Definizione di Hoshin Kanri

Il metodo Hoshin Kanri nasce in Giappone negli anni Sessanta, più precisamente viene messo a punto per la prima volta all’interno dell’azienda Bridgestone. Il suo significato letterale può essere tradotto come segue:

• Hoshin = direzione
• Kanri = gestione

Si può quindi intuire che si tratta di un metodo che tiene costantemente monitorata la mission aziendale e il suo raggiungimento. Tutte le aziende possono farne uso, dalle microimprese fino alle multinazionali.

Struttura del metodo Hoshin Kanri

Dal momento che solo di recente è uscito dai confini del Giappone per entrare nel mercato occidentale, non si sa molto del metodo Hoshin Kanri, se non che inizialmente partiva da una matrice scritta su un foglio A3 (la Hoshin Kanri Matrix), il formato più grande inviabile tramite fax nelle varie filiali aziendali. Con il trascorrere del tempo, il metodo è stato ripreso da più organizzazioni e si è evoluto grazie alla tecnologia. Questa evoluzione, però, ha in qualche modo alterato la formula originale. Ogni azienda ha creato una propria versione, e per questo è difficile identificare un metodo universale di applicazione.

Tuttavia, osservando attentamente le varie aziende che hanno iniziato a usare il metodo Hoshin Kanri, si possono notare dei tratti in comune:

1. X Matrix: è il cuore del metodo, che deve essere presente per collegare i vari obiettivi aziendali tra di loro;
2. Catch Ball: un’altra parte fondamentale, in cui gli obiettivi e le strategie devono essere discussi e suddivisi tra tutte le parti coinvolte all’interno dell’azienda;
3. Deployment: i compiti vengono assegnati partendo da una macrostrategia e un obiettivo a lungo termine, fino a scendere verso gli indicatori posizionati più in basso nella scala delle priorità;
4. Revisione day-by-day: vengono stabiliti degli obiettivi su piccola scala da seguire giorno per giorno, in modo da arrivare, con il tempo, all’obiettivo a lungo termine.

Una delle caratteristiche che viene posta subito in evidenza è che il metodo Hoshin Kanri nasce proprio per coinvolgere l’intera azienda, produzione compresa, in modo da ottimizzare la costruzione del prodotto finale e la sua vendita all’interno del mercato di riferimento. Per comprendere meglio questo metodo, approfondiamo uno a uno i punti sopraccitati.

1. X matrix

Il metodo Hoshin Kanri ha il suo fulcro nell’X matrix, ovvero la visione d’insieme dell’azienda a cui si collegano tutti gli obiettivi, grandi e piccoli, che concorrono a raggiungerla. Il modo più efficace per inquadrarlo è raffigurarlo in modo visivo: la vision aziendale è al centro e gli obiettivi stabiliti si irradiano esternamente in senso orario. All’interno dello schema si riportano tutti i collegamenti tra i vari obiettivi, includendo anche i team che stanno lavorando (o lavoreranno) al loro raggiungimento. Questo tipo di raffigurazione fa parte del deployment, o assegnazione strategica dei compiti. 

2. Il Catch ball

Il termine Catch ball deriva dal linguaggio sportivo, più precisamente dal passaggio della palla nel baseball. Il concetto è stato ripreso nel metodo Hoshin Kanri per indicare la comunicazione che avviene all’interno dell’azienda per stabilire la strategia che porta al raggiungimento degli obiettivi stabiliti nella vision. La comunicazione parte dai gradini più alti della scala gerarchica e arriva gradualmente a quelli più bassi. Il percorso vale anche nel senso opposto: i livelli più bassi nella scala gerarchica dovranno comunicare con la stessa modalità graduale ai loro superiori le eventuali difficoltà in cui si sono imbattuti. Ciò avviene anche grazie alla revisione day-by-day.

3. La revisione day-by-day

La revisione day-by-day è, insieme all’X matrix, ciò che rende l’Hoshin Kanri così particolare e unico nel suo genere. Quando si elabora una strategia aziendale si tende a dimenticare la produzione e a trascurare tutte le piccole azioni che possono portare, poco per volta, a raggiungere gli obiettivi prestabiliti. Con il metodo Hoshin Kanri questo errore non verrà commesso, perché è grazie ai piccoli obiettivi che si può avere una solida base su cui costruire un’azienda competitiva nel mercato.

4. Il deployment

Il deployment, nel metodo Hoshin Kanri, è il momento in cui le strategie pianificate vengono messe in azione per raggiungere gli obiettivi aziendali. È come trasformare un piano su carta in azioni concrete sul campo. Comprende elementi come l’allocazione di risorse, la comunicazione efficace e l’implementazione di cambiamenti. Questa fase richiede coordinamento e monitoraggio attento per garantire che tutte le parti coinvolte seguano le direttive stabilite. Il deployment è un passaggio cruciale per trasformare le idee strategiche in risultati tangibili e guidare l’intera organizzazione verso il successo.

Come applicare il metodo Hoshin Kanri in azienda

Non esiste un metodo Hoshin Kanri universale, dal momento che le strategie variano in base all’azienda e al mercato in cui essa si muove. Tuttavia è possibile seguire una serie di best practice:

1. Stabilire la mission aziendale in modo che sia in linea con i valori dell’impresa stessa e con il mercato;
2. Elaborare una strategia a lungo termine con obiettivi da raggiungere nell’arco di almeno cinque anni;
3. Fissare degli obiettivi a medio termine (detti “goal”) che siano raggiungibili entro tre anni, per raggiungere gli obiettivi a lungo termine;
4. Una volta fissati gli obiettivi a medio termine, concentrarsi sui goal annuali, detti anche KPI (Key Performance Indicators);
5. Stabilire le azioni necessarie a raggiungere tutti i traguardi stabiliti;
6. Eseguire la revisione day-by-day per monitorare i progressi e gli obiettivi giornalieri per la produzione. 

Ogni fase è indispensabile per la riuscita del metodo Hoshin Kanri. Sono interdipendenti, pertanto è cruciale non trascurarne nessuna. Di fatto, le strategie stabilite con il metodo Hoshin Kanri vengono stabilite dall’alto, mentre le azioni da eseguire per raggiungere i macro obiettivi dell’impresa partono dal basso. In questo modo, si raggiungerà un goal, che aiuterà a sua volta a ottenerne un altro, salendo la scala prestabilita fino ad arrivare alla mission aziendale. Da notare che durante la fase della strategia devono venire presi in considerazione tutti i fattori che possono influenzare la riuscita della mission aziendale, compresi quelli apparentemente più ininfluenti. Fondamentale sarà non tralasciare nulla e stabilire una scala gerarchica che aiuti a comprendere il grado di influenza di ogni fattore.

I vantaggi del metodo Hoshin Kanri

Pur essendo piuttosto complesso, questo metodo può aiutare le aziende a crescere e ad avere una posizione solide nel mercato, con guadagni e benefici a favore di tutte le parti coinvolte. Usando il metodo Hoshin Kanri, infatti, l’azienda potrà ottenere una notevole serie di vantaggi:

• Allineamento organizzativo: il metodo Hoshin Kanri assicura che tutti i livelli e i dipartimenti dell’azienda lavorino in armonia verso gli stessi obiettivi strategici.
• Trasparenza e responsabilità: ogni dipendente sa esattamente qual è il proprio ruolo per contribuire al successo complessivo dell’azienda, promuovendo una cultura di responsabilità.
• Adattamento rapido ai cambiamenti: grazie a questo metodo l’azienda riuscirà a reagire prontamente alle mutevoli condizioni di mercato, mantenendo la flessibilità operativa.
• Cultura di miglioramento continuo: l’Hoshin Kanri stimola la crescita di un ambiente dove innovazione ed efficienza sono incoraggiate. Questo stimolerà il miglioramento continuo.

Non esiste un momento preciso in cui iniziare ad applicare il metodo Hoshin Kanri. Certamente può essere strategico utilizzarlo già dal momento dell’avvio dell’azienda, ma anche un’azienda già avviata può trarne un grosso beneficio. L’immagine aziendale ne uscirà rafforzata e, con il tempo, anche i profitti aumenteranno sensibilmente.