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Come contattare un potenziale candidato via email (esempi e template)

La ricerca attiva di possibili candidati è un’attività che richiede tempo ed esperienza, e riuscire a mettersi in contatto con persone di talento, spesso oggetto delle attenzioni di diverse aziende, non è un’impresa semplice. Ecco perché è importante sapere come contattare un potenziale candidato via email, in modo da avere maggiori possibilità che il messaggio venga letto e preso in considerazione dal professionista a cui ci si rivolge.

Per aiutarti a capire come scrivere una cold email di recruiting efficace, abbiamo raccolto alcuni utili consigli, oltre a esempi e template grazie ai quali potrai impostare facilmente un tuo modello da personalizzare.

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Cold email: cosa sono e come si scrivono

Le cold email, o email a freddo, sono messaggi di posta elettronica personalizzati, creati per stabilire un primo contatto con un utente con il quale si desidera avviare un rapporto commerciale o lavorativo. Le cold email riferibili alla ricerca di personale sono, quindi, il primo approccio del recruiter nei confronti di un possibile candidato che abbia suscitato l’interesse dell’azienda e risulti in linea con uno specifico profilo.

La difficoltà maggiore consiste nel farsi notare nel mare di comunicazioni che ogni utente riceve quotidianamente su molteplici canali. Per questo motivo è necessario prestare la massima attenzione nella stesura della email di recruiting, impostandola in modo da emergere rispetto alla concorrenza e avere l’opportunità di stabilire un contatto proficuo e immediato con professionisti di talento.

Vediamo 8 aspetti da considerare per scrivere una email di recruiting a freddo, che attiri l’interesse dei migliori candidati e possa diventare il primo passo di un rapporto lavorativo di lunga durata.

1. Effettua ricerche sul candidato

Prima di inviare una email a freddo, chiediti quali sono i candidati che vorresti realmente invitare a un colloquio e contatta soltanto coloro che ritieni i migliori sotto tutti i punti di vista, e non solo perché possiedono le hard skill necessarie all’azienda.

Per avere un quadro più dettagliato possibile, effettua ricerche sui soggetti di tuo interesse a partire dai loro profili sul web, ad esempio consultando siti personali, app di networking professionale, blog e account sui social media. In questo modo, potrai farti un’idea della loro personalità e dei loro interessi, sia sul piano privato che su quello lavorativo.

Grazie ai dati raccolti, sarà più facile identificare i candidati veramente in linea con la posizione da ricoprire e impostare una cold email di selezione del personale che sia il più possibile specifica e personalizzata per ogni destinatario, come vedremo in seguito.

2. Utilizza un oggetto dell’email che attiri l’attenzione

La prima impressione è fondamentale. Dall’oggetto dell’email dipende gran parte delle probabilità che il messaggio venga letto o sia invece ignorato, rendendo vano il tuo impegno.

Un oggetto accattivante deve innanzitutto essere breve e diretto, includere preferibilmente il nome del possibile candidato, incuriosirlo e farlo sentire desiderato. Scrivere “Marco, sei il programmatore che stiamo cercando” è sicuramente più efficace di “Stiamo cercando un programmatore full-time per la nostra start-up”. Ricorda che molti utenti vedranno, probabilmente, l’email dal proprio smartphone e che saranno visualizzate solo le prime parole dell’oggetto in anteprima, quindi non essere troppo generico e non dilungarti con informazioni non necessarie.

3. Scrivi in modo colloquiale

Un testo freddo e formale potrebbe risultare agli occhi del destinatario un messaggio generato in maniera automatica e, nella peggiore delle ipotesi, essere trattato come spam.

Il tuo obiettivo è creare un contatto personale ed è per questo che è preferibile adottare un tono professionale e allo stesso tempo amichevole e colloquiale. No, quindi, a gerghi aziendali, formalismi e frasi troppo elaborate, senza però perdere di vista la tua audience di riferimento. Se, ad esempio, stai cercando un giovane grafico, sarà probabilmente più a suo agio se ti riferisci a lui usando il “tu” e chiamandolo per nome, se il candidato di tuo interesse è invece destinato a un ruolo di alto profilo all’interno di un’azienda tradizionale, meglio usare formule come “Gentile Sig. Rossi”.

4. Personalizza il messaggio

Le ricerche che hai svolto sul professionista ti saranno sicuramente utili per personalizzare il messaggio, così da rendere la cold email molto più attrattiva per chi la riceve. Bastano una o due frasi, nelle quali cui fare leva su una caratteristica che contraddistingue lo specifico destinatario e come questa possa dimostrarsi vincente per l’azienda. Che sia una particolare competenza, un premio vinto, un suo interesse extra-lavorativo, questo è il momento di puntare su un aspetto che probabilmente lo rende orgoglioso e catturare definitivamente l’attenzione del potenziale candidato.

5. Svela il minimo indispensabile

Semplicità è la parola d’ordine. Scrivi solo le informazioni fondamentali e non dilungarti in spiegazioni, che in questa fase sarebbero controproducenti. La cold email di recruiting è uno strumento per stabilire un primo contatto, avrai l’occasione di raccontare tutti i particolari dell’eventuale collaborazione in un secondo momento, nel caso tu riceva una risposta. L’ideale è far capire brevemente l’oggetto dell’offerta in modo chiaro e diretto, restando tra le 50 e le 150 parole al massimo.

6. Non dare troppe informazioni sull’azienda

Includi il nome dell’azienda nel testo della cold email, ma evita descrizioni relative a storia, servizi, clienti, valori o altri dati che possono sviare l’attenzione del candidato dall’offerta di lavoro. Il destinatario della comunicazione potrebbe, infatti, già conoscere il tuo brand o, in caso contrario, essere incuriosito a cercare informazioni per conto suo. Limitati, pertanto, a inserire alla fine del testo il link al sito web o alle pagine social dell’azienda.

7. Concludi la cold email con una call to action

Lo scopo di una email di recruiting è quello di far compiere un’azione al potenziale candidato, nello specifico rispondere al tuo messaggio per chiedere informazioni, fissare un colloquio, o inviare il CV, per poi, alla fine, accettare una proposta di lavoro.

Decidi quale azione vuoi che il destinatario intraprenda ed esplicitala in modo chiaro e specifico nella email attraverso una call to action (CTA), per guidarlo nei passi successivi. Un esempio?  Predisponi una CTA con una domanda, come per esempio “Ti interessa questa offerta di lavoro?”, e un invito all’azione come “Invia il CV”.

8. Invia una email di follow-up

Nonostante tu abbia seguito scrupolosamente tutti i consigli precedenti, una sola email potrebbe non essere sufficiente per venire notati. A distanza di qualche giorno dalla prima comunicazione, nel caso non avessi ottenuto risposta, assicurati di inviare un promemoria al candidato, così da dimostrare di essere davvero interessato alla sua attenzione.

Email di recruiting, esempi e template

In questa sezione proponiamo alcuni template che puoi facilmente personalizzare per ognuno dei possibili candidati con cui vuoi metterti in contatto. Scegli l’esempio di cold email che meglio si presta al tuo caso e prendi ispirazione.

Template 1

Ciao [nome],

mi sono imbattuto nel tuo profilo su [dove/come l’hai trovato] e sono rimasto colpito da [progetto/risultato]. La tua esperienza nel [campo] è esattamente ciò che [nome azienda] sta cercando per ricoprire la posizione di [ruolo].

Saresti disponibile per un colloquio la prossima settimana? Fammi sapere se ti interessa, così organizzo un incontro per raccontarti meglio di cosa si tratta.

A presto,

[tuo nome]

[firma della email con riferimenti aziendali]

Template 2

Ciao [nome],

mi hanno segnalato il tuo nominativo in seguito alla pubblicazione del tuo post su [argomento].

Siamo proprio alla ricerca di un [ruolo] con esperienza per una posizione vacante in [nome azienda] e il tuo approccio è perfettamente in linea con la cultura aziendale e le qualità richieste per il ruolo.

Nello specifico dovresti occuparti di [principale mansione].

Cosa ne pensi? Fammi sapere se ti interessa ricevere altre informazioni via email.

Buona giornata,

[tuo nome]

[firma della email con riferimenti aziendali]

Template 3

Buongiorno [nome],

[nome azienda] sta cercando un [ruolo] a scopo assunzione e il progetto che hai svolto per [nome cliente] mi fa pensare che tu possa essere il candidato ideale.

Nell’ultimo periodo [traguardo raggiunto dall’azienda] e abbiamo bisogno di qualcuno con la tua esperienza e le tue qualità per raggiungere i prossimi obiettivi.

Mi piacerebbe spiegarti nel dettaglio questa opportunità. Saresti disponibile per una breve telefonata? Nel caso rispondi inviandomi il tuo numero e indicando quando preferisci essere contattato.

Grazie in anticipo,

[tuo nome]

[firma della email con riferimenti aziendali]

Template 4

Buongiorno Sig. / Sig.ra [cognome],

mi chiamo [tuo nome e cognome] e sono responsabile HR presso [nome azienda]. La contatto in quanto siamo alla ricerca di un professionista esperto nel [competenza] per ricoprire la posizione di [ruolo].

Ho notato il suo profilo su [sito di networking professionale] e quello che sta facendo presso [azienda concorrente] ha attirato la mia attenzione.

Mi farebbe molto piacere discutere in dettaglio questa opportunità. Se interessato, può contattarmi al [numero di telefono] o lasciarmi un suo recapito indicando il momento migliore per essere richiamato.

Cordiali saluti,

[tuo nome e cognome]

[firma della email con riferimenti aziendali]

Stabilire un primo approccio con un professionista che ha attirato la tua attenzione, ma col quale non hai alcun legame, può essere complicato, soprattutto se non sai come contattare un potenziale candidato via email nel modo più efficace.

Grazie ai consigli e ai template presenti in questo articolo, puoi facilmente personalizzare le tue cold email di recruiting, così da essere notato tra i tanti messaggi che il destinatario riceve quotidianamente e aumentare le probabilità di ottenere una risposta.

Il modello è riportato solo a scopo illustrativo. Potrebbero essere necessarie ulteriori formattazioni per soddisfare gli standard.

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