Gestire l’incertezza aziendale durante l’epidemia di COVID-19

15/04/2020

 
Scopri come prepararti per le chiusure temporanee, gestire la riduzione degli orari di lavoro e introdurre cambiamenti nel luogo di lavoro.

 
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Cosa devi sapere

L’Organizzazione Mondiale della Sanità ha dichiarato una pandemia per una nuova forma di coronavirus denominata COVID-19. La natura altamente contagiosa del virus ha indotto i governi di tutto il mondo a limitare gli assembramenti e i contatti fra le persone, annullando gli eventi più importanti, chiudendo le scuole e mettendo in atto disposizioni di quarantena. Le aziende stanno affrontando una riduzione dei clienti e persino disposizioni di legge che impongono la chiusura di uffici e punti vendita finché non sarà possibile contenere la minaccia presentata dal virus.

La pandemia di COVID-19 si sta rapidamente evolvendo in tutto il mondo. Per pianificare al meglio l’attività e adottare misure pratiche, gli imprenditori possono consultare regolarmente fonti di informazioni e dati sanitari come quelli che seguono:

 

 
Aziende di tutte le dimensioni possono subire interruzioni o variazioni delle condizioni operative. Per tranquillizzare clienti e dipendenti, occorre fornire informazioni chiare e frequenti su tutti i cambiamenti delle procedure aziendali.

 

Come prepararsi per le chiusure temporanee

Alcune aziende possono chiudere temporaneamente, di propria volontà o per obbligo di legge. Indipendentemente dal motivo, è consigliabile iniziare a prevedere da subito le misure di emergenza, di modo che clienti e dipendenti sappiano cosa aspettarsi in caso di chiusura temporanea. Per creare un piano d’azione, procedi come segue:

 

1. Pensa in modo lungimirante

Innanzitutto, prendi in considerazione le opzioni a disposizione. Le Camere di Commercio offrono alcune indicazioni basate sui consigli sanitari per aiutare le aziende ad affrontare le difficoltà legate alla pandemia. Per identificare la soluzione migliore per la tua azienda, considera innanzitutto la situazione finanziaria, il benessere dei dipendenti e la sicurezza dei clienti.

 
Esempio: prepara un’analisi costi-benefici per determinare l’impatto di una chiusura a tempo limitato. Crea un elenco di tutti i fattori correlati, come il benessere dei dipendenti, la stabilità finanziaria e la fidelizzazione dei clienti, quindi utilizzalo per stabilire quando, e per quanto tempo, chiudere l’azienda.

 

2. Comunica in modo trasparente con i clienti

Se devi chiudere temporaneamente, comunica i motivi in modo chiaro e coerente ai clienti, come prevedi di rimanere in contatto con loro e quando pensi di ritornare operativo. Aggiorna il sito web e i social media per mantenere informati i clienti. Soprattutto, punta sull’onestà.

 
Messaggio di esempio: “Gentili clienti, per noi, la sicurezza e la salute dei clienti e del personale vengono prima di tutto. Abbiamo preso la difficile decisione di chiudere le nostre sedi per le prossime due settimane, nella speranza di limitare la diffusione del COVID-19. Vi invitiamo a visitare regolarmente il nostro sito web e le nostre pagine sui social media per restare informati sulla riapertura della nostra attività. Buona salute a tutti.”

 
Articolo correlato: Suggerimenti per una comunicazione aziendale efficace durante la COVID-19

 

3. Pianifica insieme ai dipendenti

Parla della chiusura temporanea con i tuoi dipendenti. Solleveranno sicuramente dubbi e domande, e tu devi essere pronto a rispondere al meglio. Predisponi un piano per gestire eventuali licenziamenti, riduzioni degli orari lavorativi e congedi non pagati. Crea percorsi di comunicazione per i dipendenti, affinché possano mantenersi aggiornati sulla riapertura.

 
Esempio: organizza una sessione di domande e risposte avvisando i dipendenti per tempo, per consentire ai dipendenti di metabolizzare la situazione e preparare le proprie domande. Raccogli informazioni e risorse da fornire in occasione dell’incontro.

 

4. Richiedi una consulenza contabile

Incontra il commercialista per preparare la documentazione fiscale o altri documenti burocratici in vista della chiusura temporanea dell’attività. Il commercialista può fornirti indicazioni sulle migliori prassi finanziarie e legali da seguire durante una chiusura temporanea.

 
Esempio: presenta al commercialista la tua analisi costi-benefici. Chiedi consigli finanziari e indicazioni su come gestire la chiusura a breve termine con modalità economicamente sostenibili.

 

5. Offri ai dipendenti diverse opzioni

Se possibile, permetti ai dipendenti di scegliere come gestire il rapporto di lavoro durante la chiusura temporanea. Indirizzali inoltre verso le risorse locali e statali di cui possono servirsi durante questo periodo. Alcuni dipendenti preferiscono un congedo non pagato al licenziamento, mentre altri possono scegliere il contrario. Informati sui sussidi di disoccupazione disponibili.

 
Messaggio di esempio: “Vi preghiamo di esaminare le seguenti opzioni per la chiusura temporanea del punto vendita. Valutate se preferite un congedo non pagato o l’interruzione del rapporto di lavoro. Faremo tutto il possibile per venirvi incontro in questo difficile momento. Vi invitiamo inoltre a esaminare queste risorse locali e statali per capire quali sussidi potete richiedere in base alla vostra situazione specifica.”

 
Risorse utili per i dipendenti:

 

Come gestire la riduzione degli orari di lavoro

Anziché chiudere temporaneamente, alcune aziende possono scegliere di ridurre l’orario di lavoro, in modo da limitare i costi generali ma garantire comunque un profitto. Come nel caso della chiusura temporanea, è consigliabile effettuare un’analisi costi-benefici della riduzione di orario. Per identificare la soluzione migliore, procedi come segue:

 

1. Parla con i dipendenti

Comunica ai dipendenti che prevedi di ridurre l’orario. Spiega i motivi della decisione e illustra quale sarà l’impatto diretto sullo stipendio. Preparati a rispondere alle loro domande sulla procedura e sugli effetti che subiranno a livello personale.

 
Massaggio di esempio: “Cari dipendenti, a partire da lunedì prossimo la nostra azienda dovrà ridurre l’orario di lavoro. Questa misura interessa tutto il personale, ma in particolar modo il team a contatto diretto con i clienti. Siamo certi che avrete molte domande. Prima di lasciarvi la parola, vi invito a leggere la panoramica che vi ho fornito. Risponderò a tutti i vostri dubbi dopo che avremo esaminato accuratamente le informazioni.”

 

2. Adotta una politica di trasparenza

Quando comunichi una riduzione di orario, dai una spiegazione ai clienti. Illustra le motivazioni e indica le precauzioni che intendi adottare per proteggere clienti e dipendenti dal COVID-19. Permetti ai clienti di restare in contatto con l’azienda attraverso il sito web e i social media. Aggiorna queste fonti regolarmente, pubblicando gli orari e gli altri cambiamenti che interessano la tua attività.

 
Massaggio di esempio: “Gentili clienti, vi comunichiamo che la prossima settimana osserveremo un orario ridotto. A partire da lunedì, il punto vendita aprirà alle 10:00 e chiuderà alle 16:00. Per noi, la vostra salute e quella dei nostri dipendenti viene al primo posto. L’orario ridotto ci permetterà di disinfettare il punto vendita e rifornire gli scaffali. Per ulteriori informazioni sulle variazioni dei nostri orari, vi preghiamo di seguirci sui social media.”

 

3. Offri flessibilità

Trova possibili soluzioni per offrire flessibilità ai dipendenti. Compatibilmente con le esigenze della tua attività, dai la possibilità di scegliere quando lavorare. La chiusura delle scuole può influire sull’organizzazione di chi ha figli. Chiedi ai dipendenti quali fasce orarie preferiscono per il periodo di riduzione dell’orario.

 
Massaggio di esempio: “Gentili dipendenti, so bene che, a causa della chiusura di asili e scuole, alcuni di voi potrebbero non riuscire a rispettare l’orario lavorativo. Se desiderate modificare il normale orario, vi prego di contattarmi entro la fine della settimana. Faremo tutto il possibile per venirvi incontro e per lavorare nel migliore dei modi.”

 

4. Predisponi un canale di vendita online

Se scegli di limitare l’orario del punto vendita, considera la possibilità di offrire i tuoi servizi online. Puoi incrementare la diffusione del brand e attirare nuovi clienti. Poiché le vendite online non comportano contatti personali, sono più sicure sia per i clienti che per i dipendenti.

 
Esempio: se l’azienda opera prevalentemente in un punto vendita fisico, comunica il passaggio al servizio online con il più ampio anticipo possibile. Usa mailing list, social media e il sito web aziendale per segnalare la disponibilità del punto vendita online ai clienti attuali e potenziali.

 

5. Valuta la possibilità di lavorare da remoto

Se possibile, consenti di lavorare da remoto. Predisponi sistemi di comunicazione per i dipendenti. Crea sistemi di registrazione e gestione delle attività per monitorare la produttività a distanza.

 
Massaggio di esempio: “Gentili dipendenti, se siete interessati a lavorare da remoto, vi preghiamo di partecipare alla sessione di formazione online questo mercoledì. Se non siete certi di riuscire a svolgere efficacemente il vostro lavoro da casa, passate nel mio ufficio per discutere delle possibili opzioni.”

 
Articolo correlato: “Navigating to a Remote Workforce During the COVID-19 Outbreak”

 

Come introdurre cambiamenti nel luogo di lavoro

Che la tua azienda decida di chiudere temporaneamente, ridurre l’orario, cambiare modalità operative o continuare a lavorare come sempre, i tuoi servizi subiranno certamente alcuni cambiamenti.

 
Per gestire al meglio l’azienda durante questo periodo, segui questi consigli:
 

  • Annulla le trasferte di lavoro: evita tutte la trasferte di lavoro non essenziali e comunica online con le parti interessate, tramite videoconferenze, oppure rimanda il viaggio di alcuni mesi.
  • Tieni riunioni virtuali: organizza riunioni virtuali anziché incontri di persona. Esistono diversi siti web e app dedicati alle riunioni per gruppi numerosi che ti permettono di semplificare il processo.
  • Pulisci l’ambiente di lavoro: pulisci a fondo e disinfetta regolarmente il luogo di lavoro, incluse tutte le aree rivolte ai clienti e tutte le strutture utilizzate dai dipendenti.
  • Parla con la supply chain: mantieniti in contatto con la supply chain. Lungo il percorso potrebbero verificarsi imprevisti che possono impedirti di realizzare il prodotto e offrirlo ai consumatori.
  • Esamina la tua polizza di assicurazione contro le interruzioni delle attività aziendali: molte aziende sottoscrivono polizze di copertura dell’attività per tutelarsi da eventuali avversità. Esamina attentamente la tua polizza, perché alcune assicurazioni non coprono le malattie trasmissibili o le crisi di pandemia. Contatta la compagnia assicurativa per identificare le opzioni disponibili qualora la COVID-19 dovesse determinare un calo degli utili.
  • Crea una task force: crea un team di dipendenti incaricati di affrontare gli eventuali problemi causati dalla COVID-19. Predisponi questo team prima che venga apportato qualsiasi cambiamento all’attività, in modo che ci sia il tempo necessario per creare piani di emergenza e prepararsi a intervenire immediatamente in caso di bisogno. (Vedi anche: Suggerimenti per una comunicazione aziendale efficace durante l’epidemia COVID-19)
  • Monitora la situazione quotidianamente: consulta fonti attendibili come il Ministero della Salute, l’ISS e i canali ufficiali locali per aggiornamenti sulle politiche relative alle attività aziendali e sulle misure di quarantena.
  • Parla con le Risorse umane: preparati insieme alle Risorse umane a gestire le domande dei dipendenti relativamente a variazioni di stipendio, orari e benefit, in seguito ai cambiamenti introdotti nell’azienda a causa del COVID-19.

Sii sempre sincero: continua a comunicare spesso con clienti e dipendenti, offrendo sempre informazioni veritiere e fornendo aggiornamenti frequenti.

 

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