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Organigramma aziendale: perché è importante e come scegliere quello giusto

L’organigramma aziendale è lo schema che rappresenta le funzioni, la gerarchia e l’organizzazione interna di un’azienda. Permette di capire a colpo d’occhio come sono suddivisi i reparti, quali sono le funzioni dei diversi ruoli e com’è gestito il lavoro nelle diverse aree. È utile per tutti, dipendenti e dirigenza, per rivolgersi alla persona giusta in caso di bisogno e per avere sempre sotto controllo la gestione dell’azienda. In questo articolo vedremo cos’è l’organigramma aziendale, come crearlo e quali sono le tipologie più utilizzate.

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Cos’è l’organigramma aziendale

L’organigramma aziendale è una rappresentazione grafica dell’organizzazione interna di un’azienda, che offre un’immagine visiva di come è strutturata. Generalmente, i diversi ruoli sono inseriti in un rettangolo o in un ovale, collegati tra loro da frecce o trattini che indicano le connessioni tra le varie funzioni e posizionati sul foglio in base a diversi criteri, come vedremo più in dettaglio successivamente.

Tutte le aziende possono trarre vantaggio dall’organigramma aziendale, indipendentemente dalle loro dimensioni. Questo strumento, infatti, permette di avere un’idea chiara e immediata dell’organizzazione di un’impresa e quindi di gestire i flussi di lavoro in modo più efficiente.

L’organigramma è molto utile anche per l’ufficio risorse umane come strumento da consultare per selezionare i candidati, controllare il turn over e monitorare l’avanzamento dei dipendenti. Illustrare lo schema ai nuovi assunti è inoltre un ottimo modo per aiutarli a comprendere l’organizzazione aziendale e a inserirsi più agevolmente nel loro ruolo.

Ruoli presenti nell’organigramma aziendale

L’organigramma aziendale deve riportare i ruoli e le figure principali dell’azienda, che possono variare in base alle dimensioni, alla tipologia e al settore aziendale. In generale, però, le seguenti figure sono quelle più frequentemente riportate:

  • Dirigenza e figure manageriali
  • Responsabili di reparto
  • Personale operativo
  • Personale di supporto (collaboratori esterni)

Inoltre, un’azienda strutturata con diverse divisioni specifiche all’interno dei reparti dovrà indicare anche i diversi responsabili di ciascuna divisione. Avere un organigramma aggiornato, in cui tutti i ruoli sono indicati in modo chiaro e immediato, può migliorare significativamente la comunicazione e la collaborazione tra le varie figure aziendali, portando a un funzionamento più efficiente di tutti i settori dell’azienda.

Esempi di organigramma aziendale

Esistono diversi modelli di organigramma aziendale, quindi è importante scegliere quello giusto per ottenere il massimo risultato. Vediamo ora alcuni esempi di organigramma aziendale, analizzandone la struttura per capire a quale tipo di organizzazione sono più adatti.

Organigramma funzionale

Questo modello è uno dei più diffusi ed è il più adatto a realtà aziendali di piccole e medie dimensioni. Lo schema vede al vertice la direzione generale, seguita dai diversi reparti e dai relativi responsabili, da cui si diramano eventuali divisioni specifiche.

È un modello semplice e immediato, in cui è facile capire i diversi ruoli e i collegamenti tra le funzioni. Il vertice decisionale, a cui spettano tutte le decisioni finali, è unico, perciò i responsabili di tutti i reparti fanno riferimento a un unico ufficio per qualsiasi decisione, da questioni che riguardano il budget fino al personale o alle strategie di gestione.

Questa impostazione classica ha il vantaggio di avere ruoli ben definiti e chiari anche per i nuovi arrivati in azienda, ma non è la più adatta per realtà molto strutturate.

Organigramma divisionale

Questo schema si adatta di più alle aziende di grandi dimensioni, che hanno al loro interno più divisioni dedicate a diversi prodotti o servizi offerti. Anche in questo caso, al vertice si trova la direzione generale, che non si occupa però di prendere tutte le decisioni aziendali, ma solo alcune.

Ciascuna divisione è infatti autonoma, ha un proprio vertice decisionale di riferimento ed è ripartita al proprio interno secondo uno schema funzionale. In pratica, potremmo immaginare questa impostazione come una serie di organigrammi funzionali paralleli, uno per ogni divisione, collegati al vertice da una direzione generale.

Questa gestione permette una migliore autonomia tra i diversi reparti, sia dal punto di vista decisionale che organizzativo. È molto utile per le realtà grandi e multi-prodotto, perché si adatta alle peculiarità di ogni singolo prodotto e mercato.

Organigramma a matrice

L’organigramma a matrice unisce i due modelli precedenti, fornendo una rappresentazione che mette in evidenza i ruoli delle singole risorse nei diversi reparti. È utilizzato prevalentemente dalle aziende di grandi dimensioni, ma può essere adatto anche a realtà più piccole che lavorano per progetti.

In questo schema, i membri di un team fanno riferimento a un responsabile di reparto per la gestione generale del lavoro, ma hanno anche un responsabile di progetto per ciascuno dei progetti in cui sono coinvolti. Un progetto spesso coinvolge più reparti, perciò persone di reparti differenti fanno riferimento allo stesso responsabile per tutto quello che riguarda la gestione del progetto.

Anche se la comprensione di un organigramma di questo tipo può essere meno immediata rispetto alle precedenti, un’organizzazione del genere permette di sviluppare in maniera efficace e ordinata più progetti, e può essere molto utile per le aziende che utilizzano questo metodo di lavoro.

Tipologie di grafica degli organigrammi aziendali

Un organigramma aziendale deve essere visivamente facile da comprendere e dare subito tutte le informazioni principali riguardo all’azienda. Per questo la veste grafica è importante.

Alcuni organigrammi sono molto dettagliati, in particolare quelli utilizzati internamente all’azienda per monitorare il funzionamento di tutti i reparti, mentre altri sono più semplici e riportano solo le informazioni essenziali che servono a capire chi si occupa di cosa. In entrambi i casi, è possibile scegliere tra le quattro rappresentazioni visive elencate di seguito.

  • Organigramma verticale: ha la forma di una piramide, con al vertice le figure manageriali e a scendere tutte le altre figure, fino ad arrivare allo staff operativo con il minor potere decisionale, che rappresenta la base. È una delle rappresentazioni più classiche di organigramma, chiara e immediata.
  • Organigramma orizzontale: è orientato da sinistra a destra. A sinistra si trovano i vertici direttivi e a mano a mano che ci si sposta verso destra si trovano tutte le altre figure, dai responsabili allo staff operativo. Molte organizzazioni lo preferiscono a quello verticale perché trasmette meno l’idea di una gerarchia.
  • Organigramma circolare: è rappresentato da un cerchio o una ruota, con al centro la dirigenza e, andando verso l’esterno, via via tutte le altre figure, dai responsabili fino allo staff. Questo grafico è molto utile per le grandi aziende, oltre a dare visivamente un’immagine non gerarchica e molto armonica dell’organizzazione aziendale.
  • Organigramma misto: unisce i primi due tipi di organigramma, creando una sorta di rete continua che collega tutte le figure. Anche questa tipologia è indicata per le grandi aziende con più divisioni, e visivamente trasmette l’idea di una forte sinergia tra i vari reparti.

Oltre a fornire immediatamente le informazioni ricercate, l’organigramma trasmette anche un’immagine dei rapporti e del funzionamento interno di un’azienda, motivo per cui è importante scegliere la veste grafica che meglio rappresenta la propria organizzazione.

Come creare un organigramma aziendale

Per creare un organigramma aziendale, il primo passo è scegliere quale modello si adatta di più alle esigenze, alle dimensioni e all’organizzazione interna dell’azienda. Una volta individuato il modello si possono prendere in considerazione una o più rappresentazioni grafiche in grado di renderlo al meglio visivamente.  

Per realizzare concretamente lo schema di organigramma aziendale selezionato si possono utilizzare software specifici, oppure alcune funzionalità presenti in programmi classici come Word o Excel. Molti programmi, infatti, hanno funzioni grafiche che permettono di creare facilmente degli schemi predefiniti in cui inserire tutte le informazioni necessarie. In ogni caso, per ottenere un risultato ancora più professionale è possibile chiedere il supporto di una figura esperta in grafica.

L’organigramma aziendale è uno strumento utile per tutte le aziende, anche per quelle con pochi dipendenti, ed è importante che sia costantemente aggiornato. Il tempo impiegato nella realizzazione e nell’aggiornamento di questo schema viene ripagato dai numerosi vantaggi che porta all’azienda, rivelandosi un ottimo strumento per ogni tipo di organizzazione.

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