Earned value: significato e definizione

L’earned value serve a misurare la performance di un progetto. È una metrica utilizzata nel project management per monitorare i progressi e determinare se tutto stia procedendo nel modo prestabilito, attraverso l’analisi delle performance e delle metriche quantitative che consentono una valutazione oggettiva dello stato di avanzamento.

Analizzando questo dato, infatti, sarà possibile capire se il progetto è in ritardo o se sarà più costoso di quanto calcolato in fase di pianificazione. Nell’analisi delle performance di progetto è fondamentale considerare diversi punti di vista, come quello tecnico e contabile, per ottenere una valutazione completa e imparziale.

Non solo è un calcolo affidabile e preciso, ma può anche essere utilizzato in progetti di qualsiasi tipo e dimensione.

Calcolo dell’earned value

Per poter calcolare l’earned value è necessario prima raccogliere alcune informazioni.

• Project charter: si tratta di una pianificazione dettagliata del progetto che include la definizione di attività, finalità, obiettivi, deliverable di progetto, tempi previsti, rischi di progetto e costi stimati per ciascuna attività. Questa pianificazione diventerà il punto di riferimento per calcolare il planned value (PV) e per gestire ogni commessa come una singola unità di lavoro, monitorandola attraverso il metodo dell’earned value.
• Progresso effettivo del progetto: sono i dati che tracciano l’effettivo avanzamento dell’attività, i costi sostenuti e le tempistiche, incluse eventuali milestone di progetto utili a verificare se il lavoro procede secondo la pianificazione iniziale.
• Budget totale del progetto: è il budget totale pianificato per il progetto (Budget at Completion, BAC), cioè il costo complessivo previsto per il completamento del progetto.
• Percentuale di completamento pianificato: consiste in una stima precisa del grado di completamento pianificato di ciascuna attività o gruppo di attività e rappresenta quanto lavoro si prevede di aver completato in un dato momento, in base alla pianificazione.

La raccolta di un numero adeguato di dati numerici è fondamentale per valutare eventuali scostamenti e variazioni rispetto alle attese di progetto, consentendo di confrontare i risultati effettivi con quelli previsti e di intervenire tempestivamente in caso di discrepanze.

Una volta ottenuti questi dati, li si potrà inserire nella formula di calcolo.

Earned value: calcolo

Nel project management, le formule sono fondamentali per il calcolo delle metriche di performance, perché permettono di monitorare in modo quantitativo l’avanzamento, i costi e i tempi di un progetto.

La formula per calcolare l’earned value (EV) di un progetto nel project management è:

EV = BAC x percentuale di completamento del progetto

Dove:

• EV (Earned Value) rappresenta il valore guadagnato, ovvero il valore previsto di quanto è stato effettivamente realizzato in un certo momento.
• BAC (Budget At Completion) è il budget totale previsto per il progetto alla sua conclusione.
• la percentuale di completamento del progetto rappresenta la parte dell’attività pianificata che è stata completata al momento in cui si effettua il calcolo dell’earned value.

Il risultato mostrerà quanto valore è stato effettivamente generato dall’attività svolta fino a quel momento.

Earned value: esempio

Per comprendere meglio come funziona il calcolo dell’earned value, avvaliamoci di un esempio pratico.

Supponiamo di avere un progetto di costruzione di un edificio con un budget totale pianificato di 1.000.000 di euro. Dopo il primo mese, hai completato il 20% del lavoro previsto. Ora desideri calcolare l’earned value per valutare quanto valore hai guadagnato fino a quel punto.

La formula per l’earned value è:

EV = BAC x Percentuale di completamento effettivo dell’attività

Dove:

• Il BAC è 1.000.000 di euro (il budget totale del progetto).
• La percentuale di completamento effettivo dell’attività è 20% (poiché hai completato il 20% del lavoro previsto nel primo mese).

Ora puoi calcolare l’earned value:

EV = 1.000.000 x 0,20 = 200.000 euro

Quindi, dopo il primo mese, hai guadagnato un valore effettivo di 200.000 euro rispetto al lavoro completato, in conformità con il piano iniziale.

È importante sottolineare che le previsioni fatte in fase di pianificazione sono fondamentali per interpretare correttamente il valore ottenuto, poiché consentono di confrontare le performance attese con i risultati effettivi. Questo valore ti aiuterà a valutare le performance del progetto e a determinare se sei in linea con il budget pianificato.

Planned value e actual cost

Dopo aver visto che cos’è l’earned value e come si calcola, è utile considerare anche gli altri due valori di base che, insieme all’EV, costituiscono il cuore dell’Earned Value Management (EVM): il planned value e l’actual cost.

L’EVM è infatti una metodologia avanzata di project management che utilizza tre valori fondamentali, earned value (EV), planned value (PV) e actual cost (AC), per monitorare l’andamento del progetto in termini di tempi e costi. A questi si aggiungono gli indicatori derivati, come il cost performance index (CPI), la cost variance (CV), lo schedule performance index (SPI) e la schedule variance (SV), che si ottengono combinando i tre valori principali e rappresentano dei KPI utili per valutare in modo ancora più preciso le performance di progetto.

Nei paragrafi che seguono analizzeremo nel dettaglio il planned value e l’actual cost, così da capire come vengono calcolati e come si integrano con l’earned value all’interno dell’EVM.

Planned value (PV) o budget del lavoro pianificato

Il planned value è il valore che il progetto dovrebbe avere in un dato momento nel tempo, ovvero come previsto in fase di pianificazione. Il calcolo viene fatto prima dell’inizio dei lavori, così da avere una base su cui tracciare i progressi.

La formula per calcolare il planned value è la seguente:

PV = BAC x Percentuale di completamento pianificato dell’attività

Dove:

• PV rappresenta il planned value, ovvero il valore pianificato per un‘attività o un progetto in un determinato momento.
• BAC (Budget At Completion) è il budget totale pianificato per l’intero progetto.

La “percentuale di completamento pianificato dell’attività” è la percentuale di lavoro di cui era stato pianificato il completamento fino a quel momento del progetto. In altre parole, stai calcolando quanto valore avresti dovuto guadagnare fino a un certo punto nel tempo, in base alla pianificazione iniziale del progetto.

Esempio:

Se il tuo progetto ha un budget totale di 1.000.000 di euro e avevi pianificato di completare il 30% del lavoro nei primi due mesi, il planned value dopo due mesi sarebbe:

PV = 1.000.000 x 0,30 = 300.000 euro

Questo rappresenta il valore che avresti dovuto guadagnare in base al piano iniziale.

Actual cost (AC) o costo effettivo

L’actual cost è la somma spesa per il progetto in quel determinato momento, anche nota come Actual Cost of Work Performed (ACWP, o “costo effettivo del lavoro eseguito”). Non c’è una formula per calcolarla, semplicemente vanno sommate tutte le spese sostenute fino a quel giorno. Se il risultato è 50.000 euro, l’actual cost sarà 50.000 euro.

Perché calcolare l’earned value di un progetto

I diversi aspetti dell’earned value ci permettono di identificare eventuali problemi nella pianificazione dei progetti, dandoci così l’opportunità di intervenire con tempestività per correggerli. Se già di per sé questo è un grande vantaggio, non è l’unico: vediamone gli altri.

• Valutazione oggettiva della performance: l’earned value fornisce una valutazione obiettiva e quantificabile del progresso del progetto, il che consente di evitare giudizi basati su percezioni o opinioni soggettive.
• Rilevamento precoce dei problemi: l’earned value può identificare rapidamente le deviazioni rispetto alla pianificazione, consentendo al team di progetto di adottare misure correttive in anticipo, riducendo il rischio di ritardi o costi aggiuntivi.
• Pianificazione accurata: aiuta a migliorare la pianificazione futura fornendo indicazioni sulle prestazioni passate. In questo modo è possibile pianificare in modo più preciso i passi successivi da intraprendere.
• Comunicazione efficace: l’earned value semplifica la comunicazione tra membri del team, stakeholder e direzione, poiché fornisce dati chiari e condivisibili sullo stato del progetto.
• Gestione dei costi: permette di monitorare i costi effettivi rispetto a quelli pianificati, contribuendo a evitare costi eccessivi o sforamenti di budget.
• Ottimizzazione delle risorse: aiuta a identificare se le risorse vengono utilizzate in modo efficiente o se sono necessari aggiustamenti per massimizzare l’efficienza.
• Miglioramento delle performance future: analizzando i dati sull’earned value, i team di progetto possono identificare le aree di miglioramento e sviluppare strategie per ottimizzare le prestazioni nei progetti futuri.
• Decisioni informate: fornisce una base solida per prendere decisioni informate sulla gestione del progetto, consentendo a chi ricopre il ruolo di project manager di prendere misure tempestive e necessarie.

L’earned value è una metrica di project management fondamentale che fornisce una valutazione oggettiva della performance del progetto, identifica tempestivamente le deviazioni dalla pianificazione, migliora la gestione dei costi e ottimizza le risorse.

Inoltre, grazie al monitoraggio continuo e all’uso di strumenti e metriche specifiche, l’earned value contribuisce a prolungare e ottimizzare la vita del progetto, assicurando una gestione efficace lungo tutto il suo ciclo di vita. Calcolarlo permette di avere una base solida per prendere decisioni informate e migliorare continuamente le prestazioni nei progetti.