Cos’è e come usare una checklist di onboarding
L’introduzione di una nuova risorsa all’interno di un team deve essere effettuata in più fasi, ognuna delle quali ha un impatto sul rapporto lavorativo in via di costruzione. Una checklist di onboarding permette di affrontare ogni passaggio con attenzione, evitando che qualcosa sfugga durante le prime settimane di lavoro, che possono essere particolarmente impegnative.
Spuntando progressivamente ogni casella, eviterai di trascurare elementi fondamentali, come il disbrigo di pratiche e documenti necessari, gli strumenti di lavoro, gli accessi IT, gli incontri con il team o le sessioni formative.
Cos’è il processo di onboarding
Il processo di onboarding è un insieme strutturato di attività pensate per aiutare le persone neoassunte a inserirsi nei loro ruoli con gli strumenti, le informazioni e il supporto adeguati. Durante questo percorso, le nuove risorse apprendono sia gli aspetti pratici e sociali dell’ambiente lavorativo sia le aspettative legate alla performance.
Il periodo di inserimento è cruciale anche per creare relazioni con il resto del team, offrire incoraggiamento e fornire feedback. È proprio in questa fase che si gettano le basi per un’esperienza lavorativa positiva e duratura, in grado fra l’altro di ridurre il turnover, tappa fondamentale del processo di talent management.
Quanto dovrebbe durare il processo di onboarding
La procedura di onboarding dura generalmente almeno 90 giorni, ma alcune aziende la estendono fino a un anno. Ogni fase del piano ha obiettivi e attività differenti, pensati per aiutare ogni dipendente a trovare stabilità, familiarizzare con l’ambiente e ricevere il supporto necessario. Se il budget lo consente, prolungare l’onboarding nel tempo garantisce un sostegno costante e una valutazione progressiva, aumentando le probabilità di un inserimento efficace.
Tempistiche del processo di onboarding
Organizzare un onboarding ben strutturato significa creare una sequenza temporale suddivisa in fasi logiche, al fine di aiutarti a costruire un piano coerente. Vediamo insieme come viene organizzato di solito questo processo.
Prima del giorno di inizio (pre-onboarding)
Il pre-onboarding serve a creare aspettative e fornire informazioni pratiche. Riduce lo stress e l’ansia della persona recentemente assunta e ne facilita il primo giorno di lavoro. Ecco alcune azioni concrete che possono rendere più efficace questa fase:
- inviare un kit di benvenuto con la documentazione da compilare;
- condividere l’itinerario del primo giorno e della prima settimana;
- preparare il login, gli accessi e la postazione;
- inviare una comunicazione interna sull’arrivo della nuova risorsa;
- coordinarsi con team, responsabili della formazione ed eventuali mentor.
Primo giorno di lavoro
La priorità è introdurre la nuova persona nell’azienda e presentarla alle figure che l’affiancheranno. È il momento in cui si svolgono le attività di orientamento e si assegnano le prime mansioni, come:
- accogliere e accompagnare alla postazione;
- fornire una panoramica del ruolo;
- fare un tour degli spazi aziendali;
- organizzare un pranzo di benvenuto o un’attività informale;
- fissare un incontro con il mentor.
Prima settimana
Durante i primi giorni di lavoro, si punta a consolidare quanto appreso, iniziare la formazione e coinvolgere gli altri membri del team. In particolare, possono essere utili attività come:
- presentare strumenti, software o sistemi;
- iniziare la formazione specifica per l’adempimento del ruolo;
- discutere eventuali dubbi con il management;
- organizzare un incontro di follow-up a fine settimana.
Primo mese
Nel corso dei primi trenta giorni, si passa ad approfondire le responsabilità, chiarire le policy aziendali e avviare valutazioni iniziali attraverso le seguenti attività:
- incontri settimanali con il management
- assegnazione di compiti via via più complessi
- verifiche regolari con mentor o diretti superiori
Primi 90 giorni
A questo punto la nuova risorsa dovrebbe sentirsi autonoma e integrata, e dunque si comincia a lavorare sul suo sviluppo professionale. Per accompagnare questa fase di crescita, possono essere messi in campo:
- one-to-one settimanali o quindicinali
- feedback regolari e obiettivi a breve termine
- revisione formale delle prestazioni a 90 giorni
- integrazione in attività di team building o iniziative interne
Oltre i 90 giorni
Il supporto si fa meno frequente, ma resta strategico per consolidare l’esperienza. In questa fase, possono risultare particolarmente utili iniziative come:
- valutazioni trimestrali fino al primo anno
- coinvolgimento in gruppi di lavoro o comitati
- formazione continua e sviluppo del percorso di carriera
Passaggi da includere nella checklist di onboarding
Un onboarding efficace favorisce l’allineamento alla cultura e agli obiettivi aziendali. Ecco un esempio di checklist di onboarding che può aiutarti a non trascurare i passaggi più importanti.
- Formalizzare le pratiche HR: inviare la richiesta di assunzione, eseguire i controlli (background check, test), chiudere le vacancy aperte.
- Preparare la documentazione: raccogliere i moduli fiscali, i contratti e le informazioni per il cedolino. È inoltre necessario fornire alla persona neoassunta l’handbook o il link alla versione digitale, aggiungendo la job description e i dettagli sul pacchetto retributivo.
- Procurare dispositivi e strumenti: richiedere tutto in anticipo (computer, telefono, accessori).
- Configurare account e accessi: chiedere a IT e contabilità di attivare il login, il badge, l’email e gli accessi ai vari software aziendali.
- Allestire la postazione: predisporre scrivania, sedia, cancelleria e magari un kit di benvenuto con gadget aziendali.
- Pianificare l’orientamento: organizzare una sessione introduttiva per illustrare la cultura aziendale, la struttura e i ruoli.
- Inviare l’email di benvenuto precedentemente al primo giorno di lavoro: specificare gli orari, l’eventuale abbigliamento richiesto, le informazioni logistiche e il programma settimanale.
- Fare un tour dell’edificio: mostrare le aree comuni, i servizi igienici, le sale riunioni e i protocolli di sicurezza.
- Assegnare una figura di mentore: nominare una figura interna che accompagni la nuova risorsa durante i primi giorni di lavoro.
- Annunciare il nuovo arrivo: inviare un’email di annuncio al personale o prevedere una comunicazione durante un meeting, facendo riferimento a curiosità personali e dettagli professionali per facilitare l’integrazione della nuova risorsa.
- Raccogliere feedback sull’onboarding: dopo 1-2 settimane, chiedere alla persona appena arrivata come sta andando e se ha particolari suggerimenti.
- Pianificare il check-in a 30, 60 e 90 giorni: fissare incontri per ricevere feedback, valutare i progressi e rivedere gli obiettivi.
Un processo di onboarding ben strutturato è essenziale per favorire l’integrazione del personale neoassunto, migliorare la produttività e migliorare il corporate branding e la retention del personale aziendale. Investire tempo e risorse per sviluppare un piano organizzato – con obiettivi chiari, supporto costante e feedback regolari – permette di creare un ambiente di lavoro accogliente ed efficiente. In questo contesto, utilizzare una checklist ti aiuta a non tralasciare passaggi fondamentali e a garantire un’esperienza positiva fin dal primo giorno. Un buon onboarding non è infatti solo una formalità: è il primo passo per costruire relazioni solide, motivare i talenti e rafforzare la fiducia aziendale.
Domande frequenti (FAQ)
Qual è la differenza tra orientamento e onboarding?
L’orientamento è una fase iniziale, spesso di un solo giorno, che include la firma dei documenti, la visita alla sede e la presentazione al resto del team. Serve per accogliere ufficialmente la persona appena assunta. L’onboarding, invece, è un processo più ampio, che include l’orientamento. Ha solitamente una durata di 90 giorni o più, e mira a integrare gradualmente la persona neoassunta nella cultura, nei processi e nei team dell’azienda, con incontri, formazione e feedback continui.
Quali figure dovrebbero essere coinvolte nell’onboarding?
Il processo coinvolge diversi attori. Innanzitutto, manager e supervisori, che definiscono obiettivi e guidano l’inserimento. In secondo luogo, le risorse umane, che curano gli aspetti contrattuali, logistici e culturali. Un ruolo importante lo hanno anche le figure di mentor e il resto del team, che forniscono supporto informale e rispondono a domande quotidiane. Il mantenimento di un approccio multidisciplinare assicura un’esperienza completa e coerente.
