Cosa sono i prompt di ChatGPT per le aziende e a cosa servono?

Un prompt è l’istruzione con cui indichi a ChatGPT quale attività svolgere. In un contesto aziendale, puoi renderlo più preciso specificando l’obiettivo, il destinatario, le informazioni da utilizzare e il formato desiderato.

I prompt aiutano a preparare email, sintesi, proposte, materiali per riunioni e revisioni. Possono anche evidenziare informazioni mancanti o possibili alternative. Ogni risultato va comunque verificato prima dell’uso.

Questa attenzione è particolarmente importante quando l’uso dell’intelligenza artificiale (IA) coinvolge candidati, dipendenti o clienti. Prima di inserirla nei processi aziendali, valuta con cura il rapporto tra intelligenza artificiale e lavoro.

Come scrivere un prompt efficace per ChatGPT

Un prompt efficace riduce l’ambiguità e rende il risultato più utile. Formula una richiesta chiara, aggiungi il contesto necessario e perfeziona le istruzioni in base alla risposta ottenuta.

Prima di scrivere il prompt, definisci il risultato che vuoi ottenere. Una richiesta come “Scrivi un’email” è troppo generica. Specificare destinatario, obiettivo, tono, lunghezza e azione desiderata aiuta a ottenere una bozza più adatta alle tue esigenze.

Sette elementi utili per strutturare un prompt aziendale

Per creare un prompt riutilizzabile, combina questi sette elementi:

1. Ruolo o prospettiva. Indica il punto di vista più utile per l’attività, senza attribuire allo strumento competenze che non possiede. Per esempio, puoi scrivere “Agisci come assistente editoriale”.
2. Obiettivo. Descrivi con precisione l’attività da svolgere, utilizzando verbi come sintetizzare, confrontare, riscrivere o proporre.
3. Contesto. Spiega la situazione e il motivo per cui ti serve il contenuto.
4. Dati utilizzabili. Condividi solo informazioni necessarie, autorizzate e non riservate. Quando possibile, utilizza esempi fittizi.
5. Destinatario. Specifica chi leggerà o utilizzerà il risultato e quale livello di conoscenza dell’argomento ha.
6. Formato e vincoli. Indica struttura, lunghezza, tono, lingua, termini da includere e aspetti da evitare.
7. Criteri di verifica. Chiedi di segnalare eventuali ipotesi, informazioni mancanti e punti che richiedono una revisione umana.

Puoi partire da questo modello:

“Agisci come [RUOLO O PROSPETTIVA] e aiutami a [OBIETTIVO]. Il contenuto è destinato a [DESTINATARIO] e serve per [CONTESTO O FINALITÀ]. Usa esclusivamente [DATI E FONTI CONSENTITI]. Restituisci il risultato in [FORMATO], con una lunghezza di [LUNGHEZZA] e un tono [TONO].

Includi [ELEMENTI DA INSERIRE] ed evita [ELEMENTI DA ESCLUDERE]. Se mancano informazioni, non inventarle: segnalale chiaramente. Distingui i fatti dalle ipotesi e indica quali punti richiedono verifica o approvazione umana.”

Esempio: da un prompt vago a un prompt utilizzabile

Prompt generico: “Scrivi un’email ai dipendenti”.

Prompt contestualizzato: “Prepara una bozza di email interna per comunicare una sessione formativa facoltativa. Il pubblico è composto da dipendenti di reparti diversi. Usa un tono professionale e cordiale, massimo 140 parole. Inserisci oggetto, finalità della sessione, segnaposto per data, modalità di iscrizione e contatto. Non aggiungere benefici non indicati. Alla fine elenca le informazioni che devo verificare prima dell’invio”.

La seconda versione non è migliore soltanto perché è più lunga: è più utile perché definisce scopo, pubblico, formato e controllo finale. Prima di utilizzarla, sostituisci i campi fittizi e verifica che la bozza rispetti le regole di comunicazione dell’azienda.

Come usare ChatGPT in azienda: partire da un’attività a basso rischio

Inizia da un’attività reversibile, controllabile e priva di dati sensibili. Puoi così valutare l’utilità di ChatGPT senza affidargli decisioni ad alto impatto, gestendo i cambiamenti legati all’IA con formazione e responsabilità chiare.

Segui questi cinque passaggi:

1. Scegli un compito circoscritto, come creare una prima scaletta da appunti non riservati.
2. Definisci risultato atteso, criteri di qualità e persona responsabile della revisione.
3. Stabilisci quali dati possono essere inseriti nello strumento e quali devono restare esclusi.
4. Prova il prompt con informazioni fittizie o limitate allo stretto necessario e confronta il risultato con uno standard noto.
5. Correggi il prompt e verifica nuovamente accuratezza, tono, completezza e conformità alle regole interne.

Un progetto pilota può riguardare un’agenda, note approvate o titoli per una presentazione. Per selezione, valutazione del personale, finanza, salute, sicurezza e diritti, considera il coinvolgimento delle funzioni competenti.

Prompt di ChatGPT per le aziende: esempi per funzione

Gli esempi seguenti mostrano prompt utilizzabili per diverse funzioni. Adattali al contesto con informazioni necessarie e autorizzate, poi verifica il risultato prima dell’uso.

Prompt per risorse umane e recruiting

Nel recruiting, ChatGPT può preparare bozze, mentre le decisioni e le valutazioni sulle persone restano affidate a professionisti competenti.

Ecco alcuni esempi da cui partire:

• Bozza di annuncio: “Prepara una bozza di annuncio per una posizione di specialista del servizio clienti. Le attività sono rispondere via email e chat e aggiornare il CRM (gestione delle relazioni con i clienti); le competenze richieste sono comunicazione chiara, organizzazione ed Excel di base. Organizza il testo in riepilogo, attività, competenze e processo di selezione. Usa un linguaggio inclusivo”.
• Griglia per il colloquio: “Crea cinque domande strutturate per valutare comunicazione e gestione delle priorità in una posizione di specialista del servizio clienti. Per ogni domanda indica competenza osservata, elementi attesi e una scala di valutazione con indicatori osservabili. Non valutare candidature reali né usare dati personali”.
• Lista di controllo per l’inserimento: “Prepara una lista di controllo per i primi 30 giorni nel team di assistenza clienti. Includi accessi, formazione, persone di riferimento, obiettivi iniziali e momenti di feedback. Indica cosa devono confermare HR (risorse umane), la persona responsabile del team e IT (tecnologie dell’informazione)”.

Prompt per marketing e social media

Nel marketing, collega ogni proposta a pubblico, canale, obiettivo e voce del marchio. Ecco alcuni prompt per il marketing:

• Documento operativo per la campagna. “Crea un documento operativo per una campagna fittizia su un servizio di consegna di pasti per uffici, rivolta a piccole aziende tramite un canale digitale professionale. L’obiettivo è ottenere richieste di prova. Proponi messaggio, elementi a sostegno, invito all’azione e tre rischi di interpretazione, senza inventare dati sui risultati”.
• Calendario editoriale. “Proponi un calendario di due settimane con sei contenuti per un canale social professionale sui temi della gestione del tempo, della collaborazione e del benessere al lavoro. Per ogni contenuto indica scopo, formato e passaggio successivo. Usa un tono professionale e accessibile e segnala ciò che richiede verifica”.
• Ideazione di parole chiave. “Per il tema software per gestire i turni nelle piccole imprese, proponi 12 query specifiche suddivise per intento e fase del percorso di acquisto. Non inventare volumi di ricerca o livelli di difficoltà di posizionamento. Le proposte saranno validate con dati aggiornati”.
• Revisione di un testo. “Analizza la bozza seguente usando il tu, frasi brevi, linguaggio inclusivo e un tono professionale ma accessibile. Restituisci i problemi, una versione rivista e l’elenco delle modifiche. Non aggiungere affermazioni o dati assenti”.

Prompt per vendite e assistenza clienti

Nelle attività commerciali e di assistenza, usa profili fittizi o anonimizzati. Non inserire dati identificativi, richieste di assistenza complete o informazioni reali sui clienti. Di seguito trovi alcuni esempi:

• Messaggio di ricontatto commerciale: “Prepara un messaggio di ricontatto dopo una dimostrazione fittizia per una persona responsabile delle operazioni in una piccola azienda. L’esigenza è ridurre i tempi dei resoconti; proponi un incontro tecnico di 30 minuti. Usa un tono rispettoso, massimo 120 parole, senza sconti o promesse”.
• Simulazione formativa di obiezione: “Interpreta un profilo cliente fittizio con dubbi sull’integrazione di un software gestionale. Presenta un’obiezione alla volta. Dopo ogni risposta, indica quali informazioni sono state chiarite, quali domande utili non sono state poste e quali affermazioni richiedono verifica. Concludi valutando ascolto, chiarezza e pertinenza, senza giudizi sulla persona”.

Prompt per email, riunioni e resoconti

ChatGPT può aiutare a trasformare contenuti autorizzati in una struttura più chiara. Il collegamento a un flusso di lavoro aziendale definito aiuta a stabilire chi fornisce le informazioni, chi controlla la bozza e quando il testo può essere utilizzato. Ecco alcuni esempi:

• Email interna: “Scrivi un’email interna di massimo 120 parole per il team vendite: la nuova procedura per gestire i contatti commerciali entra in vigore il 2 settembre. Il CRM va aggiornato ogni giorno. Per domande, contattare la persona responsabile delle vendite. Usa un tono professionale e diretto”.
• Agenda: “Organizza un’agenda di 45 minuti su stato del progetto, rischi aperti e decisioni necessarie. Per ogni voce indica obiettivo, tempo, persona responsabile e risultato atteso. Riserva gli ultimi cinque minuti alle attività successive”.
• Pianificazione di attività: “Organizza revisione del budget, preparazione di una presentazione e due colloqui nelle finestre di lunedì 9:00-12:00 e martedì 14:00-17:00, con 15 minuti tra gli impegni. Considera priorità e dipendenze, evita sovrapposizioni e segnala ciò che resta da pianificare. Se mancano durate, priorità o dipendenze, chiedimi queste informazioni prima di proporre il calendario.”
• Sintesi da fonte: “Usa soltanto il testo autorizzato seguente, proveniente da un articolo, documento o resoconto. Restituisci da tre a cinque punti chiave; poi separa numeri, date e affermazioni da verificare. Distingui fatti, decisioni, ipotesi e attività aperte. Se un’informazione non compare nel testo, non dedurla”.

Questi utilizzi possono affiancare altri strumenti IA orientati alla produttività, purché l’azienda valuti condizioni, integrazioni e modalità di trattamento dei dati di ciascun servizio.

Prompt per analisi e pianificazione

Per analisi e pianificazione, è preferibile chiedere allo strumento di rendere esplicite ipotesi e informazioni mancanti, non di produrre una decisione definitiva. Il Garante europeo (pagina in inglese) della protezione dei dati segnala infatti che i sistemi di IA generativa possono produrre risultati inesatti, amplificare distorsioni o pregiudizi e favorire un affidamento eccessivo sull’automazione. Ecco tre esempi:

• Confronto di scenari: “Confronta due scenari fittizi per formare un team: due giornate interne o quattro mezze giornate con una società esterna. Considera costi, tempi, dipendenze e impatto sul team. Mostra vantaggi, limiti, ipotesi e dati mancanti, senza raccomandare una scelta”.
• Analisi preventiva dei rischi: “Immagina che una migrazione fittizia dell’archivio documentale non abbia raggiunto l’obiettivo. Elenca possibili cause relative a processo, risorse, comunicazione e dipendenze. Distingui i rischi presenti nei dati dalle ipotesi e indica l’evidenza necessaria per valutarle”.
• Ideazione di funzionalità: “Per un’app fittizia di pianificazione dei turni, considera questi bisogni: scambiare turni, ricevere notifiche e accedere da dispositivo mobile. Proponi quattro funzionalità, indicando il bisogno affrontato, l’evidenza disponibile e ciò che richiede una verifica tramite ricerca con gli utenti”.

Non usare il risultato come unica fonte per previsioni finanziarie, dati di mercato o scelte che richiedono una valutazione specialistica. La verifica comprende fonti, metodologia e conseguenze della decisione.

Come personalizzare e migliorare i prompt nel tempo

Valuta il primo risultato considerando correttezza, completezza, tono, formato e utilità. Indica cosa manca e modifica un elemento alla volta per capire quale istruzione migliora il risultato.

Puoi chiedere alternative o una struttura diversa. È più utile domandare fonti verificabili, criteri, ipotesi e punti incerti, invece che ragionamenti interni dettagliati.

Ad esempio: “Mantieni struttura e informazioni della versione precedente, ma riduci la lunghezza a 200 parole e usa un tono più diretto. Elenca le modifiche”. Questa istruzione funziona soltanto se il contesto precedente è ancora disponibile.

Per i prompt ricorrenti, crea una libreria con scopo, persona responsabile, versione, dati ammessi, risultato e controlli. Archivia i modelli obsoleti. Esempi ed esercitazioni possono sostenere lo sviluppo professionale.

Una formazione mirata aiuta a consolidare le competenze in materia di IA.

ChatGPT non dispone automaticamente di informazioni complete, interne e aggiornate sulla tua azienda e non ricorda sempre le istruzioni fornite in precedenza. La qualità e la continuità delle risposte dipendono dallo strumento, dalle impostazioni e dalle informazioni disponibili nella conversazione. Per ottenere risultati più coerenti, documenta nei processi interni le istruzioni, i modelli e i criteri da utilizzare.

Limiti, privacy e controllo delle risposte

Per gestire l’uso aziendale dell’IA, definisci regole chiare, controlli adeguati al livello di rischio e una persona responsabile della verifica finale.

Il trattamento dei dati varia in base al servizio, al piano e alle impostazioni utilizzate. Prima di inserire informazioni aziendali, verifica sempre le condizioni applicabili e le regole interne.

In ambito europeo, l’uso dell’IA coinvolge aspetti legati a privacy, sicurezza, proprietà intellettuale e formazione. L’articolo 4 del Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale richiede ai fornitori e alle aziende che utilizzano sistemi di IA di adottare misure per sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione sull’IA del personale e di altri utenti che operano per loro conto. Le misure devono tenere conto di conoscenze tecniche, esperienza, istruzione, formazione e contesto d’uso. La valutazione degli obblighi applicabili spetta, poi, alle funzioni competenti.

Come verificare le risposte di ChatGPT

Prima di utilizzare un risultato generato dall’IA, segui questi passaggi:

1. Controlla nomi, date, numeri, citazioni e riferimenti consultando le fonti originali.
2. Distingui le informazioni presenti nell’input dalle ipotesi e dai suggerimenti generati.
3. Individua eventuali dati mancanti, generalizzazioni e possibili distorsioni o pregiudizi.
4. Confronta i contenuti più importanti con fonti indipendenti e aggiornate.
5. Verifica tono, terminologia, proprietà intellettuale e conformità alle regole aziendali.
6. Richiedi l’approvazione di una persona competente quando la risposta riguarda clienti, candidati, dipendenti o decisioni rilevanti.

Chiedere al modello di indicare le fonti aiuta a individuare gli elementi da controllare, ma non garantisce che i riferimenti siano corretti o pertinenti. Verifica quindi sempre le fonti originali.

Quali dati non inserire nei prompt aziendali

Come regola prudente, non inserire informazioni che non siano necessarie e autorizzate. Tra i dati da evitare rientrano i seguenti:

• credenziali, password, chiavi di accesso e configurazioni di sicurezza;
• dati personali non necessari, CV (curriculum vitae) reali e documenti di candidati, dipendenti o clienti;
• informazioni sanitarie, finanziarie o appartenenti a categorie particolari;
• segreti commerciali, strategie non pubbliche e materiali soggetti a riservatezza;
• richieste di assistenza, contratti o resoconti completi quando è sufficiente una versione anonimizzata o sintetica;
• contenuti di terzi che l’organizzazione non è autorizzata a condividere o rielaborare.

Quando possibile, sostituisci i dati reali con esempi fittizi, rimuovi identificatori e limita il testo alla parte indispensabile. Anche l’anonimizzazione deve essere valutata con attenzione: combinazioni di dettagli apparentemente innocui possono rendere una persona o un’azienda riconoscibili.