Come programmare le ferie dei dipendenti

Le ferie sono un diritto di ogni dipendente, indispensabile per il benessere delle persone e, di conseguenza, per il buon funzionamento dell’azienda. Assicurarsi che i propri collaboratori e le proprie collaboratrici fruiscano di riposi in modo ordinato e regolare produce benefici anche dal punto di vista imprenditoriale, sia per un maggiore rendimento della forza lavoro, sia per il risparmio sull’indennità da ferie non godute nell’eventualità di una risoluzione del contratto. La conformità nell’adempimento degli obblighi relativi all’utilizzo di ferie e permessi consente, inoltre, di evitare possibili sanzioni in caso di ispezione.

Una procedura ben definita per gestire le richieste di ferie e permessi si basa su quattro principi essenziali:

1. Conciliare i bisogni del personale con la continuità delle attività lavorative.
2. Garantire la conformità alle normative vigenti.
3. Essere coerenti con la policy aziendale.
4. Mantenere alta la soddisfazione dei dipendenti.

Vediamo dunque come mettere in pratica questi principi nell’interesse dell’azienda, rendendo la gestione delle assenze un processo semplice e lineare.

Definire una policy aziendale

Il primo passo da compiere è stilare una policy aziendale per la richiesta di ferie e permessi, che sia chiara e fruibile dai dipendenti.

In base alle necessità dell’azienda, delinea le regole principali a cui tutti devono attenersi, in modo da assicurare equità e fornire dei limiti precisi. Tra queste, puoi includere:

• Periodi di ferie collettive per chiusura aziendale.
• Periodi dell’anno particolarmente critici in cui, per tutti o per alcuni reparti, non è possibile richiedere ferie (ad esempio per picchi produttivi o per la partecipazione a fiere di settore).
• Numero massimo di componenti dello stesso team che possono assentarsi in contemporanea.
• Preavviso minimo per richiedere ferie e permessi, al netto di imprevisti.
• Politica applicata in caso di molteplici richieste per lo stesso periodo, in cui non sia possibile accontentare ognuno dei dipendenti (puoi scegliere di procedere in ordine di arrivo delle richieste, di dare priorità a chi ha più ferie arretrate o di stabilire la modalità più funzionale in base all’ambiente lavorativo).

Avere una policy aziendale ben definita ti aiuta a mettere in chiaro fin da subito le regole alle quali i membri dell’organico e le nuove risorse si devono attenere, stabilendo in anticipo quali saranno i principi seguiti dalla Direzione per sanare possibili conflitti o malcontenti.

Pianificare con largo anticipo

Il metodo più efficace per gestire le ferie e i permessi dei dipendenti consiste nel programmare in anticipo, così da lasciare ai collaboratori il tempo per effettuare passaggi di consegne e dare continuità al lavoro, senza far percepire ai clienti il disagio derivante da alcune assenze.

Prepara un piano ferie condiviso, in cui sia indicato il monte ore a disposizione di ogni collaboratore e stabilisci una data entro la quale tutti debbano obbligatoriamente compilare le richieste di ferie individuali, da aggiungere agli eventuali giorni di chiusura aziendale. Se ritieni che un’unica scadenza in tutto l’anno sia poco funzionale, prepara un piano ferie dedicato alle assenze invernali e uno per le ferie estive.

Cerca di promuovere la collaborazione tra colleghi, invitandoli alla responsabilità e alla solidarietà verso chi ha particolari bisogni o difficoltà legate ad ambiti extralavorativi.

Approvare le ferie

Una volta arrivate le richieste, devi valutarle rapidamente in modo da fornire risposte in tempi brevi. Controlla innanzitutto i giorni ancora a disposizione di ogni lavoratore e, nel caso non fossero sufficienti a coprire il periodo desiderato, decidi se concedere le ferie anticipate. Se, al contrario, il dipendente avesse accumulato molti giorni liberi, ricordati che, per non incorrere in sanzioni, entro il 30 giugno di ogni anno hai l’obbligo di far smaltire tutte le ferie maturate due anni prima a quello di riferimento (ad esempio, entro il 30 giugno 2023 ogni risorsa deve aver usufruito delle ferie maturate nel 2021).

Comunicare le ferie negate

Nonostante una policy chiara e una programmazione con largo anticipo, potresti dover rifiutare a qualche collaboratore le ferie richieste in un determinato periodo, magari a causa di un nuovo progetto con scadenze imprescindibili o per sopraggiunte necessità organizzative. Anche in questo caso, bisogna fornire in modo celere una risposta per consentire al dipendente di organizzarsi diversamente e presentare una valida motivazione al diretto interessato.

Avvisare in caso di cambiamenti

Può capitare che, successivamente all’approvazione della richiesta di ferie, ti veda costretto ad apportare dei cambiamenti. La revoca di ferie autorizzate è una situazione eccezionale dovuta a cause non preventivabili. Cerca dunque di limitarla al massimo e di avvisare il personale con un adeguato preavviso.

Essere coerenti

Qualunque sia la policy che hai deciso di adottare in materia di ferie e permessi, la trasparenza e la coerenza devono essere alla base di ogni scelta, così da non creare favoritismi e malcontenti all’interno del gruppo di lavoro.

Ciò non significa essere rigidi e inflessibili davanti a ogni situazione che si discosti dalle regole stabilite: si possono sempre presentare situazioni particolari, originate da emergenze o problematiche non prevedibili.

Modello richiesta ferie

Per far pervenire le richieste di ferie e permessi, è possibile predisporre un modulo ufficiale da far compilare a ogni dipendente, recapitandolo via email o caricandolo su un cloud aziendale condiviso. Grazie al modello di richiesta ferie puoi avere un riscontro ordinato e completo di tutte le informazioni che ti servono per autorizzare o negare le varie istanze e, successivamente, redigere il piano ferie.

Vediamo dunque un esempio di modulo di richiesta ferie contenente le informazioni essenziali, da cui puoi prendere spunto per stilare il modello personalizzato della tua azienda.

Spett.le Azienda

Nome e cognome lavoratore
Posizione lavorativa

Oggetto: richiesta ferie

Alla cortese attenzione del (Datore di lavoro o Responsabile Risorse Umane).

In conformità a quanto riportato nel piano ferie aziendale, il sottoscritto ha accumulato ferie maturate e non godute per un numero di giorni pari a ____ alla data del __/__/_____.

Con la presente, chiedo dunque di fruire di ____ giorni di ferie a partire dal __/__/_____ fino al __/__/_____.

Nella speranza di un riscontro positivo, resto in attesa di una cortese risposta, rendendomi disponibile a trovare una soluzione alternativa qualora sopraggiunte esigenze aziendali non consentissero di usufruire delle ferie nel periodo richiesto.

Cordiali saluti.

Luogo e data, ____________

Firma __________________

Per fornire un riscontro, potresti semplicemente rispedire il modulo inserendo nella parte conclusiva la dicitura “richiesta accettata” o “richiesta respinta” a seconda della circostanza, formalizzando la risposta con una firma e il timbro aziendale. In caso di richiesta negata, non dimenticare di descrivere le motivazioni del rifiuto.

Richiesta permesso lavoro

Se non vuoi predisporre un modello apposito per la richiesta di permessi di lavoro, puoi utilizzare il modulo precedente, relativo alle ferie, e inserire una sezione dedicata alle ore di permesso.

Oltre a modificare l’oggetto, dando la possibilità di scegliere tra “Richiesta ferie” e “Richiesta permesso”, è sufficiente aggiungere un testo come quello seguente:

Come previsto dal CCNL in essere, chiedo di poter fruire di _____ giorni/ore di permesso a partire dal __/__/_____ fino al __/__/_____ / dalle ore ____ alle ore ____ del giorno ________, per il seguente motivo ______________________________________________________.

Ferie e permessi, la normativa vigente

Le ferie sono un diritto irrinunciabile del lavoratore, come dichiarato all’art. 36 della Costituzione. L’obiettivo delle ferie è quello di trascorrere del tempo lontano dall’attività lavorativa per riposarsi e ricaricare le energie in vista del rientro.

La quantità di ferie e permessi che si maturano annualmente varia a seconda del contratto collettivo applicato in azienda. In linea di massima, ogni dipendente ha a disposizione 4 settimane di ferie retribuite ogni anno; di queste, 2 devono essere godute in maniera continuativa nel corso del periodo di maturazione (ossia entro il 31 dicembre), mentre si può beneficiare delle settimane residue, anche in modo frazionato, entro i 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione.

In base alla contrattazione collettiva dello specifico settore, si possono trovare disposizioni diverse, ad esempio il CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro) può limitare le due settimane di ferie da fruire nell’anno di maturazione a una sola settimana, in caso di eccezionali esigenze aziendali. Allo stesso modo, in alcuni settori è previsto un prolungamento del termine di 18 mesi entro il quale godere delle settimane di ferie annuali, le settimane possono essere 5 invece di 4, o magari solamente i dipendenti senior hanno diritto a un periodo di ferie più lungo.

Le normative che regolano le ferie e i permessi dei lavoratori possono essere complesse, ma sono fondamentali per evitare di incorrere in sanzioni. Rivolgiti a un professionista per essere sempre aggiornato dal punto di vista legale, così da agire in maniera consapevole e coerente con le ultime direttive che disciplinano il rapporto con il personale.

Come gestire la richiesta di ferie e permessi avanzate dai propri collaboratori è un dubbio molto comune per chi deve gestire le risorse umane dell’azienda. Seguire questi consigli e utilizzare gli strumenti proposti ti faciliterà il compito, consentendoti di creare un piano ferie equo e ordinato e di soddisfare sia le esigenze dei dipendenti che le necessità aziendali.