Come funziona lo smart working

Secondo l’ordinamento giuridico italiano, come stabilito dall’articolo 18 della legge n.81/2017, lo smart working, o lavoro agile, è una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.

Alla base di questa forma di lavoro “intelligente” c’è dunque la flessibilità, un termine che riveste un’importanza sempre maggiore in ambito aziendale, in quanto elemento essenziale del work life balance, una delle principali leve di employee retention e di talent acquisition.

Gli unici limiti da rispettare sono la durata massima dell’orario lavorativo giornaliero e settimanale, che dipende dalle normative vigenti e dalla contrattazione collettiva, e il trattamento economico, che è il medesimo di chi presta attività in sede.

In questo senso, il lavoro agile diventa uno strumento per aumentare la produttività dei dipendenti, i quali riescono a trovare un maggiore equilibrio tra vita professionale e vita privata.

Prima di prevedere una strategia di lavoro agile per la tua azienda, è necessario capire per quali ruoli sia una strada percorribile e in quale misura, scegliendo tra full smart working e smart working ibrido.

A seconda delle mansioni, infatti, ci sono modalità che meglio si adattano alle diverse esigenze:

• I lavori che richiedono interazioni e confronti saltuari tra colleghi, per allinearsi e svolgere alcune mansioni in presenza, si prestano a essere svolti da remoto, con la clausola di programmare una o più presenze settimanali in sede, stabilendo dei giorni fissi o modulandoli in base alle necessità del momento.
• I ruoli che svolgono la totalità o quasi delle attività online, ad esempio, e possono confrontarsi brevemente con colleghi e superiori anche solo in forma virtuale, sono ottimali per un full smart working, perché sono attuabili in qualunque luogo.
• I lavori che richiedono l’utilizzo di macchinari o strumenti particolari, invece, difficilmente potranno adattarsi a modalità di lavoro agile.

9 passi per gestire al meglio lo smart working

Approfondiamo ora alcuni aspetti utili a impostare una strategia di smart working in modo efficace e vantaggioso sia per l’azienda che per i dipendenti.

1. Crea una lista degli strumenti necessari

Il primo passo è creare una lista per verificare se l’azienda è pronta e dispone di tutti gli strumenti per avviare lo smart working. Data la natura di questa metodologia di lavoro, si tratterà principalmente di controllare la dotazione tecnologica e la capacità di utilizzo della stessa da parte del personale, con particolare riferimento a questi obiettivi:

• Comunicare in tempo reale, attraverso applicazioni come Slack, Microsoft Teams e Skype, che consentono il confronto immediato, anche tra gruppi di persone, per avere rapide risposte a dubbi o collaborare durante lo svolgimento di un compito.
• Produrre e condividere contenuti in maniera più strutturata, con l’ausilio di strumenti come WordPress, Yammer, Workplace di Facebook e Basecamp.
• Archiviare cartelle e file condivisi raggiungibili da qualunque luogo tramite l’uso di una password, avvalendosi ad esempio di Google Drive o Dropbox.
• Effettuare videoconferenze, utilizzando app come Google Meet, Microsoft Teams, Skype e Zoom.
• Assegnare e organizzare gli incarichi attraverso strumenti come Trello, Asana e GitHub.

2. Controlla le coperture assicurative

Un altro aspetto di cui dovrai occuparti è la verifica dei contratti assicurativi sottoscritti dall’azienda e l’evenienza di definire delle polizze di copertura professionale ed extra professionale, per la possibile sovrapposizione del rischio da infortunio domestico a quello da infortunio sul lavoro.

3. Predisponi un piano di Business Continuity

L’emergenza da Covid-19 ha insegnato che bisogna farsi trovare preparati davanti a situazioni non pianificate, che possono mettere in pericolo l’attività da un momento all’altro. Un business continuity plan da aggiornare ogni anno è un documento che individua come un’azienda affronterà possibili incidenti e interruzioni inaspettate del servizio, in modo da continuare a operare nel lungo termine.

4. Presta attenzione alla cybersecurity

Controlla di aver stipulato una copertura dei danni causati da errori dei dipendenti o di programmazione in tema data protection e sicurezza digitale e informati riguardo alle responsabilità in capo all’azienda, in caso di violazione degli obblighi di riservatezza e di cybersecurity.

5. Forma i tuoi dipendenti

Non tutti i lavoratori sanno come utilizzare le app di condivisione file o di comunicazione. Prevedi quindi una formazione ad hoc in base agli strumenti di cui decidi di avvalerti, così da non avere problemi organizzativi legati alla poca esperienza dei dipendenti con le tecnologie digitali.

6. Stipula accordi di smart working

Come vedremo nel paragrafo dedicato, le normative italiane prevedono la negoziazione e la stipula di accordi di smart working individuali e collettivi.

7. Diffondi una nuova cultura del lavoro

Adottare formule di smart working è un’ottima opportunità per ridefinire la cultura del lavoro, improntandola su fiducia, comunicazione e collaborazione. I dipendenti devono sentirsi responsabilizzati e devono organizzare lo svolgimento delle mansioni in modo da non rallentare il flusso aziendale; i manager devono saper coordinare i progetti da remoto, imparando a valutare il lavoratore sulla base del raggiungimento o meno del risultato e non sul tempo trascorso in ufficio.

8. Ripensa gli spazi lavorativi

Con sempre più persone che lavorano in smart working, oggi è essenziale cambiare impostazione agli spazi di lavoro, che devono diventare luoghi di socialità e promozione dell’identità aziendale per ottimizzare le occasioni di scambio in presenza. Se l’operatività può essere smaterializzata, il valore si sposta sui momenti di interazione tra le persone, rendendo ad esempio questi spazi adeguati alle riunioni ibride e più aperti per favorire la collaborazione.

9. Valuta incentivi e indennizzi

Considera l’opportunità di prevedere alcuni rimborsi per i dipendenti che scelgono il lavoro agile, come indennizzi legati alle spese per la connessione Internet, l’allestimento della postazione lavorativa, l’acquisto di materiali (ad esempio le cuffie o la webcam) e la babysitter.

Vantaggi dello smart working

Il lavoro agile è una modalità di lavoro alternativa che presenta diversi vantaggi sia per l’azienda che per il dipendente:

• Nuova cultura del lavoro orientata al risultato: lo smart working permette di responsabilizzare il personale e lavorare per obiettivi, valutando il reale impegno del dipendente nel raggiungere il risultato nel tempo stabilito, e non le ore passate al lavoro, che non sempre sono indice di effettivo rendimento.
• Aumento della produttività: il lavoro agile dà al lavoratore la possibilità di conciliare vita privata e professionale, eliminando alcuni fattori di stress (ad esempio il tempo trascorso sui mezzi per raggiungere la sede aziendale) e mettendolo nelle condizioni di rendere al meglio, con maggiori motivazioni e con più soddisfazione.
• Riduzione dei costi: grazie allo smart working sia l’azienda che il dipendente beneficiano di un risparmio economico, da un lato la riduzione dei costi per i buoni pasto e per gli spazi fisici, come affitti, utenze e manutenzioni (soprattutto in seguito a un ripensamento del layout della sede), dall’altro l’utilizzo di permessi, e le spese per benzina, parcheggi e mezzi di trasporto.

A questi vantaggi bisogna aggiungere i benefici che lo smart working produce sull’ambiente, grazie alla riduzione delle emissioni di CO2 e la diminuzione del traffico.

Di contro, il principale svantaggio del lavoro agile risulta essere la possibile sensazione di isolamento del dipendente, risolvibile con una buona organizzazione da parte dei manager nel coordinare i progetti da remoto e coinvolgere il personale.

Smart working privati, le nuove regole

Fino al 31 dicembre 2022, le regole che disciplinavano lo smart working per il settore privato rientravano nel regime straordinario dovuto alla pandemia.

A partire dal 1° gennaio 2023 la normativa torna ad essere quella ordinaria della legge n.81/2017 che prevede:

• Obbligo di accordo individuale da sottoscrivere tra datore di lavoro e dipendente che accetta di prestare la propria attività in modalità agile.
• Obbligo di comunicazione solo dei nominativi dei dipendenti in smart working (oltre al loro codice fiscale, il tipo di contratto di assunzione e la data di inizio e fine dell’impiego della modalità agile). Grazie al decreto n.149/2022 le aziende non sono più tenute a trasmettere al Ministero del Lavoro tutti gli accordi individuali stipulati con ciascun lavoratore.
• Conformità dell’accordo individuale alla contrattazione collettiva di riferimento e al Protocollo Nazionale del Lavoro Agile, con obbligo di includere le seguenti informazioni:
  • durata dell’accordo
  • alternanza tra i periodi di lavoro in azienda e fuori dall’azienda
  • luoghi in cui svolgere l’attività in modalità agile
  • diritti e doveri dei lavoratori in smart working
  • strumenti di lavoro
  • tempi di riposo e “diritto alla disconnessione”
  • forme e modalità di controllo, per garantire il diritto alla privacy
  • formazione prevista
  • diritti sindacali.

Dalla lettura di questo articolo si evince quanto l’adozione di modalità di lavoro agile possa rivelarsi una strategia vantaggiosa per la tua azienda, sia in termini di soddisfazione e benessere del personale, con un conseguente aumento della produttività e un minore tasso di assenteismo e turnover, sia come opportunità per allineare la cultura del lavoro a un approccio più moderno ed efficace. Ricorda che lo smart working può, inoltre, essere una leva interessante per attirare i migliori talenti, in cerca di maggiore flessibilità e di un lavoro che permetta di conciliare carriera e vita privata.