L’importanza della comunicazione aziendale interna: esempi per creare coesione, valore e informazione

Hai destinato una fetta consistente del bilancio alla comunicazione esterna, ma hai capito che i tuoi collaboratori sono i primi a non conoscere le novità e i traguardi raggiunti dall'azienda. Forse devi ripensare la tua strategia e dedicare maggiore attenzione alla comunicazione aziendale interna: vediamo alcuni esempi, per ottenere davvero tutti i vantaggi di una comunicazione efficace. Soltanto diffondendo trasparenza e conoscenza, infatti, puoi far sì che ci sia coesione e senso di appartenenza aziendale. Il che significa un miglioramento dell'ambiente di lavoro e della produttività. Anche in epoca di smart working. 

Perché creare un piano di comunicazione aziendale interna

Come abbiamo visto in questo articolo su come migliorare l'employer branding, i primi e migliori ambasciatori dell'azienda sono i tuoi collaboratori: nessuna pubblicità può essere più vera ed efficace dell'orgoglio e la stima che nutrono verso la società. Questo attrae non solo nuovi clienti, ma anche talenti in cerca di nuove opportunità. 

Una comunicazione interna efficace permette inoltre ai dipendenti di essere allineati e quindi di avere maggiori possibilità di raggiungere obiettivi e risultati. 

Il coinvolgimento crea un maggior senso di appartenenza, come abbiamo visto, e permette anche di risolvere problemi pratici, soprattutto in fase di inserimento. 

Come nelle redazioni giornalistiche, dove ai nuovi arrivati vengono consegnate le norme redazionali, una specie di testo sacro con tutte le regole e i tecnicismi da rispettare, anche chi si occupa di comunicazione interna deve innanzitutto fornire a chi entra in azienda le informazioni basilari per comprendere il funzionamento della macchina, ridurre fraintendimenti e prevenire l'insorgere di problemi. 

Gli strumenti

Esattamente come per quella esterna, anche la comunicazione aziendale interna si avvale di strumenti specifici, che permettono di informare e coinvolgere i dipendenti. 

Si va dalla tradizionale bacheca, il cui scopo è far sì che ci sia sempre un possibile spazio di scambio e interazione tra i dipendenti, alle più moderne bacheche online. 

Per informare su scadenze, festività e avvisi, è sempre meglio inviare anche delle comunicazioni istituzionali (cartacee o email), ma esistono strumenti utili come i calendari condivisi, gli update o le community online, che hanno anche il vantaggio di creare spazi condivisi e di relazione.  

Le newsletter interne sono invece fondamentali per coinvolgere a tutto tondo i collaboratori in quello che succede in azienda: informazioni, notizie, eventi, ma anche condivisione di buone pratiche e dei valori dell'azienda. 

Terna ha vinto il Premio Areté per la comunicazione interna per aver dato vita ad una rubrica tematica che promuove, tra i 5100 collaboratori a cui è destinata, una cultura diffusa in tema di sostenibilità, argomento naturalmente caro all'azienda. 

La comunicazione interna può essere anche non esclusivamente informativa, ma più orientata a creare eventi e momenti, che possano favorire lo scambio e la coesione tra i tuoi collaboratori  (meeting, riunioni di lavoro, momenti conviviali, ecc.). 

Come cambia la comunicazione interna con lo smart working

La comunicazione in azienda ha assunto una nuova importanza con la diffusione dello smart working: lavorare da casa può avere molti vantaggi per i dipendenti, ma il non vedersi e il non frequentarsi fisicamente può far aumentare il senso di isolamento e lontananza. Per evitare ciò, come spiega questo articolo de Il Sole 24 ore, per fortuna la tecnologia ci viene in aiuto e, spesso a costo zero, si possono impiegare nuovi strumenti per coinvolgere e far sentire parte di un gruppo anche chi lavora da fuori ufficio. Dall'intranet aziendale alle app, dai social media come Facebook (tramite la piattaforma di collaborazione Workplace) o WhatsApp, fino alla creazione di un canale per i dipendenti su Telegram.

I social network rappresentano senza dubbio un grande alleato della comunicazione aziendale, ma ricorda sempre di rispettare il limite tra vita privata e lavorativa e che non tutti sono social.

I modelli

Il tipo di comunicazione interna da adottare ha molto a che fare con il modello di gestione e con la cultura su cui si fonda l'azienda. 

Se la gestione aziendale sarà tradizionale e quindi gerarchica, verosimilmente la comunicazione andrà dall'alto verso il basso, ovvero dai vertici alla base della piramide. 

Diverso il caso di una comunicazione dal basso verso l'alto, molto più complicata da gestire e mantenere, perché spesso più spontanea e meno strutturata.

Infine, soprattutto nei nuovi modelli organizzativi, come laleadership diffusa - di cui abbiamo parlato in questo articolo - la comunicazione interna seguirà uno schema più orizzontale, di vera condivisione e partecipazione democratica, in cui l'opinione di ognuno conta a prescindere dalle gerarchie. 

Esempi di comunicazione aziendale interna

Non sempre comunicazione esterna e interna vanno viste come qualcosa di diverso o addirittura contrapposto. Lo dimostra il caso di Poste Italiane che si è aggiudicata il terzo posto agliInternal Communications and Engagement Awards 2022, per aver dato vita alla miglior campagna di comunicazione interna allineata a quella esterna. Utilizzando immagini che ritraevano alcuni suoi dipendenti al lavoro, ha creato una campagna pubblicitaria trasmessa sui canali digitali sia esterni che interni, oltre che in numerosi uffici postali. All'interno dello stesso concorso internazionale, Poste italiane si è aggiudicata anche il secondo posto come miglior "uso di applicazione" per aver creato un app per i propri dipendenti. 

Un caso diverso, ma anche questo citato come buona pratica, è la comunicazione interna che è stata adottata da Snam quando si sono registrati i primi casi di coronavirus in Italia. È stata creata una sorta di sala operativa, attiva 24 ore su 24, in contatto con le autorità, che ha coinvolto  diversi settori della società (dalle risorse umane alla sicurezza, dalla salute alla tutela legale, fino alla comunicazione esterna e interna). I dipendenti sono stati così tenuti informati in tempo reale sia su quello che succedeva dentro che fuori dell'azienda, per preservarne la salute e sicurezza, cercando di garantire l'operatività seppur in un contesto di crisi. 

Conclusioni

Come abbiamo visto, esistono competizioni anche per premiare e certificare il valore della comunicazione aziendale interna. I partecipanti spesso sono grandi società, ma questo non significa che non possa interessare anche i piccoli: un leader non smette mai di guardarsi attorno e di trarre ispirazione. Saper adattare quanto imparato alla tua impresa significa innanzi tutto saperlo spiegare ai tuoi collaboratori: solo condividendo informazioni e sapere, facendoli sentire parte di un gruppo, puoi ottenere il massimo, per loro e per l'azienda. Per questo, mantenere sempre un livello di comunicazione chiaro ed efficace internamente deve essere tra i tuoi primi obiettivi.