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Quanto costa un dipendente: esempio

Capire quanto incide la forza lavoro sulle spese annuali di un’impresa è essenziale per gestirla in modo oculato ed efficace. Se vuoi quantificare il costo dei dipendenti, infatti, non puoi basarti solamente sullo stipendio, ma dovrai esaminare numerosi fattori, come il TFR, i contributi previdenziali e le spese di gestione che, sommati, contribuiscono a formare la cifra totale. Vediamo, con un esempio, quanto costa un dipendente e quali sono gli elementi principali che concorrono a formare l’effettivo costo del personale.

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Costo del personale

Il costo del personale è una voce di spesa considerevole per un’azienda ed è uno dei criteri prioritari su cui si fonda la decisione di assumere, o meno, una nuova risorsa.

Di seguito, trovi le voci principali da tenere in considerazione per effettuare un calcolo corretto della spesa complessiva.

RAL (Retribuzione Annua Lorda)

La prima voce di costo del personale è la RAL, quella che in busta paga viene spesso definita come il totale delle competenze, ossia tutti gli emolumenti che spettano al tuo collaboratore per la sua prestazione lavorativa. La RAL si calcola moltiplicando l’importo della retribuzione lorda mensile per le mensilità dovute al lavoratore, considerando anche la tredicesima e l’eventuale quattordicesima.

Facciamo un esempio di come si calcola la RAL: ipotizzando una retribuzione lorda mensile di 2500 euro, la RAL del dipendente sarà di 32.500 euro in caso di 13 mensilità (2500 x 13) o di 35.000 euro se è prevista anche la quattordicesima mensilità dal CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro) della specifica categoria.

Tredicesima e quattordicesima mensilità

Come anticipato, se stai cercando di capire quanto costa un dipendente alla tua azienda, non puoi non considerare le cosiddette retribuzioni differite, cioè buste paga supplementari rispetto alle 12 mensilità usuali. Queste modalità di sostegno al reddito sono la tredicesima, da corrispondere nel periodo antecedente le festività natalizie e spettante a tutte le categorie di lavoratori dipendenti, e l’eventuale quattordicesima, da pagare in vista delle ferie estive solamente se prevista dal CCNL di riferimento di alcuni settori.

Contributi previdenziali e assicurativi

All’interno della RAL sono compresi anche i contributi previdenziali e assicurativi a carico del dipendente, sotto forma di trattenuta. Esiste, però, una quota di oneri a carico del datore di lavoro, che non compare sulla busta paga e che corrisponde circa al 31% della retribuzione annua lorda. Ciò significa che su una RAL di 25.000 euro, ad esempio, l’azienda versa 7750 euro di contributi.

Tra questi costi rientrano i contributi INPS, necessari per garantire al dipendente le prestazioni previdenziali come la malattia, la pensione, la maternità e la cassa integrazione, e i premi assicurativi INAIL, che offrono tutele in caso di infortuni sul lavoro e malattie professionali.

TFR (Trattamento di Fine Rapporto)

Tra le voci di costo del personale non bisogna dimenticare il TFR, conosciuto anche come liquidazione. Come dice il nome, si tratta dell’ammontare che dovrai corrispondere al dipendente una volta terminato il rapporto lavorativo, a seguito di dimissioni, licenziamento, accordo consensuale o pensionamento. Per sapere quale somma destinata al TFR devi accantonare periodicamente, in vista della cessazione del rapporto di lavoro, ti basta conoscere la RAL del dipendente e dividerla per 13,5. Alla fine di ogni anno, inoltre, la quota viene aggiornata per evitare che col tempo perda valore d’acquisto, ad esempio per l’inflazione. La rivalutazione applicata prevede un tasso costituito dall’1,5% in misura fissa e dal 75% dell’aumento dell’indice dei prezzi di consumo elaborato dall’ISTAT, rispetto a dicembre dell’anno precedente.

Ricordati che la quota del trattamento di fine rapporto che il dipendente matura è proporzionalmente ridotta per le frazioni di anno, calcolando come mese intero le frazioni di mese pari o superiori a 15 giorni.

Quelli esaminati finora sono i costi relativi alla retribuzione diretta, stabiliti da CCNL e accordi contrattuali, pertanto quantificabili senza troppe difficoltà. Esistono però delle spese accessorie, su cui puoi avere maggiore controllo, ma di cui devi necessariamente tenere conto, perché rappresentano degli investimenti che rientrano nella sfera di gestione del personale. Tra questi troviamo, ad esempio, la selezione e l’inserimento di nuove risorse, gli esborsi relativi all’operatività e agli strumenti di lavoro, il welfare aziendale, la formazione e altre spese generiche. Vediamo queste voci in dettaglio.

Ricerca, selezione e inserimento di nuove risorse

Selezionare e trovare nuovi dipendenti da integrare in organico è un’attività che richiede un investimento di tempo e risorse economiche. Da una gestione efficace di questo processo dipende la possibilità di ottimizzare una voce consistente delle spese dedicate al personale, sia perché ti permette di velocizzare l’assunzione di una figura professionale di cui hai bisogno, sia perché una nuova risorsa che corrisponde al profilo cercato apporterà competenze e stimoli positivi per tutto il team. Dedica, dunque, la giusta attenzione a questa fase, redigendo una job description convincente, analizzando nel dettaglio le candidature e preparando accuratamente le domande per i colloqui. Per aumentare le probabilità di raggiungere i candidati più in linea con le tue esigenze, prendi in considerazione la pubblicazione di annunci sponsorizzati.

Una volta selezionata la nuova risorsa, dovrai preventivare i costi di onboarding, ossia l’investimento relativo al processo di inserimento, dal tempo dedicato al suo affiancamento al periodo necessario perché diventi pienamente operativo ed efficiente, fino alle attrezzature e agli strumenti fondamentali per svolgere il lavoro.

Spese di gestione

La gestione quotidiana dei tuoi dipendenti comporta delle spese difficilmente misurabili se rapportate al singolo collaboratore, ma che sommate contribuiscono a creare l’effettivo costo totale del personale.

Tra le spese di gestione puoi, ad esempio, considerare:

  • Utenze: riscaldamento, elettricità, acqua, telefono, connessione internet sono tutte voci imprescindibili per la gestione di un’azienda e, in genere, sono proporzionali alle dimensioni dello stabilimento e al numero dei dipendenti.
  • Arredamento da ufficio: scrivanie, sedie, mobili non possono mancare in ogni sede.
  • Strumenti e attrezzature: ugualmente fondamentali sono computer, strumentazioni tecniche, cancelleria e tutta l’attrezzatura necessaria allo svolgimento delle varie mansioni.
  • Consulenze legali e amministrative: quasi sicuramente dovrai sostenere alcuni costi operativi per ottenere servizi e consulenze esterne, ad esempio da consulenti del lavoro, da uno studio di calcolo ed elaborazione delle buste paga o da uno studio legale.

Benefit e welfare aziendale

Dotarsi di un sistema di welfare aziendale, per favorire un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata, può essere un investimento considerevole, ma che porta notevoli benefici a lungo termine. I benefit, infatti, sono un ottimo mezzo per attirare i migliori candidati, offrendo al contempo la possibilità di aumentare la soddisfazione e la produttività dei tuoi dipendenti, con ricadute positive anche dal punto di vista dell’employer branding e della riduzione del turnover.

Esempi di benefit aziendali:

  • convenzioni per i pasti come mensa aziendale e buoni pasto per mangiare in bar e ristoranti o per fare la spesa nei supermercati;
  • acqua e caffè gratis sempre a disposizione;
  • assicurazione medica integrativa;
  • incentivi per sport e benessere, abbonamenti a palestre, corsi gratuiti;
  • abbonamenti a mezzi pubblici per raggiungere l’azienda e contributi per il carburante;
  • auto aziendale;
  • smartphone e tablet aziendali.

I benefit accessori alla retribuzione, come l’auto o il telefono, sono chiamati fringe benefit e possono essere destinati anche solo ad alcuni dipendenti, includendoli nel contratto di lavoro individuale.

Al contrario, l’assicurazione sanitaria privata e tutti quei vantaggi che rientrano nei cosiddetti flexible benefit, essendo una retribuzione complementare al compenso ordinario, sono disciplinati dal CCNL di riferimento e spettano a tutti i dipendenti o a una categoria di lavoratori.

A livello di costi, di positivo per l’azienda c’è l’opportunità di abbassare l’imponibile di reddito grazie alla deducibilità di questi beni. I fringe benefit, infatti, sono categorizzati come compensi in natura con una soglia di esenzione fiscale di 258,23 euro, mentre i flexible benefit regolati dal CCNL sono interamente esenti dall’imposizione fiscale.

Formazione

Corsi per la sicurezza, aggiornamenti professionali, addestramenti tecnici sono attività che devi preventivare nel corso della carriera lavorativa dei tuoi dipendenti. Alcuni di questi rientrano nella formazione obbligatoria, mentre altri sono investimenti opportuni se vuoi avere un personale dotato di competenze al passo con le ultime tecnologie, novità di settore e tendenze del mercato, che produca valore aggiunto per l’azienda e ne arricchisca il know how.

Altre spese

Puoi considerare tra le voci di costo del personale anche trasferte, rimborsi, premi, straordinari e tutte quelle spese che non rientrano nella quotidianità, ma che ricorrono in determinate occasioni.

Quanto costa un dipendente: un esempio

Le variabili che compongono il costo del personale sono tante, ma per avere un’idea di quanto incide un dipendente sulle spese aziendali puoi partire dai costi imputabili direttamente al lavoratore, ossia la RAL, i contributi previdenziali e assistenziali e il TFR.

Calcoliamo quindi quanto costa un dipendente attraverso un esempio che considera questi tre fattori, ipotizzando un collaboratore full time a tempo indeterminato, con uno stipendio lordo mensile di 2500 euro per tredici mensilità.

  • RAL per 13 mensilità (2500 x 13) = 32.500 euro
  • Contributi a carico del datore di lavoro (31% della RAL): 32.500 x 31% = 10.075 euro
  • Quota TFR da accantonare (RAL diviso 13,5): 32.500 / 13,5 = 2407 euro (arrotondiamo i decimali)
  • Somma delle tre voci: 32.500 + 10.075 + 2407 = 44.982 euro

Da questa cifra puoi desumere anche quanto costa un dipendente al mese tra stipendio lordo, contributi e TFR, dividendo il totale per 12: in media un collaboratore full time a tempo indeterminato, con una RAL di 32.500 euro su 13 mensilità, richiede un esborso mensile di 3748,50 euro. A questo importo devi aggiungere tutte le variabili descritte in precedenza, come le spese di gestione e la formazione.

Conoscere quanto costa un dipendente è essenziale per qualsiasi imprenditore o imprenditrice, in quanto permette di comprendere se si è in grado di assicurare soddisfazione, sicurezza e un trattamento equo a tutti i lavoratori, mantenendo un bilancio in attivo e lasciando un margine per eventuali nuove assunzioni. Ricorda che il costo del personale non è però da considerare solo come una spesa, ma come una forma di investimento, che ti consente di ottenere numerosi vantaggi per la tua azienda.

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