I candidati stanno finendo nel “buco nero” dei processi di selezione?

Lo scenario è il seguente: i tuoi annunci di lavoro stanno ricevendo una buona quantità di traffico e stai ricevendo candidature. Nonostante questo, però, stai perdendo talenti eccellenti perché il passaggio dalla candidatura al colloquio per l'assunzione richiede come minimo delle settimane. 

Questo "buco nero" è comune, soprattutto quando i responsabili delle risorse umane sono sotto pressione nel mutevole e complesso scenario attuale. Al contempo, tali ritardi possono compromettere l'individuazione e l'assunzione dei candidati giusti: un sondaggio condotto negli Stati Uniti indica che il 62% dei professionisti perde interesse in una posizione se non riceve un riscontro dal datore di lavoro entro due settimane dalla candidatura. Dopo tre settimane, la percentuale sale al 77%. 

Benché sia comprensibile che i team di recruiting vogliano essere certi di identificare i candidati più adatti e pertinenti, prolungare troppo il processo di ricerca può tradursi in un ulteriore problema: altre aziende, più rapide, si aggiudicano i talenti migliori.

Il problema, tuttavia, non consiste solo nella perdita di un singolo candidato. Siti come Glassdoor e Indeed accolgono favorevolmente recensioni e valutazioni dei candidati. Molti di coloro che hanno aspettato settimane o persino mesi per ricevere un riscontro in merito ad una posizione o che addirittura non hanno mai ricevuto notizie dopo il colloquio, potrebbero condividere opinioni decisamente poco positive sulla propria esperienza. Ciò può produrre un impatto negativo sull'employer brand e un impatto persino peggiore sul recruiting. 

Identificare i candidati desiderati in poco tempo

L’integrazione delle valutazioni e delle preselezioni durante il processo di candidatura iniziale può contribuire a ridurre almeno in parte questo ritardo. Eliminando immediatamente i candidati meno rilevanti, è possibile concentrarsi su un pool più ristretto di candidati qualificati, individuando potenziali assunzioni in modo più semplice e rapido. A questo punto, assicurati di interagire con i candidati migliori subito dopo averli identificati: non aspettare di disporre di un determinato numero di potenziali candidati o potresti ricadere negli stessi prolungati ritardi e nelle stesse problematiche relative al "buco nero".

Se il tuo team utilizza già le domande di selezione ma ha ancora difficoltà ad accelerare il coinvolgimento dei candidati e le assunzioni, potrebbe essere il momento di rivalutare il tipo e il numero delle domande nella fase di screening cv. . Un numero troppo elevato di domande potrebbe impedire di avanzare anche ai candidati con le qualifiche richieste, mentre delle domande non sufficientemente rilevanti potrebbero influire sulle capacità di smistamento e preselezione delle candidature da parte dell'azienda.

Ad esempio, se una laurea o una certificazione specifica sono necessarie per coprire una certa posizione, includi una domanda di selezione volta a confermare che il candidato soddisfa il requisito. Mentre filtri i candidati, potrai rimuovere subito quelli che non lo possiedono. Questo accorgimento elimina la necessità di esaminare le candidature che non soddisfano i requisiti minimi. Al contrario, i datori di lavoro a volte indicano le qualifiche preferenziali come se fossero essenziali e questo può scoraggiare candidati che sarebbero idonei dal proporsi per il ruolo. Per massimizzare l'efficienza delle assunzioni, le descrizioni delle posizioni devono dare priorità ai requisiti indispensabili e indicare chiaramente come "preferenziali" quelli meno importanti.

Verifica inoltre le domande di selezione esistenti e assicurati che siano in linea con i requisiti attuali della posizione. Chiedere a un candidato se è disponibile a viaggiare, ad esempio, potrebbe non essere pertinente al momento e indurre candidati adatti al ruolo a non candidarsi. Idealmente, dovresti semplificare le domande di selezione affinché riguardino solo le caratteristiche imprescindibili per il ruolo. Una volta ricevute le candidature, gli hiring manager possono concentrarsi sui talenti più in linea con questi requisiti iniziali, ampliando in un secondo momento il pool di candidati da esaminare.

Automatizzare l'esperienza dei candidati  

L'integrazione delle valutazioni e degli screening prima dei colloqui può aiutare a identificare i candidati con elevato potenziale. Al contempo, però, i team di recruiting e delle risorse umane sono oberati di lavoro a causa della mancanza di personale e dell'aumento delle richieste: il 98% dei responsabili delle risorse umane afferma che, dall'inizio della pandemia, il suo ruolo è cambiato. Oltre a dover gestire una mole di lavoro più grande con un personale ridotto, molti di loro si trovano a dover effettuare sondaggi tra i dipendenti, pubblicare costantemente aggiornamenti relativi all'azienda e alla pandemia e migliorare l'offerta retributiva affinché la propria organizzazione risulti più competitiva. Nel frattempo, la stressante responsabilità di assumere su larga scala in un panorama sempre più competitivo è stata assegnata ai team addetti alla talent acquisition .

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Bilanciare i candidati attivi e passivi

Un recente studio di Indeed ha rilevato che negli Stati Uniti i recruiter trascorrevano l'80% del tempo a cercare attivamente  candidati passivi, ma solo il 19% di tali candidati veniva assunto.

L'81% delle assunzioni proveniva dai candidati attivi, ossia da chi cercava lavoro e si candidava su Indeed.

Fonte: Indeed, Balance the Art and Science of Recruiting With Indeed Hire, maggio 2020.

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Un numero sempre maggiore di responsabili delle risorse umane sta iniziando a integrare l'intelligenza artificiale e l'automazione per sollevare i propri team dai compiti più gravosi. Molte attività ripetitive possono essere affidate agli strumenti tecnologici, riducendo il tempo riservato a tali mansioni e consentendo ai responsabili del recruiting e delle risorse umane di dedicarsi alle attività ad alto valore che possono essere svolte solo da loro. Di seguito alcune funzioni delle risorse umane che è possibile automatizzare facilmente: 

Valutazioni e screening 

Le valutazioni e gli screening prima dei colloqui possono aiutare i candidati con elevato potenziale a distinguersi. Il processo che porta a questo risultato, però, non deve necessariamente essere manuale. Automatizzando gli screening dei candidati, i team possono impostare i parametri che identificano chi riceve l'invito a una valutazione e chi no. Si tratta di tutti i candidati? Dei candidati che hanno indicato determinate posizioni lavorative nella propria candidatura o che hanno un'esperienza precedente specifica? Delle persone con determinate certificazioni nei propri CV? Oppure si tratta di altro? 

Impostando questi trigger, è semplice far passare i candidati alla fase successiva del processo, creando per loro un'esperienza positiva e produttiva e consentendo ai team di recruiting di identificare le potenziali persone da assumere in poco tempo. 

Semplificazione delle comunicazioni e della pianificazione dei colloqui

Ora più che mai, coordinare i colloqui con i candidati può risultare complicato. Se la tua azienda richiede colloqui di persona, il coordinamento degli orari in cui i candidati devono recarsi in sede può comportare ritardi significativi. Anche i colloqui virtuali possono essere difficili da programmare, soprattutto se i candidati lavorano a tempo pieno.

Per superare queste e altre difficoltà e ridurre gli scambi di email al minimo, molti professionisti del recruiting stanno adottando degli strumenti di programmazione automatica. Anziché chiedere ai candidati quando sono disponibili (o indicare la disponibilità del recruiter sperando di trovare un accordo con i candidati), uno strumento per il coinvolgimento dei candidati o per la pianificazione fornisce tutte le informazioni necessarie a chi cerca lavoro per prenotare un orario disponibile e chiarire il luogo e le esigenze dell'incontro. Lo strumento per la pianificazione Indeed Interview, ad esempio, consente ai recruiter di:

• automatizzare la pianificazione dei colloqui per i candidati a target 
• ricevere conferme e risposte dai candidati
• visualizzare l'elenco dei colloqui in programma
• aggiornare o modificare i dettagli dei colloqui
• annullare o spostare i colloqui
• fornire feedback dopo i colloqui

Oltre ad agevolare i contatti con i candidati, la programmazione dei colloqui e la condivisione di feedback, il software permette ai candidati di rispondere tramite messaggi agli inviti ai colloqui confermando o meno la propria disponibilità e previene pertanto l'eventualità che non si presentino senza avvisare.

L'automatizzazione  del processo di pianificazione dei colloqui rappresenta una vittoria immediata dal punto di vista dell'efficienza. Tuttavia, se implementata in modo poco lungimirante, rischia di privare il processo di recruiting del suo indispensabile aspetto umano. Inoltre, se i candidati non sanno come usare gli strumenti o provano disagio a fronte di richieste inaspettate di informazioni personali, il tuo team potrebbe dare inavvertitamente un'impressione negativa. Questo può influire sull'opinione di chi cerca lavoro nei confronti del tuo brand e indurli a perdere interesse nei confronti delle posizioni aperte.

Se il tuo team nota una percentuale di risposta più bassa del previsto con l'utilizzo degli strumenti di programmazione e comunicazione automatica, considera di inserire brevi telefonate da 10-15 minuti tra hiring manager e candidati che possano aiutare il team a spiegare cosa aspettarsi dalle comunicazioni automatizzate che seguiranno (ad esempio richieste di verifica delle referenze, verifica dei precedenti e ulteriori appuntamenti).

Essere onesti e diretti

Detto questo, assicurati che gli annunci di lavoro siano onesti, autentici e ritraggano la vera "vita in azienda". Se includi informazioni specifiche sulla posizione, con responsabilità ben definite, esigenze quotidiane e altre mansioni essenziali, probabilmente i candidati che non corrispondono al profilo delineato passeranno a un'altra opportunità più adatta a loro.

Allo stesso modo, prediligi la schiettezza senza timore. Benché occorra evitare di indicare un elenco di qualifiche indispensabili che scoraggi i candidati, è bene essere chiari sugli elementi necessari sin dall'inizio. Se per esempio ti occorre personale ostetrico qualificato che gestisca un team di infermieri o che supervisioni i casi più critici, indicalo chiaramente. Se un addetto al marketing digitale deve avere esperienza con gli annunci pay-per-click (PPC) per i social perché sarà responsabile di un budget che ammonta a diversi milioni per il PPC, specificalo e precisa che solo i candidati in possesso di queste qualifiche saranno presi in considerazione. 

Accelerare i processi di recruiting 

Si tratta ancora una volta di una sfida comune: i team ricevono molti CV e occorre diverso tempo per analizzare e individuare i candidati idonei. Solo il 7% dei candidati in Italia dichiara di ricevere normalmente un riscontro alla propria candidatura entro un giorno, mentre il 39% afferma di riceverlo solitamente entro un paio di settimane.

Al contempo, però, l'azienda rischia di perdere i migliori candidati a causa di ritardi prolungati nel loro coinvolgimento e di dover devolvere più tempo e risorse (anche finanziarie) alla copertura delle posizioni aperte. In caso di ritardi significativi, il team di recruiting può addirittura essere costretto a riavviare l'intero processo di settimane o mesi dopo l'abbandono da parte del pool iniziale di candidati.

Ma non deve essere necessariamente così. Riconoscendo la presenza del "buco nero" dei processi di selezione  e prendendo le misure opportune per attenuarne le conseguenze, la tua azienda può accelerare il recruiting e l'assunzione migliorando al contempo l'esperienza dei candidati e ricevendo più candidature dai migliori talenti. 

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¹  Sondaggi Robert Half condotti tra più di 2.100 responsabili senior e più di 1.000 lavoratori negli Stati Uniti, nov 2020-gen 2021.

²  Paychex Pulse of HR Report, 2021.

³ Sondaggio di Indeed, Dati di Decipher/Focus Vision (2019), Italia n=750.