Come accogliere un nuovo dipendente

Iniziare un nuovo lavoro è un momento elettrizzante ma anche destabilizzante: ambienti e colleghi sconosciuti, nuove mansioni e responsabilità possono spaventare all’inizio. È importante tenere questo a mente quando si accoglie personale nuovo nella propria azienda. La prima cosa da fare per gestire al meglio questo momento è cercare di mettere a proprio agio la nuova risorsa e farla sentire da subito parte della squadra. In questo modo, la persona neoassunta sarà più propensa a restare in azienda e a dare il massimo per soddisfare le aspettative dello staff che l’ha accolta.

Avere un piano da seguire per accogliere le nuove risorse in azienda è molto utile per sapere come comportarsi e aiutare anche i colleghi a gestire al meglio questo momento. Di seguito vediamo alcune azioni da mettere in pratica per dare il benvenuto al dipendente neoassunto.

Lettera di benvenuto

Far sentire una persona parte della squadra è un processo che inizia prima ancora del primo giorno di lavoro. Dopo che è stato stipulato il contratto, l’ufficio risorse umane, assieme al responsabile del reparto dove lavorerà il nuovo dipendente, può inviare una lettera di benvenuto via e-mail per accogliere la risorsa e farla sentire a proprio agio. I punti principali da inserire nell’e-mail sono elencati di seguito.

• Congratulazioni e ringraziamenti: congratularsi con la risorsa per aver ottenuto il ruolo e ringraziarla per averlo accettato è un modo per dimostrare apprezzamento e rispetto.
• Breve presentazione dei mittenti: a questo punto è importante presentarsi al nuovo arrivato, indicando nome, ruolo e qualche breve informazione su chi scrive l’e-mail.
• Informazioni essenziali: aggiungere alcune informazioni essenziali per il primo giorno di lavoro, come l’orario, la sede, come sono organizzati i pasti, eventuali indicazioni sul dress code e altri dettagli importanti, aiuta la persona a sentirsi più preparata ad affrontare il nuovo inizio. Non importa se sono dati già presenti sul contratto, un messaggio informale è comunque preferibile.
• Agenda del primo giorno: può essere utile indicare già nell’e-mail quello che la risorsa farà nelle prime ore di lavoro, per esempio la firma di alcuni documenti o una riunione conoscitiva. Anche questo aiuta la persona ad arrivare più preparata e a non sentirsi fuori posto.
• Nomi del tutor e dei colleghi: anche se il primo giorno sarà in parte dedicato alle presentazioni, può essere d’aiuto comunicare già i nomi delle persone con cui la risorsa avrà da subito a che fare, come un tutor o i colleghi più vicini. In questo modo, quando entrerà in azienda non avrà l’impressione di trovarsi tra estranei.
• Link utili: in questa e-mail è importante includere qualsiasi link possa tornare utile per il nuovo dipendente, come i contatti a cui rivolgersi per diverse esigenze, o, se presente, una pagina del sito web che riguarda lo staff.
• Benvenuto: infine, il modo migliore per concludere una lettera di benvenuto è, appunto, dare il benvenuto alla nuova risorsa e farle sapere che i colleghi sono felici di accoglierla nel loro team.

L’e-mail di benvenuto deve essere inviata preferibilmente pochi giorni prima che la risorsa inizi a lavorare, in modo da darle il tempo di leggerla e memorizzare le informazioni importanti. Avere una lettera di benvenuto preimpostata aiuta a gestire questo aspetto più velocemente e in modo efficace, senza rischiare di dimenticare qualche dato.

Presentazioni e tour dell’azienda

Il primo giorno di lavoro è caratterizzato dalle presentazioni e dall’orientamento della risorsa in un ambiente nuovo. Per agevolare questi aspetti, è utile avere un programma da seguire con tutte le nuove risorse. Vediamo quali sono i passaggi più importanti in questa fase introduttiva.

• Inserimento della risorsa nel suo reparto: le prime persone che il neoassunto deve conoscere sono i suoi colleghi e il team di lavoro. Per questo, è importante che qualcuno del reparto (il responsabile o la persona che farà da tutor, per esempio) accolga la risorsa al suo arrivo e l’accompagni a conoscere i colleghi e l’ambiente in cui lavorerà.
• Presentazioni al resto dello staff: fatte le presentazioni con le persone con cui lavorerà a stretto contatto, è il momento di presentare la risorsa agli altri reparti. È possibile accompagnare il nuovo dipendente nei vari locali dell’azienda e far conoscere il resto del personale, oppure prevedere una breve riunione conoscitiva con tutti i membri dello staff. In questa seconda ipotesi, è importante concordare prima con il resto dello staff il momento migliore per farlo.
• Tour dell’azienda: una delle prime cose da fare è mostrare alla nuova risorsa tutte le aree dell’azienda e tutti i locali. Questo punto può sembrare secondario, ma bisogna tenere presente che la persona non conosce la struttura e potrebbe sentirsi a disagio non sapendo come muoversi. Per questo è importante farle fare un tour dell’azienda e di tutte le aree, soprattutto quelle che dovrà frequentare più spesso.

Il modo migliore per svolgere le presentazioni e mostrare l’azienda alla nuova risorsa è designare una persona che l’accompagni, per esempio la figura che le farà l’affiancamento. Questo agevola la creazione di un legame con qualcuno e aiuta il nuovo arrivato o la nuova arrivata a sentirsi più a suo agio.

Terminato il tour e le presentazioni, può essere una buona idea aspettare un momento prima di procedere con le fasi successive, magari approfittando per offrire alla nuova risorsa un caffè, così da darle il tempo di metabolizzare le informazioni.

Preparazione al lavoro

A questo punto, è il momento di dare al nuovo dipendente tutto quello di cui ha bisogno per iniziare a lavorare, dalle informazioni sulla sicurezza agli strumenti di lavoro. Vediamo quali aspetti sono importanti in questa fase.

• Informazioni sulla sicurezza: qualsiasi sia il ruolo della nuova risorsa, prima di iniziare deve avere tutte le informazioni necessarie a garantire la sua sicurezza, inclusi eventuali dispositivi di sicurezza individuale.
• Piano di lavoro: avere un piano delle attività da svolgere quotidianamente (anche indicativo) aiuta a organizzarsi fin da subito e a gestire meglio la propria giornata lavorativa.
• Informazioni pratiche: è essenziale fornire alla risorsa tutte le informazioni necessarie per svolgere il lavoro, dalla password del computer alla gestione delle entrate e delle uscite, oltre alle informazioni di base per l’utilizzo degli strumenti di lavoro (gestionali, hardware o macchinari).
• Persone di riferimento: una risorsa appena entrata in azienda deve sapere a chi rivolgersi per qualsiasi esigenza. Per questo può essere utile condividere l’organigramma comprensivo dei riferimenti di chi copre i vari ruoli.
• Kit di benvenuto: anche se non è indispensabile, può essere un bel gesto accogliere un nuovo dipendente con un piccolo kit di benvenuto che contenga alcuni gadget aziendali, per esempio una shopper con bloc notes, penna e portachiavi.

Mettere la nuova risorsa nelle condizioni di iniziare il lavoro non significa solo darle tutti gli strumenti pratici per lavorare, ma anche farla sentire a proprio agio e aiutarla a inserirsi nel team.

Accogliere un nuovo dipendente con l’atteggiamento giusto

Abbiamo visto alcuni passaggi utili per dare il benvenuto a una risorsa, ma uno degli aspetti più importanti è l’atteggiamento con cui ci si rivolge al nuovo arrivato o alla nuova arrivata. Gentilezza, rispetto e disponibilità sono essenziali perché una persona si senta davvero accolta in azienda. Il primo giorno in un ambiente nuovo può essere difficile, e ognuno lo affronta in modo diverso; è quindi importante essere di supporto e di sostegno alla risorsa per aiutarla ad ambientarsi, rispettando i suoi tempi.

Inoltre, è importante in questa fase gestire tutti i passaggi con calma e accertarsi che sia tutto chiaro. È normale per chi lavora da anni nello stesso ambiente dare per scontate alcune cose e non soffermarcisi troppo, ma bisogna ricordare che nulla è scontato per chi entra in azienda per la prima volta.

Accogliere un nuovo dipendente nel modo giusto e con un atteggiamento positivo permette di creare da subito una relazione efficace con la nuova risorsa e aiuta a migliorare l’ambiente di lavoro. Per questo il momento del benvenuto è una fase importante dell’assunzione del personale che deve essere gestita seguendo un percorso preciso.