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Come effettuare il calcolo dei giorni lavorativi

Conoscere come effettuare il calcolo dei giorni lavorativi a disposizione dei propri dipendenti è fondamentale, sia per avere la sicurezza di essere conformi alle normative in materia di tutela del personale, sia per pianificare e ottimizzare il carico di lavoro e le relative scadenze. Il calcolo dei giorni lavorativi è anche utile per monitorare la produttività delle risorse interne all’azienda e per gestire le ferie e i permessi di ogni dipendente.

Approfondiamo, dunque, come calcolare i giorni di lavoro presenti tra due date o nell’intero anno e come utilizzare le informazioni ottenute.

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Giorni lavorativi: come si calcolano

Sono considerati giorni feriali tutti quei giorni che non corrispondono a domeniche o festività. In base alla tipologia di lavoro e di contratto, la settimana lavorativa può essere considerata lunga, nel caso sia composta da sei giorni, o corta, se formata da cinque giorni.

Qualora la tua azienda preveda un giorno di riposo settimanale supplementare, come nella maggior parte degli accordi contrattuali, dovrai tenerlo in considerazione per eseguire correttamente il computo dei giorni di lavoro a disposizione.

Per effettuare il calcolo dei giorni lavorativi di un determinato periodo, puoi seguire questa formula:

 

(totale dei giorni presenti nel periodo considerato) – (domeniche + giorni di riposo + festività nazionali e locali) = giorni lavorativi

 

Particolare attenzione deve essere dedicata alla ricorrenza del Santo Patrono, che varia da comune a comune e non viene segnalata in rosso sul calendario.

Un ulteriore dettaglio da non trascurare, per non rischiare risultati inesatti, è la possibilità di sovrapposizioni, dovute all’eventuale presenza di festività che cadono di domenica o nel giorno di riposo settimanale aggiuntivo.

Riepilogando, per calcolare i giorni lavorativi devi prendere in esame questi aspetti:

  • i giorni totali presenti nel periodo di tuo interesse (nel caso dell’intero anno, ricordati di verificare se si tratti o meno di un anno bisestile);
  • il numero di domeniche e giorni di riposo settimanali supplementari (solitamente il sabato);
  • festività nazionali e locali, facendo attenzione al giorno del Santo Patrono;
  • eventuali sovrapposizioni.

Per un calcolo corretto dei giorni feriali è quindi prioritario sapere quali sono i giorni festivi e come conteggiarli.

Calcolo dei giorni festivi

In Italia si contano in totale 11 festività ufficiali, indicate sul calendario con il colore rosso:

  • 1° gennaio – Capodanno;
  • 6 gennaio – Epifania;
  • Lunedì dell’Angelo (o Lunedì di Pasquetta), il lunedì successivo alla Pasqua;
  • 25 aprile – Festa della Liberazione;
  • 1° maggio – Festa dei lavoratori;
  • 2 giugno – Festa della Repubblica;
  • 15 agosto – Festa dell’Assunzione di Maria Vergine (o Ferragosto);
  • 1° novembre – Ognissanti;
  • 8 dicembre – Festa dell’Immacolata Concezione;
  • 25 dicembre – Natale;
  • 26 dicembre – Santo Stefano.

Sono considerati giorni festivi anche tutte le domeniche (tra cui la domenica di Pasqua) e la festa del Patrono, come ricordato in precedenza.

Complessivamente, i giorni non lavorativi nel nostro Paese sono in linea di massima 63 o 64, a seconda del numero di domeniche presenti nell’anno (52 o 53). Resta però valida la raccomandazione di verificare l’esistenza di eventuali sovrapposizioni tra la data della festività e una domenica o un altro giorno di riposo, perché in tal caso i giorni in concomitanza vanno conteggiati una sola volta. Nel 2021, ad esempio, l’anno contava 52 domeniche, delle quali ben tre coincidevano con delle ricorrenze, riducendo il numero di giorni festivi a 60.

Giorni lavorativi in un anno

Se devi calcolare il numero dei giorni lavorativi di un determinato anno, il procedimento è il medesimo, ossia considerare il numero dei giorni presenti nell’anno di riferimento, facendo attenzione al fatto che sia o meno un anno bisestile (in tal caso i giorni complessivi sono 366 invece di 365), per poi sottrarre:

  • i giorni festivi (domeniche e festività nazionali e locali che non cadono di domenica);
  • i sabati (o un altro giorno di riposo settimanale) in caso di settimana corta.

Qualora l’azienda adotti una formula lavorativa basata su settimana lunga (cioè dal lunedì al sabato), i giorni lavorativi totali varieranno tra i 302 e i 305; se, al contrario, viene applicata la settimana corta (considerando la situazione più ricorrente, dal lunedì al venerdì, con il sabato come giorno di riposo addizionale), il totale delle giornate di lavoro corrisponderà a una cifra compresa tra 250 e 255.

Calcolo dei giorni di lavoro tra due date: un esempio

Ipotizziamo ora di dover calcolare il numero di giorni lavorativi a disposizione da lunedì 2 gennaio 2023 a domenica 4 giugno 2023, per un dipendente che lavora dal lunedì al venerdì, con un contratto di 40 ore settimanali, supponendo che non utilizzi giorni di ferie se non corrispondenti alle festività nazionali e il suo luogo di lavoro sia nel comune di Parma.

Iniziamo calcolando i giorni totali compresi tra le date indicate:

  • 30 giorni a gennaio (da lunedì 2);
  • 28 giorni a febbraio (il 2023 non è un anno bisestile);
  • 31 giorni a marzo;
  • 30 giorni ad aprile;
  • 31 giorni a maggio;
  • 4 giorni a giugno (fino a domenica 4).

La somma dei giorni di ogni mese è 154.

Per sapere quanti giorni sottrarre è necessario calcolare quanti giorni festivi e di riposo sono presenti nell’intervallo di tempo da controllare. Tra il 2 gennaio e il 4 giugno 2023 troviamo:

  • 44 tra sabati e domeniche;
  • 5 festività nazionali in giorni diversi dal sabato e la domenica (Epifania, Lunedì di Pasquetta, Festa della Liberazione, Festa dei lavoratori, Festa della Repubblica);
  • 1 giorno dedicato alla festa del Patrono di Parma (venerdì 13 gennaio 2023, Sant’Ilario).

Avremo così un totale di 50 giorni non lavorativi nell’arco di tempo considerato.

Per calcolare i giorni di lavoro tra le due date dobbiamo, quindi, sottrarre questa cifra alla somma precedente, ossia 154 – 50 = 104.

Come calcolare i giorni lavorativi con Excel

Il calcolo dei giorni lavorativi è un’attività che richiede tempo. Per semplificarti il lavoro puoi utilizzare Excel, il foglio di calcolo di Microsoft, uno strumento molto utile se desideri automatizzare numerose operazioni.

La funzione principale di Excel che risponde a questo scopo è GIORNI.LAVORATIVI.TOT, un aiuto pratico per il calcolo dei giorni lavorativi compresi tra due date.

I due dati fondamentali per eseguire la formula sono la data di inizio e quella di fine, a cui si può aggiungere come informazione opzionale il campo [Giorni liberi], un intervallo di celle contenente giorni calcolati come non lavorativi, come chiusure aziendali, ferie, festività straordinarie.

La funzione che ricaverai compilando questi campi è =GIORNI.LAVORATIVI.TOT(Data inizio;Data fine;[Giorni liberi]). È importante sapere che Excel non conteggia la data di inizio come un giorno lavorativo, quindi per ottenere il risultato corretto dovrai inserire come data iniziale il giorno precedente a quello effettivo.

Questa funzione è impostata considerando una settimana lavorativa dal lunedì al venerdì, in cui il sabato e la domenica sono conteggiati in automatico come giorni festivi. Nel caso volessi specificare come non lavorativi giorni differenti dal fine settimana, puoi utilizzare la versione estesa GIORNI.LAVORATIVI.INTL, inserendo la sintassi =GIORNI.LAVORATIVI.TOT.INTL(Data inizio;Data fine;[Festivi];[Giorni liberi]).

Grazie alla funzione GIORNO.LAVORATIVO, Excel è un valido supporto anche nella situazione inversa, cioè quando si è a conoscenza dei giorni lavorativi a disposizione, ma si desidera individuare in quale data saranno terminati, ad esempio per impostare una consegna o una scadenza. Anche in questo caso, il foglio di calcolo considera una settimana di cinque giorni lavorativi e conta dal giorno successivo alla data di inizio impostata. Dovrai, pertanto, inserire come data iniziale il giorno precedente o aggiungere un giorno lavorativo al totale. La sintassi corretta della funzione GIORNO.LAVORATIVO è =GIORNO.LAVORATIVO(Data inizio;Giorni;[Giorni liberi]), in cui il dato Giorni includerà il numero di giorni di lavoro a disposizione. Il risultato è un numero progressivo, ma è possibile formattare la cella come una data.

Anche per questa funzione esiste la versione internazionale GIORNO.LAVORATIVO.INTL, con sintassi =GIORNO.LAVORATIVO.INTL(Data inizio;Giorni;[Fine settimana];[Giorni liberi]), per specificare giorni non lavorativi diversi dal fine settimana.

Calcolo dei giorni lavorativi persi

Una giornata lavorativa persa si riferisce a qualsiasi tipo di assenza, come ferie o malattie, e incide sulla produttività e sui costi operativi di un’azienda. Per questo è fondamentale sapere come calcolare il totale dei giorni lavorativi non utilizzati rispetto a quelli programmati, in cui il dipendente sarebbe stato normalmente disponibile.

L’assenza, infatti, non solo comporta un peso per l’azienda in relazione allo stipendio del dipendente, ma ha anche conseguenze collaterali, come la minore produttività e l’eventuale sforzo, economico e di tempo, dedicato alla formazione di un’altra risorsa.

Per calcolare il tempo perso e il relativo costo, puoi utilizzare questa semplice formula:

 

(ore di lavoro perse ÷ ore di lavoro programmate) x 100

 

Ad esempio, se un dipendente lavora 40 ore a settimana e ne perde 5, puoi calcolare (5 ÷ 40) x 100 = 12,5 e otterrai una percentuale di perdita del 12,5% sulle ore complessive programmate. Da questo dato potrai facilmente ricavare il peso economico che tale assenza comporta rispetto a una situazione di normalità.

Attraverso questo parametro ti sarà più chiaro come intervenire per minimizzare le perdite e apportare possibili cambiamenti alle politiche aziendali, ad esempio offrendo orari di lavoro flessibili, valutando se investire su nuove risorse, prevedendo iniziative di welfare e sensibilizzando i dipendenti attraverso una migliore comunicazione interna.

Sapere come effettuare il calcolo dei giorni lavorativi è alla base di molteplici strategie nell’organizzazione aziendale. Seguendo questi consigli, ti sarà più facile programmare scadenze, gestire ferie e carichi di lavoro dei dipendenti, misurare il rendimento, stabilire il compenso per nuove risorse temporanee e, non ultimo, quantificare il costo derivato da giornate lavorative perse. Potrai così adottare strategie per migliorare la redditività dell’azienda e la qualità dell’ambiente di lavoro.

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