Cos’è un organigramma aziendale?

Tutte le aziende, società e imprese possono trarre vantaggio dall’organigramma aziendale, indipendentemente dalle loro dimensioni. Questo strumento, infatti, permette di avere un’idea chiara e immediata dell’organizzazione di un’impresa e quindi di gestire i flussi di lavoro in modo più efficiente, chiarendo le relazioni tra i membri del team e le responsabilità di ciascuno.

L’organigramma è molto utile anche per l’ufficio risorse umane come strumento da consultare per selezionare i candidati, ridurre il turnover e monitorare l’avanzamento dei dipendenti. Durante la fase di onboarding, illustrare lo schema ai nuovi assunti è inoltre un ottimo modo per aiutarli a comprendere l’organizzazione aziendale e a inserirsi più agevolmente nel loro ruolo.

Come strutturare un organigramma aziendale

L’organigramma aziendale rappresenta graficamente la struttura interna di un’organizzazione, indicando ruoli, posizioni e principali figure professionali.

La composizione dell’organigramma può variare in base alle dimensioni, alla tipologia e al settore dell’azienda, ma in generale comprende le seguenti categorie:

• Amministratore delegato, figura al vertice della gerarchia, responsabile delle decisioni strategiche.
• Dirigenza e figure manageriali, ovvero le persone responsabili della pianificazione e del coordinamento delle attività aziendali.
• Responsabili di reparto, che gestiscono i team e supervisionano le operazioni specifiche dei diversi reparti.
• Personale operativo, che esegue le attività quotidiane e operative che garantiscono il funzionamento dell’azienda.
• Personale di supporto, che include collaboratori esterni o figure che forniscono servizi complementari.

Ogni posizione all’interno dell’organigramma corrisponde a un ruolo preciso, con mansioni e responsabilità definite. Questa chiarezza è fondamentale per favorire una gestione efficace delle attività, migliorare la comunicazione interna e garantire un flusso di lavoro ordinato.

In aziende più complesse, con dipartimenti e divisioni specifiche, l’organigramma può includere anche i responsabili di ciascuna area per rendere visibili le relazioni tra reparti. Le linee che collegano le diverse posizioni rappresentano i rapporti gerarchici e l’interdipendenza tra funzioni e livelli organizzativi.

Avere un organigramma aggiornato, in cui tutti i ruoli sono indicati in modo chiaro e immediato, può migliorare significativamente la comunicazione interna e la collaborazione tra le varie figure aziendali, portando a un funzionamento più efficiente di tutti i settori dell’azienda.

Esempi di organigramma aziendale

Esistono diversi modelli di organigramma, ciascuno rappresentato attraverso un diagramma che mette in evidenza i livelli gerarchici e le relazioni tra funzioni e reparti.

Le linee di collegamento tra le varie posizioni indicano il flusso di informazioni e di autorità, consentendo di visualizzare in modo immediato le connessioni tra i diversi livelli dell’azienda.

I modelli più comuni sono:

• organigramma funzionale
• organigramma divisionale
• organigramma a matrice

Esistono anche varianti come l’organigramma per paese, utilizzato dalle multinazionali, in cui ogni divisione opera in modo autonomo all’interno di un determinato mercato nazionale.

Di seguito analizziamo i principali modelli di organigramma aziendale e le loro applicazioni pratiche.

Organigramma funzionale

L’organigramma funzionale è uno dei modelli più diffusi ed è particolarmente adatto a piccole e medie imprese.

In questo schema, al vertice si trova la direzione generale, seguita dai diversi reparti funzionali (ad esempio marketing, produzione, vendite, amministrazione) e dai relativi responsabili. Da ciascun reparto possono poi diramarsi ulteriori divisioni specifiche.

È una struttura semplice, chiara e facilmente leggibile, che consente di comprendere immediatamente ruoli, responsabilità e flussi decisionali. Tutte le decisioni finali fanno capo a un unico vertice, al quale i responsabili dei vari reparti fanno riferimento per questioni di budget, risorse umane o strategie operative.

Questo modello garantisce chiarezza e coordinamento, rendendolo ideale anche per chi entra per la prima volta in azienda. Tuttavia, può risultare limitante per realtà di grandi dimensioni, in cui la concentrazione del potere decisionale in un unico punto può rallentare i processi e ridurre la flessibilità organizzativa.

Organigramma divisionale

Questo schema si adatta di più alle aziende di grandi dimensioni, che hanno al loro interno più divisioni dedicate a diversi prodotti o servizi offerti. Anche in questo caso, al vertice si trova la direzione generale, che non si occupa però di prendere tutte le decisioni aziendali, ma solo alcune.

Ciascuna divisione è infatti autonoma, ha un proprio vertice decisionale di riferimento ed è ripartita al proprio interno secondo uno schema funzionale. In pratica, potremmo immaginare questa impostazione come una serie di organigrammi funzionali paralleli, uno per ogni divisione, collegati al vertice da una direzione generale.

Questa gestione permette che fra i diversi reparti ci sia una migliore autonomia, pur mantenendo un allineamento negli obiettivi, sia dal punto di vista decisionale che organizzativo. È molto utile per le realtà grandi e multi-prodotto, perché si adatta alle peculiarità di ogni singolo prodotto e mercato.

Organigramma a matrice

L’organigramma a matrice unisce i due modelli precedenti, fornendo una rappresentazione che mette in evidenza i ruoli delle singole risorse nei diversi reparti. È utilizzato prevalentemente dalle aziende di grandi dimensioni, ma può essere adatto anche a realtà più piccole che lavorano per progetti.

In questo schema, i membri di un team fanno riferimento a un responsabile di reparto per la gestione generale del lavoro, ma hanno anche un responsabile di progetto per ciascuno dei progetti in cui sono coinvolti. Un progetto spesso coinvolge più reparti, perciò persone di reparti differenti fanno riferimento allo stesso responsabile per tutto quello che riguarda la gestione del progetto.

Anche se la comprensione di un organigramma di questo tipo può essere meno immediata rispetto alle precedenti, un’organizzazione del genere permette di sviluppare in maniera efficace, flessibile e ordinata progetti interdipartimentali.

Tipologie di grafica degli organigrammi aziendali

Un organigramma aziendale deve essere visivamente facile da comprendere e dare subito tutte le informazioni principali riguardo all’azienda. Per questo motivo, anche l’aspetto grafico riveste un ruolo fondamentale nella sua realizzazione.

A seconda dell’obiettivo e del livello di dettaglio desiderato, un organigramma può essere:

• molto dettagliato, utile per uso interno e per monitorare la struttura e l’operatività dei reparti
• più sintetico, ideale per presentazioni o documenti esterni in cui è sufficiente mostrare le funzioni principali

In entrambi i casi, è possibile scegliere tra diverse rappresentazioni visive, ciascuna con caratteristiche e vantaggi specifici:

• Organigramma verticale: ha la forma di una piramide, con al vertice le figure manageriali e a scendere tutte le altre figure, fino ad arrivare allo staff operativo con il minor potere decisionale, che rappresenta la base. È una delle rappresentazioni più classiche di organigramma, chiara e immediata.
• Organigramma orizzontale: è orientato da sinistra a destra. A sinistra si trovano i vertici direttivi e a mano a mano che ci si sposta verso destra si trovano tutte le altre figure, dai responsabili allo staff operativo. Molte organizzazioni preferiscono questo modello perché trasmette meno rigidamente la gerarchia e offre un’immagine più collaborativa e dinamica.
• Organigramma circolare: rappresentato come un cerchio o una ruota, colloca la dirigenza al centro e, procedendo verso l’esterno, mostra progressivamente i responsabili e lo staff.
  È particolarmente adatto per grandi aziende e comunica armonia e interconnessione, offrendo una visione non gerarchica ma organica dell’organizzazione.
• Organigramma misto: unisce elementi dei modelli verticale e orizzontale, creando una rete continua di collegamenti tra le diverse figure. È indicato per aziende complesse o con più divisioni, e visivamente trasmette l’idea di sinergia e collaborazione tra i reparti.

Oltre a fornire una panoramica immediata della struttura aziendale, l’organigramma comunica anche valori, cultura aziendale oppure stile di leadership. Scegliere la veste grafica più coerente con la propria identità organizzativa aiuta a rappresentare non solo chi fa cosa, ma anche come l’azienda funziona e si relaziona al proprio interno.

Come creare un organigramma aziendale

Per creare un organigramma aziendale, il primo passo è scegliere quale modello si adatta di più alle esigenze, alle dimensioni e all’organizzazione interna dell’azienda. Una volta individuato il modello, si possono prendere in considerazione una o più rappresentazioni grafiche in grado di renderlo al meglio visivamente.

Per realizzare concretamente lo schema di organigramma aziendale selezionato si possono utilizzare software specifici, oppure alcune funzionalità presenti in programmi classici come Word o Excel.

Molti programmi, infatti, hanno funzioni grafiche che permettono di creare facilmente degli schemi predefiniti in cui inserire tutte le informazioni necessarie.

In ogni caso, per ottenere un risultato ancora più professionale è possibile chiedere il supporto di una figura esperta in grafica.

Abbiamo visto come l’organigramma aziendale sia uno strumento utile per tutte le aziende. Il tempo impiegato nella realizzazione e nell’aggiornamento di questo schema viene ripagato dai vantaggi che porta per l’efficienza dell’azienda, rivelandosi un ottimo strumento per ogni tipo di organizzazione.