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Regolamento aziendale: otto regole da applicare sul posto di lavoro

Impostare e mettere in pratica un regolamento aziendale ben strutturato aiuta a fornire ai dipendenti indicazioni chiare sulle aspettative di comportamento e rendimento sul posto di lavoro, creando un ambiente più collaborativo e orientando il personale al raggiungimento degli obiettivi comuni. Alcune politiche imprenditoriali devono rispettare determinate normative di legge, ma in linea generale puoi decidere di scrivere i regolamenti interni aziendali sulla base dei valori e delle esigenze dell’azienda.

Vediamo dunque cosa si intende con regolamento aziendale, perché dovresti crearne uno e otto regole interne all’azienda che dovresti prendere in considerazione.

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Cos’è il regolamento aziendale e perché è importante per la tua azienda

Il regolamento aziendale è un documento interno all’azienda, utile a definire la linea adottata in merito a temi specifici relativi all’ambiente di lavoro, come la sicurezza, il rispetto dell’orario lavorativo, il welfare, il codice di abbigliamento e l’utilizzo di ambienti comuni o di particolari strumenti. Si tratta pertanto di linee guida che indirizzano i dipendenti verso l’adozione di procedure mirate a preservarne la salute, oltre a dettare gli standard di comportamento per l’operatività quotidiana e le relazioni con clienti e partner.

Il regolamento aziendale non deve essere visto come un insieme di norme imposte ai propri collaboratori, bensì come un mezzo per comunicare efficacemente la cultura aziendale, rafforzando il senso di appartenenza delle risorse che da tempo fanno parte del team e trasmettendo i valori e il progetto imprenditoriale ai neoassunti durante l’onboarding.

Avere un documento con l’elenco delle regole interne all’azienda, facilmente consultabile da tutto il personale, presenta numerosi vantaggi:

  • comunicare con chiarezza le aspettative aziendali, in merito a comportamenti e rendimento sul luogo di lavoro, per definire in che modo ciascuno possa contribuire al successo dell’azienda
  • diffondere la cultura e i valori dell’impresa, creando un contesto identitario entro il quale i dipendenti possono agire per raggiungere traguardi individuali e collettivi
  • responsabilizzare il management, in qualità di supervisore del rispetto del regolamento aziendale da parte dei propri sottoposti
  • gestire rapidamente eventuali emergenze, grazie a procedure consolidate, condivise e conosciute da tutto il personale
  • trasmettere cura e attenzione da parte dell’azienda nei confronti dei dipendenti, della loro salute e del loro benessere sul posto di lavoro, favorendo la comunicazione in ottica di employer branding
  • supportare l’azienda in caso di controversie legali, diminuendo i rischi legati a possibili violazioni, danni, sanzioni o reclami
  • fungere da avvertimento per i dipendenti, grazie all’inclusione di un codice disciplinare, nel quale sono identificati i provvedimenti applicati dall’impresa in caso di comportamenti non consentiti durante lo svolgimento delle proprie funzioni lavorative, in conformità con la legge e i CCNL di riferimento.

Come scrivere un regolamento aziendale

I regolamenti interni aziendali non rappresentano un obbligo di legge vero e proprio, pertanto non esiste un regolamento unico adatto a tutte le realtà imprenditoriali: ogni azienda è libera di redigere le proprie specifiche regole per il personale, sulla base del contesto in cui opera e delle peculiarità che la caratterizzano. Per questo motivo, il primo passo per scrivere il regolamento aziendale è analizzare le esigenze del proprio lavoro e delle dinamiche riguardanti l’operatività di tutti i giorni, per poi procedere con i passaggi successivi.

Di seguito trovi gli step principali da seguire per sviluppare un regolamento aziendale funzionale al proprio business.

1. Individua le priorità 

Non è necessario scrivere regole su qualunque aspetto della vita lavorativa. Concentrati sugli elementi più rilevanti e sui comportamenti che possono creare problemi o malcontenti, e che al momento non sono ancora disciplinati in forma scritta.

2. Identifica le aree d’intervento

Dividi le priorità per tipologia e sviluppane il contenuto, facendo attenzione a non lasciare adito a interpretazioni diverse dal significato originario. Attieniti alla mission e ai valori dell’azienda, per impostare delle regole interne che siano in linea con la cultura aziendale e pensa a cosa vorresti che i tuoi dipendenti facessero o non facessero sul lavoro. Prendi in considerazione di includere una sezione dedicata al codice disciplinare, per esplicitare le azioni intraprese dall’azienda in caso di condotta contraria al regolamento. Per essere sicuro che regole e sanzioni siano conformi alla legge, il consiglio è di consultare un avvocato prima di diffondere il regolamento.

3. Comunica il regolamento aziendale ai tuoi dipendenti

Per essere sicuro che ogni dipendente riceva il regolamento aziendale, il modo più efficace è consegnarlo personalmente in forma cartacea, preferibilmente a fronte di una firma che ne attesti la ricezione e la comprensione. La firma è utile in caso di violazione del codice disciplinare e conseguente sanzione, per evitare che il dipendente possa dichiarare di non essere stato messo al corrente della regola trasgredita. Ricordati di consegnare e far firmare il regolamento interno anche durante l’ultima fase della selezione del personale, ossia l’onboarding del neoassunto, affinché sia allineato alla policy aziendale fin dal suo inserimento in organico.

Una volta distribuito il documento, puoi renderlo consultabile tramite affissione e in forma digitale, caricandolo sull’intranet aziendale, invitando il personale a consultarlo ogni qualvolta venissero apportate delle modifiche.

4. Aggiorna il regolamento interno dipendenti

I regolamenti interni aziendali devono essere revisionati periodicamente, per accertarsi che tutte le regole siano ancora attuali e conformi alle normative vigenti. Le esigenze dell’azienda spesso cambiano nel tempo, ad esempio introducendo nuovi strumenti di lavoro o apportando modifiche all’operatività. Basti pensare alla complessità della gestione delle attività da remoto durante la prima fase della pandemia da Covid-19, all’adeguamento costante alle disposizioni anti-contagio e all’organizzazione in forma strutturale dello smart working.

A ogni aggiornamento non dimenticare di informare i tuoi dipendenti, via email o distribuendo una nuova copia del regolamento aziendale.

Otto regolamenti interni aziendali da sviluppare

In questo paragrafo trovi alcuni dei temi che più di frequente sono inclusi nel regolamento aziendale, che puoi utilizzare come ispirazione e punto di partenza per sviluppare un documento ad hoc per la tua impresa, a tutela dei dipendenti e dell’azienda stessa.

Regola sulla salute e sulla sicurezza sul luogo di lavoro

Si tratta di una norma che dovrebbe essere presente in tutti i regolamenti interni aziendali, perché salvaguarda sia il personale, invitando all’adozione di comportamenti responsabili e non pericolosi, sia l’azienda in possibili controversie legali, con conseguenti danni d’immagine. La regola dovrebbe essere dettagliata e prevedere indicazioni in merito a specifici ambienti di lavoro, materiali rischiosi e azioni da compiere in caso di emergenza.

Rispetto dell’orario di lavoro e assenze

Una regola chiave, con la quale rimarcare la necessità di attenersi all’orario indicato dall’azienda, in caso non sia stato dato preavviso e senza giustificato motivo. Data la possibilità di imprevisti, è bene inserire l’opportunità di giustificare l’eventuale assenza, non preventivamente comunicata, entro un tempo stabilito (ad esempio 48 ore), pena l’applicazione di una sanzione, come una trattenuta per le ore non lavorate o quanto previsto dal CCNL di riferimento.

Regola in tema di pari opportunità, antidiscriminazione e molestie

Questa regola ha lo scopo di garantire equità di trattamento e rispetto sul posto di lavoro, dissuadendo da comportamenti inadeguati in merito a genere, razza, orientamento sessuale, età, credo religioso, diversità culturali e disabilità, a fronte di provvedimenti e sanzioni in caso di violazione della norma.

Utilizzo di dispositivi tecnologici

È sempre consigliato inserire una regola che disciplini l’uso degli strumenti elettronici aziendali assegnati al lavoratore, come smartphone, tablet e PC, indicando esplicitamente cosa sia o non sia consentito fare durante l’utilizzo degli stessi, dei servizi internet e di posta elettronica. Con questa regola è possibile definire anche i comportamenti consoni relativamente all’uso della posta elettronica personale e dei social media privati durante l’orario di lavoro.

Politica di welfare e benefit

Si tratta di una regola utile per comunicare l’attenzione dell’azienda nei confronti del proprio personale, ricordando a dipendenti e neoassunti i vantaggi previsti per loro, dagli incentivi al welfare aziendale, come buoni pasto, rimborsi carburante, convenzioni con attività sportive e culturali ecc.

In questa norma è bene definire i requisiti per accedere ai benefit e delineare i limiti, per evitare disparità e incomprensioni.

Regola sul lavoro da remoto

L’adozione in forma strutturale di forme di smart working e lavoro agile è ancora un passo complicato per diverse aziende. Stabilire un regolamento apposito aiuta l’azienda a fornire una linea guida ai dipendenti che vogliono usufruire dell’opportunità di lavorare da remoto, allineando le loro esigenze a quelle dell’impresa.

Politica in tema di reclami da parte del personale

È opportuno prevedere una procedura da attuare in caso di reclami formali da parte del personale relativamente a problematiche insorte sul luogo di lavoro, ad esempio legate a questioni economiche, o conseguenti a diverbi con colleghi o superiori, oppure mobbing e molestie. La regola serve a gestire i conflitti in modo professionale, comunicando al dipendente quali azioni compiere se ha la necessità di presentare una lamentela o esprimere un disagio.

Norme su privacy e riservatezza

La regola serve a proteggere l’azienda, i suoi dipendenti, clienti e partner dalla diffusione di materiale riservato e informazioni sensibili, mettendo in atto una politica di trasparenza per trasmettere serietà e fiducia nei collaboratori.

Un regolamento aziendale è uno strumento sempre più imprescindibile per ogni azienda, perché ti supporta nel definire gli standard di comportamento e di rendimento richiesti ai dipendenti, per creare un ambiente di lavoro coeso e orientato al raggiungimento degli obiettivi strategici attesi dall’azienda. Ogni organizzazione ha regole impostate sulle proprie esigenze e che riflettono i propri valori. Prendi spunto dai suggerimenti e dalle regole interne aziendali presenti in questo articolo, per sviluppare un documento personalizzato per la tua attività e i tuoi dipendenti.

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