Cosa si intende per onboarding

Con il termine onboarding si intende il processo con cui le nuove risorse assunte vengono inserite in azienda e messe nelle condizioni di lavorare in modo produttivo. Un onboarding aziendale efficace permette di ottenere prestazioni migliori dai dipendenti, che sono più motivati e preparati ad affrontare il nuovo ruolo. Per gestirlo al meglio, ci sono alcuni step da seguire e da preparare per ciascuna nuova assunzione, riassumibili in quattro gruppi principali:

• informazioni pratiche;
• aspetti tecnici;
• formazione e orientamento;
• pianificazione dei feedback.

Un’attenta pianificazione di tutte le fasi dell’onboarding aziendale è la chiave per gestire questo processo con successo e inserire nel proprio organico risorse preparate, motivate e stimolate a dare il meglio.

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Le fasi del processo di onboarding

Strutturare il processo di onboarding è un elemento chiave per ottenere risultati efficaci. L’inserimento in azienda è un momento delicato, ed è essenziale in questa fase aiutare la risorsa a sentirsi a proprio agio fin da subito in un ambiente nuovo.

Di seguito analizziamo in modo più preciso tutte le fasi elencate e i passaggi di cui si compongono. Una descrizione dettagliata dei vari passaggi può tornare molto utile per preparare una procedura standard che l’azienda potrà utilizzare per ogni nuova assunzione.

Informazioni pratiche

Le informazioni pratiche riguardano gli aspetti burocratici e i dettagli che la risorsa deve conoscere per poter iniziare a lavorare. Vediamo nello specifico quali sono e come gestirle.

• Documenti da firmare: oltre al contratto di assunzione, che viene firmato in genere prima dell’inizio effettivo del lavoro, gli altri documenti importanti riguardano il trattamento dei dati, la riservatezza, il regolamento interno aziendale ed eventuali accordi specifici. Prima di farli firmare, è essenziale spiegare attentamente in cosa consistono, consegnare una copia di ciascun documento alla risorsa e prepararsi a rispondere a eventuali domande.
• Organigramma aziendale: spiegare in cosa consiste l’organigramma aziendale, chi occupa le diverse posizioni e a chi rivolgersi per esigenze specifiche aiuta la risorsa a capire com’è gestita l’azienda e a riconoscere i ruoli. È utile lasciare al dipendente una copia dell’organigramma come riferimento.
• Tour dell’azienda: per una persona nuova può essere complicato orientarsi in un’azienda che non conosce, specie se grande. Per questo è importante mostrare i vari uffici e le diverse aree dell’azienda, approfittando anche per presentare la risorsa ai dipendenti degli altri reparti.

Questa fase può essere gestita nelle prime ore in cui la risorsa inizia a lavorare. È importante avere già tutti i documenti pronti per evitare di perdere tempo nella preparazione e poter condurre questa prima parte con tranquillità.

Aspetti tecnici

Un modo per far sentire la risorsa accolta e a proprio agio consiste nell’aver già organizzato tutti gli aspetti tecnici necessari alla sua attività, come la postazione di lavoro, la gestione presenze o l’account di posta.

• Postazione di lavoro: assicurarsi che chi inizia a lavorare abbia già tutto quello che serve per cominciare non è solo un risparmio di tempo, ma anche un incentivo per la risorsa che si sente già parte di un gruppo. Per esempio, per un profilo impiegatizio è consigliabile far preparare prima una scrivania con un computer configurato, un telefono con i riferimenti degli interni da contattare e tutto il materiale di cancelleria necessario.
• Gestione delle presenze: un altro punto essenziale riguarda la gestione delle presenze della nuova risorsa. Fin dal primo giorno di lavoro deve essere disponibile il metodo di rilevazione delle presenze, che si tratti di un foglio da compilare, un badge elettronico o un account a cui accedere.
• Profilo personalizzato: se la risorsa utilizzerà un PC, avrà un indirizzo e-mail o altri account personali, è importante che questi siano già impostati e pronti all’uso. Il reparto IT può occuparsi di questo aspetto e preparare delle guide all’utilizzo dei singoli strumenti, per agevolare le nuove risorse e renderle da subito operative.

In base al ruolo ricoperto dalla risorsa, gli aspetti tecnici possono essere diversi. Per esempio, una figura di montatore meccanico potrebbe aver bisogno di alcuni strumenti che devono essere programmati, e averli già preparati sulla postazione di lavoro è un gesto di attenzione che mette a proprio agio la risorsa e accelera il processo di inserimento.

Formazione e orientamento

Ogni nuova risorsa deve essere formata per poter lavorare autonomamente in futuro, ed è utile che abbia una persona a cui fare riferimento. La fase di orientamento iniziale può essere stressante per la risorsa, ma seguendo alcuni step è possibile renderla più semplice.

• Formazione: per prima cosa, è importante illustrare in cosa consisterà la formazione, quanto durerà, quali saranno gli step e come si svolgeranno. La risorsa deve conoscere gli obiettivi del periodo di formazione e le aspettative dell’azienda sul ruolo che andrà a ricoprire.
• Affiancamento: la persona neoassunta dovrà inoltre avere una figura di riferimento tra i colleghi a cui chiedere informazioni e che possa affiancarla per i primi tempi, ed è importante che la conosca subito. Per questo può essere utile prevedere una riunione iniziale di conoscenza in cui discutere le modalità di affiancamento.
• Orientamento in azienda: iniziare un nuovo lavoro dove non si conosce nessuno può essere destabilizzante. Per questo una soluzione possibile è quella di suggerire alla nuova risorsa di inviare un’e-mail a tutto il personale per presentarsi. Un’alternativa è organizzare una riunione informale, se possibile in presenza, altrimenti da remoto, per entrare in contatto con lo staff.

Anche inviare un’e-mail di benvenuto da parte dei colleghi al personale neoassunto è un gesto di gentilezza che può alleggerire il peso del primo giorno di lavoro. In base all’organizzazione aziendale, può essere interessante anche organizzare delle attività di team building nei primi giorni di servizio della risorsa, per aiutarla a inserirsi e a creare un legame con il resto dello staff.

Pianificazione dei feedback

Dare e ricevere dei feedback è fondamentale per capire se la collaborazione sta funzionando, oltre che per gestire tempestivamente eventuali problemi. I feedback sono uno strumento potente in fase di onboarding aziendale, che aiutano a diminuire il tasso di risorse che lasciano l’azienda. È possibile prevedere una riunione in cui discutere dei progressi fatti in lassi di tempo diversi in base alla funzione della risorsa. Vediamo un esempio.

• Feedback a due settimane e a un mese: le prime settimane rappresentano un momento di ambientazione. Sapere dalla risorsa come si sta trovando, come procede l’inserimento e darle a sua volta i feedback dei colleghi e dei superiori è un ottimo modo per capire da subito se c’è qualcosa da correggere.
• Feedback a due mesi: in due mesi si possono iniziare a vedere i progressi della formazione. Valutare con la risorsa e con la persona che l’affianca come sta procedendo questo aspetto aiuta entrambe le parti a capire quali sono i punti da approfondire.
• Feedback a tre mesi: superato il primo trimestre la risorsa dovrebbe aver raggiunto degli obiettivi stabiliti al momento dell’inserimento. Questo feedback è quindi importante per capire come si sta adattando al ruolo e se la posizione che ricopre è giusta per il suo profilo.

I periodi possono essere diversi, più ravvicinati o più distanziati, in base al ruolo della risorsa e alle esigenze aziendali. I feedback hanno lo scopo di rendere più efficace la collaborazione e agevolare il lavoro di tutto lo staff, e non vanno intesi come un giudizio sull’operato della persona. È importante che queste riunioni siano uno scambio reciproco in cui capire se qualcosa non funziona e trovare soluzioni adatte.

Inserire una nuova risorsa nel proprio staff può generare stress e tensioni. Per questo il processo di onboarding è così importante per le aziende, perché permette di avere un programma da seguire per far sentire a proprio agio la persona neoassunta e agevolare l’inserimento nell’organico.