Timesheet: cos’è e come funziona

Il termine inglese “timesheet” si può tradurre come “foglio ore” o “registro delle ore”. Indica un documento in cui una persona registra le ore dedicate a specifiche attività durante una giornata, una settimana o un mese.

La compilazione può avvenire manualmente oppure tramite un’applicazione. I dati si organizzano poi per progetto, cliente, commessa o tipologia di attività. Il livello di dettaglio varia in base all’obiettivo: un timesheet usato per controllare i costi può contenere informazioni diverse da uno destinato alla rendicontazione di un progetto.

A cosa serve il timesheet in azienda

In ambito aziendale, il timesheet può supportare la pianificazione delle attività, il controllo dei costi e la rendicontazione dei progetti.

Il timesheet si usa nei servizi professionali, nella consulenza, nel settore informatico e, più in generale, nelle attività organizzate per clienti, progetti o commesse. Può essere utile anche nei contesti produttivi e operativi, quando occorre attribuire il tempo a fasi di lavoro o attività definite.

Tra gli utilizzi più comuni del timesheet rientrano i seguenti:

• Confronto tra stime e consuntivi. Permette di verificare l’andamento delle attività rispetto alla pianificazione iniziale.
• Attribuzione di tempi e costi. Collega le ore a progetti, commesse o clienti.
• Supporto alla fatturazione. Può essere utile quando il compenso è legato alle ore rendicontate.
• Analisi delle attività ricorrenti. Consente di individuare quelle che richiedono più tempo rispetto alle previsioni.
• Integrazione con la pianificazione. Collega i dati consuntivi agli strumenti di pianificazione, come il diagramma di Gantt.

Quando le ore registrate superano quelle previste, il confronto può segnalare uno scostamento da approfondire. Per comprenderne le cause, è utile verificare le stime iniziali, i cambiamenti nelle priorità e le dipendenze tra attività.

Le ore registrate indicano quanto tempo è stato dedicato alle attività, ma non che cosa sia stato realizzato in quel tempo. Per valutare l’andamento di un progetto, occorre considerare anche i risultati ottenuti, la qualità del lavoro e il contributo delle persone coinvolte.

Differenza tra timesheet e foglio presenze

Il timesheet e il foglio presenze possono contenere alcuni dati simili, ma rispondono a finalità diverse. Il primo descrive il modo in cui si distribuisce il tempo di lavoro, mentre il secondo registra la presenza, l’assenza e gli orari di una persona.

Il foglio presenze raccoglie dati come gli orari di entrata e di uscita, le pause e le assenze. Serve soprattutto per la gestione amministrativa delle presenze e per la verifica dell’orario di lavoro secondo il sistema adottato dall’azienda.

Quando i due sistemi sono collegati, può essere utile stabilire quale rappresenti la fonte di riferimento per ciascun dato. Ferie e permessi, per esempio, richiedono un processo di gestione distinto dalla classificazione delle attività riportate nel timesheet.

Anche il calcolo degli straordinari può richiedere una verifica specifica. Le regole applicabili dipendono dalla normativa e dal contratto collettivo nazionale del lavoro (CCNL). Il totale delle ore registrate, quindi, non determina automaticamente il numero di ore straordinarie riconoscibili: è necessario verificare i dati alla luce delle regole applicabili e delle procedure aziendali.

Cosa contiene un timesheet

Un modello di timesheet, in genere, contiene i seguenti elementi:

• Periodo di riferimento. Indica la data o l’intervallo considerato.
• Persona di riferimento. Identifica chi ha effettuato la registrazione, quando necessario.
• Progetto o centro di costo. Collega le ore al cliente, alla commessa o all’unità di riferimento.
• Attività. Descrive il lavoro svolto o la relativa categoria.
• Durata. Riporta il tempo impiegato secondo un criterio uniforme.
• Note e approvazione. Includono, quando utili, lo stato della registrazione ed eventuali annotazioni.

Ogni campo dovrebbe rispondere a un’esigenza concreta. Inoltre, secondo il principio di minimizzazione previsto dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), i dati personali raccolti devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario.

Per questo, può essere opportuno evitare note libere contenenti informazioni personali che non servono alla rendicontazione o alla gestione delle attività.

Come compilare un timesheet

Prima di introdurre un foglio ore di lavoro, è bene definire una procedura semplice e condivisa. La procedura dovrebbe chiarire quali dati inserire, quando registrarli e chi è responsabile delle verifiche.

Per organizzare la compilazione del timesheet, puoi seguire questi passaggi:

1. Definisci la finalità. Chiarisci se i dati serviranno alla gestione dei progetti, al controllo dei costi, alla fatturazione o all’analisi dei carichi di lavoro.
2. Scegli categorie chiare. È meglio evitare sovrapposizioni tra attività che potrebbero rendere più difficile l’analisi dei dati.
3. Stabilisci la frequenza. La compilazione può essere giornaliera, settimanale o mensile, in base alle esigenze organizzative e al livello di dettaglio richiesto.
4. Registra le ore con regolarità. Inserisci il tempo in prossimità dello svolgimento dell’attività, per limitare le ricostruzioni successive e migliorare l’affidabilità delle informazioni.
5. Assegna le responsabilità. Specifica chi può inserire, modificare, verificare e approvare le registrazioni.
6. Gestisci gli accessi. Allinea ruoli, permessi e procedure all’organigramma aziendale e alle regole interne.

La procedura dovrebbe prevedere anche come correggere gli errori e mantenere traccia delle modifiche. Un modello semplice, con il livello di dettaglio necessario per lo scopo previsto, aiuta a evitare registrazioni superflue.

Esempio di timesheet compilato

Questo esempio di timesheet compilato presenta una struttura essenziale per registrare le attività svolte durante una giornata. I nomi dei progetti e i dati sono fittizi e servono solo a illustrare il formato.

La verifica del totale può avvenire al termine della giornata o della settimana, in base alla frequenza di compilazione adottata.

Tipi di timesheet e strumenti disponibili

Il timesheet può essere organizzato su base giornaliera, settimanale o mensile, a seconda del livello di dettaglio necessario. Un modello giornaliero permette di registrare le singole attività; uno settimanale facilita il confronto tra giornate; uno mensile offre una visione d’insieme del periodo.

Il periodo coperto dal modello non determina necessariamente la frequenza con cui vengono inserite le ore. Registrare le ore con regolarità, anche quando il riepilogo è settimanale o mensile, aiuta a ridurre gli errori di ricostruzione.

Quando usare un timesheet in Excel o Word

Un modello di timesheet in Excel può essere sufficiente per un gruppo piccolo, con categorie stabili e poche approvazioni. Formule e menu a tendina aiutano a uniformare l’inserimento.

Un modello di timesheet in Word è più adatto a una scheda semplice da compilare o stampare. In entrambi i casi, è bene proteggere il file, gestire le versioni e limitare gli accessi.

Quando valutare un’app o un software per timesheet

Un’app per il timesheet o un software dedicato possono risultare utili quando più persone lavorano contemporaneamente su diversi progetti, quando sono previsti flussi di approvazione o quando i dati devono essere condivisi con altri sistemi aziendali.

Prima di scegliere uno strumento, valuta questi aspetti:

1. Facilità di utilizzo. Un’interfaccia semplice favorisce una compilazione più regolare e riduce il rischio di errori o dati mancanti.
2. Ruoli e autorizzazioni. Il sistema dovrebbe consentire di stabilire chi può inserire, modificare, approvare o consultare le registrazioni.
3. Tracciabilità delle modifiche. Lo storico delle variazioni può facilitare verifiche e correzioni nel tempo.
4. Esportazioni e integrazioni. La possibilità di condividere dati con sistemi per le risorse umane (HR), sistemi di pianificazione delle risorse d’impresa (ERP) o strumenti di project management può facilitare lo scambio delle informazioni.
5. Sicurezza e conservazione dei dati. È utile verificare dove vengono archiviati i dati, per quanto tempo vengono conservati e quali misure di protezione sono previste.

Se l’azienda ha bisogno di monitorare l’andamento delle attività durante il periodo di riferimento, possono essere utili riepiloghi e pannelli di controllo aggiornati e filtrabili per progetto, cliente o commessa.

Come introdurre il timesheet in modo chiaro e responsabile

Per accompagnare l’introduzione del timesheet, spiega quali dati verranno raccolti, per quali finalità, chi potrà consultarli e per quanto tempo saranno conservati. Chiarire questi aspetti aiuta le persone a capire come verranno utilizzate le registrazioni.

Per presentare i timesheet al team, puoi seguire questi passaggi:

1. Fornisci istruzioni chiare. Comunica la finalità della rilevazione, i campi da compilare e la frequenza prevista con indicazioni brevi e facilmente consultabili.
2. Mostra un esempio completo. Presenta un modello compilato e spiega come modificare una registrazione o correggere un errore.
3. Integra la procedura di onboarding. Inserisci le istruzioni tra i materiali destinati alle persone appena entrate in azienda e rendile accessibili anche in seguito.
4. Avvia una fase di prova. Testa il modello con un gruppo limitato e raccogli osservazioni prima di estenderne l’utilizzo.
5. Definisci ruoli e responsabilità. Chiarisci chi può consultare, verificare, approvare o modificare i dati registrati.

Il timesheet offre informazioni sul tempo dedicato alle attività, ma non descrive da solo competenze, qualità del lavoro o risultati. Per analizzare la copertura delle competenze, per esempio, puoi affiancarlo a una matrice delle competenze.

Per gestire feedback e obiettivi, invece, è più adatto un processo strutturato di valutazione del personale.

Un timesheet funziona meglio quando si inserisce nel flusso di lavoro aziendale.

Rivedere periodicamente categorie, accessi e report può aiutare a verificare che siano ancora adeguati alle esigenze organizzative.

Indeed fornisce questi esempi a titolo di cortesia per gli utenti del sito. Si precisa che Indeed non fornisce servizi di consulenza legale o delle risorse umane e che il testo fornito non riflette necessariamente le normative vigenti in materia di lavoro o occupazione.