Come comunicare a una persona che non ha ottenuto il lavoro

Proporre un'offerta di lavoro a un candidato è sempre entusiasmante. Non solo stai dando un'ottima notizia a una persona, ma la tua azienda trarrà vantaggio dall'assunzione del dipendente giusto. Tuttavia, se da un lato sei felice di dare il lieto annuncio alla persona scelta, probabilmente dovrai anche rifiutare molti candidati e il modo in cui si comunica a una persona che non ha ottenuto il lavoro è più importante di quanto si possa pensare. Dopotutto, la maggior parte delle aziende rifiuta più candidati di quanti ne assume e, nell'attuale mondo interconnesso, le persone condividono le proprie esperienze di recruiting positive o negative semplicemente cliccando su un pulsante. 

Questo significa che le notizie sul tipo di candidate experience offerta dalla tua azienda possono diffondersi a macchia d'olio. Sappiamo che i candidati effettuano ricerche sull'argomento: in Italia il 95% delle persone legge recensioni su un potenziale datore di lavoro durante la ricerca di un impiego. Il modo in cui viene gestito il rifiuto dei candidati fa parte della loro esperienza e può influire sulla reputazione della tua azienda.

Se sei in grado di padroneggiare l'arte del dire "no", il candidato rifiutato potrebbe comunque parlare bene della tua azienda con le altre persone in cerca di lavoro, cosa fondamentale se stai facendo recruiting per alti volumi di candidature. In alternativa, potrebbe lavorare per te in futuro in un ruolo che gli è più consono.

Quindi in che modo puoi aumentare le probabilità che anche i candidati rifiutati si trasformino in sostenitori della tua azienda? Di seguito alcuni consigli su come comunicare a una persona che non ha ottenuto il lavoro. 

Come comunicare a una persona che non ha ottenuto il lavoro? Non ignorarla

Il termine inglese "ghosting" (sparire senza dare spiegazioni) è diventato un neologismo anche in italiano. Solitamente si riferisce all'ambito degli appuntamenti, ma senza dubbio si verifica anche nel mondo del recruiting.

Probabilmente tutti noi abbiamo sperimentato il ghosting a un certo punto, candidandoci per una posizione per poi aspettare una risposta che non è mai arrivata.

Naturalmente non è difficile comprendere perché i datori di lavoro facciano perdere le loro tracce anziché rispondere "no" al candidato. Il tempo è prezioso e le cose da fare sono tante. Soprattutto nel caso di recruiting per alti volumi di candidature, si può essere tentati a non ricontattare i candidati. 

Tuttavia, secondo uno studio di Indeed, attendere la risposta di un potenziale datore di lavoro rappresenta il problema principale per il 48% delle persone in cerca di un impiego.

E se ignori i candidati o pensi di farlo, potresti arrecare un danno all'employer brand. Circa il 40% delle persone in cerca di lavoro, infatti, segnala di condividere online le proprie esperienze negative e il 50% dei candidati sostiene che non lavorerebbe per un'azienda con una cattiva reputazione, neanche in vista di uno stipendio più alto.

In breve: adottare una strategia di rifiuto per cui "non ricevere risposta equivale a un no" non è una soluzione.

Ogni candidato merita di ricevere una risposta

Per prevenire esperienze negative per i candidati, comunica i risultati in modo chiaro.

Tutti i candidati che si propongono per una posizione e non vengono selezionati dovrebbero ricevere una risposta chiara non appena sai di non volerli più tenere in considerazione.

È possibile farlo. Rispondendo sempre a tutti, il colosso dei trasporti Enterprise si impegna a offrire un'esperienza di recruiting positiva a tutte le persone che inviano una candidatura.

Perché?

Come ci ha spiegato di recente Marie Artim, VP of Talent Acquisition presso Enterprise, "Desideriamo assicurarci che le persone capiscano che contano per noi, anche se non sono state selezionate".

Quindi assicuratevi, come minimo, di avere pronta una mail cortese per tutti coloro che non hanno superato la fase di valutazione del CV o lo screening telefonico. 

Per quanto riguarda il modo in cui comunicare a un candidato che non ha ottenuto il lavoro, è possibile inviare un semplice messaggio ringraziandolo per il tempo dedicato alla candidatura e augurandogli il meglio nella ricerca di lavoro. Si può inoltre lasciare la porta aperta alla possibilità di candidarsi nuovamente in presenza di un altro ruolo adatto.

Un passo in più: spiegare al candidato perché non ha ottenuto il lavoro

Se riesci a personalizzare il messaggio, ringraziando il candidato per il tempo dedicato e l'interesse dimostrato, tanto meglio. La presenza di empatia nel processo di rifiuto gioverà a entrambe le parti.

Spiegare a una persona il motivo per cui non ha ottenuto il lavoro potrà risultare utile per le sue ricerche di lavoro future.

Se cercavi maggiore esperienza in un certo ambito, comunicalo. Il progetto per il quale stavi assumendo non è andato a buon fine? Informa il candidato. Non è stato selezionato perché non possedeva determinate competenze? Spiega chiaramente che tipo di esperienza o quali certificazioni avrebbero offerto probabilità migliori.

Se il candidato apprezza il feedback ricevuto, potrebbe condividerlo con i propri conoscenti oppure online, migliorando la reputazione della tua azienda.

Se il candidato ti è piaciuto e desideri archiviare il suo CV per posizioni aperte future, informarlo in merito.

Gestire i candidati aggressivi utilizzando l'intelligenza emotiva

Anche se hai fatto tutto ciò che potevi per agevolare il processo di rifiuto, alcuni candidati potrebbero comunque lasciare che le emozioni e il dispiacere abbiano la meglio su di loro e mostrarsi aggressivi o sgradevoli.

Il rifiuto può essere difficile da gestire, quindi non prendertela se qualcuno controbatte. Ricorda che quella persona è probabilmente frustrata per via della situazione, non a causa tua, e che le sue emozioni possono indurla sfogarsi.

Quando devi gestire un candidato rifiutato che si comporta in maniera aggressiva, metti in campo la tua intelligenza emotiva cercando di porre fine alla discussione in breve tempo e mantenendo la calma. Come sempre, mantieni un atteggiamento rispettoso ed empatico, ma non supportare il suo comportamento aggressivo poiché questo peggiorerebbe solo la situazione.

Una volta svanita la reazione emotiva iniziale, avrai fatto un favore al candidato impedendo che la situazione degenerasse in una discussione in cui una delle parti avrebbe detto cose di cui in seguito avrebbe potuto pentirsi.

Per riassumere

Quando decidi di comunicare a una persona che non ha ottenuto il lavoro, ringraziarla per il tempo e l'impegno dedicato può rivelarsi molto utile e sarà probabilmente apprezzato.

Da dove arriverà il tuo prossimo ottimo candidato?

Potrebbe trattarsi di un amico o collega di una persona che non hai assunto ma che ha apprezzato la tua cortesia e ha quindi parlato bene di te.

Tutti desideriamo essere trattati in modo rispettoso, pertanto mettiti nei panni del candidato e ricorda che ogni persona con la quale hai a che fare rappresenta un potenziale ambassador per la tua azienda.

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¹ Dati di Indeed, studio "Search for Greatness" 2020-2021, Italia n=275.

² Decipher/FocusVision, studio "Confidence Curve" per conto di Indeed, 2017.

³ Sondaggio di Indeed, n=275

⁴ Da un articolo Indeed di Daniel Humphries, "Lessons From Enterprise: From A "No Black Hole" Candidate Experience to Supporting Veterans", 5 giugno 2018.