Le ferie: un diritto e un dovere
Nel contesto italiano, il tema delle ferie retribuite è richiamato anche nella Costituzione (terzo comma dell’articolo 36), che menziona il riposo settimanale e periodi di ferie annuali come elementi essenziali del rapporto di lavoro. Questi principi trovano poi applicazione nelle fonti legislative e nei contratti collettivi.
Ulteriori indicazioni si trovano in provvedimenti come il decreto legislativo n. 66/2003 e l’articolo 2109 del Codice civile, che contribuiscono a delineare il quadro generale relativo alla durata minima delle ferie e ai criteri con cui possono essere programmate. Le modalità pratiche (come la distribuzione nel corso dell’anno, eventuali periodi continuativi o frazionati e la gestione delle richieste) vengono definite attraverso i contratti collettivi e le procedure adottate nelle singole realtà.
Nel complesso, la normativa valorizza la funzione delle ferie come momento di recupero psicofisico e, in molte discipline, privilegia la loro fruizione effettiva rispetto all’indennizzo, salvo le ipotesi particolari previste dalla legge e dai contratti.
Le ferie e il work-life balance
Quella delle ferie non è tuttavia solo una questione normativa. Il tema è più ampio e delicato perché si lega alle esigenze di benessere organizzativo e work-life balance di ogni dipendente, che sappiamo oggi essere molto importanti ai fini dell’employer brand, dell’engagement e quindi anche dell’efficienza dell’azienda.
Inoltre, occorre non sottovalutare il post vacation blues, cioè la sindrome post vacanze. È il malessere psicologico legato al ritorno al lavoro dopo un periodo di disconnessione abbastanza lungo. Il brusco passaggio fra due condizioni così diverse può di per sé determinare disagio. Tuttavia, gli effetti del passaggio dipendono anche dalla qualità di ciascuna delle due condizioni. Se, infatti, il contesto lavorativo è sgradevole, il rientro sarà più problematico; anche la vacanza, con i suoi cambi di ritmo e di punti di riferimento e l’improvvisa abbondanza di tempo libero può creare degli scompensi che si possono ripercuotere negativamente sul ritorno al lavoro. In questo caso, l’azienda non può intervenire direttamente, ma la consapevolezza dell’esistenza di questo problema può aiutare a ridurne l’impatto al momento del rientro.
L’organizzazione del piano ferie è quindi un aspetto che dovrebbe essere affrontato con attenzione ed equilibrio, cercando di soddisfare al meglio le necessità dell’azienda e delle persone che vi lavorano.
Come gestire il piano ferie aziendale
Quindi, come gestire le richieste di ferie in modo da conciliare le esigenze di efficienza dell’azienda con quelle del personale? Ecco alcune indicazioni che possono essere d’aiuto.
Definire regole chiare
Una prima soluzione è quella di elaborare una policy aziendale che contempli in modo comprensibile ed esauriente tutti gli aspetti legati alla richiesta e alla fruizione delle ferie. Questo tipo di policy può contribuire a ridurre le situazioni di emergenza impreviste, gli equivoci e l’insoddisfazione del personale.
La policy aziendale sulle ferie dovrebbe comprendere almeno questi elementi:
- eventuali periodi di chiusura aziendale;
- periodi critici (picchi di lavoro) in cui non è possibile richiedere ferie o lo si può fare solo in modo limitato;
- numero massimo di componenti dello stesso team che possono assentarsi in contemporanea;
- preavviso minimo per richiedere le ferie;
- criteri di priorità adottati nel caso di richieste di ferie incompatibili fra loro da parte di più dipendenti.
Prestare attenzione al fattore tempo
Il piano ferie aziendale deve essere preparato con largo anticipo, possibilmente su un foglio Excel, e presentato al personale con tutti gli elementi necessari per compilarlo, indicando una scadenza che lasci tempo sufficiente per la compilazione e consenta all’azienda un adeguato margine per analizzare il piano e gestire eventuali criticità.
Gestire le criticità con equilibrio e coerenza
Anche seguendo con scrupolo le indicazioni contenute nei due punti precedenti, può capitare che si presentino delle criticità o degli imprevisti. Può succedere, ad esempio, di dover rifiutare, anche dopo avergliele accordate, le ferie a un membro del personale perché sono sopraggiunte nuove necessità organizzative. Anche in questi casi è utile agire con tempestività, e in più bisogna saper dare spiegazioni chiare, esaustive e convincenti. La coerenza e la trasparenza vengono spesso considerate fattori utili per ridurre eventuali insoddisfazioni delle persone che lavorano in azienda e non esporsi ad accuse di scarsa equità e favoritismi.
Il piano ferie e la chiusura aziendale
Se le ferie sono una questione che riguarda tutti i periodi dell’anno, come abbiamo accennato il periodo estivo assume una particolare rilevanza, anche perché è quello in cui, con poche eccezioni, si concentrano le due settimane continuative spesso richiamate nella normativa vigente.
Questa circostanza pone l’azienda di fronte ad alcune domande rispetto all’opportunità della chiusura aziendale e al periodo in cui effettuarla. In passato c’erano pochi dubbi, e la strada pressoché obbligata era quella che conduceva verso il periodo di chiusura aziendale in agosto.
Anche se questo modello è tuttora molto diffuso in Italia, i cambiamenti nella società e nell’organizzazione del lavoro fanno sì che oggi si rendano disponibili altre possibilità. Oggi, in alternativa alla chiusura aziendale in agosto, si può realisticamente pensare di chiudere nel corso di un altro mese oppure di non prevedere affatto una chiusura aziendale.
La prima scelta da effettuare è quindi se programmare o no la chiusura aziendale.
Chiusura aziendale: pro e contro
La chiusura aziendale risponde a delle esigenze organizzative e di ottimizzazione. Indubbiamente, è più semplice pianificare un periodo di chiusura per tutti anziché dover organizzare l’attività durante un periodo in cui la presenza del personale è ridotta per via delle ferie estive. Tuttavia, l’interruzione completa dell’attività può comportare picchi di lavoro e sforzi organizzativi sia prima sia dopo il periodo di chiusura. Inoltre, si rischia di perdere terreno nei confronti delle aziende concorrenti che scelgono di non chiudere.
Nel caso in cui si opti per la chiusura aziendale, si pone un’altra scelta, relativa al periodo in cui effettuarla.
Chiusura aziendale estiva ad agosto
Quella di concentrare le ferie in agosto è una scelta tutta italiana, che affonda le sue radici addirittura nell’epoca romana. È un’abitudine che si autoalimenta: da un lato, le aziende tendono a programmare la chiusura in quel mese perché sanno che il personale lo sceglie di preferenza per le ferie; dall’altro, il personale pianifica le ferie ad agosto in funzione della chiusura aziendale. Ma siamo sicuri che questa scelta sia la migliore, sia per l’azienda sia per il personale? L’azienda potrebbe incontrare difficoltà nei rapporti con l’estero, considerando che, come già detto, le ferie in agosto sono lo standard solo in Italia. I lavoratori e le lavoratrici, dal canto loro, si trovano costretti a pianificare le vacanze nel periodo dell’anno più caldo, caro e affollato.
Chiusura aziendale in altri periodi
Alcune aziende hanno iniziato a spostare il periodo di chiusura estiva da agosto a luglio. Di solito ciò accade per motivi contingenti, come le oscillazioni del costo dell’energia, la disponibilità di materie prime o la pianificazione di grandi progetti aziendali. Ma, una volta adottata, con tutti gli sforzi iniziali richiesti dai cambiamenti organizzativi, la chiusura a luglio può rivelarsi una buona soluzione a lungo termine, contribuendo a spezzare il circolo vizioso descritto nel punto precedente.
Naturalmente, non esiste una soluzione per il piano ferie aziendale valida per tutte le realtà. Ciascuna azienda assumerà le proprie decisioni sulla base di necessità e contesti specifici. È però importante essere consapevoli del peso che ha, per l’azienda e per chi vi lavora, questo aspetto della vita lavorativa, e avere a disposizione tutti gli elementi necessari per prendere le decisioni più opportune.
