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Pratiche e documenti per l’assunzione di un dipendente

Hai ultimato con successo il processo di selezione del personale e hai trovato il professionista perfetto da inserire nel team aziendale. Inizia ora la fase in cui devi formalizzare la nuova collaborazione ed è indispensabile sapere quali sono le pratiche e i documenti per l’assunzione di un dipendente, così da essere conforme alle normative vigenti. Essere in possesso di tutti i dati richiesti dagli obblighi di legge è infatti fondamentale affinché il contratto stipulato con il neoassunto sia considerato valido e l’azienda non incorra in possibili sanzioni.

In questo articolo troverai tutte le informazioni essenziali per capire quali sono i principali adempimenti nell’assunzione di un dipendente e quale documentazione richiedere al lavoratore per ufficializzare l’incarico.

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Adempimenti per assumere un nuovo dipendente

Il primo degli adempimenti per l’assunzione di un dipendente è la predisposizione del contratto di lavoro. A partire dal 13 agosto 2022, con l’entrata in vigore del Decreto Trasparenza sul lavoro, sono stati stabiliti i contenuti minimi da inserire in tutti i contratti stipulati dal 1° agosto 2022 e le modalità di accesso alle informazioni da parte dei lavoratori.

Innanzitutto, devi considerare le tipologie di contratti coinvolti dalle nuove regole di trasparenza, ossia:

  • contratto di lavoro subordinato, incluso quello agricolo
  • contratto di lavoro somministrato
  • collaborazioni etero-organizzate
  • contratto di lavoro intermittente
  • collaborazioni coordinate e continuative
  • contratti di prestazione occasionale
  • rapporti di lavoro marittimo e della pesca, domestico e con le Pubbliche Amministrazioni

Quali sono le informazioni da includere nel contratto di lavoro? Di seguito trovi tutte le voci che devi compilare per rendere valido il documento di assunzione, regolarizzando la tua posizione e quella del lavoratore:

  1. Identità delle parti: il nome e il codice fiscale sia del lavoratore che dell’impresa e del suo titolare o legale rappresentante, oltre all’identità di eventuali co-datori
  2. Luogo di lavoro: la sede dell’azienda, o, in assenza di un luogo fisso/predominante, il posto prescelto dal dipendente per svolgere le sue mansioni
  3. Sede/domicilio del datore di lavoro
  4. Contratto collettivo applicato: il CCNL o il contratto collettivo aziendale applicato e le parti che lo hanno sottoscritto.
  5. Inquadramento: livello e qualifica del lavoratore in base al contratto collettivo, o breve descrizione delle mansioni assegnate.
  6. Data di inizio del rapporto di lavoro.
  7. Tipologia di rapporto di lavoro: ad esempio “contratto di lavoro dipendente subordinato standard con orario di lavoro a tempo pieno per n. 40 ore settimanali, a tempo indeterminato”. Nel caso di rapporti a termine il nuovo contratto prevede di inserire la scadenza del tempo determinato.
  8. Identità delle imprese utilizzatrici: solo per i casi di lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro.
  9. Durata del periodo di prova: sia per il tempo determinato che indeterminato, se previsto.
  10. Diritto alla formazione: ad esempio il diritto del lavoratore a ricevere la formazione in tema di sicurezza o la formazione prevista dal CCNL applicato, se prevista.
  11. Durata di ferie e altri congedi retribuiti: il nuovo contratto evidenzia la necessità che il datore di lavoro consideri sia i congedi previsti dalle normative che quelli disciplinati dal CCNL applicato. Se la durata non è determinabile all’atto della compilazione, la sezione deve contenere le modalità di determinazione e di fruizione di ferie e congedi.
  12. Procedura, forma e termini del preavviso: riferiti all’eventuale recesso del datore di lavoro o del lavoratore.
  13. Importo iniziale della retribuzione: o almeno il compenso, gli elementi costitutivi, l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento.
  14. Programmazione dell’orario normale di lavoro: oltre alle condizioni riguardanti lo straordinario e il relativo trattamento, e i meccanismi di cambio turno. Questo campo rientra nel nuovo “principio di prevedibilità minima” introdotto dal Decreto Trasparenza.
  15. Enti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi: o altre forme di protezione sociale fornita dal datore di lavoro.
  16. Sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati: indicando se il datore di lavoro utilizzerà o meno tali strumenti per organizzare le modalità di esecuzione della prestazione, o per fornire indicazioni rilevanti ai fini dell’assunzione o del conferimento dell’incarico.

Non è invece necessario indicare l’importo degli elementi variabili della retribuzione e nemmeno le eventuali misure di welfare aziendale o i buoni pasto, a meno che non siano misure previste dalla contrattazione collettiva, oppure dalle prassi dell’azienda, come parte della retribuzione.

Modalità di comunicazione al dipendente

Il Decreto Trasparenza sul lavoro dà indicazioni anche in merito alle modalità con cui devi comunicare al lavoratore tutte le informazioni presenti sul contratto, scegliendo tra formato cartaceo o elettronico. In quest’ultima tipologia rientrano l’email personale del dipendente, la sua email aziendale e l’intranet dell’azienda.

Le informazioni contenute nel contratto e la copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro devono essere consegnate al dipendente all’atto dell’istituzione della collaborazione e comunque prima dell’attività lavorativa vera e propria. Devi inoltre assicurarti di fornirgli tutte le indicazioni non contenute in questi documenti entro 7 giorni successivi all’avvio della prestazione.

Per i rapporti iniziati precedentemente al 1° agosto 2022, i dipendenti possono richiedere copia scritta delle informazioni integrative, richiesta a cui devi dare riscontro entro i successivi 60 giorni.

Ricorda che è inoltre obbligatorio conservare la prova della trasmissione o della ricezione delle suddette informazioni per 5 anni dalla conclusione del rapporto lavorativo.

Comunicazione al Centro per l’impiego: il modello UniLav

Una volta formalizzato il contratto, per completare gli adempimenti relativi all’assunzione del dipendente, devi provvedere a regolarizzare la posizione dell’azienda tramite un documento telematico, il cosiddetto Modello UniLav (Modello Unificato Lav), da compilare e inviare al Centro per l’impiego. Il Modello UniLav deve essere trasmesso entro la mezzanotte del giorno precedente a quello dell’instaurazione del rapporto di lavoro; in caso di proroga, cessazione, trasformazione del rapporto o trasferimento del lavoratore hai 5 giorni di tempo a partire dall’evento in questione.

L’introduzione del Modello UniLav, avvenuta nel 2007, ha lo scopo di semplificare le comunicazioni tra datore di lavoro ed enti come l’INPS (per quanto riguarda la previdenza e l’assistenza sociale del lavoratore), l’INAIL (per l’assicurazione contro infortuni e malattie) e l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (in merito alla vigilanza sulla corretta costituzione del rapporto lavorativo).

Presta attenzione ai tempi di invio della comunicazione sia al lavoratore che del Modello UniLav, per evitare di incorrere in sanzioni amministrative con importo tra i 250 e i 1500 € per ogni dipendente.

Assunzione dipendente: documenti necessari

Vediamo ora quali sono i documenti per l’assunzione che devi richiedere al lavoratore. Confronta quelli in tuo possesso con questa utile check-list.

Documento d’identità

Il codice fiscale e un documento di riconoscimento in corso di validità sono indispensabili per compilare correttamente la comunicazione di assunzione. Rientrano tra i documenti ammessi la carta d’identità, la patente di guida e il passaporto.

Le generalità del lavoratore e il suo codice fiscale saranno utilizzati sia nei rapporti con l’INPS, l’Erario e l’INAIL, sia sul Modello Unilav e sul cedolino paga.

Residenza

Le trattenute a titolo di addizionale regionale e comunale, effettuate dall’azienda in busta paga per conto dell’Erario, sono calcolate in base alla regione e al comune di residenza. Per questo motivo il dipendente è tenuto a fornire un indirizzo valido e rispondente alla realtà, comunicando eventuali cambi nel corso del rapporto lavorativo.

In caso di lavoratore extracomunitario, sarà necessario anche un permesso di soggiorno in corso di validità.

Scheda anagrafica per assunzione

La scheda anagrafica professionale è rilasciata dal Centro per l’impiego e include tutte le informazioni riguardanti la carriera e la formazione del dipendente. È rilevante per l’azienda che assume il lavoratore perché può contenere l’indicazione relativa all’anzianità di disoccupazione, dalla quale dipende la possibilità di avvalersi di importanti sgravi fiscali e previdenziali grazie all’assunzione.

Modello detrazioni

Le detrazioni d’imposta servono ad alleggerire la fiscalità a carico del contribuente. Il datore di lavoro applica automaticamente in busta paga le detrazioni da lavoro dipendente, a meno che il lavoratore non comunichi l’intenzione di rinunciarvi attraverso l’apposito campo del modulo D23.

Tramite lo stesso modulo, il dipendente può, in alternativa, richiedere l’applicazione delle detrazioni per figli e familiari a carico.

Certificazione Unica (CU)

Ai fini contributivi, il lavoratore assunto in corso d’anno deve farsi consegnare dall’ex datore di lavoro la Certificazione Unica, in modo che vengano considerati nel conguaglio di fine anno anche i redditi percepiti nel precedente rapporto. La CU deve essere rilasciata entro 12 giorni dalla richiesta.

Previdenza complementare

Al momento dell’assunzione, il datore di lavoro deve fornire al lavoratore il modello Tfr2 e tutte le informazioni sulla possibilità di accantonare il Tfr in azienda, recuperandolo alla cessazione del rapporto, o di destinare il Trattamento di Fine Rapporto a un fondo di previdenza complementare.

Il lavoratore deve riconsegnare il modello Tfr2 entro 6 mesi dall’assunzione, compilato con la propria scelta. Nel caso questa ricada sul fondo di previdenza complementare, è tenuto a indicare il nome del fondo selezionato, allegando copia del modulo di adesione.

Certificato medico

Il certificato di idoneità al lavoro generico è stato abolito, mentre è stato confermato il certificato di idoneità alla mansione, legato alla specifica attività svolta dal dipendente. Il certificato di idoneità alla mansione è redatto da un medico competente, scelto dal datore di lavoro per effettuare l’attività di sorveglianza sanitaria, solo esclusivamente per le categorie di lavoratori con mansioni soggette a particolari rischi (ad esempio rumore, radiazioni, videoterminale, movimentazione manuale dei carichi, agenti cancerogeni, chimici, campi elettromagnetici, lavoro notturno, etc.).

Documentazione aggiuntiva

A seconda dell’inquadramento del dipendente, delle mansioni e del settore di attività, il datore di lavoro può richiedere altri documenti, come:

  • il certificato penale, per attività a contatto con minori
  • certificati di servizio
  • abilitazione all’esercizio di particolari attività
  • permessi riconosciuti dalla legge n.104/1992 per lavoratori disabili gravi o loro familiari
  • assenze per congedi parentali, straordinari o aspettative, già goduti presso altri datori di lavoro

Se stai per integrare un nuovo dipendente nell’organico aziendale, è fondamentale conoscere quali sono i documenti per l’assunzione e gli adempimenti per assumere un lavoratore, così da essere in regola con tutte le normative vigenti e non incorrere in sanzioni.

Consultando le informazioni contenute in questo articolo puoi procedere con sicurezza alla formalizzazione del nuovo rapporto di lavoro, concentrandoti sulle possibilità di crescita che il neoassunto può apportare alla tua azienda.

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