipici 30 o 60 minuti, i responsabili delle riunioni dovrebbero stabilire di quanto tempo hanno effettivamente bisogno per portare a termine l'ordine del giorno e, se si tratta solo di 5 o 10 minuti, programmare gli incontri di conseguenza. Se sono invece necessari 30 o 60 minuti, terminare con 5 o 10 minuti di anticipo dà alle persone il tempo di ricaricarsi prima della riunione successiva e di combattere il sovraccarico di riunioni.
4. Walk and talk (parlare camminando)
Chi ha detto che le riunioni debbano per forza avvenire mentre si sta seduti alla scrivania e ci si fissa l'un l'altro ciascuno dal proprio schermo? Se la pandemia ci ha insegnato qualcosa, è che per svolgere il lavoro ci sono modalità diverse che possono essere ancora più produttive e contribuire al benessere lavorativo meglio di quanto avessimo mai pensato prima.
Per ridurre la routine delle riunioni, si possono inserire nelle norme culturali i cosiddetti "walking meeting". Se non hai mai provato a "parlare camminando" prima d'ora, provaci durante la prossima riunione individuale: metti il telefono in tasca, indossa gli auricolari e tieni la conversazione per strada. Non solo farai un po' di movimento, il che è positivo per la tua salute generale, ma allontanarsi dallo schermo e cambiare il ritmo potrebbero essere due metodi per liberare la tua mente dagli schemi precostituiti e raggiungere una creatività e una collaborazione maggiori. E se i leader aziendali trasformassero i walking meeting in un'abitudine, anche altri potrebbero cominciare ad andare nella stessa direzione.
5. Incoraggiare le persone a proteggere il proprio tempo
Se troppe riunioni drenano l'energia delle persone e riducono drasticamente la produttività, perché siamo ancora costretti a partecipare a tutte? Le spiegazioni sono molteplici: dalla FOMO (Fear of Missing Out), ovvero la paura di essere sottovalutati o giudicati per non aver partecipato a una riunione, alle norme organizzative fino (in tutta onestà) alle richieste del capo. Per combattere questa pressione, i manager dovrebbero cimentarsi nel job crafting, ovvero la pratica di dare alle persone la possibilità di progettare le proprie giornate lavorative e di consentire ai dipendenti di dire no alle richieste di riunione senza temere ripercussioni.
All'inizio di ogni settimana lavorativa, tutti coloro ai quali viene chiesto di partecipare a una riunione dovrebbero innanzitutto porsi queste domande:
- Come posso contribuire alla conversazione?
- Cosa potrei ottenere da questa riunione per agevolare il mio lavoro?
- Come posso aiutare gli altri in un modo che è esclusivamente mio?
Queste domande possono aiutarti a decidere quali riunioni accettare e quali rifiutare cortesemente oppure addirittura a quali inviare un sostituto (ad esempio, un collega che è stimolato dalle interazioni personali).
Inoltre, puoi incoraggiare i dipendenti ad assegnare delle fasce orarie a un lavoro significativo o che richiede concentrazione all'interno della loro agenda. Dovrebbe trattarsi di tempo protetto, non di "tempo libero" da dedicare a riunioni urgenti. Affinché questa diventi la nuova normalità, i manager e gli altri leader aziendali dovrebbero tracciare dei confini sani entro i quali riservare a se stessi il tempo per concentrarsi, rifiutando pubblicamente le riunioni non necessarie e incoraggiando gli altri a fare lo stesso (suggerimento: per aumentare la probabilità che gli altri rispettino il tuo tempo di concentrazione, rendi pubblica la tua agenda in modo che gli altri possano vedere a cosa corrispondono le tue fasce orarie).
6. Definire chiaramente i principi delle riunioni aziendali
Nel momento in cui ti impegni a cambiare il tuo approccio alle riunioni, rendilo ufficiale. Crea un documento sui principi alla base delle riunioni, che illustri le procedure consigliate e le aspettative della tua organizzazione, comprese le strategie per aiutare le singole persone a sostenere una cultura delle riunioni più sana. Illustra nel dettaglio le norme sui giorni liberi da riunioni, sulle micropause, sui tempi di concentrazione e sulla libertà di non partecipare e inserisci le linee guida per organizzare riunioni più efficaci, come ad esempio:
- Partecipazione: riserva gli inviti obbligatori solo ai partecipanti veramente indispensabili e invita tutti gli altri come partecipanti facoltativi.
- Ordini del giorno: prima di ogni riunione condividi l'ordine del giorno e gli obiettivi per iscritto e in modo chiaro, affinché gli invitati possano decidere se la loro presenza apporterà un valore aggiunto e, in caso affermativo, prepararsi efficacemente.
- Registrazioni: per le riunioni importanti, invia una registrazione e un riepilogo degli interventi a seguire per evitare che le persone partecipino solo per rimanere al corrente delle decisioni importanti.
Questi sono solo alcuni modi per ridurre il peso delle riunioni e aiutare le persone (e anche te) a sentirsi più produttive e soddisfatte sul lavoro. Il superamento del sovraccarico di riunioni non avverrà in modo organico, né affidandosi esclusivamente all'efficienza individuale. E, come ho sperimentato io, potrebbe essere necessario ricordarsi costantemente di mettere in pratica le abitudini che funzionano per te (e non contro di te) a livello di riunione. Con l'impegno, la disciplina e il supporto della leadership, è possibile tenere sotto controllo le riunioni e renderle funzionali a te e alla tua organizzazione.
