Re onboarding per il nuovo mondo del lavoro

Anche se non siamo ancora usciti del tutto dalla pandemia, le aziende stanno facendo un bilancio della situazione e le persone stanno rientrando al lavoro. Ma la "normalità" a cui stiamo tornando può implicare lavoro da remoto, in sede o una combinazione di entrambi, mentre la cultura del luogo di lavoro in quanto tale è stata trasformata.

Le nuove modalità di lavoro ibrido e a distanza possono migliorare di molto la sicurezza e il benessere sul luogo di lavoro e i responsabili delle risorse umane (HR) svolgono un ruolo fondamentale nell'aiutare il personale ad adattarsi alla situazione. Anche per quei dipendenti che hanno sempre lavorato in presenza, la sensazione di un nuovo inizio potrebbe migliorare lo stato d'animo e fornire linee guida chiare per il futuro. Ma come realizzare tutto questo nel migliore dei modi?  

Innanzitutto, occorre mettere in atto delle politiche valide, quindi trasmetterle e formare il personale, eventualmente ripetendo il processo di onboarding. Così come l'onboarding è diventato una parte vitale del percorso dei nuovi assunti, allo stesso modo ripetere tale processo può aiutare a reintrodurre i dipendenti e rafforzare la cultura del luogo di lavoro, dopo le dure prove a cui ci ha sottoposti il COVID-19. 

Di seguito cinque consigli da prendere in considerazione.

1. Offrire sostegno ed empatia

Non c'è dubbio che i dipendenti abbiano bisogno di maggiore flessibilità e di un approccio diverso alla pianificazione della giornata. Potrebbero anche essere preoccupati che il ritorno in sede metta a rischio la propria salute. 

Definisci politiche chiare, empatiche e proattive che tengano in considerazione le ultime normative e linee guida sulla sicurezza e possano essere modificate sulla base dei relativi aggiornamenti. Concedi flessibilità, per quanto possibile, poiché le pressioni derivanti dal lavoro e dalla vita privata non sono mai state così interconnesse. 

Tutto questo naturalmente non funzionerà se i manager non sono d'accordo e al corrente. Spesso ricade su di loro la responsabilità di comunicare, guidare e prendere decisioni sul momento per garantire che le attività vengano portate a termine nonostante le difficoltà. Un nuovo processo di onboarding rappresenta un'opportunità per fornire loro le informazioni, il sostegno e la formazione di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Se i manager sono sicuri di sé e hanno le risposte (o sanno dove reperirle), trasmetteranno fiducia ai loro team.

2. Creare nuovi processi e flussi di lavoro

La pandemia ha innescato una serie di nuovi comportamenti e processi relativi a quando, dove e come lavoriamo. In molti casi, flussi di lavoro consolidati da tempo sono stati resi più pratici ed efficienti. I dipendenti hanno bisogno di capire i nuovi processi e le nuove aspettative legate a come devono svolgere il proprio lavoro. 

Ad esempio, mentre i team distribuiti e da remoto si ricompongono, potremmo notare una propensione per l'uso delle piattaforme digitali anziché per un ritorno alla comunicazione di persona. La fluidità e l'agilità dei moderni software di project management spesso forniscono maggiore visibilità, un accesso democratico alle informazioni e una sorta di responsabilità neutrale durante il ciclo di vita di un determinato progetto, spostando il focus dalle persone alle attività. Inoltre, consentono a tutti di collaborare, a prescindere dal luogo in cui si trovano.

Secondo un recente sondaggio dell'Associazione Italiana per la Direzione del Personale (AIDP), il 58% dei nuovi dipendenti chiede la possibilità di lavorare da remoto prima di accettare un'offerta di lavoro, quindi l'utilizzo di questi strumenti è destinato a durare. Probabilmente alcuni dipendenti avranno avuto difficoltà a gestire le nuove tecnologie, mentre altri le avranno usate con successo; dedica una parte del nuovo processo di onboarding alla formazione sulle piattaforme, al fine di portare tutti allo stesso livello. 

Tale processo rappresenta un'ottima opportunità per incorporare nelle operazioni e nella cultura aziendale le trasformazioni dei processi che possono essere nate dalla necessità. Fornisce inoltre ai manager un'idea più chiara dei comportamenti e delle competenze che saranno utili al personale in futuro.

3. Promuovere il benessere

Prima della pandemia, stavano iniziando a fiorire programmi per il benessere dei dipendenti, ma non rappresentavano necessariamente la norma. Oggi ci rendiamo conto di come la salute mentale ed emotiva sia direttamente legata all'impegno e alle prestazioni. 

I team da remoto hanno dimostrato di essere coesi non solo per via del numero di ore in cui hanno lavorato, ma anche perché hanno partecipato a programmi olistici dedicati al benessere mentale, fisico e spirituale. Il nostro interesse nei confronti di programmi di questo tipo, che si tratti di yoga guidato virtualmente, stretching, meditazione, camminate, corsa o cura di sé, è esploso. I dipartimenti delle risorse umane hanno iniziato a creare migliori sistemi di supporto per i dipendenti, offrendo vari tipi di opportunità, dall'imparare strategie di gestione dei problemi alle sessioni di terapia individuale. 

Ho sempre sostenuto programmi di onboarding che offrissero sostegno al di là dell'ambito lavorativo quotidiano. Proporre ai dipendenti una cultura aziendale che prenda sul serio il loro benessere è un gesto molto significativo. 

Indica anche un cambiamento nella gestione dei problemi di salute dei dipendenti da parte del management e offre la possibilità di dimostrare loro che hai a cuore il loro benessere complessivo. La fiducia e la trasparenza possono essere di grande aiuto nell'alleviare l'ansia legata al rientro al lavoro e nel far sentire a proprio agio i dipendenti.

4. Focalizzarsi sulla comunicazione 

Prima della pandemia, i luoghi di lavoro facevano affidamento su quattro tipi diversi di comunicazione: dialogo verbale di persona, linguaggio del corpo ed espressioni facciali, telefonate e forma scritta, come email, memo e note. 

Abbiamo dedicato una grande quantità di tempo e impegno alla comprensione delle conseguenze e delle procedure migliori per ognuno di questi metodi. Ma le circostanze in cui ci siamo trovati a lavorare hanno modificato il modo in cui comunichiamo, facendoci ricorrere a riunioni video, chat, messaggistica istantanea, messaggi di testo e piattaforme di comunicazione dedicate. E il contenuto delle nostre comunicazioni, pertanto, ha teso a focalizzarsi su domande di corto respiro, ad esempio: "Come sta andando?", "State tutti bene?". 

Anche se la tua organizzazione non sta riaprendo fisicamente, questo momento di transizione rappresenta un'opportunità fondamentale per riunire il personale distribuito intorno a una cultura che, senza dubbio, ha dovuto affrontare problemi crescenti. 

Valuta quali possano essere i migliori metodi, piattaforme e tipi di comunicazione che ti aiuteranno ad avere successo in futuro e rafforza la cultura della tua azienda rinnovando la mission e lo scopo dell'attività, mostrando in che modo la comunicazione contribuisce alla promozione dei valori aziendali. 

5. Spiegare le nuove regole

Informare i nuovi assunti circa le politiche e procedure relative alla sicurezza sul luogo di lavoro è sempre stata una priorità durante l'onboarding; assicurarsi che anche i dipendenti esistenti le conoscano è sempre stato un processo meno strutturato, dando spazio alla possibile creazione di discrepanze involontarie. E con il COVID-19 una mancanza di informazioni può comportare serie conseguenze. 

Le informazioni sulla sicurezza, tuttavia, non sono statiche: devono poter essere aggiornate rapidamente per rispecchiare le linee guida e i protocolli in costante evoluzione degli organi di governo, restando al contempo fedeli all'approccio generale dell'organizzazione. 

Le informazioni più importanti riguardano i vaccini: chi dovrà effettuarli, chi preferirebbe che i propri colleghi fossero vaccinati e in che modo è possibile organizzare il luogo di lavoro per accontentare tutti. 

Il 71% dei lavoratori italiani partecipanti a un sondaggio Randstad Workmonitor condotto lo scorso anno ha affermato che l'accesso al vaccino contro il COVID-19 dovrebbe essere il fattore principale nella decisione riguardante quando far rientrare le persone in sede. Nel frattempo l'Italia ha raggiunto un traguardo, con l'84,06% degli adulti vaccinati con almeno una dose.

Durante il nuovo processo di onboarding, consenti ai dipendenti di accedere a informazioni dettagliate sulle norme aziendali relative ai vaccini e sugli altri regolamenti. Dovresti anche informare i dipendenti circa i loro diritti riguardanti la scelta di quando rientrare in sede. Se disponi di norme che permettono ai dipendenti fragili dal punto di vista della salute di lavorare da casa, rendile note. Comunica sempre in modo chiaro le eventuali modifiche alle informazioni e spiega ai lavoratori dove esattamente possono cercare gli aggiornamenti. 

L'implementazione di una nuova fase di onboarding costituisce un modo efficace per stabilire nuovi valori, comportamenti, norme e processi e per consentire al personale di riabituarsi alla cultura aziendale. Rendi coerente l'onboarding per i dipendenti esistenti con quello per i nuovi assunti, al fine di evitare domande o problemi. Metti tutti nelle stesse condizioni, sottolinea positivamente il fatto che le persone stanno tornando al lavoro e impegnati a migliorare la trasparenza, la diffusione delle informazioni e la comunicazione, ovunque si trovino i dipendenti. È una strategia efficace per fare in modo che si sentano al sicuro.

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Adattato dalla Redazione Indeed da un articolo originale di Meghan M. Biro

Meghan M. Biro è un'analista, autrice, speaker e brand strategist globalmente riconosciuta. Fondatrice di TalentCulture, ospita #WorkTrends, un popolare podcast e chat settimanale su Twitter. La sua carriera abbraccia recruiting, gestione dei talenti, strategia per brand e media digitali per centinaia di aziende, da startup a brand globali come Microsoft, IBM e Google. Opera anche nei consigli consultivi per i principali brand di tecnologia per le risorse umane. Meghan compare regolarmente su Forbes, SHRM e diversi altri canali. È presente su Twitter e Instagram.

Le idee e le opinioni espresse in questo articolo sono quelle dell'autrice e non corrispondono necessariamente alle norme o alla posizione ufficiale di Indeed.

¹  Dati Istat, maggio 2022