Introduzione ai buoni pasto

I buoni pasto rappresentano uno degli strumenti di welfare aziendale più diffusi e apprezzati in Italia. Nati come soluzione alternativa alla mensa aziendale, offrono alle aziende e ai dipendenti una risposta pratica e flessibile alle esigenze della pausa pranzo.

Grazie a questo benefit, ogni dipendente può scegliere liberamente dove consumare il proprio pasto, tra ristoranti, bar e supermercati convenzionati, favorendo un migliore equilibrio tra lavoro e benessere personale.

Dal punto di vista delle aziende, invece, i buoni pasto offrono vantaggi fiscali e una gestione semplificata rispetto alla mensa tradizionale.

Nel settore del welfare, i buoni pasto si confermano uno strumento versatile, capace di adattarsi alle diverse dimensioni aziendali e alle nuove modalità di lavoro, come lo smart working, contribuendo a rafforzare il legame tra impresa e collaboratori e migliorare l’employer branding.

Come funzionano i buoni pasto

I buoni pasto possono essere utilizzati dai datori di lavoro al posto del riconoscimento di un’indennità sostitutiva in busta paga quando non vi è la possibilità di offrire un servizio di mensa interno all’azienda o convenzionato.

I buoni pasto possono essere di due tipi:

• Cartacei: tagliandi di carta che riportano ragione sociale e/o codice fiscale del datore di lavoro, ragione sociale e codice fiscale della società di emissione, valore del buono e scadenza.
• Elettronici: tessere dotate di microchip in cui tutti i dati necessari sono associati elettronicamente.

I buoni pasto non sono cedibili, possono essere utilizzati solo dal dipendente che ne beneficia (per i buoni pasto cartacei è richiesta la firma e la data), non possono essere utilizzati oltre il limite di otto per ogni transazione e non possono essere convertiti in denaro.

Differenze con l’indennità sostitutiva

Per valutare la differenza tra il buono pasto e l’indennità sostitutiva, è utile effettuare un confronto tra le due soluzioni: il buono pasto rappresenta un mezzo alternativo all’indennità che offre vantaggi fiscali e di risparmio sia per l’azienda che per il lavoratore.

Come vedremo in seguito, infatti, i buoni pasto godono di una parziale esenzione fiscale e contributiva che li rende una soluzione conveniente. Queste agevolazioni sono disciplinate dall’articolo 51 del TUIR e dalle modifiche introdotte dalla Legge di bilancio 2020, che ha modificato le soglie di esenzione e l’applicazione dell’IVA, con un impatto diretto sul cuneo fiscale e sul potere di acquisto dei lavoratori.

I buoni pasto sono utilizzabili anche da liberi professionisti e rappresentano un’opportunità di risparmio fiscale anche per le famiglie dei dipendenti, che possono beneficiare di specifiche agevolazioni.

Chi ha diritto ai buoni pasto

Da normativa, i buoni pasto rientrano nella categoria dei fringe benefit; sono quindi considerati benefit aziendali e come tali rientrano nella retribuzione accessoria. Il datore di lavoro può decidere di riconoscerli a tutto il personale o a una categoria specifica, per esempio a chi svolge una determinata mansione.

Nel caso dei buoni pasto, possono essere riconosciuti a tutti i lavoratori dipendenti con qualsiasi contratto subordinato o di collaborazione, anche con orario part-time e anche qualora l’orario di lavoro del dipendente non preveda una pausa pranzo.

Di norma, il numero di buoni pasto erogati in un mese equivale al numero di giornate di effettiva presenza del dipendente in azienda. Nei giorni di assenza per ferie, malattia o altri motivi, il dipendente non riceve il buono pasto.

Negli ultimi anni, però, dato l’aumento del lavoro da remoto, molte aziende hanno deciso di erogare comunque i buoni pasto anche ai lavoratori in smart working, per garantire un trattamento paritario. L’Agenzia delle Entrate ha inoltre stabilito che anche per i dipendenti in smart working i buoni pasto mantengono gli sgravi fiscali e contributivi.

Quando non spetta il buono pasto

Il datore di lavoro può decidere di riconoscere i buoni pasto solo a determinate categorie di dipendenti, ad esempio a chi è in azienda da un certo periodo o ricopre specifiche funzioni. Essendo un benefit, la loro concessione è facoltativa, ma deve avvenire in modo equo: non si possono fare distinzioni all’interno della stessa categoria di lavoratori.

I buoni pasto rappresentano un servizio sostitutivo della mensa aziendale, quindi non possono essere erogati a chi già usufruisce del servizio mensa. Se quest’ultimo è disponibile solo per una parte del personale, i buoni possono essere assegnati esclusivamente a chi non può accedervi.

Non spettano inoltre ai dipendenti in trasferta che ricevono un rimborso spese comprensivo dei pasti. Tuttavia, se il rimborso copre solo viaggio e alloggio, il lavoratore può ricevere regolarmente i buoni pasto anche durante i giorni di trasferta.

Buoni pasto: normativa, vantaggi e sgravi fiscali e contributivi

Il decreto 7 giugno 2017, n. 122 regola tutte le disposizioni in materia di servizi sostitutivi di mensa ed è la normativa a cui fare riferimento per la gestione dei buoni pasto. In questo decreto è indicato anche il tipo di tassazione da applicare ai buoni pasto, ma l’Agenzia delle Entrate ha apportato nel tempo delle modifiche agli importi esenti dalla tassazione.

Secondo le ultime disposizioni dell’Agenzia delle Entrate, dal 2022 i buoni pasto non concorrono a formare reddito imponibile nei limiti di:

• quattro euro al giorno per i buoni pasto cartacei
• otto euro al giorno per i buoni pasto elettronici

Ciò significa che, fino a questi importi, il buono pasto non è soggetto né alla tassazione IRPEF né all’imponibile INPS. Se il buono pasto supera questa cifra, il pagamento di tasse e contributi è dovuto solo per la cifra eccedente. Per esempio:

• Se il dipendente riceve un buono pasto cartaceo giornaliero di cinque euro, la parte soggetta a tasse e contributi sarà di un euro per ogni buono pasto erogato.
• Se il dipendente riceve un buono pasto elettronico giornaliero di dieci euro, la parte soggetta a tasse e contributi sarà di due euro per ogni buono pasto erogato.

Questi sgravi fiscali e contributivi sono uno dei vantaggi più evidenti dell’utilizzo dei buoni pasto come benefit sostitutivo della mensa. Un ulteriore vantaggio per il datore di lavoro consiste nella possibilità di dedurre interamente il costo dei buoni pasto ai fini Irap e di detrarre l’IVA al 4%.

Buoni pasto elettronici

I buoni pasto elettronici rappresentano l’evoluzione digitale dei tradizionali buoni cartacei. Questi buoni vengono caricati su una carta elettronica o su un’app dedicata, permettendo ai dipendenti di pagare il pasto in modo rapido e sicuro presso tutti gli esercizi convenzionati, come ristoranti, bar e supermercati.

Le aziende che scelgono il buono pasto elettronico, come il Ticket Restaurant, possono contare su una gestione più semplice e trasparente delle spese, con la possibilità di monitorare in tempo reale l’utilizzo dei buoni e di ridurre i rischi legati alla perdita o al furto dei tagliandi cartacei.

Inoltre, i buoni pasto elettronici facilitano il pagamento e offrono una maggiore flessibilità sia per i dipendenti che per le aziende, rendendo la pausa pranzo un momento ancora più piacevole.

Gestione dei buoni pasto

La gestione dei buoni pasto è un aspetto fondamentale per garantire un servizio efficiente e senza intoppi sia per le aziende che per i dipendenti. Molte imprese scelgono di affidarsi a società specializzate che si occupano di tutto il processo: dalla consegna dei buoni ai dipendenti, alla gestione delle spese, fino alla fatturazione e all’assistenza post-vendita.

In questo modo, le aziende possono concentrarsi sul proprio core business, lasciando la gestione dei buoni pasto a professionisti del settore.

I servizi offerti includono anche supporto dedicato per risolvere eventuali problematiche e garantire che ogni dipendente possa usufruire del proprio buono pasto senza difficoltà. Scegliere una gestione professionale dei buoni pasto significa offrire un benefit di qualità, migliorando il clima aziendale e semplificando le procedure amministrative.

Perché riconoscere i buoni pasto al personale

I buoni pasto sono un benefit che si aggiunge alla retribuzione in busta paga, e non c’è nessun obbligo per il datore di lavoro di riconoscerli al personale della propria azienda. Tuttavia, decidere di utilizzarli può avere diversi vantaggi, per cui vale la pena di prendere in considerazione questa possibilità.

• Benessere del personale: il pasto è un momento importante per il benessere dei propri dipendenti. Dove non è possibile offrire un servizio mensa, riconoscere un’indennità permette al lavoratore di non preoccuparsi della spesa per il pasto, e allo stesso tempo rappresenta un modo per dimostrare attenzione per le sue esigenze e migliorare il rapporto di fiducia.
• Convenienza economica: un servizio mensa può essere costoso e complicato da gestire, e l’indennità sostitutiva del pasto riconosciuta in busta paga contribuisce al reddito ed è quindi sottoposta interamente a tasse e contributi. Il buono pasto permette sia al dipendente che al datore di lavoro di godere di sgravi fiscali e contributivi ed è quindi più vantaggioso.
• Spesa ridotta: il datore di lavoro può detrarre le spese per l’acquisto di buoni pasto, il che permette di risparmiare sul costo del servizio rispetto, per esempio, all’organizzazione di un servizio di mensa aziendale.

I buoni pasto sono un benefit molto apprezzato dal personale, non solo per il vantaggio fiscale di cui abbiamo parlato, ma soprattutto perché rappresentano un’ulteriore risorsa economica che integra lo stipendio. Comunicare la disponibilità di questo benefit durante un colloquio di lavoro può offrire una ragione in più alla persona candidata per valutare la proposta di assunzione, migliorando la talent acquisition.

Abbiamo visto come funzionano i buoni pasto, la normativa che li regola e i vantaggi per dipendenti e datori di lavoro. Valutando i diversi pro e contro, potrai decidere se adottare o meno questo benefit all’interno della tua azienda.