Gestire la forza lavoro in remoto durante l’epidemia di COVID-19

15/04/2020

 
In risposta alla pandemia di COVID-19, moltissime aziende hanno messo in smart working la loro forza lavoro, alcune interamente e altre parzialmente. Sempre più attività chiudono a causa della diffusione del coronavirus ed è quindi fondamentale trovare i metodi giusti per lavorare al meglio anche da casa. Trai spunto dalle informazioni contenute in questa guida per preparare il tuo personale al lavoro in remoto.

 
Ecco gli argomenti di questa guida:
 

 

Come pianificare la transizione al lavoro in remoto

I seguenti passaggi possono aiutarti a pianificare la transizione allo smart working:

 

1. Collabora con i manager e i team leader

Quando si organizza la transizione al lavoro agile, è cruciale analizzare le idee e le strategie insieme a chi occupa posizioni di leadership. Invita i manager e i team leader a partecipare a sessioni di brainstorming e a fornire spunti sui migliori strumenti da usare, su come garantire la giusta interazione tra i dipendenti e su quando far collaborare il team con gli strumenti online. Inoltre, incoraggia i supervisori, i manager e i team leader a dare l’esempio mediante gesti concreti. Se un senior leader inizia a lavorare da remoto, ad esempio, puoi far notare agli altri dipendenti che possono fare lo stesso.

 
Nelle fasi di brainstorming, inizia la conversazione con domande come:
 

  • Quali piattaforme dovremmo usare per comunicare con i dipendenti?
  • Quali sono le migliori app di video conferencing per gestire le riunioni dei team?
  • In che modo possiamo garantire la produttività e l’impegno dei dipendenti?

 

2. Scegli un metodo di comunicazione affidabile per le informazioni importanti

Sii trasparente con i dipendenti in merito alla transizione al telelavoro e scegli il canale di comunicazione che prediligono. Promuovi una comunicazione aperta e crea dei canali nell’ambito degli strumenti di comunicazione per consentire ai dipendenti di condividere informazioni, socializzare e dialogare tra loro. Inoltre, evita la confusione tra diversi strumenti scegliendo una piattaforma unica che tutti useranno per mettersi in contatto tra di loro, fare domande e fornire feedback. Così potrai condividere e ricevere in tutta semplicità le informazioni riguardanti il lavoro, nonché gli ultimi aggiornamenti sull’epidemia.

 

3. Crea un team per la gestione da remoto

Per lavorare in modo efficiente da casa, i dipendenti hanno bisogno di ricevere indicazioni e feedback dai manager e dai team leader. Individua quali sono le figure chiave responsabili di dirigere e supportare i diversi processi aziendali, in modo che i dipendenti sappiano a chi rivolgersi. Potresti creare un team che sarà responsabile dello sviluppo dei progetti, del controllo qualità e di altri processi all’interno del flusso di lavoro dell’azienda.

 

4. Predisponi uno strumento con tutte le risorse per gestire al meglio lo smart working (ad esempio un documento con le FAQ)

I tuoi dipendenti potrebbero avere domande sulle attività da svolgere a distanza e altre preoccupazioni relative all’epidemia di coronavirus. Per questo è importante predisporre uno strumento online come una pagina con risposte alle domande frequenti su produttività ed equilibrio vita-lavoro, oltre a risorse relative alla salute. Ad esempio, puoi creare un documento universale tramite un’applicazione online a cui i dipendenti possono accedere per consultare gli aggiornamenti.

Comunica regolarmente con i dipendenti per conoscerne suggerimenti e pensieri, nonché per rispondere alle loro domande e integrare così lo strumento online. Aggiorna lo staff con gli ultimi dati e novità sul COVID-19 e fornisci un elenco di link con aggiornamenti su informazioni sanitarie, contenuti multimediali e notizie pertinenti sulla pandemia.

 

5. Assicura una comunicazione lineare

Quando si passa al lavoro agile è fondamentale che la comunicazione sia efficace, ed è quindi essenziale prevedere dei contatti regolari. Potresti ad esempio fissare degli incontri settimanali con i team su una piattaforma di online conferencing per monitorare l’andamento. Per tenere informati i dipendenti, inoltre, invia e-mail giornaliere in cui li aggiorni sui progetti completati, sui nuovi sviluppi e sulle altre attività.

 
Articolo correlato: Suggerimenti per una comunicazione aziendale efficace durante la pandemia COVID-19

 

6. Ottimizza l’uso degli strumenti e della tecnologia

Quando si lavora in remoto, ci sono alcuni strumenti e risorse davvero fondamentali. I software per la comunicazione, la produttività e il project management sono essenziali per garantire l’allineamento tra le diverse aree aziendali. Tuttavia, è importante implementare solo quelli che servono realmente per completare i diversi compiti e interagire. Di fatto, per far sì che il personale da remoto sia pronto e operativo ti bastano un’applicazione online per l’elaborazione dei testi, uno strumento di comunicazione per l’intera organizzazione e una piattaforma di video conferencing.

 

Suggerimenti per mantenere operativa la tua attività durante la pandemia di COVID-19

Quando gestisci il personale da remoto, tieni a mente queste informazioni:

 

Se possibile, fornisci dispositivi aziendali

Questo aspetto dipende da cosa effettivamente serve ai tuoi team per svolgere il loro lavoro. Ad esempio, portare con sé il laptop dell’ufficio può essere utile per quei dipendenti che a casa condividono un computer con altri membri della famiglia. In definitiva, la scelta di fornire i dispositivi al personale dipende dai costi che l’azienda dovrebbe sostenere per spedire in sicurezza al dipendente quegli strumenti che non è possibile portare di persona. Potresti definire un sistema di “rendicontazione” per l’ultimo giorno di lavoro in sede e tenere traccia dei dispositivi che i dipendenti stanno portando con sé.

 

Fai i colloqui e procedi alle assunzioni da remoto

Puoi gestire online eventuali colloqui o assunzioni che hai in programma. Usa una piattaforma di video conferencing come Skype o Zoom , oppure anche il semplice telefono, per fare i colloqui. Potresti persino creare un documento condivisibile per fornire ai nuovi assunti tutte le informazioni aziendali, tra cui le guide per i dipendenti e altre risorse importanti. Inoltre, se hai dei moduli che devono essere firmati dai dipendenti, puoi avvalerti di un’applicazione come DocuSign per inviare e ricevere in sicurezza la documentazione riservata.

 

Integra gli strumenti di comunicazione online

Pianifica momenti specifici per valutare il lavoro dei dipendenti, rispondere alle domande e assegnare nuovi compiti. Fai in modo che i tuoi team possano comunicare tramite piattaforme online dotate di funzioni per la condivisione dei file e chat private. Si tratta di strumenti ottimi per organizzare il flusso di lavoro, condividere le informazioni in remoto e garantire la partecipazione e la produttività dei dipendenti. Se noti che alcuni dipendenti sono troppo silenziosi nei canali di comunicazione, contattali singolarmente o programma degli incontri individuali da remoto.

 

Aiuta i dipendenti a trovare il loro equilibrio tra lavoro e vita privata

Incarica un team leader di gestire piccoli gruppi di dipendenti durante il periodo di smart working. Queste figure dovrebbero diventare dei modelli in grado di fornire sia un supporto professionale che consigli informali per aiutare i dipendenti a separare al meglio il lavoro dalla vita privata. Inoltre, possono incentivare i colleghi a trovare uno spazio tranquillo e senza fonti di distrazione da utilizzare negli orari di lavoro. Al termine di ogni giornata, questi leader possono confrontarsi con i propri team per verificare l’andamento e assicurarsi che i collaboratori non stiano esagerando con le ore di lavoro. Infine, potresti organizzare attività e aperitivi da remoto. Esistono plug-in, ad esempio Netflix Party, che consentono agli utenti di guardare film insieme, mentre le applicazioni per le videochiamate possono essere usate anche per pranzare insieme o farsi una chiacchierata.

 

Utilizza e condividi le fonti mediche e governative disponibili

Il “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro“, sottoscritto da sindacati e associazioni di categoria su invito del Presidente del Consiglio e dei Ministri dell’Economia, del Lavoro, dello Sviluppo economico e della Salute fornisce delle indicazioni guida per i datori di lavoro e le aziende che vengono integrate periodicamente. Questo sito fornisce aggiornamenti costanti sulla diffusione del coronavirus. Per informazioni sulle buste paga, sui congedi dei dipendenti e sulle normative per l’orario di lavoro, consulta i dati relativi al COVID-19 del Ministero dell’Economia, del Lavoro e dello Sviluppo Economico.

 
In breve, per un passaggio lineare di tutti i dipendenti al lavoro agile occorre il massimo supporto da parte di team leader e staff. Fai in modo che i dipendenti siano sempre aggiornati e assicura supporto morale per far sì che questo cambiamento avvenga al meglio.
 

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