Inviare un’e-mail per chiedere un colloquio di lavoro

La selezione del personale è un processo lungo, che si articola in molte fasi. Dopo aver visionato molti curriculum e aver selezionato i più idonei, è il momento di contattare le persone selezionate per fissare un colloquio di lavoro. Il contatto può avvenire via e-mail o telefonicamente, ma la prima ipotesi è la più efficace per alcune ragioni fondamentali.

• Tracciabilità: inviare un’e-mail ai candidati selezionati ti permette di avere traccia di chi hai già contattato e quando, chi ha risposto e chi ha dimostrato interesse. Per avere la stessa tracciabilità con le richieste di colloquio effettuate al telefono devi ricordare di scrivere tutto, il che richiede più tempo ed è più soggetto a errori.
• Reperibilità delle informazioni: le informazioni inviate tramite messaggio scritto sono reperibili in qualsiasi momento, sia per i candidati che per l’azienda. Puoi verificare velocemente se hai dimenticato di indicare un’informazione importante, e il candidato o la candidata ha sempre a disposizione tutti i dati necessari.
• Risparmio di tempo: inviare un’e-mail a tutti i candidati è molto più rapido che telefonare a ciascuno di loro. Inoltre, permette a chi riceve il messaggio di leggerlo con calma, nel momento migliore, e di avere il tempo di rispondere.

Anche se l’e-mail di richiesta per un colloquio è generalmente standardizzata, è importante personalizzarla per ciascuna posizione e per ogni candidato, in modo da renderla il più efficace possibile. Non basta quindi includere tutte le informazioni necessarie, ma bisogna farlo tenendo a mente il destinatario del messaggio.

Come scrivere una richiesta di colloquio

L’e-mail di richiesta colloquio è una delle tante vetrine della tua azienda. Non serve solo a fissare il colloquio di lavoro, ma anche a dare un’immagine ai candidati dell’ambiente di lavoro in cui potrebbero essere assunti. Per questo, lo stile e il modo in cui è scritta sono essenziali e devono rispecchiare l’azienda. In particolare, vi sono alcuni aspetti a cui è importante prestare attenzione.

Registro

La richiesta di colloquio è il primo contatto con il candidato, perciò è importante usare un registro adeguato. Puoi decidere di usare un registro più formale, dando del “lei” al destinatario e anteponendo al nome il titolo (ad esempio, dott.), oppure puoi usare un registro informale e dare del “tu”. La scelta dipende da più fattori:

• esperienza e qualifica del candidato;
• posizione che andrà a ricoprire;
• attitudine dell’azienda.

L’ultimo punto è in realtà quello a cui prestare più attenzione. Come abbiamo detto, la richiesta di colloquio è una vetrina per l’azienda, perciò è importante dare subito l’idea di come ci si relaziona all’interno dell’ambiente lavorativo.

Tono di voce

L’e-mail per chiedere un colloquio è il primo contatto con le persone che hai selezionato, ed è importante usare un tono di voce giusto. Sicuramente, deve rispecchiare lo stile comunicativo dell’azienda, rimanendo il più possibile professionale ed evitando espressioni troppo colloquiali.

Anche in questo caso va tenuto in considerazione il destinatario dell’e-mail: che esperienza lavorativa ha, che ruolo andrà a ricoprire, che tono e stile ha utilizzato nella lettera di presentazione o nel CV. Tenere conto di questi dettagli è molto utile per sintonizzarsi con i candidati e aumentare le possibilità che la richiesta vada a buon fine.

Forma

Per mettere in risalto il contenuto del messaggio è importante prestare attenzione alla forma. La richiesta di colloquio deve essere chiara, senza errori di ortografia o grammaticali, non troppo lunga o dispersiva, e le informazioni devono arrivare immediatamente.

Suddividere il messaggio in paragrafi o utilizzare degli elenchi aiuta ad agevolare la lettura e a focalizzarsi sui dati importanti. Per evitare errori di battitura che possono dare una cattiva impressione, è importante rileggere l’e-mail e se possibile utilizzare uno strumento di controllo ortografico.

Cosa includere nella richiesta di colloquio di lavoro

Le informazioni da inserire nell’e-mail possono variare in base al tipo di posizione e alle richieste specifiche per il ruolo, ma in generale quelli elencati di seguito sono i dettagli che non devono mancare.

• Dati del mittente (nome, ruolo, azienda): oltre a dare un’informazione necessaria al candidato, presentarsi è importante anche per creare il primo contatto.
• Posizione per cui si richiede il colloquio: se la persona che stai contattando è alla ricerca di un impiego, è probabile che abbia inviato molte candidature e che non ricordi esattamente qual è la posizione cercata dalla tua azienda. Per questo, è utile indicare questo dato già nel titolo dell’e-mail, oltre a inserirlo nel testo ringraziando la persona per essersi candidata alla posizione specifica.
• Motivo dell’e-mail: è importante far sapere al candidato o alla candidata che il suo profilo è stato selezionato perché ritenuto idoneo per la posizione, eventualmente indicando anche la ragione (esperienza, studi, competenze), e che per questo motivo l’azienda vorrebbe fissare un colloquio.
• Luogo del colloquio: se il colloquio avverrà di persona, è importante indicare con precisione l’indirizzo (incluso il piano) presso i quale si svolgerà. Nel caso di colloquio in video chiamata, basterà specificare che, in caso di risposta positiva, seguirà un’e-mail con il link relativo.
• Proposte di orario: per agevolare i candidati, è utile indicare alcune disponibilità di giorno e orario per il colloquio tra cui scegliere.
• Altre informazioni sul colloquio: oltre ai dati citati, puoi aggiungere la durata approssimativa e la persona di riferimento per il colloquio, eventuali documenti da portare e qualsiasi altra informazione che ritieni utile indicare.
• Contatti: in chiusura dell’e-mail è importante specificare i dati di contatto (anche telefonici) della persona da consultare per domande o dubbi.

Oltre a queste informazioni essenziali, può essere utile fornire qualche altro dato per aiutare chi legge a conoscere meglio l’azienda e invogliare i candidati a partecipare al colloquio. Per esempio, puoi aggiungere una breve presentazione dell’azienda alla fine dell’e-mail, o includere un link al sito o a un profilo social attivo. È preferibile non allegare file di presentazione come PDF o PowerPoint, per evitare che il filtro della posta elettronica consideri l’e-mail come spam.

Aggiungere questi riferimenti è utile soprattutto per permettere ai candidati di informarsi sull’azienda prima del colloquio e arrivare quindi più preparati. Inoltre, il sito o i social dell’azienda possono catturare l’attenzione e aumentare l’interesse verso la posizione aperta.

Di seguito troverai un modello a cui ispirarti e che potrai personalizzare per scrivere una richiesta di colloquio efficace. La richiesta di colloquio di lavoro è il primo passo per attirare il candidato o la candidata ideale da inserire nel tuo staff, ed è quindi un aspetto a cui dare la giusta importanza nel processo di selezione.

Leggi anche:

• Indeed ti dà una mano con le assunzioni digitali
• Consigli per la comunicazione aziendale durante l’epidemia di COVID-19

Esempio di richiesta colloquio

Titolo dell’e-mail:

Richiesta colloquio per la posizione di responsabile delle vendite

Corpo dell’e-mail:

Gentile Candidata/Candidato,

Sono Giulia Bianchi, responsabile della selezione del personale di Wavewood Tecnologia.

La ringrazio per aver inviato la sua candidatura tramite la piattaforma Indeed per la posizione di responsabile delle vendite presso la nostra azienda. La sua esperienza nel settore e le competenze indicate nel suo curriculum rispecchiano quello che cerchiamo per il nostro staff, ed è per questo che il suo profilo è tra quelli scelti per proseguire nel processo di selezione.

Se la posizione è ancora di suo interesse, le chiedo la disponibilità a un colloquio conoscitivo con me e con la responsabile d’area, Michela Rossi, da svolgersi in video chiamata (invierò il link via e-mail in caso di conferma da parte sua).

Le propongo come possibili date mercoledì 27 alle ore 11.00 o alle ore 16.30, oppure venerdì 29 agli stessi orari. Se non le fosse possibile partecipare in nessuno di questi orari, le chiedo gentilmente di indicarmi le sue disponibilità per la prossima settimana, tenendo presente che il colloquio durerà non più di un’ora.

Per qualsiasi informazione o chiarimento può contattarmi rispondendo direttamente a questa e-mail o telefonicamente al numero 02 123456. Le lascio il link al nostro sito web, dove potrà trovare ulteriori dettagli sulla nostra azienda e su quello che facciamo: www.wavewoodtecnologia.it.

Resto in attesa di una sua gentile risposta e le auguro una buona giornata.