Come decidere se assumere il primo dipendente

Prima di decidere di assumere una nuova risorsa, è fondamentale accertarsi che vi sia realmente la necessità di inserire una persona stabile all’interno dell’azienda per costruire un team solido e funzionale. A questo scopo, può essere utile rispondere ad alcune domande preliminari, che vediamo di seguito.

• Di quali attività dovrebbe occuparsi la risorsa: avere un’idea precisa di quali attività delegare permette di capire che genere di profilo cercare e quale parte di responsabilità affidare.
• Quanto tempo richiedono queste attività ogni giorno: questo aspetto è essenziale per capire se si necessita di una risorsa a tempo pieno o con contratto di lavoro part-time. Se le ore di lavoro previste sono molto poche, può anche essere preferibile valutare soluzioni diverse dall’assunzione.
• Per quanto tempo ci sarà bisogno di una risorsa: capire se i compiti da delegare sono a lungo termine o circoscritti a un periodo di tempo limitato permette di decidere se assumere una risorsa con un contratto di lavoro subordinato o valutare altre tipologie di collaborazione.
• Quanto può investire economicamente l’azienda: assumere personale comporta dei costi che vanno oltre lo stipendio (versamento dei contributi, tasse, assicurazione, servizi), ed è importante avere un’idea di quanto l’azienda può spendere per una risorsa prima di decidere per l’assunzione. Il costo dell’assunzione può variare sensibilmente anche in base al settore di appartenenza dell’azienda, per cui è fondamentale considerare questa variabile nella stima complessiva.

Se, dopo aver valutato la situazione, ci sono dei dubbi sull’effettiva necessità di assumere una persona con un contratto subordinato, l’azienda può prendere in considerazione l’ipotesi di farsi supportare da una risorsa freelance, almeno per un primo periodo, oppure valutare un contratto di collaborazione a progetto o in somministrazione con un’agenzia per il lavoro.

Se invece si riconosce la necessità e l’opportunità di assumere il primo dipendente, vediamo come impostare il processo di selezione, assunzione e inserimento della risorsa.

Come assumere un dipendente: le fasi da seguire

Per assumere una risorsa è necessario seguire un iter ben definito, composto da una serie di passaggi che vanno dalla fase preparatoria fino all’inserimento effettivo in organico. In particolare, i passaggi che vedremo nel dettaglio prevedono:

1. determinazione del profilo cercato
2. ricerca e selezione
3. assunzione e relativi adempimenti
4. inserimento della risorsa in azienda

Durante questo percorso, è fondamentale raccogliere e gestire correttamente tutti i materiali necessari, come informazioni, documenti e dati richiesti per la conformità normativa. Tra gli aspetti gestionali da considerare rientrano anche i pagamenti, la contrattualistica e la sicurezza dei dati.

Per tutti questi passaggi è possibile richiedere il supporto di esperti esterni, come consulenti del lavoro, agenzie per il lavoro, recruiter e head hunter specializzati nel profilo ricercato. Questo supporto può essere utile soprattutto per chi non ha dimestichezza con la gestione delle risorse umane, per evitare errori e ottimizzare i tempi del processo.

1. Determinazione del profilo cercato

Il primo passo per l’assunzione è stabilire qual è il profilo di cui c’è bisogno in azienda. In base alla posizione che dovrà ricoprire la risorsa, i punti da considerare sono:

• che competenze trasversali e tecniche deve avere
• quanta esperienza è necessaria per svolgere la mansione
• quali requisiti sono indispensabili e quali sono preferenziali

Dopo aver stabilito quali sono le caratteristiche del profilo ricercato, per preparare una job description completa è necessario tenere conto degli aspetti tecnici ed economici dell’assunzione:

• orario di lavoro (ad esempio impegno full-time, part-time o su turni)
• tipologia di contratto (CCNL di riferimento, mansione, inquadramento)
• durata del contratto di lavoro (anche indicativa, in base all’impegno richiesto al lavoratore)
• eventuali benefit aziendali e vantaggi offerti
• regolamenti aziendali, condizioni contrattuali e policy da rispettare

Tutti questi punti servono a trasmettere un’idea precisa di quello che l’azienda cerca e di cosa può offrire, per creare un annuncio di lavoro mirato ed efficace e farsi trovare dai candidati ideali.

2. Ricerca e selezione

L’annuncio di lavoro deve quindi essere pubblicato su tutti i siti più importanti, a partire dal sito dell’azienda e dalle piattaforme di ricerca di lavoro più utilizzate dai potenziali candidati, come Indeed. Nella pubblicazione dell’annuncio è importante indicare in modo chiaro come inviare la propria candidatura, per non rischiare di perdere curriculum importanti.

Il processo di selezione procede quindi con lo screening delle candidature ricevute, sulla base dei requisiti stabiliti. Una volta ottenuto un certo numero di potenziali candidati, è il momento di organizzare i colloqui conoscitivi.

Il colloquio può essere un momento determinante per individuare la risorsa più adatta, ed è importante porre le domande giuste per capire quali sono i punti di forza e le aspettative della persona candidata.

A volte un colloquio non è sufficiente, e può essere necessario convocare le risorse più in linea a un secondo colloquio che entri più nel dettaglio del ruolo da ricoprire. Una volta individuata la persona da inserire, prima di tutto è necessario inviarle una proposta di assunzione chiara, con tutti i dati del contratto di lavoro e della mansione, inclusi eventuali benefit. Se la risorsa accetta, si può quindi procedere all’assunzione vera e propria.

3. Assunzione e relativi adempimenti

Assumere il primo dipendente richiede una conoscenza delle normative che regolano il lavoro subordinato in Italia e la massima attenzione alla conformità rispetto alle leggi vigenti. In caso di dubbi sulla stesura dei documenti per l’assunzione è consigliabile rivolgersi a dei professionisti o a un’associazione di categoria.

Di seguito vediamo quali sono i dati necessari per stipulare un contratto di lavoro subordinato e garantire la corretta gestione del rapporto di lavoro:

• CCNL di riferimento, da individuare sulla base dell’attività prevalente dell’azienda
• inquadramento e retribuzione, in base al CCNL, più eventuali bonus o benefit
• durata del contratto (se non è a tempo indeterminato)
• durata del periodo di prova
• luogo e orario di lavoro
• dati di azienda e dipendente, compresi codice fiscale e, per i lavoratori stranieri, permesso di soggiorno

Tra le possibili clausole opzionali del contratto di lavoro possono essere inseriti il patto di non concorrenza e altre condizioni specifiche in base alla tipologia di rapporto di lavoro. È importante distinguere tra l’assunzione e la collaborazione con lavoratori autonomi con partita IVA, valutando le implicazioni legali e fiscali di ciascuna scelta.

Per stipulare il primo contratto, l’azienda deve prima aprire una posizione contributiva presso l’INPS e una posizione assicurativa presso l’Inail. È possibile contattare direttamente questi due istituti per avere informazioni su come procedere, oppure farsi assistere da consulenti del lavoro, da un’associazione di categoria o da altre figure esterne.

Il contratto dovrà essere firmato dal datore di lavoro e dalla risorsa assunta. A questo punto, il datore di lavoro ha l’obbligo di comunicare in via telematica l’assunzione al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali o al servizio per l’impiego della regione di appartenenza, seguendo le procedure previste dalla normativa e dalla tipologia di contratto.

Il contratto di lavoro diventerà effettivo solo dopo l’invio delle comunicazioni obbligatorie, quindi è importante completare questi adempimenti prima della data di avvio della collaborazione, per evitare sanzioni amministrative e garantire la sicurezza sia dal punto di vista normativo che della stabilità del rapporto di lavoro.

4. Inserimento della risorsa in azienda

Quando tutti gli adempimenti burocratici sono conclusi, è il momento di accogliere il primo dipendente in azienda. Far sentire a proprio agio la risorsa è sicuramente il modo migliore per iniziare un rapporto di collaborazione proficuo e duraturo. Ecco quali sono gli aspetti a cui prestare attenzione durante questa fase iniziale.

• Presentazione dell’azienda. Per prima cosa, è importante spiegare alla risorsa nel dettaglio di cosa si occupa l’azienda, com’è nata e quali sono la mission, i valori e gli obiettivi aziendali da perseguire, oltre a presentare eventuali altri collaboratori o soci.
• Spiegazione del ruolo. Un altro aspetto essenziale è spiegare in modo chiaro ed esaustivo alla persona le mansioni di cui si occuperà, rispondendo anche a eventuali dubbi o domande. Per i primi tempi, può essere utile prevedere un periodo di affiancamento per aiutare l’inserimento.
• Spiegazione delle politiche e del regolamento aziendali. Presentare il regolamento aziendale e spiegare da subito le politiche interne è un altro punto fondamentale per permettere alla risorsa di inserirsi nell’organico.
• Formazione. In base al tipo di contratto di lavoro e al ruolo della persona assunta, può essere necessario un periodo di onboarding per completare il processo di inserimento.

La fase iniziale è un momento molto importante, specie quando si assume il primo dipendente. Aiutare la risorsa a sentirsi a proprio agio e accettata è compito del datore di lavoro, a maggior ragione in un contesto in cui non ci sono altri dipendenti che possano supportarla, ed è il modo migliore per creare un rapporto lavorativo efficace.

Assumere il primo dipendente non è solo un passo burocratico, ma un investimento umano. Curare ogni fase del processo con attenzione e accoglienza permette di costruire fin dall’inizio una collaborazione basata su fiducia, rispetto e crescita reciproca.