Suggerimenti pratici per i colloqui virtuali

15/04/2020

 
Normalmente il colloquio di persona rappresenta l’ultima fase del processo di assunzione ma, con il diffondersi dell’emergenza sanitaria legata alla pandemia COVID-19, molte persone preferiscono evitare gli incontri faccia a faccia, a meno che non siano strettamente necessari. In effetti, un colloquio di lavoro non è una ragione sufficiente per mettere a rischio la salute di candidati e dipendenti. Molti datori di lavoro stanno quindi optando per i colloqui virtuali per ridurre al minimo i rischi legati alla pandemia di coronavirus.

 
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Perché scegliere i colloqui virtuali?

I colloqui virtuali sono la scelta più conforme alle misure restrittive di distanziamento sociale adottate per contenere la diffusione della COVID-19. Secondo l’istituto Johns Hopkins Medicine, mantenere una distanza di almeno 1,8 metri dalle altre persone può ridurre le probabilità di contrarre e diffondere il virus. L’obiettivo del distanziamento sociale è quello di appiattire la curva epidemica, ossia rallentare il tasso di infezione permettendo alle strutture sanitarie di offrire l’assistenza necessaria a tutti coloro che ne hanno bisogno. Optando per i colloqui virtuali, contribuisci al contenimento della diffusione della COVID-19, tutelando la tua salute, ma anche quella dei dipendenti e dei candidati.

Inoltre, se opti per i colloqui virtuali, con ogni probabilità avrai modo di conoscere tutti i candidati, specialmente quelli con delle ottime qualifiche. Alcune persone, infatti, sono riluttanti a partecipare a un colloquio di persona. Potrebbero quindi decidere di rinunciarci o rinviarlo e tu rischieresti di perdere il candidato ideale.

 

 

I vantaggi dei colloqui virtuali rispetto a quelli di persona

Nell’attuale contesto di emergenza sanitaria, il vantaggio principale dei colloqui virtuali è contrastare la diffusione del COVID-19, garantendo la tua sicurezza e quella di dipendenti e candidati. I colloqui virtuali offrono anche tanti altri benefici. Sono una modalità di colloquio particolarmente comoda, perché richiedono una minore preparazione da parte dell’intervistatore e dell’intervistato. Inoltre, generalmente i candidati si sentono più a proprio agio e quindi rispondono con maggiore naturalezza. I colloqui virtuali si inseriscono con più flessibilità negli impegni quotidiani. Per esempio, se un candidato ha un impiego a tempo pieno, potrebbe avere difficoltà a partecipare a un colloquio di persona nel normale orario di lavoro. Infine, i colloqui virtuali ti permettono di conoscere candidati di ogni parte del mondo, un aspetto fondamentale se stai cercando una persona che lavori fuori sede o da remoto.

 

Come organizzare un colloquio virtuale

Bastano pochi semplici passi per organizzare al meglio un colloquio virtuale:

 

1. Dai al candidato il tempo di prepararsi

Concedi ai candidati il tempo necessario per organizzarsi, evitando di fissare il colloquio per il giorno stesso. Avendo la possibilità di prepararsi, i candidati si sentiranno più sicuri di sé e daranno il meglio al momento del colloquio. Dare sufficiente tempo è un atto di cortesia, nonché una dimostrazione di grande professionalità. 

 

2. Crea un sistema di valutazione standardizzato

Crea un sistema standardizzato per valutare le qualifiche dei candidati, proprio come fai nei colloqui di persona. Usalo per tenere traccia della loro performance e, una volta terminati tutti i colloqui virtuali, per stabilire quali sono i candidati più promettenti.

 

3. Organizza i colloqui in un luogo tranquillo e senza distrazioni

Tieni i colloqui virtuali in un luogo tranquillo e privo di distrazioni, in modo che il candidato abbia tutta la tua attenzione. Se condurrai il colloquio da casa, sistemati in una stanza tranquilla e fai sapere alle persone che vivono con te che avrai bisogno di silenzio. Per evitare di distrarre il candidato, dietro di te dovrebbe esserci uno sfondo neutro. Cerca di trasmettere un’idea di professionalità ricreando per quanto possibile un ambiente simile a quello lavorativo.

 

4. Prepara una lista di domande in vista del colloquio

Prepara in anticipo le domande da fare durante il colloquio virtuale. Esamina i dati del candidato, il suo CV, la lettera di presentazione e qualsiasi altro documento che ti abbia inviato. Successivamente, pensa a cosa vuoi chiedergli sulla sua esperienza specifica e sulle sue qualifiche. Per valutare meglio i candidati, predisponi anche una lista di domande standard da porre a ciascuno di loro riguardanti la posizione oggetto del colloquio.

 

5. Controlla la connessione

Una delle principali differenze tra i colloqui di persona e quelli virtuali è che, nei secondi, la connessione Internet ha un ruolo fondamentale. Se la connessione è stabile, non rischi di perderti frammenti del colloquio e tu e il tuo interlocutore riuscirete a vedervi bene. Prima del colloquio, verifica più volte la stabilità della connessione. Controlla che il microfono e la webcam funzionino correttamente. Per avere la certezza che non ci siano problemi, fai una prova con un collega.

 

6. Invia al candidato un’email di invito al colloquio virtuale

Per organizzare al meglio il colloquio, invia a ciascun candidato un’email di invito in cui indichi il giorno e l’orario del colloquio e tutte le informazioni necessarie per accedere al programma che utilizzerete. Descrivi in modo chiaro il formato del colloquio, così il candidato saprà esattamente cosa gli verrà richiesto. Per esempio, se dovrà inserire un codice per accedere, indicalo in modo ben visibile nell’email. Inoltre, fagli sapere quanto durerà indicativamente il colloquio e allega qualsiasi documento o informazione da tenere a portata di mano.

 

Come condurre un colloquio virtuale

Ecco i passaggi da seguire per condurre un colloquio virtuale:

 

1. Vestiti in modo professionale

Anche se ti trovi a casa o in un luogo diverso dall’ufficio, scegli un abbigliamento professionale, come se fossi a lavoro. In questo modo trasmetterai un’idea di serietà e dimostrerai di dare la giusta importanza al colloquio, anche se lo stai conducendo da remoto. Inoltre, valorizzerai l’immagine dell’azienda agli occhi del candidato.

 

2. Conduci il colloquio virtuale come se fosse un colloquio di persona

I colloqui virtuali possono sembrare più informali rispetto a quelli di persona, ma è importante comportarsi esattamente come se fossi in ufficio. Rivolgiti al candidato in modo professionale, facendo attenzione anche alla comunicazione non verbale. Mantieni la concentrazione e, per evitare distrazioni, spegni il telefono e disattiva le notifiche del computer. Dai tutta la tua attenzione al candidato e mantieni il contatto visivo, guardando verso la webcam del computer e non verso lo schermo.

 

3. Poni le domande che hai preparato

Conduci il colloquio facendo riferimento alla lista di domande che hai preparato. Per ognuna, segnati la risposta in modo da poterla valutare in un momento successivo. 

 

4. Dai al candidato il tempo di rispondere

Se il colloquio avviene via PC o telefono, a volte potrebbe esserci un ritardo nella comunicazione. Tienilo presente e lascia al candidato il tempo di rispondere. Se salta la connessione mentre sta rispondendo, chiedigli di ripetere quello che ha detto: è importante cogliere tutto ciò che ha da dire.

 

5. Presenta i valori e la cultura aziendali

Con un colloquio virtuale, per il candidato è difficile farsi un’idea della cultura aziendale e dell’ambiente lavorativo. Parlagliene tu, spiegando quali sono i valori chiave dell’azienda. Descrivi anche l’ambiente di lavoro, così il candidato saprà cosa aspettarsi nel caso in cui dovesse essere assunto.

 

6. Fai sapere al candidato cosa deve aspettarsi

Al termine di ciascun colloquio virtuale, comunica al candidato quali sono le fasi successive. Fagli sapere quali sono le tempistiche di risposta, come gli verrà comunicato se è stato selezionato o no e se ti servono informazioni aggiuntive ai fini della valutazione. Inoltre, è importante illustrargli come l’azienda intende gestire l’emergenza coronavirus e cosa può aspettarsi nel corso del processo di assunzione.

 

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