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Job Post Details

Appartenente alle categorie protette Office Administrator appartenente alle categorie protette L.68/99 - job post

Seltis Hub D&I
40100 Bologna
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Dettagli offerta di lavoro

Corrispondenza tra il tuo profilo e i dettagli dell'annuncio.

Tipo di contratto

  • Tempo pieno

Località

40100 Bologna

Descrizione completa della posizione

Annuncio dedicato alle persone appartenenti alle categorie protette - legge 68/99.
Seltis Hub D&I ricerca per azienda cliente un/a Office Administrator appartenente alle categorie protette.

Scopo del ruolo:
  • Supportare la gestione quotidiana dell'ufficio nazionale e fornire assistenza al team locale fungendo da punto di collegamento per le questioni relative all'amministrazione dell'ufficio e all'elaborazione delle busta paga.
  • Supportare il team locale di International Education nelle attività quotidiane e relative ai progetti assicurando che il supporto fornito agli utenti sia aggiornato e in linea con il nuovo processo e/o i miglioramenti implementati.

Principali responsabilità:
1. Amministrazione
  • Compilazione delle schede orarie del personale per la gestione paghe alla fine di ogni mese
  • Archiviazione di tutti i rendiconti spese cartacei
  • Amministrazione e coordinamento della flotta di veicoli in leasing
  • Eseguire l'amministrazione della conformità sanitaria aziendale, coordinando tutti gli appuntamenti medici correlati al lavoro e assicurandosi che il personale sia aggiornato con la propria certificazione obbligatoria
  • Contatto per problemi relativi alle buste paga in coordinamento con il Regno Unito
  • Responsabile della salute e della sicurezza dell'ufficio di Bologna.

2. Supporto ai team di marketing:
  • Supporto logistico per gli eventi: collegamento con i fornitori (alberghi, esempi di gestione eventi)
  • Accordi finanziari (ad esempio creazione di fornitori, contratti, emissione di ordini di acquisto, elaborazione fatture)
  • Supporto per eventi: inviti via e-mail e RSVP, raccolta di feedback sugli eventi, aggiornamento in CRM
  • Supporto per cerimonie OCLA (biennali) ottobre-novembre e gennaio-aprile, HEAC, premi per i cambiamenti climatici, lanci di prodotti, eventi PLD (non limitati solo agli eventi menzionati)
  • Unione e stampa di certificati
  • Gestione dell'inventario e degli ordini per il merchandising (marketing)
  • Richiesta di opzioni di viaggio per formatori e relatori
  • Compilazione di kit di documenti di viaggio per relatori, formatori in visita nella regione per impegni di lavoro
  • Voli individuali per i delegati, trasferimenti, preferenze per hotel e pasti. A seconda degli accordi finanziari, tramite agenzie di viaggio e/o pre-approvare i rimborsi

3. Doveri aggiuntivi (10%):
  • Svolgere qualsiasi altro dovere che possa essere ragionevolmente richiesto dal tuo responsabile immediato o Direttore regionale.

4. Norme e procedure
  • Rispettare tutte le norme e le procedure in termini di Conformità, Finanza ed Etica

Relazioni chiave (interne ed esterne)
Interne:
  • Senior Regional Manager, Italia, International Education (responsabile di linea)
  • Country Director Italia,
  • OA a tempo pieno, Bologna
  • Team regionali italiani
Esterni: fornitori, provider di servizi necessari per supportare le funzioni dell'ufficio, aziendali e di team e correlati alle operazioni dell'ufficio locale (servizi di pubblica utilità, fornitori di servizi ecc.)

Qual è il principale impatto di questo ruolo sull'azienda? Il ruolo prevede di fornire supporto amministrativo per il 50% del tempo e al buon funzionamento dell'ufficio di Bologna e supporto back-office al team per il restante 50%.

Requisiti essenziali:
  • Esperienza nel fornire supporto amministrativo
  • Esperienza come amministratore di ufficio
  • Esperienza in Payroll
  • Laurea triennale auspicabile
  • Appartenenza alle categorie protette

Sede di lavoro: Bologna
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