Com’è nata la tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro nasce verso la fine degli anni Ottanta grazie all’intuizione dell’imprenditore Francesco Cirillo, uno sviluppatore di software di origini italiane. Quando ha ideato questa tecnica era uno studente universitario che faticava a concentrarsi sugli studi a causa della scarsa motivazione e dalla facilità con cui si lasciava distrarre dai tanti altri impegni che lo tenevano lontano dai libri. Stanco di procrastinare e di ottenere scarsi risultati in ambito accademico, un giorno decise di intraprendere una piccola sfida con se stesso: studiare per dieci minuti filati senza farsi distrarre. Per aiutarsi in questa sfida, prese il suo timer da cucina a forma di pomodoro, impostò dieci minuti e si mise al lavoro. Da quel momento in poi si rese conto che avere un determinato lasso di tempo in cui lavorare per portare a termine i suoi obiettivi lo rendeva molto più concentrato e propenso a terminare quanto iniziato. Migliorando sempre di più, tentativo dopo tentativo, riuscì a completare con successo sia la tecnica del pomodoro che i suoi studi.

Come funziona la tecnica del pomodoro

Lo scopo della tecnica del pomodoro è di aumentare la concentrazione sfruttando appieno le potenzialità del cervello umano senza però sottoporlo a eccessivo stress. Un cervello stressato, infatti, è molto più propenso a deconcentrarsi e ad attenzionare infinite distrazioni. Questo metodo aiuta a dare ordine alla mente, ed è talmente semplice da usare che le prime può risultare perfino disarmante. Il metodo base si riassume in sette semplici passaggi:

1. Impostare un timer a 25 minuti: può essere un timer da cucina o anche quello del telefono o del computer;
2. Concentrarsi sul proprio lavoro durante quei 25 minuti;
3. Alla scadenza del tempo, impostare il timer a 5 minuti;
4. Prendersi una pausa fino alla scadenza;
5. Ripetere;
6. Ogni 4 timer da 25+5 minuti, prendersi una pausa più lunga (15 o 20 minuti);
7. Ricominciare il ciclo dall’inizio.

Ovviamente possono presentarsi delle difficoltà a mantenere la concentrazione per 25 minuti filati, soprattutto se si lavora in un ambiente soggetto a distrazioni da parte di altre persone o si hanno delle oggettive difficoltà a concentrarsi, come nel caso di persone con disturbi da deficit di attenzione. Ma non c’è da scoraggiarsi, il metodo pomodoro può comunque essere di grande aiuto, andrà solo trovato il lasso di tempo ideale per riuscire a concentrarsi.

Come sfruttare al massimo la tecnica

Ecco dei piccoli accorgimenti per poter applicare al meglio questa tecnica:

• Preparare una lista delle cose da fare;
• Mettere il telefono in modalità silenziosa;
• Avvisare i propri colleghi di lavoro che non si vuole essere distratti fino al raggiungimento dell’obiettivo;
• Interrompere ciò che si sta facendo nel momento non appena suona il timer.

Quest’ultimo consiglio può sembrare strano, dal momento che lo scopo di questa tecnica è aumentare la produttività, ma per quanto strano è proprio il punto di forza della tecnica. Infatti, è molto facile scivolare in un meccanismo di compensazione che a lungo andare potrebbe vanificare la produttività data da questa tecnica. Per esempio, se non si sospendesse immediatamente il lavoro allo squillo del timer, si potrebbe proseguire nel lavoro per due minuti e aumentare successivamente il periodo di pausa. In questo modo, la mente tornerebbe a stancarsi e gli impegni si accumulerebbero nuovamente. Oppure, si potrebbe pensare di proseguire per soli due minuti, giusto il tempo di finire una frase o un calcolo, senza accorgersi che poi ne sono passati cinque, o dieci, o anche di più, fino a dimenticarsi completamente di prendersi una pausa e vanificando la tecnica del pomodoro.

L’importanza della pausa e come farla a dovere

La pausa è un momento di stacco importante, per questo non va assolutamente utilizzata per svolgere altri impegni legati al lavoro. Per esempio, è meglio evitare di controllare le e-mail o continuare a pensare alle cose da fare. Meglio svagare la mente facendo uno spuntino o chiacchierando con qualche collega. Ecco come andrebbe sfruttata la pausa in maniera ottimale:

1. Alzarsi dalla scrivania;
2. Fare un po’ di stretching;
3. Prendere un caffè o, meglio ancora, un bicchiere d’acqua.

In questo modo si ha un distacco reale dal lavoro che si sta facendo, favorendo la rigenerazione delle energie, cosa che non si avrebbe fissando, per esempio, lo schermo del cellulare. Essendo una fonte luminosa, infatti, tende a impegnare la mente allo stesso modo del computer, con un prolungamento del momento di stress dovuto al lavoro.

Quando non usare la tecnica del pomodoro

Non è possibile usare questa tecnica in tutti gli ambiti di lavoro. Per esempio, chi lavora in un negozio non riuscirebbe ad applicarla perché le attività sono per lo più dettate dall’affluenza dei clienti e il tempo da dedicare loro è variabile in base alle richieste. La tecnica del pomodoro può risultare particolarmente vincente in tutti quei lavori che prevedono momenti in cui non c’è un’interazione con altre persone, ad esempio:

• Impiegati amministrativi;
• Operai;
• Addetti marketing;
• Scrittori;
• Programmatori;

In generale il metodo è applicabile a tutti i lavori per cui è necessaria un’alta concentrazione per raggiungere un determinato obiettivo (o più obiettivi). Per queste categorie resta comunque sconsigliato l’uso di questa tecnica durante lavori collettivi o assemblee con i colleghi, a meno che non ci siano accordi diversi tra le parti.

Perché usare la tecnica del pomodoro

Un alto tasso di produttività è essenziale per avere un’azienda florida, e la tecnica del pomodoro può aiutare a raggiungere moltissimi obiettivi senza pesare sulla salute mentale dei dipendenti, andando a causare dello stress che non solo sarebbe inutile, ma alla lunga porterebbe anche dei danni, sia a livello personale che a livello aziendale.

I motivi a supporto di tecnica di gestione del tempo sono molteplici:

• È estremamente economica. Non è necessario spendere soldi per acquistare un timer, è sufficiente usare quello di uno smartphone o di un computer.
• Aiuta ad affrontare i lavori più impegnativi a piccole dosi, dividendoli in tanti micro compiti, dove possibile.
• Consente alla mente di fare una pausa, cosa molto importante per mantenere la concentrazione più a lungo.
• Permette di rendere il lavoro una sorta di gioco o sfida, dando degli obiettivi ben precisi.
• Aiuta a gestire molto meglio le proprie risorse mentali, togliendo potere alle distrazioni.
• Elimina del tutto la procrastinazione, causa di ritardi nel raggiungimento delle consegne.
• Permette il raggiungimento degli obiettivi concreti, aumentando l’autostima e la soddisfazione dei lavoratori che la applicano.
• È flessibile e il tempo si può modificare in base alle esigenze dei singoli lavoratori. L’importante è che si mantenga l’alternanza di lavoro e pause in modo coerente e continuativo.

La tecnica del pomodoro è estremamente semplice, eppure incredibilmente efficace. Più la s usa e più si diventa consapevoli delle proprie capacità, ma anche del tempo reale che serve per portare a termine determinati compiti, permettendo una programmazione ottimale del lavoro. Applicare la tecnica del pomodoro in ambito lavorativo porta diversi vantaggi dimostrati sul campo. I dipendenti diventano molto più produttivi e motivati, di conseguenza hanno più possibilità di lavorare in un ambiente sereno e di aumentare il proprio livello di soddisfazione. Grazie a questo semplice metodo di gestione del tempo, anche l’azienda ne trarrà un grande beneficio, perché i lavoratori saranno più produttivi, meno stressati a livello mentale e quindi più sereni sul luogo di lavoro.