Nota: questo articolo è fornito esclusivamente a scopo informativo generale e potrebbe non essere esaustivo. Non costituisce consulenza legale. Per qualsiasi dubbio o problema di natura giuridica, si consiglia di consultare un avvocato o un professionista qualificato.

Hai portato a termine il processo di selezione e trovato la persona giusta da inserire in azienda. A questo punto è necessario formalizzare la nuova collaborazione, preparando tutti i documenti per l’assunzione in modo da essere in regola con la normativa vigente. Conoscere in anticipo pratiche, scadenze e requisiti previsti è fondamentale per garantire la correttezza del rapporto di lavoro ed evitare eventuali sanzioni.

Questo articolo offre una panoramica dei principali adempimenti e dei documenti che, in genere, accompagnano l’assunzione di una nuova risorsa.

Gli adempimenti richiesti per assumere nuovi dipendenti

Ogni passo del processo di assunzione, dalla predisposizione dei documenti alla gestione delle procedure, è fondamentale per garantire la regolarità e la conformità del rapporto di lavoro: le realtà aziendali prestano particolare attenzione alla gestione degli adempimenti amministrativi legati alle assunzioni, seguendo le indicazioni presenti nei principali riferimenti normativi e nei canali istituzionali competenti.

Contenuti minimi da inserire nel contratto

Il primo degli adempimenti per l’assunzione di dipendenti è la predisposizione del contratto di lavoro. La stipula del contratto di lavoro rappresenta un accordo fondamentale tra datore di lavoro e dipendente. A partire dal 13 agosto 2022, con l’entrata in vigore del Decreto Trasparenza sul lavoro, sono stati stabiliti i contenuti minimi da inserire in tutti i contratti stipulati dal 1° agosto 2022 e le modalità di accesso alle informazioni da parte dei lavoratori.

Le nuove regole di trasparenza riguardano le seguenti tipologie di contratti:

• contratto di lavoro subordinato, incluso quello agricolo
• contratto di lavoro somministrato
• collaborazioni etero-organizzate
• contratto di lavoro intermittente
• collaborazioni coordinate e continuative
• contratti di prestazione occasionale
• rapporti di lavoro marittimo e della pesca, domestico e con le Pubbliche Amministrazioni

Nelle principali disposizioni normative viene solitamente prevista una serie di informazioni da includere nel contratto di lavoro, come l’identità delle parti, il luogo di svolgimento dell’attività, l’inquadramento contrattuale e altri elementi utili a definire con chiarezza il rapporto professionale. Vediamole più nel dettaglio:

1. Identità delle parti: il nome e il codice fiscale sia del lavoratore che dell’impresa e del suo titolare o legale rappresentante, oltre all’identità di eventuali co-datori.
2. Luogo di lavoro: la sede dell’azienda, o, in assenza di un luogo fisso/predominante, come nel caso del lavoro da remoto, il posto prescelto dal dipendente per svolgere le sue mansioni.
3. Sede/domicilio del datore di lavoro: l’indirizzo legale o operativo dell’azienda, indicato come riferimento formale per tutte le comunicazioni contrattuali e amministrative.
4. Contratto collettivo applicato: il CCNL o il contratto collettivo aziendale applicato e le parti che lo hanno sottoscritto.
5. Inquadramento: il livello e la qualifica del lavoratore in base al contratto collettivo, o una breve descrizione delle mansioni assegnate.
6. Data di inizio del rapporto di lavoro: il giorno a partire dal quale decorrono formalmente i diritti e i doveri previsti dal contratto, nonché l’effettivo svolgimento dell’attività lavorativa.
7. Tipologia di rapporto di lavoro: ad esempio “contratto di lavoro dipendente subordinato standard con orario di lavoro a tempo pieno per n. 40 ore settimanali, a tempo indeterminato”. Nel caso di rapporti a termine, il nuovo contratto prevede di inserire la scadenza del tempo determinato.
8. Identità delle imprese utilizzatrici: solo per i lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro.
9. Durata del periodo di prova: il numero di giorni o mesi stabilito dal contratto (sia a tempo determinato che indeterminato, se previsto) durante i quali datore di lavoro e lavoratore possono valutare reciprocamente l’idoneità al ruolo prima della conferma definitiva.
10. Diritto alla formazione: il diritto del lavoratore a ricevere la formazione obbligatoria in materia di sicurezza sul lavoro e, se previsto, la formazione specifica stabilita dal contratto collettivo applicato.
11. Durata di ferie e altri congedi retribuiti: il nuovo provvedimento evidenzia la necessità che il datore di lavoro consideri sia i congedi previsti dalle normative che quelli disciplinati dal CCNL applicato. Se la durata non è determinabile all’atto della compilazione, questa sezione deve contenere le modalità di determinazione e di fruizione di ferie e congedi.
12. Procedura, forma e termini del preavviso: modalità previste per l’eventuale recesso dal rapporto di lavoro da parte del datore di lavoro o del lavoratore, inclusi i termini di comunicazione.
13. Importo iniziale della retribuzione: indicazione del compenso pattuito, dei suoi elementi costitutivi, del periodo di riferimento (ad esempio mensile) e delle modalità di pagamento.
14. Programmazione dell’orario normale di lavoro: indicazione dell’orario di lavoro standard e delle condizioni riguardanti gli straordinari, compresi i meccanismi di cambio turno, se previsti. Questo campo rientra nel nuovo “principio di prevedibilità minima” introdotto dal Decreto Trasparenza.
15. Enti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi: specificazione degli enti o degli istituti a cui vengono versati i contributi, oppure di eventuali altre forme di protezione sociale garantite dal datore di lavoro.
16. Sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati: occorre chiarire se il datore di lavoro utilizzerà strumenti digitali o algoritmi per organizzare, gestire o monitorare l’attività lavorativa, oppure per prendere decisioni rilevanti come assunzioni, assegnazione di incarichi o valutazioni delle performance.

Non è invece necessario indicare l’importo degli elementi variabili della retribuzione e nemmeno le eventuali misure di welfare aziendale o i buoni pasto, a meno che non siano misure previste dalla contrattazione collettiva oppure dalle prassi dell’azienda, come parte della retribuzione.

Modalità di comunicazione al dipendente

Il Decreto Trasparenza sul lavoro descrive anche le modalità generalmente previste per comunicare al lavoratore tutte le informazioni presenti sul contratto, scegliendo tra formato cartaceo o elettronico. In quest’ultima tipologia rientrano l’invio all’email personale del dipendente, alla sua email aziendale o attraverso l’intranet dell’azienda.

Nelle principali disposizioni normative si fa riferimento alla consegna delle informazioni contrattuali prima dell’inizio dell’attività lavorativa. In molte prassi amministrative, eventuali ulteriori indicazioni vengono fornite entro alcuni giorni dall’avvio della prestazione.

Per i rapporti iniziati prima del 1° agosto 2022, alcune normative prevedono la possibilità per i dipendenti di richiedere informazioni integrative aggiuntive. In queste circostanze, le tempistiche di risposta sono generalmente indicate nei documenti normativi di riferimento.

In alcune disposizioni normative è prevista la conservazione della prova della trasmissione o della ricezione di queste informazioni per un periodo di 5 anni dalla conclusione del rapporto lavorativo.

Comunicazione al Centro per l’impiego: il modello UniLav

Una volta formalizzato il contratto, per completare gli adempimenti relativi all’assunzione del dipendente molte aziende provvedono a regolarizzare la posizione tramite un documento telematico, il cosiddetto Modello UniLav (Modello Unificato Lav), da compilare e inviare al Centro per l’impiego. Nei principali riferimenti normativi, il Modello UniLav viene generalmente trasmesso entro la giornata precedente all’avvio del rapporto di lavoro. In molte prassi amministrative, eventuali variazioni come proroghe, cessazioni, trasformazioni o trasferimenti vengono comunicate entro alcuni giorni dall’evento, secondo quanto previsto nei canali istituzionali dedicati.

L’introduzione del Modello UniLav, avvenuta nel 2007, ha lo scopo di semplificare le comunicazioni tra datore di lavoro ed enti come l’INPS (per quanto riguarda la previdenza e l’assistenza sociale del lavoratore), l’INAIL (per l’assicurazione contro infortuni e malattie) e l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (in merito alla vigilanza sulla corretta costituzione del rapporto lavorativo).

Presta attenzione ai tempi di invio della comunicazione al lavoratore e a quelli di invio del Modello UniLav, per evitare di incorrere in sanzioni amministrative con importo tra i 250 e i 1500 € per ogni dipendente.

Documenti per l’assunzione da richiedere alla persona neoassunta

Una volta predisposto il contratto, trasmesso il Modello UniLav e completati tutti gli adempimenti amministrativi, il passo successivo è raccogliere la documentazione necessaria da parte della persona neoassunta.

Questa fase è fondamentale per poter formalizzare correttamente il rapporto di lavoro e assicurarsi che l’assunzione sia conforme a quanto previsto dalla normativa vigente. Oltre a garantire la regolarità fiscale e contributiva, la raccolta dei documenti consente anche di tutelare l’azienda sotto il profilo legale e amministrativo, prevenendo eventuali contestazioni o criticità future.

Vediamo di seguito quali sono i principali documenti da richiedere al lavoratore per completare in modo accurato e trasparente la pratica di assunzione.

Documento d’identità

Il codice fiscale e un documento di riconoscimento in corso di validità sono indispensabili per compilare correttamente la comunicazione di assunzione. Rientrano tra i documenti ammessi la carta d’identità, la patente di guida e il passaporto.

Le generalità del lavoratore e il suo codice fiscale saranno utilizzati sia nei rapporti con l’INPS, l’Erario e l’INAIL, sia sul Modello UniLav e sul cedolino paga.

Residenza

Le trattenute a titolo di addizionale regionale e comunale, effettuate dall’azienda in busta paga per conto dell’Erario, sono calcolate in base alla regione e al comune di residenza. Per questo motivo la persona appena assunta è invitata a fornire un indirizzo valido, comunicando gli eventuali cambi nel corso del rapporto lavorativo.

In caso di lavoratore extracomunitario, sarà necessario anche un permesso di soggiorno in corso di validità.

Scheda anagrafica professionale

La scheda anagrafica professionale è rilasciata dal Centro per l’impiego e include tutte le informazioni riguardanti la carriera e la formazione del dipendente. È rilevante per l’azienda che assume il lavoratore perché può contenere l’indicazione relativa all’anzianità di disoccupazione, dalla quale dipende la possibilità di avvalersi di importanti sgravi fiscali e previdenziali.

Modello detrazioni

Le detrazioni d’imposta servono ad alleggerire la fiscalità a carico del contribuente. Il datore di lavoro applica automaticamente in busta paga le detrazioni da lavoro dipendente, a meno che il lavoratore non comunichi l’intenzione di rinunciarvi attraverso l’apposito campo del modulo D23.

Tramite lo stesso modulo, il dipendente può, in alternativa, richiedere l’applicazione delle detrazioni per figli e familiari a carico.

Certificazione Unica (CU)

Ai fini contributivi, quando un lavoratore viene assunto in corso d’anno è utile che richieda all’ex datore di lavoro la Certificazione Unica, così che nel conguaglio di fine anno vengano considerati anche i redditi percepiti nel precedente rapporto. In molte prassi amministrative, la CU viene normalmente rilasciata entro circa 12 giorni dalla richiesta.

Previdenza complementare

Al momento dell’assunzione, il datore di lavoro fornisce al lavoratore il modello Tfr2 e le informazioni relative alla possibilità di accantonare il Tfr in azienda, recuperandolo alla cessazione del rapporto, oppure di destinare il Trattamento di Fine Rapporto a un fondo di previdenza complementare.

Di norma il modello Tfr2 viene riconsegnato entro 6 mesi dall’assunzione, compilato con la scelta del lavoratore. Nel caso questa ricada sul fondo di previdenza complementare, è tenuto a indicare il nome del fondo selezionato, allegando copia del modulo di adesione.

Certificato medico

In alcuni contesti, le visite mediche preassuntive o periodiche vengono utilizzate per tutelare la sicurezza sul lavoro e per allinearsi ai principali riferimenti normativi in materia.

Il certificato di idoneità al lavoro generico è stato abolito, mentre è stato confermato il certificato di idoneità alla mansione, legato alla specifica attività svolta dal dipendente. In molti contesti regolatori, il certificato di idoneità alla mansione viene predisposto da un medico competente nell’ambito della sorveglianza sanitaria riferita a specifiche attività considerate a rischio (ad esempio rumore, radiazioni, videoterminali, movimentazione manuale dei carichi, agenti chimici o biologici, campi elettromagnetici, lavoro notturno, ecc.).

Documenti relativi ai requisiti per l’esercizio di particolari attività

In alcuni casi, l’assunzione di un lavoratore per specifiche mansioni richiede il possesso di requisiti particolari, come l’abilitazione all’esercizio di determinate attività o la presentazione di un certificato penale.

Nelle principali prassi di assunzione si presta particolare attenzione alla verifica dei requisiti richiesti per le diverse attività: ad esempio, per ruoli che prevedono la guida di veicoli aziendali, è necessario accertarsi che il lavoratore abbia una patente di guida valida e idonea alla categoria richiesta. In altri casi, come per attività regolamentate o che comportano rischi specifici, può essere richiesta una certificazione professionale o un’attestazione di abilitazione.

La mancata verifica di questi requisiti può comportare la nullità del contratto di lavoro e mettere a rischio la regolarità del rapporto.

Documentazione aggiuntiva

A seconda dell’inquadramento del dipendente, delle mansioni e del settore di attività, il datore di lavoro può richiedere altri documenti, come:

• permessi riconosciuti dalla legge n.104/1992 per lavoratori disabili gravi o loro familiari;
• assenze per congedi parentali, straordinari o aspettative già goduti presso altri datori di lavoro;
• casellario giudiziale: documento ufficiale utilizzato per la verifica dei precedenti penali e civili del lavoratore, fondamentale nelle procedure di assunzione e nelle verifiche di background.

Gestire correttamente pratiche e documenti per l’assunzione è un passaggio fondamentale per garantire la regolarità del rapporto di lavoro ed evitare sanzioni. Preparare tutto il necessario, conoscere gli adempimenti previsti e raccogliere in modo ordinato tutta la documentazione necessaria permette di affrontare questa fase con maggiore serenità.

Oltre agli aspetti burocratici, occorre prestare particolare attenzione a un processo di onboarding ben strutturato: accompagnare la nuova risorsa nei primi giorni facilita l’integrazione, rafforza il senso di appartenenza e contribuisce a costruire un ambiente di lavoro più collaborativo ed efficace.