Cosa sono i buoni pasto e come funzionano

I buoni pasto sono documenti cartacei o elettronici con un importo prestabilito che permettono di acquistare alimenti e bevande in esercizi convenzionati. Questa opzione può essere utilizzata dai datori di lavoro al posto del riconoscimento di un’indennità sostitutiva in busta paga quando non vi è la possibilità di offrire un servizio di mensa interno all’azienda.

I buoni pasto possono essere di due tipi:

• Cartacei: tagliandi di carta che riportano ragione sociale e/o codice fiscale del datore di lavoro, ragione sociale e codice fiscale della società di emissione, valore del buono e scadenza.
• Elettronici: tessere dotate di microchip in cui tutti i dati necessari sono associati elettronicamente.

I buoni pasto non sono cedibili, possono essere utilizzati solo dal dipendente che ne beneficia (per i buoni pasto cartacei è richiesta la firma e la data), non possono essere utilizzati oltre il limite di otto per ogni transazione e non possono essere convertiti in denaro.

Riconoscere un servizio per i pasti al proprio personale è un modo per migliorare il loro benessere e le condizioni di lavoro. Alcune realtà possono organizzare un servizio di mensa interno all’azienda o creare degli accordi con mense esterne per gestire i pasti, ma non in tutte le aziende queste soluzioni sono attuabili. Per questo è importante poter offrire un servizio sostitutivo alla mensa, riconoscendo ai dipendenti un importo in denaro o in buoni pasto.

Quello che fa la differenza tra l’erogazione di denaro in busta paga o dei buoni pasto è la tassazione: come vedremo in seguito, i buoni pasto godono di una parziale esenzione fiscale e contributiva che li rende una soluzione conveniente sia per il datore di lavoro che per i dipendenti.

Chi ha diritto ai buoni pasto

Da normativa, i buoni pasto rientrano nella categoria dei fringe benefit, sono quindi considerati benefit aziendali e come tali rientrano nella retribuzione accessoria. Il datore di lavoro può decidere di riconoscere tali benefit ai propri dipendenti o a una categoria specifica, per esempio a chi svolge una determinata mansione.

Nel caso dei buoni pasto, possono essere riconosciuti a tutti i lavoratori dipendenti con qualsiasi contratto subordinato o di collaborazione, anche con orario part-time e anche qualora l’orario di lavoro del dipendente non preveda una pausa pranzo. Di norma, il numero di buoni pasto erogati in un mese equivale al numero di giornate di effettiva presenza del dipendente in azienda. Nei giorni di assenza per ferie, malattia o altri motivi, il dipendente non riceve il buono pasto.

Su questa base, di norma il buono pasto non spetta al lavoratore che usufruisce dello smart working, perché non è fisicamente presente in azienda. Negli ultimi anni, però, dato l’aumento del lavoro da remoto a seguito dell’epidemia di Covid-19, molte aziende hanno deciso di erogare comunque i buoni pasto anche ai lavoratori in smart working, per garantire un trattamento paritario. L’Agenzia delle Entrate ha stabilito che anche per i dipendenti in smart working i buoni pasto mantengono gli sgravi fiscali e contributivi.

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Quando non spetta il buono pasto

Il datore di lavoro può stabilire di riconoscere il buono pasto solo a una determinata categoria di dipendenti, per esempio solo agli assunti da almeno sei mesi presso l’azienda o a chi svolge una particolare funzione. Trattandosi di un benefit, è a discrezione del datore di lavoro riconoscerlo o meno, ma è importante che non vengano fatte differenze all’interno della stessa categoria di lavoratori.

Il buono pasto è un servizio sostitutivo alla mensa, e non può quindi essere erogato a chi usufruisce già del servizio mensa. Se in un’azienda è disponibile il servizio mensa solo per alcuni lavoratori (ad esempio nel caso di aziende con più sedi dislocate nel territorio in cui la mensa sia presente solo in alcune di queste), il datore di lavoro può erogare i buoni pasto solo ai lavoratori che non possono usufruire del servizio mensa.

Il buono pasto non spetta neanche al lavoratore in trasferta che usufruisce del rimborso spese, incluse quelle per il vitto, per la durata della trasferta. Se invece le spese rimborsate per la trasferta non includono i pasti ma solo i costi di viaggio e alloggio, il dipendente può ricevere regolarmente i buoni pasto per i giorni di trasferta.

Buoni pasto: normativa, vantaggi e sgravi fiscali e contributivi

Il decreto 7 giugno 2017, n. 122 regola tutte le disposizioni in materia di servizi sostitutivi di mensa ed è la normativa a cui fare riferimento per la gestione dei buoni pasto. In questo articolo è indicato anche il tipo di tassazione da applicare ai buoni pasto, ma l’Agenzia delle Entrate ha apportato nel tempo delle modifiche agli importi esenti dalla tassazione.

Secondo le ultime disposizioni dell’Agenzia delle Entrate, dal 2022 i buoni pasto non concorrono a formare reddito imponibile nei limiti di:

• quattro euro al giorno per i buoni pasto cartacei;
• otto euro al giorno per i buoni pasto elettronici.

Questo significa che fino a questi importi il buono pasto non è soggetto né alla tassazione IRPEF né all’imponibile INPS. Se il buono pasto supera questa cifra, il pagamento di tasse e contributi è dovuto solo per la cifra eccedente. Per esempio:

• se il dipendente riceve un buono pasto cartaceo giornaliero di cinque euro, la parte soggetta a tasse e contributi sarà di un euro per ogni buono pasto erogato;
• se il dipendente riceve un buono pasto elettronico giornaliero di dieci euro, la parte soggetta a tasse e contributi sarà di due euro per ogni buono pasto erogato.

Questi sgravi fiscali e contributivi sono uno dei vantaggi più evidenti dell’utilizzo dei buoni pasto come benefit sostitutivo della mensa. Un ulteriore vantaggio per il datore di lavoro consiste nella possibilità di dedurre interamente il costo dei buoni pasto ai fini Irap e di detrarre l’IVA al 4%.

Perché riconoscere i buoni pasto al personale dipendente

I buoni pasto sono un benefit che si aggiunge alla retribuzione in busta paga, e non c’è nessun obbligo per il datore di lavoro di riconoscerli al personale della propria azienda. Tuttavia, decidere di utilizzarli può avere diversi vantaggi per cui vale la pena di prendere in considerazione questa possibilità.

• Benessere del personale dipendente: il pasto è un momento importante per il benessere dei propri dipendenti. Dove non è possibile fornire un servizio mensa, riconoscere un’indennità permette al lavoratore di non preoccuparsi della spesa per il pasto, ed è un modo per dimostrare attenzione per le sue esigenze e migliorare il rapporto di fiducia.
• Convenienza economica: un servizio mensa può essere costoso e complicato da gestire, e l’indennità sostitutiva del pasto riconosciuta in busta paga contribuisce al reddito ed è quindi sottoposta interamente a tasse e contributi. Il buono pasto permette sia al dipendente che al datore di lavoro di godere di sgravi fiscali e contributivi, ed è quindi più vantaggioso.
• Spesa ridotta: il datore di lavoro può detrarre le spese per l’acquisto di buoni pasto, il che permette di risparmiare sul costo del servizio rispetto, per esempio, all’organizzazione di un servizio di mensa aziendale.

I buoni pasto sono un benefit molto apprezzato dai dipendenti, non solo per il vantaggio fiscale di cui abbiamo parlato, ma soprattutto perché rappresentano un’ulteriore risorsa economica che integra lo stipendio. Comunicare la disponibilità di questo benefit durante un colloquio di lavoro può essere una ragione in più per il candidato o la candidata per valutare la proposta di assunzione.

Abbiamo visto come funzionano i buoni pasto, la normativa che li regola e i vantaggi per dipendenti e datori di lavoro. Valutando i diversi pro e contro, potrai decidere se adottare o meno questo benefit all’interno della tua azienda.