Cos’è un applicant tracking system (ATS)? Ecco perché utilizzarne uno

Il processo di recruiting richiede grande impegno e pianificazione, dalla ricerca dei candidati all'analisi dei CV fino ai colloqui. Il monitoraggio di ogni fase, e di più candidati, può risultare eccessivamente complesso, soprattutto per le assunzioni su larga scala. Infatti, per le aziende di maggiori dimensioni, un'assunzione richiede in media 94candidati, una cifra che raddoppia per alcuni ruoli. Per un'azienda con 100 posizioni aperte, significa 94 candidati per ogni ruolo e 9.400 candidature. Come restare al passo?

È qui che entra in gioco l'ATS. Cos'è un ATS e come funziona? Illustriamo il ruolo di questo strumento nel recruiting, perché prenderne in considerazione l'utilizzo e come individuare quello adatto alle proprie esigenze.

Cos'è un ATS?

Un applicant tracking system, o ATS, è uno strumento che consente all'azienda di monitorare e misurare ogni fase del processo di selezione. Un ATS raccoglie e archivia informazioni sui candidati, ad esempio tramite quale canale sono stati reperiti e in quale fase del processo di candidatura si trovano. 

I moderni applicant tracking system sono più di un foglio di calcolo sofisticato. Includono soluzioni di recruiting end-to-end, quali strumenti per gestire i calendari, software di gestione delle relazioni con i candidati (CRM) e perfetta integrazione con il sistema informativo delle risorse umane (HRIS). 

Come funziona un ATS?

Quando una persona si candida per una posizione, le sue informazioni vengono caricate nel database dell'ATS: in genere, questi dati includono recapiti, qualifiche e CV. 

Il team di selezione del personale può utilizzare il sistema per esaminare CV, inviare messaggi automatizzati ai candidati, pianificare colloqui, condividere la documentazione per le nuove assunzioni e molto altro, a seconda delle funzionalità e capacità del provider dell'ATS.

Supponiamo di essere alla ricerca di una persona che ricopra il ruolo di graphic designer. Innanzitutto, occorre creare la descrizione della posizione, utilizzando l'ATS per pubblicare automaticamente l'annuncio sui siti per la ricerca di lavoro e su altri canali. All'arrivo delle candidature, è possibile cercare e classificare i nuovi candidati e quelli precedenti, salvati nel database dell'ATS, per creare un elenco iniziale. Sapendo che questo ruolo richiede competenze di progettazione grafica, si crea un filtro di ricerca per trovare candidati in possesso di queste specifiche conoscenze. 

Una volta creato l'elenco, si configurano email automatizzate dall'ATS per invitare i candidati a una valutazione online. Questa automatizzazione ti consente di risparmiare tempo e anche di monitorare il punto di contatto con ogni candidato.

Un ATS semplifica il processo di recruiting

I manager possono utilizzare l'ATS per identificare i candidati che superano la fase di screening iniziale e stabilire gli orari disponibili per i colloqui. Molti applicant tracking system includono strumenti o interfacce di pianificazione automatica che consentono ai candidati di accedere e selezionare gli orari dei colloqui, gestire i documenti e visualizzare il proprio stato. 

Se un candidato promettente non ha ancora scelto un orario per il colloquio, puoi invitarlo nei giorni successivi. Grazie all'automatizzazione di un gran numero di attività manuali impegnative, adesso avrai il tempo di eseguire qualche ricerca su questo candidato e contattarlo in modo personalizzato. 

Mentre i colloqui procedono, il team di recruiting memorizza appunti e valutazioni per ogni candidato nell'ATS, a cui può fare riferimento per la selezione finale. Ora è giunto il momento di proporre un'offerta, che il candidato giusto accetta. 

Oltre a un'email di benvenuto dal team, grazie all'integrazione di ATS-HRIS, il nuovo dipendente riceve automaticamente nella propria casella di posta la documentazione per le nuove assunzioni e le informazioni sulla retribuzione.

Perché utilizzare un ATS nel recruiting?

Come illustrato dallo scenario precedente, l'utilizzo di un ATS offre molti vantaggi.

Consente di risparmiare tempo. Non solo l'ATS rende facilmente accessibile il pool di candidati tramite un database organizzato e ricercabile, ma include anche funzionalità che automatizzano le attività manuali. In questo modo, i recruiter possono dedicare più tempo ad attività di maggiore valore, quali contatti personalizzati e la costruzione di relazioni. 

Contribuisce a una selezione più efficace. La collaborazione e la comunicazione con i talenti risulta più semplice con un applicant tracking system centralizzato. Solide analisi mostrano al team di recruiting quali sono le fonti più proficue, quanto tempo occorre ai candidati per muoversi lungo la pipeline e altre metriche interessanti che possono aumentare ancora di più l'efficacia del processo di selezione.

Migliora l'esperienza dei candidati. Un ATS consente di restare al passo con la posizione di ogni candidato nel processo di recruiting. Questo monitoraggio riduce al minimo il "buco nero", ovvero l'eventualità in cui i candidati non ricevono riscontro dai datori di lavoro. Gli strumenti di CRM, un elemento fondamentale dell'ATS, aiutano i recruiter a procedere tempestivamente e instaurare relazioni con i clienti.

Come individuare l'ATS giusto per le proprie esigenze?

Con così tante opzioni disponibili sul mercato, selezionare l'ATS migliore per la tua azienda può sembrare complesso. Da dove iniziare?

Comprendere a fondo il processo di selezione, inclusi i punti deboli, è una fase importante per stabilire quali funzionalità e capacità funzionano meglio per il tuo team. Assicurati che sia possibile integrare facilmente le soluzioni che scegli con gli strumenti tecnologici delle risorse umane (ad esempio, i sistemi HRIS e di retribuzione) e determina quali investimenti in ATS sono realisticamente in linea con il budget per il recruiting.

Una volta selezionato quello adatto a te, un applicant tracking system diventa uno strumento importante per la gestione della pipeline di candidati e ti consente di trovare in modo rapido ed efficace la persona giusta da aggiungere al tuo team.

---

¹ Dati di Indeed (Stati Uniti)