BYOD: cos’è esattamente?

Computer portatili, smartphone e tablet: dispositivi piccoli e leggeri che hanno permesso a chiunque di poter accedere a internet da qualsiasi luogo, incluse le reti aziendali. Più la tecnologia si è fatta avanzata e più è stato facile usare i propri dispositivi per lavorare. Non solo facile ma anche preferibile. Le dita si muovono con maggior sicurezza sulla tastiera del computer che usiamo abitualmente, sappiano di preciso dove abbiamo salvato quel documento sullo smartphone, possiamo tenere una finestra aperta sul mondo lavorativo anche se siamo a casa e viceversa. Le due parti della nostra vita trovano un punto d’incontro nella tecnologia, e per le aziende è più vantaggioso stabilire le modalità per integrare i dispositivi personali dei dipendenti piuttosto che vietarne l’uso.

È in questo momento che diventano fondamentali le policy Bring Your Own Device. Dalle email alle app, dai software alla rete, tutto il ciclo di vita del dispositivo (se usato anche in azienda) deve essere fatto in modo sicuro, secondo le regole stabilite dall’azienda stessa. Le BYOD dovrebbero specificare anche la frequenza con cui i dati vanno eliminati o salvati in back-up, e il modo in cui il dispositivo deve essere svuotato correttamente prima di essere venduto, ad esempio, o come comportarsi in caso di smarrimento, furto o virus informatico.

I vantaggi dell’approccio BYOD

L’approccio BYOD offre numerosi vantaggi sia per l’azienda che peri i dipendenti. Nel primo caso, il più rilevante è di certo la riduzione dei costi: acquisto e manutenzione dei dispositivi informatici saranno a carico dei legittimi proprietari e non dell’azienda. Lato dipendenti, invece, è la comodità. Come accennato in precedenza, poter usare il proprio smartphone o laptop è più immediato. Le dita si muovono con più sicurezza, tutti i dati sono sempre disponibili anche se i lavoratori non sono in ufficio, e anche le comunicazioni diventano più fluide.

Altri vantaggi dell’approccio Bring Your Own Device, includono:

• Aumento della produttività;
• Più felicità e soddisfazione in azienda;
• Maggiore agilità aziendale, le nuove soluzioni possono essere integrate in tempi più brevi;
• Flessibilità, ovvero la possibilità di poter accedere a informazioni e applicazioni in qualsiasi momento;
• Migliore integrazione delle risorse grazie ai sistemi MDM.

Grazie all’approccio BYOD sarà anche più semplice integrare il lavoro da remoto con quello in sede, riducendo ulteriormente i costi, nel caso si optasse per assunzioni interamente da remoto di nuovi dipendenti o si avviassero programmi di lavoro ibrido, con un consumo minore delle risorse aziendali.

Possibili rischi legati all’approccio BYOD

Anche se indubbiamente l’approccio Bring Your Own Device può portare grandi vantaggi a un’azienda, nel momento in cui i dispositivi personali sono utilizzati anche per il lavoro, ci si espone a una serie di rischi che dovranno essere prevenuti con un regolamento efficace e una scrupolosa politica di sicurezza. Il primo passo per proteggere l’azienda da questi rischi è conoscerli. Di seguito, i tre principali.

1. Minacce informatiche

Usare dispositivi personali per lavorare aumenta i rischi di possibili minacce informatiche. L’errore umano, ad esempio, è fra i rischi maggiori. Raramente gli utenti seguono protocolli personali per mantenere il proprio dispositivo davvero sicuro, come back-up regolari, uso di VPN, protezione delle password elevata, antivirus estesi, solo per citarne alcuni. Pratiche che in un’azienda sono di routine, con personale altamente qualificato a gestirne sia le operazioni di base che a riconoscere precocemente le minacce e i malfunzionamenti.

2. Accessi non autorizzati

I dispositivi personali si muovono con i loro proprietari, non restano all’interno dell’azienda in ambienti protetti. Ciò fa aumentare il rischio di smarrimento e furto. Nel momento in cui un dispositivo personale usato anche per lavoro viene fruito da terze parti, a meno che non ci siano appositi sistemi di blocco da remoto o efficaci metodi per impedire l’accesso ai non autorizzati (come la doppia verifica o l’impronta digitale), si espone l’azienda a rischi elevati perché chiunque potrà vedere dati riservati, segreti aziendali, nomi e informazioni personali di colleghi, clienti, dirigenti, e non solo.

3. Perdita dei dati

Proprio come nel caso precedente, dato che i dispositivi si spostano sempre con i legittimi proprietari, c’è maggior rischio che si possano danneggiare. Può bastare un urto o una disattenzione per compromettere la funzionalità del sistema operativo. Usare accessori e periferiche di bassa qualità o non originali potrebbe apportare danni irreversibili. Tutto ciò che era sul dispositivo potrebbe andare perduto, e se non ci fossero back-up o salvataggi esterni, anche i documenti più importanti per l’azienda potrebbero non essere più recuperabili. Con grave danno per l’organizzazione e, potenzialmente, per i suoi clienti.

Cosa inserire nel regolamento BYOD

Non ci sono leggi che determinano che cosa scrivere nel regolamento Bring Your Own Device di un’azienda ma secondo le comuni best practice andrebbero inclusi almeno i seguenti punti:

• Requisiti dei dispositivi: quali tipi di dispositivi sono consentiti (smartphone, tablet, laptop, o altro) e le specifiche minime richieste (come il sistema operativo e di sicurezza).
• Regole per l’uso: come i dispositivi personali possono essere utilizzati per lavoro e quali sono le modalità da rispettare per accedere alle risorse aziendali.
• Norme di sicurezza: quali sono le misure di sicurezza obbligatorie, ad esempio l’uso di password, il blocco remoto dei dispositivi smarriti o la crittografia dei dati.
• Modalità di accesso alla rete: in che modo i dipendenti possono connettersi in modo sicuro alla rete aziendale e alle risorse online, inclusi protocolli di sicurezza e autenticazione.
• Gestione dei dispositivi: come verranno gestiti e monitorati i dispositivi BYOD, compresi gli aggiornamenti del software e le applicazioni aziendali.
• Back-up: le regole per il backup dei dati e le modalità in cui i dati aziendali saranno protetti e archiviati in modo sicuro.
• Applicazioni: quali applicazioni possono essere utilizzate e quali no. Se esistenti, quali applicazioni aziendali dovranno essere scaricate sui dispositivi personali e in che modalità.
• Gestione della privacy: il modo in cui saranno gestiti i dati personali dei dipendenti e gli scopi.
• Terminazione d’uso: quali sono le procedure dettagliate da seguire per rimuovere i dati aziendali dai dispositivi BYOD nel momento in cui i dipendenti lasciano l’azienda o il dispositivo viene sostituito.
• Norme in casi di emergenza: quali procedure saranno attivate da remoto nel caso in cui il BYOD venisse smarrito, rubato o il suo uso fosse compromesso.
• Rischi e responsabilità: i dipendenti devono essere messi a conoscenza dei rischi associati all’uso di dispositivi personali e quali sono, rispettivamente, le responsabilità dei dipendenti e dell’azienda.

Una volta stabilite le norme del regolamento BYOD andranno comunicate ai dipendenti, in forma scritta, e dovrà essere fornita una formazione adeguata affinché siano in grado di comprendere e attuare le policy. È importante comunicare che tali regole non mirano a spiare i dipendenti né nel loro privato né durante il lavoro ma che sono essenziali per la sicurezza aziendale. Dovranno inoltre essere formati sull’uso dei software MDM (Mobile Device Management), ovvero le soluzioni software che impiega l’azienda per monitorare tutti i dispositivi ad essa legati.

Una buona politica BYOD può ridurre i costi aziendali e aumentare i profitti, perché l’azienda non dovrà sostenere le spese per l’acquisto e l’aggiornamento dei dispositivi informatici e al contempo potrà beneficiare di personale più felice e produttivo. Ci sarà più flessibilità in azienda e una migliore comunicazione, che aiuterà a ridurre i tempi di risoluzione dei problemi oltre che dello svolgimento del lavoro. Alla base di questo approccio, però, ci deve essere una policy ben strutturata che controlli tutto il ciclo di vita del dispositivo dal momento in cui si aggancia all’azienda, e un sistema MDM a protezione della sicurezza di utenti e organizzazione.