Che cos’è il workflow?

Il workflow rappresenta quella sequenza ordinata di attività progettate per raggiungere un dato obiettivo aziendale. Nello specifico, il termine “workflow” si riferisce a un flusso di lavoro o a un modello digitale di un processo lavorativo. È un concetto impiegato per descrivere l’organizzazione sistematica delle risorse in processi che trasformano materiali, offrono servizi o elaborano informazioni. Può anche essere utilizzato per gestire e automatizzare i vari compiti associati alla realizzazione di un processo lavorativo od operativo.

In un quadro aziendale moderno e digitalizzato, il workflow permette di suddividere i compiti in maniera metodica, assegnare le responsabilità, definire scadenze, e monitorare in tempo reale l’avanzamento delle operazioni. Ma soprattutto, un workflow ben strutturato porta con sé efficienza, chiarezza e, conseguentemente, un incremento della produttività.

Workflow management: passi per creare un flusso di lavoro produttivo

La gestione del flusso di lavoro è un’arte basata sulla precisione e la logica. Sviluppare un flusso di lavoro, infatti, richiede una serie di passaggi fondamentali, che permettono di definire e perfezionare le dinamiche lavorative interne. Ecco i passi generali per creare un workflow efficace:

1. Identificazione dei compiti

Per avere un punto di riferimento su cui basare il sistema di flussi di lavoro, è essenziale individuare gli obiettivi che la tua azienda intende raggiungere. Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporizzati (SMART).

2. Analisi dei processi esistenti

Prima di procedere allo sviluppo di nuovi flussi di lavoro, esamina e documenta accuratamente i processi esistenti all’interno dell’azienda. Identifica le aree di miglioramento, le inefficienze o le lacune che possono essere risolte con un workflow ben strutturato.

3. Definizione delle attività

Una volta individuati gli obiettivi e analizzati i processi attuali, il passaggio successivo è scomporre il processo in fasi e azioni specifiche. Identifica le attività che devono essere svolte in ogni fase e le dipendenze tra di esse. Questo ti aiuterà a creare una sequenza logica di passaggi nel tuo workflow.

4. Creazione di una mappa del flusso di lavoro

Una rappresentazione grafica del flusso di lavoro aiuta a visualizzare chiaramente le relazioni tra le attività, gli attori coinvolti e le risorse. Così balzano subito all’occhio anche eventuali criticità o inefficienze.

5. Ripartizione delle responsabilità

Per ogni fase individua gli attori coinvolti e le risorse necessarie per completare ciascun compito. Determina chi è responsabile di ciascuna fase o azione nel processo. Attribuisci i compiti e le responsabilità in modo chiaro e specifico per evitare confusione o sovrapposizioni di compiti.

6. Identifica i trigger

Riconosci i trigger o gli eventi che danno inizio al processo o alle azioni successive, e sfruttali per automatizzare il flusso di lavoro. Ad esempio, un trigger un’e-mail, la cui ricezione dà vita a una serie di eventi lavorativi.  

7. Automatizzazione del flusso di lavoro

Come riportato nel paragrafo precedente, il flusso di lavoro può essere automatizzato e portare a una serie di benefici. Infatti, se si selezionano e implementano strumenti o software di automazione del flusso di lavoro, ne risulterà un processo più fluido e semplificato. Questi strumenti possono aiutarti a gestire le attività, inviare notifiche, assegnare task e monitorare lo stato del flusso di lavoro.

8. Test e ottimizzazione

Prima di implementare il workflow a livello aziendale, testalo in piccola scala e valuta il suo funzionamento. Questo ti permetterà di cogliere eventuali problemi o inefficienze. Raccogli feedback dai partecipanti e apporta le modifiche necessarie a ottimizzare il processo. Così facendo, ti assicurerai che gli obiettivi vengano raggiunti.

9. Formazione del team e adozione del workflow

Affinché il workflow sia efficace, è necessario che tutti i membri del team comprendano il suo funzionamento, i ruoli e le responsabilità. Pertanto, assicurati che tutti i membri del gruppo di lavoro partecipino al processo di formazione, in modo da garantire il successo dell’implementazione del flusso di lavoro.

10.  Implementazione e monitoraggio del processo

Una volta che il workflow è stato testato e ottimizzato, implementalo a pieno regime. Monitora attentamente il flusso di lavoro per identificare possibili problemi o aree di miglioramento continue.

Benefici e sfide di flussi di lavoro strutturati

La strutturazione di un flusso di lavoro ben ottimizzato può comportare una serie di miglioramenti al lavoro aziendale, ciononostante si possono presentare degli ostacoli nella sua implementazione. Vediamo in cosa consistono vantaggi e svantaggi di questa tecnica.

I benefici di un workflow strutturato sono numerosi, tra cui i seguenti:

• Maggiore produttività ed efficienza. Quando i processi sono ben mappati e organizzati, si possono ottimizzare i processi e le attività superflue o ridondanti sono cancellate. Ogni azione diventa più mirata, si eliminano gli sprechi e si massimizza l’utilizzo delle risorse. In questo ecosistema, la produttività non è solo un obiettivo, ma una conseguenza naturale di un sistema ben oliato.
• Minore probabilità di errori e riduzione dei tempi morti. Il workflow aiuta a minimizzare gli errori e a ridurre i tempi di inattività definendo specifici passaggi e sequenze necessarie per completare un’attività. Così ci si assicura di ridurre la probabilità di errore umano. Il lavoro viene svolto dalla persona giusta, nel giusto ordine ed entro un lasso di tempo ben delineato.
• Miglioramento della collaborazione. Ognuno è a conoscenza del proprio ruolo e delle proprie responsabilità. Si dà vita a una migliore collaborazione e coordinazione tra i membri del team e si evitano sovrapposizioni o mancanze di comunicazione.
• Tracciabilità e monitoraggio. Un flusso di lavoro strutturato aiuta a seguire l’avanzamento delle attività, a monitorare i tempi di esecuzione e a rispettare le scadenze.
• Maggiore conformità. Nei settori regolamentati, un preciso workflow può aiutare a garantire la conformità alle normative e alle procedure, riducendo il rischio di violazioni normative e sanzioni.

Anche se un workflow ben progettato porti numerosi vantaggi, non si può negare che esistano anche alcune difficoltà da affrontare durante il processo di realizzazione ed esecuzione.

Quando si sviluppa un flusso di lavoro, bisogna considerare la complessità che comporta. Non è raro che la creazione e l’implementazione di un sistema ben articolato richieda tempo e risorse considerevoli, mettendo a dura prova la tenacia delle persone coinvolte.

Inoltre, vale la pena sottolineare che un workflow strutturato potrebbe non essere la soluzione ideale per tutti i tipi di processi o attività. Ci sono contesti lavorativi in cui sono richieste flessibilità, adattabilità e creatività, rendendo difficile, se non impossibile, l’adozione di un workflow rigido e stringente.

Un altro elemento da non sottovalutare è la resistenza al cambiamento che potrebbe affiorare tra i membri del team o le parti interessate. L’introduzione di un nuovo sistema di lavoro può generare timore e insicurezza. Proprio per questo, pertanto, è utile coinvolgere e comunicare con tutte le persone interessate, per garantire una transizione armoniosa e senza intoppi.

Infine, un ulteriore aspetto che merita attenzione è la manutenzione e gli aggiornamenti necessari. Infatti, un’azienda deve tenere il passo con i cambiamenti dei suoi processi e delle sue esigenze. Ciò richiede un impegno costante per migliorare l’efficienza attraverso una costante modernizzazione e un’adeguata assistenza del sistema.

Come hai potuto notare, effettuare un’attenta analisi e valutare i pro e i contro prima di adottare un determinato flusso di lavoro all’interno della propria organizzazione può risultare utile.

Abbiamo esplorato insieme il mondo del workflow. Siamo partiti dal significato stesso del termine, passando per i benefici apportati all’impresa lavorativa, i possibili ostacoli da superare, fino a considerare le sfide affrontate durante la sua implementazione. Come un tessuto connettivo tra idee e risultati, un workflow adeguatamente organizzato può fare la differenza tra un’azienda efficace e un’azienda eccellente.

In questa ottica, la necessità di implementare un workflow non è soltanto destinata alle grandi aziende, ma anche ai piccoli imprenditori e professionisti, che possono usufruire del suo grande potenziale per migliorare il proprio rendimento lavorativo. Dunque, è il momento di agire. Inizia oggi stesso a mappare, strutturare e ottimizzare i tuoi processi lavorativi. Il futuro è a un passo, e con un workflow ben oliato, quel passo potrebbe trasformarsi in un gigantesco balzo in avanti.